與銀行聯(lián)網(wǎng)的一卡通系統(tǒng)取代單位管理和職工、學(xué)生生活中所使用的各種個人證件和現(xiàn)金支付手段，使得銀行、商戶、卡戶、學(xué)校各方實現(xiàn)了多贏。各一卡通供應(yīng)商為了促銷系統(tǒng)，不斷地擴(kuò)展新的功能，在很大程度上促進(jìn)了一卡通系統(tǒng)功能的完善和技術(shù)上的日臻完美。但是這些都是系統(tǒng)功能在外延上的擴(kuò)展，并沒有使系統(tǒng)在內(nèi)在上進(jìn)一步優(yōu)化，系統(tǒng)中數(shù)據(jù)處理量大、財務(wù)數(shù)據(jù)不完善、不真實等，反而產(chǎn)生了海量的數(shù)據(jù)沉淀，單單備份、移植、導(dǎo)入、導(dǎo)出、歷史活性保留等即成為大問題。
一、銀校一卡通系統(tǒng)中的E-R圖
銀校一卡通系統(tǒng)的具體業(yè)務(wù)處理為：（1 ）新生報到時，由一卡通部注冊發(fā)卡；（2）學(xué)生持卡到指定銀行開戶，圈存；（3）學(xué)生持卡到各商戶進(jìn)行消費；（4）商戶的機(jī)器終端將卡戶消費信息傳遞到一卡通系統(tǒng)中；（5）銀行、商戶、卡戶定期或不定期地和一卡通部進(jìn)行對賬，確認(rèn)有否數(shù)據(jù)錯誤或存在未達(dá)帳項；（6）更新商戶、卡戶信息，如掛失、凍結(jié)、沖賬等；（7）產(chǎn)生商戶、卡戶、銀行各項輸出，滿足隨機(jī)查詢的需要；（8）定期做數(shù)據(jù)備份。上述一卡通系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)接口的E-R 圖如圖1。
由E-R 圖可知，存在財務(wù)數(shù)據(jù)核對關(guān)系的實體有：學(xué)生——銀行、學(xué)生——一卡通部、一卡通部——銀行、一卡通部——商戶等。不同實體間的核對工作并非均要求每天都進(jìn)行，其主要的核對工作在于每天一卡通部——銀行和一卡通部——商戶之間的核對。
二、長期未達(dá)賬項的核對
系統(tǒng)把當(dāng)天的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)收集完畢，需要進(jìn)行數(shù)據(jù)核對，相符后再將業(yè)務(wù)傳遞到系統(tǒng)中作為正式檔案歸檔。現(xiàn)以一卡通部與銀行間的數(shù)據(jù)核對為例說明處理過程。一卡通系統(tǒng)中財務(wù)數(shù)據(jù)的核對采用賬目核對法，將一卡通系統(tǒng)業(yè)務(wù)流水單文件中的業(yè)務(wù)發(fā)生額與從銀行取得的對賬單進(jìn)行逐筆核對，以查明雙方記錄是否相符。核對過程中計算機(jī)只自動核銷流水號、日期、圈存機(jī)號、金額四個要素全部相符的記錄；其余情況均需人工幫助挑選相應(yīng)的業(yè)務(wù)。
除卻上述需人工幫助挑選相應(yīng)的業(yè)務(wù)外，仍有些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是不可能通過計算機(jī)核銷的。如圈存失敗時，往往形成一方已經(jīng)進(jìn)行了數(shù)據(jù)更新而另外一方尚未更新，由于記錄個數(shù)不同、金額不同，計算機(jī)永遠(yuǎn)消除不了此類業(yè)務(wù)，單單根據(jù)流水號進(jìn)行核對時，圈存失敗的記錄將被忽略。因此，只能用強(qiáng)制的方式人工核銷。在核對后，若發(fā)現(xiàn)雙方仍不相符合，則往往是未達(dá)賬項造成的。以一卡通部——學(xué)生間的數(shù)據(jù)核對為例，其未達(dá)賬項主要有：（1）系統(tǒng)已收，卡戶未收，如圈存時銀行數(shù)據(jù)已經(jīng)處理完畢而卡戶操作失敗；（2）系統(tǒng)已付，卡戶未付，如磁卡上電子小錢包的圈存；（3）卡戶已收，系統(tǒng)未收，如因遺失、強(qiáng)磁場影響失效等原因而引起的磁卡補(bǔ)辦時，往往新卡的余額是根據(jù)系統(tǒng)余額直接設(shè)定的，如果此時有原卡的消費數(shù)據(jù)未能及時傳遞，則勢必造成新舊卡余額的不一致；（4）卡戶已付，系統(tǒng)未付，如商戶的機(jī)器終端突然故障、通訊線路損壞而使得商戶機(jī)器終端的卡戶消費信息難以讀取、及時傳遞到一卡通服務(wù)器中等。
對于各種未達(dá)賬項，應(yīng)在仔細(xì)查明后編制余額調(diào)節(jié)表，經(jīng)過余額調(diào)節(jié)表調(diào)節(jié)后，雙方調(diào)節(jié)后的余額應(yīng)該相等，若不相等，一定還有其他差錯，應(yīng)繼續(xù)查找原因，直至調(diào)平。
各未達(dá)賬項一般指當(dāng)期的數(shù)據(jù)，經(jīng)過調(diào)節(jié)后是能夠發(fā)現(xiàn)并查明原因的。這些未達(dá)賬項往往在下期即可到達(dá)，形成已達(dá)賬項，再經(jīng)過核對后就形成正式的檔案資料。但是，仍有些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在下期甚至很長的時期是不能到達(dá)的，如磁卡遺失造成的電子小錢包的失效、商戶的機(jī)器終端故障而使得消費數(shù)據(jù)最終難以讀取等等，這就是長期未達(dá)賬項。這些未達(dá)賬項發(fā)生的當(dāng)期是可以進(jìn)行余額調(diào)節(jié)的，并最終平衡；但在以后各期核對時，其即為歷史數(shù)據(jù)，往往影響了調(diào)節(jié)前余額，卻在當(dāng)期業(yè)務(wù)中不存在，如此，余額調(diào)節(jié)表就無法調(diào)節(jié)平衡。
因此，每次對賬時涉及的數(shù)據(jù)來源有三個：期初余額、當(dāng)期發(fā)生額、長期未達(dá)賬項。只有三者具備的情況下，才能進(jìn)行正確的余額調(diào)節(jié)。正由于如此，對于長期未達(dá)賬項，更應(yīng)引起警惕，最好由人工用強(qiáng)制的方式核銷。
一卡通系統(tǒng)的數(shù)據(jù)核對，每一個工作日結(jié)束都需進(jìn)行一次。在進(jìn)行數(shù)據(jù)核對之前，首先把好“入口”，要做好輸入數(shù)據(jù)的復(fù)核工作，消除未達(dá)賬項以及錯誤賬項的影響，以便掌握各數(shù)據(jù)的真實情況，防止有意無意的錯誤。若發(fā)現(xiàn)不符，要查明原因，更正差錯，并進(jìn)一步采取措施改進(jìn)系統(tǒng)管理工作，提高信息的真實性和經(jīng)營管理水平。
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