【摘要】 在日常財務(wù)管理工作中,財務(wù)人員經(jīng)常被要求提供各種財務(wù)數(shù)據(jù)及其分析。實際應(yīng)用中,會計人員經(jīng)常應(yīng)用Excel電子表格解決各種問題,它既可編程對數(shù)據(jù)進(jìn)行簡單處理,也可調(diào)用函數(shù)或引用第三方開發(fā)的控件來進(jìn)行各種復(fù)雜的業(yè)務(wù)處理。文章為此具體探討了Excel在會計工作中的應(yīng)用。
【關(guān)鍵詞】 Excel 會計工作 賬簿 函數(shù)
隨著社會經(jīng)濟(jì)和計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展,企業(yè)會計信息化成為必然趨勢。但是許多中小企業(yè)目前仍然拒絕使用財務(wù)軟件,沒有實現(xiàn)會計信息化。究其原因,主要是財務(wù)軟件的“高級化”很難應(yīng)付形形色色的中小企業(yè)的業(yè)務(wù)需要。另外,軟件購置和維護(hù)開支較高,也是不可忽視的問題。是否能夠利用一種通俗易懂的計算機(jī)軟件工具來處理中小企業(yè)的會計業(yè)務(wù)成為了必須。Excel電子表格軟件是Office軟件組的核心應(yīng)用程序之一,它功能強大,操作簡單,適用范圍廣,普遍應(yīng)用于報表處理、數(shù)學(xué)運算、工程計算、財務(wù)處理、統(tǒng)計分析、圖表制作等各個方面。因此,可以利用該軟件實現(xiàn)對會計數(shù)據(jù)的分析。
一、Excel在會計工作應(yīng)用中的優(yōu)缺點
1、優(yōu)點
(1)使用方便,用戶參與程度高。Excel賬務(wù)處理系統(tǒng)沒有使用復(fù)雜的程序代碼,除了Excel自帶函數(shù)的調(diào)用有些難度外,其他地方都是日常電子表格應(yīng)用,由于制作界面、內(nèi)容都是開放式的,用戶可以輕松上手,門檻很低,即使是初學(xué)計算機(jī)的人也能很快掌握。(2)是開發(fā)快速。Excel可以撇開制作界面這道工序,它有現(xiàn)成的功能,再借助簡單易學(xué)的VBA,可很快開發(fā)完成;(3)維護(hù)簡單。軟件的開發(fā)并不是一步到位,還要不斷維護(hù)。不管是專門的財務(wù)軟件遷是用編程語占自己研究開發(fā)的小軟件 需要軟件工程師來維護(hù),而Excel借助于簡單易學(xué)的VBA就可以進(jìn)行維護(hù)。(4)合理進(jìn)行報表進(jìn)整理。模板在設(shè)置過程中,或報表在編制過程中,經(jīng)常要發(fā)生修改,這就會使報表的文件顯得很大。在Excel中,可以在報表格式或模板設(shè)計好后,把單張的報表另存到一個地方。這樣就使文件變小,運行起來也快多了。(5)合理使用函數(shù)。Excel提供了豐富的函數(shù),正確使用函數(shù),不僅可以保證數(shù)字的準(zhǔn)確,而且可以提高工作效率。(6)成本低廉。Excel賬務(wù)處理系統(tǒng)的功能基本能滿足中小企業(yè)日常會計業(yè)務(wù)處理的需要,但源文件是開放性的,可以自由使用修改,系統(tǒng)對軟硬平臺的要求很低,企業(yè)實現(xiàn)會計信息化只須很少的軟硬件投入即可。
2、缺點
(1)功能較少。由于Excel自身條件的制約,Excel賬務(wù)處理系統(tǒng)的功能較少,只能處理一些常見業(yè)務(wù),對于大型企業(yè)復(fù)雜的業(yè)務(wù)處理顯得力不從心,因此,它僅適合中小企業(yè)使用。(2)專業(yè)維護(hù)較為困難。雖然源文件是開放性的,操作簡單,維護(hù)方便,但對一些計算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)較弱中小企業(yè)及其會計人員來說,沒有技術(shù)人員的維護(hù)。在出現(xiàn)變化時很容易陷入困境,因此,Excel賬務(wù)處理系統(tǒng)適合有一定計算機(jī)應(yīng)用能力的中小企業(yè)會計人員使用。
二、Excel在會計工作中的應(yīng)用措施
1、賬簿的登記
設(shè)置賬簿是為了把企業(yè)多而分散的會計憑證加以歸類整理,以便管理。企業(yè)的賬簿主要有現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、總分類賬及明細(xì)分類賬,企業(yè)賬簿的填制方法都很相似,下面就以現(xiàn)金日記賬為例來加以說明,現(xiàn)金日記賬是根據(jù)收、付款憑證按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的,用EXCEL來登記現(xiàn)金日記賬時,只要按日期的先后順序從收、付款憑證中把相關(guān)內(nèi)容復(fù)制到現(xiàn)金日記賬中即可,由于EXCEL不能復(fù)制形狀不同的區(qū)域,所以我們要把收、付款憑證中的相關(guān)區(qū)域設(shè)置得和現(xiàn)金日記賬中的相關(guān)區(qū)域一致,即要復(fù)制的單元格個數(shù)和目標(biāo)單元格個數(shù)應(yīng)一致。啟動Excel后,自動生成一個名為bookl的工作簿,在工作簿中默認(rèn)有三個工作表sheetl、sheet2、sheet3,用戶可以根據(jù)需要增減,我們可以把bookl重命名為“XX賬簿”,把工作表重命名為“付款憑證”、“收款憑證”、“轉(zhuǎn)賬憑證”、“銀行存款日記賬”、“試算平衡表”、“損益表”等。這樣,一個工作簿就相當(dāng)于一個賬簿,各工作表就是該賬簿的相關(guān)內(nèi)容。
