論文關(guān)鍵詞： 會計電算化 企業(yè) 內(nèi)部控制
論文摘要： 會計電算化是會計工作現(xiàn)代化的必然趨勢，并對企業(yè)會計內(nèi)部控制產(chǎn)生新影響。會計電算化可能造成會計信息系統(tǒng)無法判斷經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的合理性、合法性和真實性，以及會計信息的完整和安全性不能夠得到很好保障等問題。企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取必要的應(yīng)對措施，不斷完善企業(yè)內(nèi)部控制制度，以更好地發(fā)揮會計電算化在管理中的作用。
會計電算化是會計改革和會計工作現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢，它不僅是對會計理論、會計實務(wù)、會計數(shù)據(jù)處理手段的變革，而且會對企業(yè)會計內(nèi)部控制制度產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。會計電算化在給企業(yè)帶來巨大效益的同時，也可能帶來巨大的風(fēng)險。因此在會計電算化環(huán)境下如何建立有效的內(nèi)部控制機制就具有十分重要的意義。本文主要討論了如何健全和完善會計電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度，以加強企業(yè)的內(nèi)部控制，降低企業(yè)風(fēng)險。
一、會計電算化對內(nèi)部控制的影響
實行會計電算化后，會計人員的工作任務(wù)、會計工作的職能劃分、責(zé)權(quán)關(guān)系、稽核關(guān)系及會計文檔的管理形式等會計業(yè)務(wù)關(guān)系都將發(fā)生一系列的變化，其中對企業(yè)內(nèi)部控制制度的影響最為明顯。
1.控制對象的變化
在手工會計環(huán)境下，人是所有會計業(yè)務(wù)組織和執(zhí)行的主要因素，所以人是控制實施的主體。內(nèi)部控制的方式主要是職權(quán)、不相容職務(wù)相分離的內(nèi)部牽制制度等。在此原則的基礎(chǔ)上，人們在手工會計業(yè)務(wù)處理程序的各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，設(shè)立了相應(yīng)的稽核和審查制度，如必須賬賬相符、賬證相符、賬表相符、賬實相符，以及必須由各級主管審查、簽字、蓋章等制度和措施，主要反映為人對人的控制。會計信息化后，由于會計賬務(wù)的處理都是通過會計軟件來實現(xiàn)的，因此，會計信息化條件下的控制應(yīng)轉(zhuǎn)變?yōu)閷τ嬎銠C內(nèi)部和人的控制相結(jié)合的方式。
2.安全性的變化
在手工會計環(huán)境下，企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)都記錄在紙張上，由手工錄入各種證、賬、表。這些紙質(zhì)原件的數(shù)據(jù)若被修改，則很容易辨別痕跡。并且每個工作環(huán)節(jié)都必須經(jīng)過層層復(fù)核、道道把關(guān)。而在會計電算化下，會計人員只需錄入原始的信息數(shù)據(jù)，其他程序則由計算機來完成，并且將數(shù)據(jù)存儲在磁介質(zhì)中。這種情況下會計信息的安全性大為降低，人們修改或刪除數(shù)據(jù)變得更容易，并且可以做到不留痕跡。因此數(shù)據(jù)的安全性問題成為內(nèi)部控制中的一個非常重要的問題。
3.會計環(huán)境的復(fù)雜化
計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引入，使會計系統(tǒng)變得更為復(fù)雜，為了保證會計電算化環(huán)境下會計系統(tǒng)對企業(yè)經(jīng)濟活動反映的正確性和可靠性，達(dá)到企業(yè)內(nèi)部控制的目標(biāo)，企業(yè)會計內(nèi)部的控制范圍也相應(yīng)地擴大了，增加了內(nèi)部控制的內(nèi)容，如：網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的控制、系統(tǒng)權(quán)限的控制、計算機病毒防治、計算機操作管理、硬件和軟件的維護(hù)與管理、系統(tǒng)管理人員與維護(hù)人員的崗位責(zé)任制度，以及相互的牽制制度等，都成為信息化條件下內(nèi)部控制所必須面對的問題。
