【摘要】隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)信息化管理制度面臨著諸多挑戰(zhàn)。本文分析了集中管理模式下建立財(cái)務(wù)信息化制度的原則、內(nèi)容及其執(zhí)行和完善。
隨著我國(guó)目前傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理逐步向信息化管理的轉(zhuǎn)變，出現(xiàn)了跨多個(gè)組織的財(cái)務(wù)集中管理應(yīng)用模式，如財(cái)政會(huì)計(jì)核算中心，會(huì)計(jì)服務(wù)中心等。由于財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)開(kāi)始跨多個(gè)單位應(yīng)用，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全、操作人員的權(quán)限等都需要跨越多個(gè)單位統(tǒng)一考慮建立財(cái)務(wù)集中管理模式下的財(cái)務(wù)信息化制度。由此，各類(lèi)組織在財(cái)務(wù)管理上進(jìn)行了改革和創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變，逐步建立起一種基于信息技術(shù)的財(cái)務(wù)集中管理模式。
一、現(xiàn)有的財(cái)務(wù)集中管理模式類(lèi)型及面臨的挑戰(zhàn)
?。ㄒ唬┴?cái)務(wù)集中管理模式的具體類(lèi)型有：
1.財(cái)政會(huì)計(jì)集中監(jiān)管模式
財(cái)政會(huì)計(jì)集中監(jiān)管模式是指在不改變單位內(nèi)部理財(cái)機(jī)制、資金支配權(quán)和財(cái)務(wù)管理職能的情況下，取消單位的現(xiàn)有銀行賬戶，由財(cái)政部門(mén)統(tǒng)一在銀行開(kāi)設(shè)賬戶，集中辦理資金收付結(jié)算，集中監(jiān)督行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)信息。這是鑒于目前行政事業(yè)單位中普遍存在的財(cái)務(wù)收支管理較為混亂、會(huì)計(jì)信息失真情況較為嚴(yán)重的現(xiàn)狀而采取的以會(huì)計(jì)集中核算為主要形式進(jìn)行的一項(xiàng)改革。其作為一項(xiàng)深化財(cái)政體制改革的嶄新工作，在強(qiáng)化財(cái)政監(jiān)督、提高財(cái)政資金使用效率、從源治腐、規(guī)范會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作以及提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量等方面已取得了明顯成效。
在財(cái)政會(huì)計(jì)集中監(jiān)管模式的具體實(shí)現(xiàn)上，有會(huì)計(jì)集中核算和財(cái)務(wù)信息實(shí)時(shí)監(jiān)管兩種類(lèi)型。
?。ǎ保?huì)計(jì)集中核算是由財(cái)政部門(mén)成立的獨(dú)立的會(huì)計(jì)核算機(jī)構(gòu)，集中進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，集中管理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)代理記賬。（２）財(cái)務(wù)信息實(shí)時(shí)監(jiān)管是繼續(xù)由各行政事業(yè)單位完成會(huì)計(jì)核算工作，但各行政事業(yè)單位將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)或定期傳遞到財(cái)政部門(mén)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器上，以實(shí)現(xiàn)財(cái)政部門(mén)對(duì)各行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的有效監(jiān)督。
2.企業(yè)財(cái)務(wù)集中管理模式
在信息技術(shù)的支持下，企業(yè)集團(tuán)可以將不同地域、不同行業(yè)的組織成員有機(jī)地聯(lián)系在一起，縮短信息在全球傳播的空間距離。這不僅大大提高了企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部的管理效率，而且把財(cái)務(wù)管理職能拓展到對(duì)企業(yè)外部前端供應(yīng)鏈和后端客戶關(guān)系的管理，提高了財(cái)務(wù)管理人員的工作質(zhì)量和公司財(cái)務(wù)管理的規(guī)模效應(yīng)，強(qiáng)化了集團(tuán)的財(cái)務(wù)監(jiān)管力度。實(shí)踐表明，集中管理模式承載了企業(yè)集團(tuán)的戰(zhàn)略與執(zhí)行力，可使企業(yè)集團(tuán)呈現(xiàn)出邊際效益優(yōu)勢(shì)、產(chǎn)業(yè)鏈組合優(yōu)勢(shì)、復(fù)制擴(kuò)張優(yōu)勢(shì)，從而增強(qiáng)企業(yè)集團(tuán)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。
在企業(yè)財(cái)務(wù)集中管理模式的具體實(shí)現(xiàn)上，也需要實(shí)時(shí)集中或定期集中企業(yè)集團(tuán)下屬單位的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。
?。ǘ┰谪?cái)務(wù)集中管理模式下，財(cái)務(wù)信息化面臨的挑戰(zhàn)
