【摘要】 本文圍繞電算化條件下的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制問(wèn)題,在分析會(huì)計(jì)電算化對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制影響的基礎(chǔ)上,研究了當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化中存在的主要問(wèn)題,并提出了電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的若干舉措。
【關(guān)鍵詞】 電算化;內(nèi)部控制;會(huì)計(jì)
一、引言
會(huì)計(jì)電算化進(jìn)一步向深層次的發(fā)展,給企事業(yè)單位帶來(lái)巨大效益的同時(shí),也給企事業(yè)單位的內(nèi)部控制帶來(lái)更嚴(yán)峻的考驗(yàn)。財(cái)政部頒布的《內(nèi)部會(huì)計(jì)規(guī)范——基本規(guī)范(試行)》中指出:“電子信息技術(shù)控制要求運(yùn)用電子信息技術(shù)手段建立內(nèi)部會(huì)計(jì)控制系統(tǒng),減少和消除人為操縱因素,確保內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的有效實(shí)施。”單位在建立了電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)后,會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化:一方面,由于使用了計(jì)算機(jī),會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的速度加快了,會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性和可靠性也有了很大的提高,減少了因疏忽大意及計(jì)算失誤造成的差錯(cuò);另一方面,任何計(jì)算機(jī)系統(tǒng)都不是無(wú)懈可擊的,制度也不可能天衣無(wú)縫,應(yīng)順應(yīng)會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展潮流,建立和完善內(nèi)部控制制度,才能充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化的高效性及準(zhǔn)確性,確保財(cái)產(chǎn)的安全,為單位的經(jīng)營(yíng)決策提供完整的信息,創(chuàng)造更高的效益。因此,建立一整套適合電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度就顯得尤為重要。
二、會(huì)計(jì)電算化對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的影響
內(nèi)部控制是企業(yè)在會(huì)計(jì)工作中為維護(hù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的可靠性、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)的有效性和財(cái)產(chǎn)完整性而制定的各種規(guī)章制度、管理方法、業(yè)務(wù)處理手續(xù)等控制措施的總稱。會(huì)計(jì)電算化使傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)組織機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)核算形式及內(nèi)部控制制度等發(fā)生了很大變化,其中對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制制度的影響最為顯著。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
(一)控制方式發(fā)生變化,由單一制度控制轉(zhuǎn)為程序控制和制度控制
手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,內(nèi)部控制的方式主要是人員的內(nèi)部牽制制度。會(huì)計(jì)電算化后,會(huì)計(jì)賬務(wù)的集中化處理,使會(huì)計(jì)部門傳統(tǒng)的內(nèi)部控制措施如編制科目匯總表、憑證匯總表,試算平衡的檢查,總賬、明細(xì)賬的核對(duì)等自然而然地消失了。取而代之的是計(jì)算機(jī)內(nèi)部控制措施,如憑證借貸平衡校驗(yàn),余額發(fā)生額平衡檢查。隨著遠(yuǎn)程通訊技術(shù)的發(fā)展,會(huì)計(jì)信息的網(wǎng)上實(shí)時(shí)處理成為可能,業(yè)務(wù)事項(xiàng)可以在遠(yuǎn)離企業(yè)的某個(gè)終端機(jī)上瞬間完成數(shù)據(jù)處理工作。例如昔日應(yīng)由會(huì)計(jì)人員處理的有關(guān)業(yè)務(wù)事項(xiàng),現(xiàn)在可能由其他業(yè)務(wù)人員在終端機(jī)上一次完成,昔日應(yīng)由幾個(gè)部門按預(yù)定的步驟完成的業(yè)務(wù)事項(xiàng),現(xiàn)在集中在一個(gè)部門甚至一個(gè)人完成。會(huì)計(jì)電算化后企業(yè)的內(nèi)部控制制度是由人通過(guò)會(huì)計(jì)軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)的,由人員和計(jì)算機(jī)相結(jié)合來(lái)共同完成。
