計算機(jī)替代手工記帳中存在的問題
東軟金算盤軟件有限公司 毛華揚(yáng)
我國的會計電算化工作，經(jīng)過10多年的發(fā)展，已經(jīng)取得了很好的成績。許多單位在具備條件后，逐步甩掉了手工帳，實(shí)現(xiàn)了計算機(jī)替代手工記帳的飛躍。但在實(shí)際工作中目前還存在一些問題，試探討如下：
一、“甩帳”的管理問題
計算機(jī)替代手工記帳，通常稱為“甩帳”。目前，甩帳的審查和審批分為兩大塊，除國家中央業(yè)務(wù)主管部門外，均按屬地原則由財政部門管理（軍隊等特殊部門除外）。國務(wù)院行業(yè)主管部門在北京，而下屬單位在全國各地，要審查一家單位的“甩帳”工作，需要興師動眾，費(fèi)用高昂，而且時間往往延長，加重了基層單位會計電算化雙軌制帶來的負(fù)擔(dān)，有的單位雙軌并行了1年以上還未能得到審查，有的甚至因?yàn)椴豢爸刎?fù)而重新恢復(fù)為手工。因此，建議按照屬地原則，劃歸地方財政部門管理，實(shí)現(xiàn)及時審查、規(guī)范管理，及時替代手工記帳。
目前“甩帳”的收費(fèi)也是五花八門，多有幾千、幾萬，少有幾百，各地收費(fèi)較為混亂。建議由我國的相關(guān)行業(yè)協(xié)會或主管部門制定指導(dǎo)價，防止過多的人為因素，逐步使收費(fèi)趨于合理化。
二、計算機(jī)替代手工的條件
在財政部“會計電算化工作規(guī)范”中，對計算機(jī)替代手工記帳作了明確規(guī)定，即“1、配備了適用的會計軟件和相應(yīng)的計算機(jī)硬件設(shè)備；2、配備了相應(yīng)的會計電算化工作人員；3、建立了嚴(yán)格的內(nèi)部管理制度”，在實(shí)際替代手工記帳的審查中，對“配備了適用的會計軟件”具體處理是：通過省級以上財政部門評審的軟件，在軟件一項就認(rèn)可了。如果是自己開發(fā)、聯(lián)合開發(fā)的會計軟件，則需要進(jìn)行專門的測試，并收取較高的測試費(fèi)用。這里存在一個問題，那就是通過評審的會計軟件的版本實(shí)際上與正在使用的版本是很難一致的。事實(shí)上，會計軟件年年都在更新版本，甚至1年更新幾次，程序在大量修改，原來評審的版本與更新的版本已是相去甚遠(yuǎn)。有的甚至將有嚴(yán)重質(zhì)量問題的軟件為了商業(yè)目的而提前發(fā)版。所以，軟件是否真的符合要求，尚未可知。
因此，建議之一：將財務(wù)軟件評審改為常規(guī)性軟件測試。國家財政部可委托中間測試機(jī)構(gòu)，凡軟件公司開發(fā)的新版，均應(yīng)通過確認(rèn)測試才能推向市場。這樣作有幾個優(yōu)點(diǎn)：一是由中間測試單位測試，避免了財政部門因?yàn)楣ぷ骶o張的原因而拖延測試時間，畢竟軟件公司是靠市場來支撐的。二是有專門的測試人員和測試專家，專門研究和進(jìn)行測試，能夠更充分地保證軟件的質(zhì)量，保證符合相應(yīng)的財務(wù)制度。三是財政部主要制定有關(guān)的管理制度，而測試的具體方法、指標(biāo)等由測試單位完成，這樣既可以保持制度的長期性，又能適應(yīng)新技術(shù)、新方法的發(fā)展。四是可取消各地的評審，這樣可以避免各地評審的不一致性，同時減少了各地的行政干預(yù)，防止形成地方保護(hù)，讓具備競爭能力的軟件進(jìn)入市場，推動會計軟件的進(jìn)步，促進(jìn)會計電算化的發(fā)展。
建議之二：完全取消評審。由于軟件的更新和發(fā)展很快，隨著情況的改變，評審在某種程度上失去了意義。所以可以取消評審。財政部門可以通過管理兩頭來規(guī)范會計電算化工作。一是抓會計電算化的培訓(xùn)，普及會計電算化的初級培訓(xùn)，強(qiáng)化會計電算化的中級培訓(xùn)，提高會計人員的素質(zhì)。二是抓會計電算化后的替代手工記帳工作，以促進(jìn)會計電算化上水平。三是抓軟件公司的服務(wù)?，F(xiàn)在，很多用戶在使用軟件過程中，遇到了一些問題，由于用戶本身的知識所限或者是軟件本身的問題，使用戶無法解決，所以服務(wù)就顯得十分重要。財政部門應(yīng)該制定或委托相關(guān)行業(yè)協(xié)會制定基本的規(guī)范，指導(dǎo)和促進(jìn)會計電算化工作，推動會計電算化工作的發(fā)展。