1.財(cái)務(wù)信息化工作已經(jīng)不僅僅局限在一個(gè)單位內(nèi)部，而擴(kuò)展到多層單位。財(cái)務(wù)集中管理模式中的財(cái)政會(huì)計(jì)集中監(jiān)管模式就涉及一級(jí)政府所有行政事業(yè)單位，如廣東省財(cái)政廳建立的會(huì)計(jì)服務(wù)中心，涉及廣東省本級(jí)1000多家行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)信息化工作。由于涉及大量單位的財(cái)務(wù)信息化工作，很多單位又都有獨(dú)立的財(cái)務(wù)管理自主權(quán)，在財(cái)務(wù)集中管理模式下建立和執(zhí)行財(cái)務(wù)信息化制度的難度會(huì)明顯增加。
2.財(cái)務(wù)信息化工作經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展和幾代人的努力，目前已經(jīng)取得了較大成績(jī)，很多單位已經(jīng)建立了財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)。在新的技術(shù)和管理發(fā)展趨勢(shì)下，要建立財(cái)務(wù)集中管理模式，就涉及到財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的建設(shè)規(guī)劃、新軟件系統(tǒng)的選型、新軟件的培訓(xùn)以及原財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換等多方面的問(wèn)題，這些均需要有集中統(tǒng)一的財(cái)務(wù)信息化管理制度進(jìn)行規(guī)范。
二、財(cái)務(wù)集中管理模式下建立財(cái)務(wù)信息化制度的原則
財(cái)務(wù)集中管理模式的有效實(shí)施需要有規(guī)范的、科學(xué)的財(cái)務(wù)信息化制度，建立財(cái)務(wù)信息化制度的原則有：
?。ㄒ唬?yīng)保證財(cái)務(wù)信息的安全可靠
這要求建立詳細(xì)的內(nèi)部控制制度的操作管理制度，做到進(jìn)入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)要有憑有據(jù)，數(shù)據(jù)進(jìn)入系統(tǒng)后要確保其完全、可靠。要通過(guò)基層單位的數(shù)據(jù)錄入、審核，上級(jí)單位的數(shù)據(jù)審核等環(huán)節(jié)保證只有正確的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)才能進(jìn)入財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)。
?。ǘ?yīng)兼顧各類(lèi)財(cái)務(wù)集中管理應(yīng)用模式
在建立財(cái)務(wù)信息化制度時(shí)、要合理規(guī)劃本單位的各項(xiàng)信息內(nèi)容，規(guī)范本單位的管理模式，了解各種業(yè)務(wù)活動(dòng)之間的聯(lián)系，制定出最佳的建立方案。
?。ㄈ?yīng)該具有一定的前瞻性
財(cái)務(wù)信息化制度是用來(lái)規(guī)范財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)操作的，不宜經(jīng)常改變。因?yàn)槿绻?jīng)常改變，財(cái)務(wù)信息化人員將無(wú)所適從，不利于財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)操作的規(guī)范性的形成。隨著公共財(cái)政改革的推進(jìn)，行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理模式在不斷地發(fā)展。而隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和企業(yè)自身的發(fā)展，企業(yè)的財(cái)務(wù)信息化制度也會(huì)不斷得到改進(jìn)和完善。因此在建立財(cái)務(wù)信息化制度時(shí)，最好留有一定的升級(jí)空間，以便在必要時(shí)，可及時(shí)改進(jìn)而又不必要重新建立。只有這樣，才能保證財(cái)務(wù)信息化制度在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)的穩(wěn)定，并最大限度地發(fā)揮其作用。
三、財(cái)務(wù)集中管理模式下財(cái)務(wù)信息化制度的內(nèi)容
財(cái)務(wù)信息化制度是保證已建立的財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)安全、正常運(yùn)行，保證單位財(cái)務(wù)工作有序進(jìn)行的重要措施。財(cái)務(wù)信息化制度主要包括崗位責(zé)任制、日常操作管理、計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)維護(hù)管理和會(huì)計(jì)檔案管理等內(nèi)容。
?。ㄒ唬┙徫回?zé)任制
在管理工作中，體現(xiàn)“責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合”的原則，明確系統(tǒng)內(nèi)各類(lèi)人員的職責(zé)，將權(quán)限與利益掛鉤，切實(shí)做到事事有人管，人人有專責(zé)，是保證組織工作順利進(jìn)行的基本要求。建立崗位責(zé)任制是財(cái)務(wù)信息化工作順利實(shí)施的保證，建立、健全崗位責(zé)任制，一方面是為了加強(qiáng)內(nèi)部牽制，保護(hù)資金財(cái)產(chǎn)的安全；另一方面能夠提高工作效率，充分發(fā)揮系統(tǒng)的運(yùn)行效益。
