大多數(shù)企事業(yè)單位在實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的過程中，購買通用的商品化會(huì)計(jì)軟件，基于會(huì)計(jì)軟件通用性的特點(diǎn)，各單位使用軟件進(jìn)行日常業(yè)務(wù)核算前，需要針對(duì)本單位的業(yè)務(wù)性質(zhì)及會(huì)計(jì)核算與決策管理的特點(diǎn)進(jìn)行具體設(shè)定，即賬務(wù)初始化，將通用賬務(wù)處理系統(tǒng)轉(zhuǎn)化成適合本單位的專用賬務(wù)處理系統(tǒng)。系統(tǒng)初始化設(shè)置工作可分為前期基礎(chǔ)工作、初始化設(shè)置及初始化校驗(yàn)三部分。
一、前期基礎(chǔ)工作
由于電算化核算在信息處理、業(yè)務(wù)流程和信息存儲(chǔ)等方面與手工核算相比有很大的不同，因此在使用會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)工作前，必須為電算化會(huì)計(jì)核算制定明確的管理制度和適合本單位日常核算的方法以及收集初始資料。
（一）會(huì)計(jì)核算制度的建設(shè)
會(huì)計(jì)核算制度的建設(shè)，主要是通過制定合理的會(huì)計(jì)分工和核算流程的規(guī)范化來保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確完整，以及會(huì)計(jì)處理方法的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。會(huì)計(jì)核算制度的建設(shè)要處理好以下兩方面的工作：
首先，設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)收集和傳遞的方式。使用會(huì)計(jì)軟件后，數(shù)據(jù)的流動(dòng)性和共享性大大提高，如果數(shù)據(jù)收集不及時(shí)，或數(shù)據(jù)傳遞不恰當(dāng)，都會(huì)影響軟件的實(shí)際效能。因此企業(yè)必須結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)以及軟件功能，設(shè)計(jì)制定具體的、明晰的數(shù)據(jù)收集和傳遞方式，在保證安全性的前提下提高數(shù)據(jù)的共享性。
其次，規(guī)范會(huì)計(jì)核算方法。計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)與手工會(huì)計(jì)的最大區(qū)別在于計(jì)算機(jī)無法處理不規(guī)則、不規(guī)范的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，因此必須對(duì)原有的會(huì)計(jì)核算從方法到數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的整理，提高會(huì)計(jì)核算的規(guī)范化水平。比如對(duì)原來使用的會(huì)計(jì)憑證、賬簿以及報(bào)表，從格式和內(nèi)容上進(jìn)行全面清理，從有利于發(fā)揮軟件功能的角度出發(fā)制定標(biāo)準(zhǔn)化的填制要求。同時(shí)應(yīng)按照新的業(yè)務(wù)核算流程制定具體的崗位責(zé)任制度，實(shí)現(xiàn)崗位的合理分工和互相牽制。
?。ǘ?huì)計(jì)電算化管理制度的建設(shè)
實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后，手工核算方式下的管理制度，將失去其原有的控制效能，例如，會(huì)計(jì)軟件開發(fā)時(shí)允許反結(jié)賬、反登賬、反審核設(shè)置，使部分工作人員在更正錯(cuò)誤時(shí)不用手工核算中采用的“紅字沖銷法”或者“補(bǔ)充更正法”。
在這種情況下，會(huì)計(jì)信息被改動(dòng)，則難以發(fā)現(xiàn)。因此，必然要求企業(yè)對(duì)原有的管理制度進(jìn)行修改、完善，建立起與會(huì)計(jì)電算化相適應(yīng)的內(nèi)部控制制度，主要包括建立會(huì)計(jì)電算化操作使用管理制度、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)維護(hù)制度及會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度。