由此可見，從傳統(tǒng)的手工環(huán)境下的會計系統(tǒng)到會計電算化環(huán)境下的會計系統(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)部控制的基本要求和目標(biāo)并沒有變，會計核算的基本原理和方法也沒有變，發(fā)生較大變化的是系統(tǒng)控制的范圍與對象。
二、在會計電算化條件下加強內(nèi)部控制的必要性
會計系統(tǒng)的有效運行離不開一個健全、有效的內(nèi)部控制機制，內(nèi)部控制制度在會計電算化環(huán)境下，更具有舉足輕重的作用。只有建立健全會計電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制，才能提高會計工作的質(zhì)量，增強各種信息輸出和財務(wù)報告的可信度、可靠性；才能提高會計的分析決策能力，為管理者提供所需的經(jīng)濟信息，更好地實現(xiàn)其管理和決策的職能；才能防止浪費和舞弊行為，保護(hù)財產(chǎn)物資的安全和完整；才能建立科學(xué)的崗位責(zé)任制，協(xié)調(diào)各部門的工作，強化管理；才能利于審計及其它部門開展工作，確保會計電算化環(huán)境下各單位經(jīng)濟活動能夠正常、安全、有效地進(jìn)行。所以健全和完善內(nèi)部控制制度是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)在要求，也是提高企業(yè)競爭能力的重要途徑。
三、會計電算化下內(nèi)部控制存在的問題
會計電算化對提高企業(yè)會計工作的效率和準(zhǔn)確性以及降低會計人員的工作強度等具有重要作用，但也會帶來許多新的問題。
1.系統(tǒng)設(shè)計帶來風(fēng)險
如前所述，在手工會計環(huán)境下，對于一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)處理的每個環(huán)節(jié)都必須經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的痕跡處理，如簽字、蓋章。而在會計電算化環(huán)境下，有關(guān)人員可能利用非法取得的他人口令，利用他人權(quán)限，虛構(gòu)、修改、刪除業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)以達(dá)到不法目的。且會計系統(tǒng)信息化后，由于功能的集中，導(dǎo)致職責(zé)的集中，加大了出現(xiàn)錯誤和舞弊的風(fēng)險。
2.會計信息系統(tǒng)難以判斷經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的合理性、合法性和真實性
雖然現(xiàn)行的會計軟件系統(tǒng)均具有一定程度的智能化，但是無生命的機器系統(tǒng)不可能完全取代人的經(jīng)驗在經(jīng)濟活動中的作用。會計信息的處理過程不能人為參與，如果系統(tǒng)出現(xiàn)錯誤，或者輸入錯誤時，將造成一系列的錯誤，導(dǎo)致輸出結(jié)果不正確，影響會計信息的質(zhì)量并進(jìn)而影響管理決策的質(zhì)量。
3.會計信息的完整和安全性不能夠得到很好的保障
在手工會計環(huán)境下，企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄于紙張之上，形成會計人員所熟悉的會計證據(jù)原件。而會計電算化環(huán)境下，會計數(shù)據(jù)通過電子信息直接記錄在磁盤或光盤上，磁性存儲介質(zhì)的主要特點是閱讀分析直觀性差，數(shù)據(jù)修改不留痕跡、易損壞等，而互聯(lián)網(wǎng)的開放性更使會計電子信息的安全處于更復(fù)雜的環(huán)境。這些原因使會計資料保存的完整性和安全性、風(fēng)險性大增。
總之，會計電算化的特點決定了企業(yè)在會計電算化環(huán)境之下，需要建立與之相配套的一系列內(nèi)部控制制度加以約束。
四、會計電算化條件下內(nèi)部控制制度的完善
內(nèi)部控制是進(jìn)行現(xiàn)代企業(yè)管理的一種必不可少的手段。會計電算化對企業(yè)的內(nèi)部控制產(chǎn)生了新的影響，會計信息系統(tǒng)的應(yīng)用也對內(nèi)部控制制度提出了挑戰(zhàn)，因此，在會計電算化條件下，需要采取必要的應(yīng)對措施以進(jìn)一步完善內(nèi)部控制系統(tǒng)。
1.培養(yǎng)管理人員良好的內(nèi)部控制觀念和信息觀念