在財(cái)務(wù)集中管理模式下，需要根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)情況進(jìn)行崗位責(zé)任制創(chuàng)新。如，在財(cái)政會(huì)計(jì)集中監(jiān)管模式下，會(huì)計(jì)核算中心一般由其內(nèi)的綜合部門(mén)負(fù)責(zé)各行政事業(yè)單位報(bào)賬員的培訓(xùn)工作，會(huì)計(jì)核算中心核算部門(mén)的主管會(huì)計(jì)只負(fù)責(zé)審核各單位報(bào)賬員整理的報(bào)賬單據(jù)。由于各行政事業(yè)單位報(bào)賬員頻繁變動(dòng)，會(huì)計(jì)核算中心綜合部門(mén)可能不能及時(shí)組織培訓(xùn)來(lái)提高新報(bào)賬員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。如果由核算部門(mén)的主管會(huì)計(jì)在審核各行政事業(yè)單位報(bào)賬單據(jù)的同時(shí)，兼負(fù)責(zé)各單位報(bào)賬員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，就會(huì)使主管會(huì)計(jì)根據(jù)具體情況，靈活組織報(bào)賬員參加培訓(xùn)，保證各行政事業(yè)單位報(bào)賬工作的順利進(jìn)行。因此，在制定財(cái)政會(huì)計(jì)核算中心崗位責(zé)任制時(shí)，可以明確由各核算組會(huì)計(jì)主管負(fù)責(zé)培訓(xùn)對(duì)應(yīng)單位的報(bào)賬員業(yè)務(wù)知識(shí)和報(bào)賬軟件操作。
（二）上機(jī)操作管理
上機(jī)操作的管理是通過(guò)建立與實(shí)施各項(xiàng)操作管理制度，要求財(cái)務(wù)人員按規(guī)定錄入原始數(shù)據(jù)、審核記賬憑證、記賬、結(jié)賬和輸出會(huì)計(jì)賬簿等，嚴(yán)格禁止越權(quán)操作、非法操作會(huì)計(jì)軟件，確保財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)安全、有效、正常地操作運(yùn)行。操作管理制度主要包括上機(jī)操作的規(guī)定、操作人員的職責(zé)、權(quán)限與操作程序等方面的規(guī)定。
在財(cái)務(wù)集中管理模式下，上機(jī)操作人員可能分布在一個(gè)城市的多個(gè)地點(diǎn)，甚至處于不同的城市，因此在確定上機(jī)操作管理制度時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)上機(jī)操作人員身份的認(rèn)定和權(quán)限的控制，確保財(cái)務(wù)集中管理信息系統(tǒng)的安全和可靠。
?。ㄈ?huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理程序的管理
要按照《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》的要求處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，保證輸入計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)正確合法，會(huì)計(jì)軟件處理正確，當(dāng)天會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)當(dāng)天記賬，期末要及時(shí)結(jié)賬和打印輸出會(huì)計(jì)報(bào)表，靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析。
在財(cái)務(wù)集中管理模式下，要明確各單位會(huì)計(jì)處理的職責(zé)。如，有的財(cái)政會(huì)計(jì)核算中心規(guī)定由核算中心統(tǒng)一審核憑證、統(tǒng)一記賬、統(tǒng)一結(jié)賬、統(tǒng)一編制會(huì)計(jì)報(bào)表；有的財(cái)政會(huì)計(jì)核算中心規(guī)定由核算中心統(tǒng)一審核憑證，記賬、結(jié)賬、編制會(huì)計(jì)報(bào)表工作由各單位通過(guò)網(wǎng)絡(luò)自己完成。在確定財(cái)務(wù)集中管理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理程序制度時(shí)，要在會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范的基礎(chǔ)上結(jié)合本單位的實(shí)際情況，明確相關(guān)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理程序。
?。ㄋ模┯?jì)算機(jī)軟件和硬件系統(tǒng)的維護(hù)、管理
軟件維護(hù)是指當(dāng)單位的會(huì)計(jì)工作發(fā)生變化而進(jìn)行的軟件修改和軟件操作出現(xiàn)故障時(shí)進(jìn)行的排除修復(fù)工作；硬件維護(hù)是指在系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中，出現(xiàn)硬件故障時(shí)的檢查修復(fù)以及在設(shè)備更新、擴(kuò)充、修復(fù)后的調(diào)試等工作。
在財(cái)務(wù)集中管理模式下，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)一般集中在財(cái)務(wù)主管部門(mén)，如企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)部、財(cái)政部門(mén)、政府主管部門(mén)等，各單位會(huì)計(jì)人員操作時(shí)登錄數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器進(jìn)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理。從總體上看，各單位的軟硬件系統(tǒng)維護(hù)量較小，數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器的軟硬件維護(hù)工作量較大。在確定計(jì)算機(jī)軟件和硬件系統(tǒng)維護(hù)的管理制度時(shí)，可以明確財(cái)務(wù)主管部門(mén)的軟硬件系統(tǒng)維護(hù)人員需要兼顧各財(cái)務(wù)核算單位的客戶端維護(hù)工作，從整體上降低軟硬件系統(tǒng)的維護(hù)成本，保證軟硬件系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。
