【摘要】會計電算化的縱深發(fā)展，給企業(yè)內部控制帶來了嚴峻的考驗和挑戰(zhàn)。本文對會計電算化環(huán)境下內部控制所存在的問題及對策進行了分析，對實際工作具有一定的指導意義。
我國傳統(tǒng)的會計處理技術以手工處理為主，但隨著電子計算機的普及和推廣，會計電算化逐漸取代了手工會計。在信息時代，電子計算機數據處理技術特別是以Internet為代表的網絡技術在會計領域的發(fā)展和廣泛運用，提高了會計信息的準確性和及時性，但同時也給企業(yè)內部控制帶來了新的挑戰(zhàn)。
一、信息時代會計電算化環(huán)境下內部控制存在的問題
隨著信息時代的到來，在會計電算化環(huán)境下內部控制得到了改善和加強，但也給企業(yè)的內部控制帶來了新的問題。
（一）系統(tǒng)內崗位分工原則的重要性下降
傳統(tǒng)手工會計處理系統(tǒng)的內部控制是建立在不相容職能分離及相應職責分工的基礎之上的。實現(xiàn)會計電算化后，功能的高度集中導致了職責的集中，曾在手工操作下不易合并的崗位，在會計電算化中可以合并，會計人員大大減少，崗位分工原則的重要程度下降。某些會計人員可能既從事數據輸入、處理，又負責數據的輸出、報送，他們可能在數據來源的相互關系、數據處理等方面具有詳細的知識，也熟知內部控制的缺陷，這就使他們有可能在未經批準的情況下，直接對使用的程序和數據庫進行修改和操作處理，增加了出現(xiàn)錯誤與舞弊的風險。
?。ǘ└飨到y(tǒng)間缺乏有效的共享
財務軟件系統(tǒng)是自行開發(fā)的，有些單位是購買的，各自使用不同的操作平臺和支持軟件，數據結構不同，編程風格各異，各軟件公司因為技術保密的原因相互間沒有交流，也沒有業(yè)界的協(xié)議，自然也就沒有統(tǒng)一的數據接口，很難在不同系統(tǒng)上實現(xiàn)數據共享。從一個處理系統(tǒng)（模塊）到另一個處理系統(tǒng)（模塊）不能自動轉換數據格式或直接使用基礎數據，這不僅增加了工作量，而且因為人工核算、人工輸入等人為因素，必然增加出錯幾率，使財務軟件不能充分發(fā)揮它的管理功效和預測功能。在這種意義上講，它只能稱為加電的賬本。
（三）數據的脆弱性
很多時候，財務上的數據是企業(yè)的商業(yè)秘密，對于以數據庫為基礎開發(fā)的許多會計軟件而言，一些具備數據庫知識的人完全可繞開會計軟件的各類控制措施，通過數據庫管理系統(tǒng)，直接讀寫這些數據庫文件。另外，會計數據大量集中保存在磁性材料中，對外界環(huán)境的要求比較高，要防火、防水、防塵、防磁，對環(huán)境溫度也有一定的要求，增加了數據的脆弱性。而網絡的開放性也使會計信息系統(tǒng)中的數據很可能遭受非法訪問甚至是黑客或病毒的侵襲。因此，實現(xiàn)會計電算化后如果不增加數據安全方面的控制，數據丟失和毀損的可能性就會大大提高，并造成會計軟件的程序控制失效。
?。ㄋ模╁e誤具有反復性
手工會計系統(tǒng)中數據處理環(huán)節(jié)分散于多個部門，一般情況下差錯重復發(fā)生的可能性不大。而會計電算化信息系統(tǒng)的內部控制具有人工控制與程序控制相結合的特點，許多應用程序包含了內部控制功能，這種控制功能取決于應用程序。如果程序發(fā)生差錯或不起作用，控制失效長期不被發(fā)現(xiàn)，就會使錯誤具有反復性。
?。ㄎ澹┍O(jiān)管缺乏有效性
根據財政部的規(guī)定，以計算機代替手工記賬的單位必須達到一定條件，但部分單位未經批準就直接用計算機代替手工記賬，甚至沒有滿足計算機替代手工記賬條件就正式使用電子計算機代替手工記賬；有些單位的系統(tǒng)開發(fā)人員可以隨時接觸系統(tǒng)，甚至頂班操作；有些單位由同一個人按照不同的姓名、口令進入系統(tǒng)來完成憑證輸入和復核兩項不兼容的工作，企業(yè)內部管理制度不完善，監(jiān)督力度不夠強。
二、信息時代會計電算化環(huán)境下內部控制的完善
在信息時代，會計電算化信息系統(tǒng)的內部控制實際上執(zhí)行了一部分審計工作，它是一項技術性強并且相當復雜的工作，因此必須加強和完善會計電算化系統(tǒng)的內部控制，采取措施以保證會計電算化信息系統(tǒng)的正常運行和財務數據的安全可靠，減少可能發(fā)生的危害。
?。ㄒ唬┘訌婏L險意識，完善系統(tǒng)內部控制
會計電算化是會計發(fā)展的必然趨勢，具有明顯的優(yōu)越性，但是會計電算化不同于手工會計，必須代之以更加嚴密的會計電算化系統(tǒng)的內部控制制度。
1.加強職責分工控制