?。ㄈ┵Y料的收集與整理
在會(huì)計(jì)軟件使用中，為了實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)功能，需要一些比較詳細(xì)的企業(yè)資料，如手工賬中的會(huì)計(jì)科目和各科目的余額，從年度中間開始建賬的還需要收集各科目的累計(jì)發(fā)生額、年初余額。所以需要預(yù)先從手工賬中整理各級(jí)科目的名稱、層次、余額、發(fā)生額，避免遺漏，保證初始化輸入的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。
二、初始化設(shè)置階段
（一）建立財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)框架
建立本單位的會(huì)計(jì)核算體系是財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)初始化設(shè)置的第一步，其目的是使財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)適應(yīng)本單位會(huì)計(jì)核算體系的基本要求。建立會(huì)計(jì)核算體系的工作主要包括：
1．創(chuàng)建賬套。任何會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)都必須在明確會(huì)計(jì)核算前提基礎(chǔ)上獲得，因此創(chuàng)建賬套過程中，應(yīng)依據(jù)企業(yè)名稱設(shè)置賬套名稱，在輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料時(shí)，系統(tǒng)會(huì)以默認(rèn)的方式將賬套名稱打印在輸出材料上。依據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營周期設(shè)置會(huì)計(jì)期間，依據(jù)交易結(jié)算的常用幣別設(shè)置記賬本位幣。值得注意的是對(duì)賬套選項(xiàng)的設(shè)置一定要慎重，一旦賬套創(chuàng)建完成，除賬套名稱外，其他賬套參數(shù)不能被修改。
2．增加操作員及其權(quán)限。增加操作員及其權(quán)限設(shè)置應(yīng)由系統(tǒng)管理員完成，操作員是允許使用會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的人員，在系統(tǒng)中對(duì)操作員的權(quán)限進(jìn)行設(shè)置是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化下的職責(zé)分工，強(qiáng)化內(nèi)部控制的重要手段。授權(quán)時(shí)應(yīng)考慮數(shù)據(jù)傳遞流程，保證各負(fù)其責(zé)、流程順暢。此外，通過操作員權(quán)限的設(shè)置，還應(yīng)使得不同會(huì)計(jì)崗位之間具有互相牽制與監(jiān)督的作用，對(duì)操作密碼要嚴(yán)格管理，操作員定期更換密碼，密碼設(shè)置不能過于簡單和有規(guī)律性，防止被人盜用。操作人員離開機(jī)器時(shí)，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)的命令安全退出系統(tǒng)。
3．建立會(huì)計(jì)科目。建立會(huì)計(jì)科目就是將企業(yè)會(huì)計(jì)核算中所使用的會(huì)計(jì)科目逐一地按系統(tǒng)要求描述給系統(tǒng)。只有建立了會(huì)計(jì)科目，財(cái)務(wù)系統(tǒng)才能進(jìn)行日常的財(cái)務(wù)核算。企業(yè)應(yīng)在分析本單位業(yè)務(wù)核算特點(diǎn)與會(huì)計(jì)信息使用者的需要基礎(chǔ)上設(shè)置會(huì)計(jì)科目，設(shè)置主要內(nèi)容有：