?。ㄎ澹?huì)計(jì)檔案管理
實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)檔案磁性化和不可見(jiàn)性的特點(diǎn)要求對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份。良好的會(huì)計(jì)檔案管理是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后保證會(huì)計(jì)工作連續(xù)進(jìn)行、保證系統(tǒng)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是會(huì)計(jì)信息得以充分利用、更好地為管理工作服務(wù)的保證。
在財(cái)務(wù)集中管理模式下，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)一般集中在財(cái)務(wù)主管部門(mén)，電子會(huì)計(jì)檔案可以集中存放在財(cái)務(wù)主管部門(mén)，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案可以根據(jù)需要保存在核算單位或財(cái)務(wù)主管部門(mén)。如，目前有的財(cái)政會(huì)計(jì)核算中心集中管理各核算單位的電子會(huì)計(jì)檔案和紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，有的財(cái)政會(huì)計(jì)核算中心只負(fù)責(zé)管理各核算單位的電子會(huì)計(jì)檔案。
四、財(cái)務(wù)集中管理模式下財(cái)務(wù)信息化制度的執(zhí)行和完善
財(cái)務(wù)信息化制度建立以后，需要對(duì)執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析，不斷對(duì)制度進(jìn)行修正和完善。財(cái)務(wù)信息化制度的執(zhí)行和完善過(guò)程主要包括以下方面：
（一）財(cái)務(wù)信息化制度的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)
財(cái)務(wù)信息化制度建立出臺(tái)后，公布日期與實(shí)施日期應(yīng)有一定的時(shí)間間隔，在公布前應(yīng)由制度建立部門(mén)向各相關(guān)部門(mén)人員如財(cái)務(wù)部門(mén)人員、計(jì)算機(jī)維護(hù)員提交詳細(xì)的制度內(nèi)容，要求其逐條學(xué)習(xí)，必要時(shí)可以進(jìn)行一定的培訓(xùn)，并要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將意見(jiàn)反饋至制度建立部門(mén)。制度建立部門(mén)根據(jù)意見(jiàn)進(jìn)行修訂后，再正式發(fā)布實(shí)施。
在財(cái)務(wù)集中管理模式下，由于財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)涉及多個(gè)單位，甚至部分單位間沒(méi)有行政隸屬關(guān)系，如財(cái)政會(huì)計(jì)核算中心，因此在財(cái)務(wù)信息化制度執(zhí)行前，通過(guò)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)來(lái)統(tǒng)一相關(guān)人員的認(rèn)識(shí)對(duì)于財(cái)務(wù)信息化制度的有效執(zhí)行非常重要。
?。ǘ┴?cái)務(wù)信息化制度的執(zhí)行監(jiān)督
由相關(guān)監(jiān)督管理部門(mén)對(duì)財(cái)務(wù)信息化制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期的檢查和抽查。在財(cái)務(wù)集中管理模式下，可能因制度覆蓋面較廣，或監(jiān)督人員較少，或監(jiān)督人員的素質(zhì)問(wèn)題，有可能出現(xiàn)監(jiān)督不力的情況。針對(duì)這一情況，可考慮由財(cái)務(wù)主管部門(mén)網(wǎng)上設(shè)立“制度執(zhí)行不力投訴欄”，讓相關(guān)單位人員有權(quán)對(duì)監(jiān)督管理部門(mén)執(zhí)行制度考核的情況進(jìn)行監(jiān)督并提出異議。相關(guān)監(jiān)督管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)投訴欄中有事實(shí)基礎(chǔ)的意見(jiàn)進(jìn)行分析、處理。
?。ㄈ┴?cái)務(wù)信息化制度的定期完善
執(zhí)行一段時(shí)間后，通過(guò)對(duì)財(cái)務(wù)信息化制度的執(zhí)行和監(jiān)督，很可能會(huì)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有制度方面存在的不足。這時(shí)，要及時(shí)進(jìn)行反饋，由制度建立部門(mén)對(duì)現(xiàn)有制度進(jìn)行修訂和完善，以適應(yīng)現(xiàn)階段財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)操作的要求。由于財(cái)務(wù)集中管理模式最近幾年才逐步得到應(yīng)用，在財(cái)務(wù)集中管理模式下的財(cái)務(wù)信息化制度也處于不斷完善的過(guò)程中，因此需要不斷加強(qiáng)財(cái)務(wù)集中管理模式下財(cái)務(wù)信息化制度的定期完善工作。