職責分工必須將系統(tǒng)開發(fā)部門與系統(tǒng)應用部門的職責相分離，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經濟業(yè)務都不能由一個人或一個部門經手到底，必須分別由幾個人或幾個部門承擔，通過進行內部職責分工來補救不相容職能集中化的不足。在會計電算化系統(tǒng)中，不相容的職務主要有系統(tǒng)開發(fā)的職務與系統(tǒng)操作的職務、數據維護管理職務與電算審核職務等。
2.加強系統(tǒng)操作控制
為了使輸入數據和輸出結果正確，保證信息處理質量，減少產生差錯和事故的概率，應制定嚴格的上機守則與操作規(guī)程。上機守則主要是對電腦機房內的工作所作的一般性規(guī)定。操作規(guī)程則是要提出計算機業(yè)務處理過程的具體操作步驟和具體要求，包括各種操作命令、各種設備的使用說明以及非常情況的處理等。
3.加強人員選用控制
企業(yè)必須重視對內部控制制度管理人員的選用，內部控制制度即使設計得再完善，若沒有稱職的人員來執(zhí)行，也不能發(fā)揮作用。目前，高校培養(yǎng)的電算化專業(yè)人才大多只停留在熟悉會計業(yè)務、會使用會計軟件的層次上，遠遠不能滿足企業(yè)對內部控制方面人才的需求。內部控制制度管理人員應既熟悉會計業(yè)務，又能進行軟件分析，同時還應具備較高的職業(yè)道德。因此需要加強人員選用控制，定期進行考評，獎優(yōu)罰劣。
?。ǘ┘訌姇嬰娝慊畔⑾到y(tǒng)的安全控制
目前，企業(yè)在會計電算化進程中主要存在的問題是數據的安全保密性差，這也是企業(yè)內控制中最薄弱的環(huán)節(jié)。這可從如下方面來加強：
1.系統(tǒng)環(huán)境控制
環(huán)境控制指計算機機房的環(huán)境和各種技術安全要求以及磁介質等數據存貯體的存放和保護。計算機機房應該符合技術要求和安全要求，應充分滿足防火、防水、防潮、防盜、恒溫等技術條件；對用于數據備份的U盤、光盤等存貯介質應注意防潮、、防磁，對于環(huán)境安全要定期檢查并做好記錄。
2.軟、硬件安全控制
會計電算化系統(tǒng)的可靠運行要依賴于硬件設備，關鍵性的硬件設備可采用雙系統(tǒng)備份，會計電算化系統(tǒng)的供電電源應獨立，同時輔以UPS等設備。要注意應用軟件的兼容性、統(tǒng)一性，使各業(yè)務系統(tǒng)成為基于同一種操作系統(tǒng)平臺的大系統(tǒng)，各種業(yè)務之間能相互銜接，相關數據能夠自動核對、校驗，數據備份應統(tǒng)一完成；增強系統(tǒng)軟件現(xiàn)場保護和自動跟蹤能力，能夠記錄一切非正常操作。
3.加強病毒的防范
防范病毒最為有效的措施是加強安全教育，健全并嚴格執(zhí)行防范病毒管理制度。如：絕對禁止在工作機上玩游戲；定期檢測并清除計算機病毒，采用網絡防火墻技術等。
?。ㄈ┨岣呔W絡安全系數
隨著網絡技術的快速發(fā)展，企業(yè)應加強網絡安全的控制。在技術上，對整個財務網絡的各個層次都要采取安全防范措施和規(guī)則，建立綜合的多層次的安全體系，保障網絡環(huán)境下的會計電算化信息系統(tǒng)的安全。設置用戶權限和密碼并定期更新，網絡傳輸前對相關數據進行加密，接收到數據后再進行相應的解密處理；定期對系統(tǒng)進行病毒檢測，使用網絡病毒防火墻防止網絡病毒侵入等都是較好的控制措施。
（四）重視會計檔案管理
會計電算化中會計檔案的保管范圍不僅限于原有賬、證、表，而且包括軟件技術和軟件使用過程中產生的其他檔案，這里的檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報表、憑證、存儲會計數據和程序的存儲介質。會計檔案管理一般通過制定與實施檔案管理制度來實現(xiàn)。如采用磁性介質保存會計檔案要定期進行檢查和定期復制、防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失等。
?。ㄎ澹娀瘍炔勘O(jiān)督
通過內部監(jiān)督可以了解現(xiàn)有的一些內部控制措施是否能滿足和保證為系統(tǒng)提供準確、可靠信息的需要以及這些控制能否有效地運作以達到預期的目的。在會計電算化運行過程中，審計人員對業(yè)務處理等進行評價和檢驗，有利于監(jiān)測財務軟件的可靠性，提高財務核算質量和管理水平。
總之，任何計算機系統(tǒng)都不是無懈可擊的，任何規(guī)章制度也不是天衣無縫的。因此，完善、有效的計算機系統(tǒng)及管理制度是會計電算化安全之本。提高會計電算化人員素質，規(guī)范和完善會計電算化操作和管理水平，重視內部監(jiān)督，增強數據安全意識是當前會計電算化管理的關鍵問題之一。