管理者的觀念在很大程度上決定了企業(yè)的內(nèi)部控制制度的順利實施，也大大影響著內(nèi)部控制的效率和效果。在會計信息化條件下，首先應(yīng)該注重培養(yǎng)管理人員的內(nèi)控觀念和信息觀念，理解企業(yè)信息化建設(shè)、內(nèi)部控制和企業(yè)發(fā)展的關(guān)系。隨著企業(yè)流程的重組和組織結(jié)構(gòu)的變革，管理人員必須更新觀念，有效實施內(nèi)部控制制度，注重管理實效，對企業(yè)進(jìn)行現(xiàn)代化管理。
2.加強制度控制
企業(yè)應(yīng)建立恰當(dāng)?shù)慕M織機構(gòu)和職責(zé)分工制度，并通過部門設(shè)置、人員分工、崗位職責(zé)的制定、權(quán)限的劃分等形式進(jìn)行控制，從而達(dá)到相互監(jiān)督、相互制約、防止或減少舞弊發(fā)生的目的。
3.規(guī)范系統(tǒng)操作權(quán)限
由于企業(yè)實行會計電算化后內(nèi)部控制重點發(fā)生轉(zhuǎn)移，所以企業(yè)必須對系統(tǒng)操作，如會計數(shù)據(jù)的輸入、輸出和處理過程進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范控制。比如要明確規(guī)定每個用戶的安全級別和身份標(biāo)識，并分別定義具體的訪問對象。每個崗位的人員只能按照所授予的權(quán)限對系統(tǒng)進(jìn)行操作，不能越權(quán)使用。另外還應(yīng)對運行系統(tǒng)的事件類型、用戶身份、操作時間、系統(tǒng)參數(shù)和狀態(tài)，以及系統(tǒng)敏感資源進(jìn)行實時監(jiān)視和記錄，并對日志文件定期進(jìn)行安全檢查和評估。
4.提升系統(tǒng)維護(hù)與日常安全控制水平
為了保障會計信息系統(tǒng)的正常運行，必須定期對系統(tǒng)的硬件和軟件進(jìn)行檢查和維護(hù)，并對檢查過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行記錄，對系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的故障及時進(jìn)行維修并記錄，定時對軟件和硬件進(jìn)行升級，以確保系統(tǒng)的安全和系統(tǒng)運行的效率。安全控制，是指采用各種方法保護(hù)會計數(shù)據(jù)和計算機程序，以防止會計數(shù)據(jù)泄密、更改或破壞而實施的一種控制制度。系統(tǒng)安全控制主要包括:實體安全控制、硬件安全控制、軟件安全控制、網(wǎng)絡(luò)安全控制和病毒的防范與控制等。實行會計電算化后，財務(wù)會計部門應(yīng)根據(jù)會計電算化系統(tǒng)的特點，制定硬件和軟件的有關(guān)操作、管理和維護(hù)制度。
5.加強信息化會計檔案管理的控制
系統(tǒng)運行過程中會生成各種賬簿、報表、憑證，這些文件可能打印輸出，或存在磁盤中，所以必須定期對會計檔案進(jìn)行檢查、備份、妥善管理，防止會計信息的泄漏或丟失。
6.增強內(nèi)部審計職能
強化內(nèi)部審計職能，定期或不定期地對企業(yè)的會計信息系統(tǒng)進(jìn)行審計。會計電算化的應(yīng)用給內(nèi)部審計提出了更高的要求。內(nèi)部審計的重要方面應(yīng)包括：（1）對會計資料定期進(jìn)行審計，審查會計信息化系統(tǒng)賬務(wù)處理是否正確。（2）審查機內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性。（3）監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。（4）對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止存在漏洞等。
五、結(jié)語
會計電算化順應(yīng)經(jīng)濟發(fā)展的潮流，成為實現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)管理的重要途徑，但同時也給企業(yè)內(nèi)部控制帶來很大的影響。只有建立完善的內(nèi)部控制制度，才能更好地發(fā)揮會計電算化在管理中的作用，確保企業(yè)財產(chǎn)的安全，才能為決策提供完整準(zhǔn)確的信息，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。
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