三、加強(qiáng)計算機(jī)替代手工記帳的審查管理
各地在計算機(jī)替代手工記帳的審查上，有的是由財政部門親自出馬，有的是委托第三方單位進(jìn)行。實(shí)際上，單位使用的財務(wù)軟件在升級，業(yè)務(wù)情況在變化，與此相關(guān)的硬件等均在變化。無可否認(rèn)，“甩帳”具有一定的促進(jìn)作用，但后續(xù)的管理是否如此進(jìn)行，實(shí)際上沒有保證。實(shí)際在通過甩帳審查后，往往又放松了管理，在“甩帳”時制定的制度，往往也就成了一紙空文。如一些單位未按要求按時備份數(shù)據(jù)，致使計算機(jī)出現(xiàn)故障時無法進(jìn)行及時的恢復(fù)。
實(shí)際上，會計電算化只是手段的變革，對于會計信息質(zhì)量的把關(guān)單位，會計師事務(wù)所具有合規(guī)性審查權(quán)利，也就是要對所使用的系統(tǒng)進(jìn)行評估。因此，建議替代手工的后續(xù)審查主要由會計師事務(wù)所進(jìn)行。就像原來審查手工帳一樣，實(shí)現(xiàn)會計電算化后，也就理所當(dāng)然的要對會計電算化的有關(guān)方面進(jìn)行審查，以確保輸出的會計數(shù)據(jù)是正確的，以保證會計信息的質(zhì)量。這樣就避免了一次審查，年年受用帶來的問題，實(shí)現(xiàn)了長期的審查監(jiān)督。
對于計算機(jī)與手工記帳的并行時間，財政部規(guī)定“計算機(jī)與手工并行3個月以上（一般不超過6個月），且計算機(jī)與手工核算的數(shù)據(jù)相一致，并應(yīng)接受有關(guān)部門的監(jiān)督”，這實(shí)際上對于新單位來說，應(yīng)該容許人員素質(zhì)符合要求、具備相應(yīng)的軟硬件條件的單位直接開展會計電算化工作，至少容許只作手工的總帳、現(xiàn)金帳、銀行帳。其二，關(guān)于對“計算機(jī)與手工核算數(shù)據(jù)相一致”的理解，在一些替代手工記帳審查中，把這段規(guī)定理解為要與手工完全一致，如原來科目只有兩級，則會計電算化后也只能兩級。實(shí)際上，會計電算化后，科目的體系一般都需要按管理的要求加以改進(jìn)，一般是為了提供更為詳細(xì)的信息，需要更加細(xì)化。所以，在審查時不能要求絕對一致，應(yīng)該是數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性是一致的。要不然，完全模仿手工，又怎能體現(xiàn)實(shí)施會計電算化的優(yōu)勢呢？
四、關(guān)于計算機(jī)替代手工記帳的管理
目前，計算機(jī)替代手工記帳的管理在方法上各地很不一致，有的是財政直接管理，有的是由有關(guān)的會計學(xué)會、會計電算化協(xié)會等組織代為管理，具體的業(yè)務(wù)又是由有關(guān)的公司或單位去實(shí)施，在一些地方“甩帳”成了走過場，收了甩帳錢，自然也就通過了。更有甚者，“甩帳”單位連基本條件都不具備，就甩帳了。所以，對實(shí)施“甩帳”的單位，應(yīng)當(dāng)審查是否具備基本條件，如計算機(jī)設(shè)備、會計電算化的專業(yè)人員、對各種會計軟件的熟悉程度、對會計軟件的測試經(jīng)驗(yàn)、是否具有驗(yàn)收的一整套辦法等，對實(shí)施“甩帳”的人員，由于其工作的特殊性，建議實(shí)行資格認(rèn)證制，以提高人員素質(zhì)，實(shí)行持證上崗。財政業(yè)務(wù)主管部門要進(jìn)行有效的監(jiān)管，筆者認(rèn)為至少應(yīng)該采用抽查的方式來進(jìn)行監(jiān)督，防止審查單位不負(fù)責(zé)任，導(dǎo)致“甩帳”成了一種形式，對會計電算化的健康發(fā)展帶來不良的影響。
從將來發(fā)展的情況來看，“甩帳”的審查會逐步弱化，根據(jù)各地區(qū)的發(fā)展?fàn)顩r，應(yīng)逐步取消。逐步過渡到由會計師事務(wù)所來起保證作用。因?yàn)闀嫀熓聞?wù)所要確保會計數(shù)據(jù)的真實(shí)和準(zhǔn)確性，必然肩負(fù)起其處理工具的評估，并承擔(dān)起相應(yīng)的責(zé)任。