(二)控制對(duì)象發(fā)生變化,由對(duì)人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)人、機(jī)控制為主
手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,內(nèi)部控制的對(duì)象主要是會(huì)計(jì)對(duì)象、工作情況、信息處理方法和處理程序等。企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄在紙張之上,并按會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的不同過(guò)程分為原始憑證、記賬憑證。會(huì)計(jì)電算化后,會(huì)計(jì)憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募?、記錄形式?chǔ)存在磁性介質(zhì)上,使會(huì)計(jì)核算無(wú)紙化,修改數(shù)據(jù)不留痕跡。隨著電子商務(wù)、網(wǎng)上交易、無(wú)紙化交易等的推行,每一項(xiàng)交易發(fā)生時(shí),該項(xiàng)交易的有關(guān)信息由業(yè)務(wù)人員直接輸入計(jì)算機(jī),并由計(jì)算機(jī)自動(dòng)記錄,原先使用的每項(xiàng)交易必備的各種憑證、單據(jù)被部分地取消了,原來(lái)在核算過(guò)程中進(jìn)行的各種必要的核對(duì)、審核等工作有相當(dāng)一部分變?yōu)橛捎?jì)算機(jī)自動(dòng)完成了。
(三)加大了控制舞弊、犯罪的難度
手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,會(huì)出現(xiàn)由于會(huì)計(jì)人員的粗心大意、疲勞或處理環(huán)節(jié)過(guò)多等而產(chǎn)生的無(wú)意識(shí)錯(cuò)誤。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)后,輸入數(shù)據(jù)正確、計(jì)算機(jī)程序正確和設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)三者具備才能保證財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性,如果上述的任何一方出現(xiàn)差錯(cuò),就會(huì)使處理結(jié)果錯(cuò)誤?，F(xiàn)實(shí)中,由于儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改,有時(shí)甚至能不留痕跡地篡改,加之?dāng)?shù)據(jù)高度集中,未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件,復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)。因此,計(jì)算機(jī)犯罪具有很大的隱蔽性和危害性,會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)舞弊和犯罪的難度較之手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)更大。由于控制方法、對(duì)象等方面的變化,企業(yè)原有的內(nèi)部控制制度已不能適應(yīng)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的要求,因此進(jìn)一步完善企業(yè)內(nèi)部控制制度已刻不容緩。完善會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的基本思路為:堅(jiān)持明確分工、相互獨(dú)立、互相牽制、相互制約的安全管理原則,建立系統(tǒng)的人工與機(jī)器相結(jié)合的控制機(jī)制,使會(huì)計(jì)電算化運(yùn)行的每一個(gè)過(guò)程都處于嚴(yán)密控制之中。
三、當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化中存在的主要問(wèn)題
會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展給內(nèi)部控制帶來(lái)了新的問(wèn)題和挑戰(zhàn),主要表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面:
(一)對(duì)財(cái)會(huì)軟件的控制方面
對(duì)于軟件本身,由于當(dāng)前的財(cái)會(huì)軟件都著重開發(fā)賬務(wù)處理與報(bào)表管理,對(duì)于其它如成本核算、市場(chǎng)預(yù)測(cè)等功能,開發(fā)力度較小,使得在處理此類問(wèn)題時(shí),不能自動(dòng)轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)格式直接使用基礎(chǔ)數(shù)據(jù),不能充分發(fā)揮它的管理功效和預(yù)測(cè)功能?？梢哉f(shuō)當(dāng)前的許多軟件只是減少了會(huì)計(jì)而已,并沒有產(chǎn)生真正的經(jīng)濟(jì)效益和管理效益。另外,會(huì)計(jì)軟件的修改必須經(jīng)過(guò)周密地計(jì)劃和嚴(yán)格地記錄,經(jīng)批準(zhǔn)后才能實(shí)施修改,計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的操作人員不能參與軟件的修改,權(quán)限要控制。