2、數(shù)據(jù)的保護(hù)
在財務(wù)工作中,除了財務(wù)工作人員外,其他人是不能修改財務(wù)數(shù)據(jù)的,怎樣才能避免非財務(wù)人員對數(shù)據(jù)的修改呢? EXCEL提供了多級數(shù)據(jù)保護(hù)功能,通過這些功能,你可以設(shè)置工作簿的打開權(quán)限、工作表中的數(shù)據(jù)或工作薄的結(jié)構(gòu)進(jìn)行加密保護(hù),防止別人查看或更改數(shù)據(jù),設(shè)置打開權(quán)限的步驟為:(1)單擊“文件”菜單中的“保存”或“另存為”命令。(2)單擊“工具”菜單上的”常規(guī)選項”。(3)在“打開權(quán)限密碼”編輯框中,鍵入密碼,在“重新輸入密碼”編輯框中重新鍵人密碼,然后單擊“確定”按鈕。(4)單擊“保存”按鈕。(5)如果有回應(yīng)提示,單擊“是”按鈕,用打開的工作簿替換現(xiàn)有工作簿?！?、數(shù)據(jù)的共享
會計工作是按照嚴(yán)格的崗位責(zé)任制來進(jìn)行的,在財會機(jī)構(gòu)內(nèi)部合理分工,使每一項會計工作都由專人負(fù)責(zé),這時必然要面臨如何把這些由專人負(fù)責(zé)的分散數(shù)據(jù)合并到一個統(tǒng)一的工作薄上,與及追蹤各項數(shù)據(jù)是由何人在何時編輯填制的問題。具體實現(xiàn)方法如下:(1)由綜合會計組的財會人員建立一個定制的工作薄(即賬本),里面設(shè)計好各分會計組所需的相關(guān)工作表(即賬頁)框架。(2)將該工作薄設(shè)置為共享工作薄。這一步驟為后繼操作做好準(zhǔn)備,是實現(xiàn)數(shù)據(jù)合并和追蹤數(shù)據(jù)來源的前提,設(shè)置共享工作簿的步驟為單擊“工具”菜單,選擇“共享工作簿”命令,然后單擊“編輯”選項卡,“選擇”允許多用戶同時編輯,同時允許“工作簿合并”復(fù)選框,然后單擊”確定”,出現(xiàn)提示時,保存工作簿。
三、Excel在會計工作中的應(yīng)用實例
1、會計數(shù)據(jù)計算
某企業(yè)要開辦一分公司,估計需要人民幣100000元的投資,并預(yù)算今后5年的凈收益分別為20000、25000、30000、35000、40000元,要求計算該投資項目的內(nèi)部收益率。打開Excel,在A1-A6單元格中分別輸入-100000、20000、25000、30000、35000、40000。然后把光標(biāo)移到A7單元格中,點擊工具欄中的。“fx”函數(shù)按鈕,在彈出的對話框中選擇函數(shù)IRR,再點擊確定,就會彈出內(nèi)部收益率(IRR)計算對話框,在Values框中輸入A1:A6 后,我們要的計算結(jié)果——內(nèi)部收益率(IRR)即可顯示出來,其最后結(jié)果為0.134531083,四舍五入后為13.45%。
2、輔助決策分析
某工廠生產(chǎn)中需要某種原料,該原料可通過外購和自制兩種方式取得。決定外購成本的因素主要有:外購單價和所需數(shù)量;決定自制成本的因素則有:追加的自制成本、單位材料費用、單位變動費用、所需數(shù)量。打開Excel,在A1:A9分別輸入“所需數(shù)量、單價、外購成本總計、追加的固定資產(chǎn)、單位材料、單位人工、間接費用、自制成本總計”作欄目,B3=B1-kB2,B8=B6+(B7+B8+B91-kB1),B9=IF(B4>B10)。最后,利用得到的數(shù)據(jù)繪制出適當(dāng)?shù)那€,這樣用戶就可以很輕松的獲取有關(guān)的決策信息了。而且,當(dāng)某些變量的值發(fā)生變化時,用戶可以直接調(diào)整表中的數(shù)據(jù)得到相關(guān)的結(jié)論。
總之,Excel已被成功地應(yīng)用到會計工作中,不僅解決了會計核算本身問題,更加方便了人們對會計數(shù)據(jù)的進(jìn)一步利用。相信Excel的充分利用與推廣必將會對中國的經(jīng)濟(jì)管理水平的提升起到促進(jìn)作用,使中國的會計電算化工作有可能進(jìn)入與國際水平相當(dāng)?shù)陌l(fā)展階段。
【參考文獻(xiàn)】
[1] 樊斌、趙志堅:會計信息化基礎(chǔ)-Excel高級應(yīng)用[M].人民郵電出版社,2008.
[2] 鐘愛軍:利用EXCEL實現(xiàn)商品進(jìn)銷存的自動統(tǒng)計[J].中國會計電算化,2001(9).
[3] 鐘愛軍:Excel在會計電算化應(yīng)用中如何實現(xiàn)工作表之間數(shù)據(jù)的動態(tài)更新[J].中國會計電算化,2002(7).
[4] 許必建:會計核算網(wǎng)絡(luò)化初探[J].商業(yè)會計,2000(2).
[5] 朱道才:Internet網(wǎng)絡(luò)會計電算化安全問題探討[J].中國會計電算化,2000(4).