（1）建立會(huì)計(jì)科目編碼。會(huì)計(jì)科目編碼，采用的是分段組合編碼方案，把編碼分為幾段，每段有幾位。如會(huì)計(jì)科目編碼方案為4－2－2，則表示會(huì)計(jì)科目最多可設(shè)至三段（三級(jí)科目），第一段即一級(jí)科目，級(jí)長為4位，如一級(jí)科目“原材料”的編碼為“1243”；第二段即二級(jí)科目，級(jí)長為2，如“原材料——主要材料”，用編碼表示為“124301”；第三段即三級(jí)科目，級(jí)長也為2，如“原材料——主要材料——鋼鐵”，用編碼表示為12430101.設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)科目編碼時(shí)應(yīng)注意的問題有：一級(jí)科目編碼必須遵循企業(yè)會(huì)計(jì)制度的規(guī)定設(shè)定不可更改；每一個(gè)編碼對(duì)應(yīng)唯一的會(huì)計(jì)科目，不允許有重碼；留有足夠的備用代碼位置，以適應(yīng)未來編碼對(duì)象內(nèi)容不斷擴(kuò)大的需要；編碼應(yīng)盡量簡短，便于記憶，加快輸入效率，節(jié)省存儲(chǔ)空間。
?。?）設(shè)置會(huì)計(jì)科目屬性。會(huì)計(jì)科目屬性設(shè)置是指，將會(huì)計(jì)科目的類別、余額方向、賬簿種類、賬頁格式等逐一地按要求描述給系統(tǒng)的過程。如果給一個(gè)科目設(shè)置了輔助核算科目屬性，該科目的每一筆業(yè)務(wù)收支都會(huì)同時(shí)登記在總賬和核算項(xiàng)目賬上，其優(yōu)點(diǎn)在于：一是簡化了明細(xì)核算科目輸入的工作量；二是可以通過核算項(xiàng)目功能方便地對(duì)某一往來部門或項(xiàng)目進(jìn)行管理。如果一個(gè)科目設(shè)置了日記賬屬性，該科目的每一筆業(yè)務(wù)不但會(huì)登記總賬還會(huì)登記日記賬。
4．設(shè)置憑證類型。在錄憑證之前，必須在賬務(wù)系統(tǒng)中設(shè)置憑證類別。憑證類別可根據(jù)本單位會(huì)計(jì)核算的實(shí)際需要靈活設(shè)置。建議采用通用記賬憑證，這是因?yàn)樵谑止ず怂惴绞较拢脤Ｓ糜涃~憑證，收、付、轉(zhuǎn)記賬憑證來處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，分別裝訂整理的管理方法是為了便于查賬，而實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，所需信息能通過系統(tǒng)強(qiáng)大的查詢功能迅速實(shí)現(xiàn)。另外，設(shè)置了憑證類型，增加了一個(gè)輸入項(xiàng)目，會(huì)影響憑證的輸入速度。會(huì)計(jì)軟件提供記賬憑證類型設(shè)置功能更多的是為了適應(yīng)會(huì)計(jì)人員手工核算時(shí)的習(xí)慣。所以，實(shí)施電算化會(huì)計(jì)后最好使用通用記賬憑證格式。
?。ǘ╀浫肫诔踬~務(wù)數(shù)據(jù)
在第一次使用賬務(wù)系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)將經(jīng)過整理的手工會(huì)計(jì)科目的期初余額錄入計(jì)算機(jī)。只有在完成了創(chuàng)建賬套、建立會(huì)計(jì)科目和項(xiàng)目核算等初始化設(shè)置的基礎(chǔ)上，錄入期初余額才能順利進(jìn)行。因此，期初余額的成功錄入，標(biāo)志著系統(tǒng)中已建立了完整的財(cái)務(wù)核算體系，具備了進(jìn)行日常核算的基本條件。
賬務(wù)系統(tǒng)的啟用時(shí)間不同，對(duì)錄入期初余額的要求也不相同。如果本單位是在年初啟用系統(tǒng)，則只需錄入年初余額；如果本單位是在年中間啟用系統(tǒng)，則需要輸入啟用月份的月初余額和年初到該月份的各科目借貸方累計(jì)發(fā)生額，系統(tǒng)將根據(jù)輸入的數(shù)據(jù)自動(dòng)計(jì)算出年初余額；若某一會(huì)計(jì)科目涉及輔助核算，還應(yīng)將輔助核算的期初數(shù)據(jù)輸入到系統(tǒng)中并使之與總賬賬戶保持一致。
建議各單位啟用賬務(wù)系統(tǒng)選擇在年初或10月份，因?yàn)槟瓿蹁浫氤跏紨?shù)據(jù)少。選擇10月份是因?yàn)樨?cái)政部規(guī)定各單位實(shí)現(xiàn)電算化，甩掉手工賬，要求新舊系統(tǒng)并行至少3個(gè)月，兩系統(tǒng)的數(shù)據(jù)完全一致，而且年末結(jié)賬工作量大，涉及方面多，可對(duì)系統(tǒng)的各項(xiàng)功能做檢測(cè)。
三、會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)賬務(wù)初始化的校驗(yàn)
當(dāng)我們完成初始化的相關(guān)工作之后，采取手工與電腦相結(jié)合，相互補(bǔ)充的方式對(duì)上述工作的正確性、合理性進(jìn)行驗(yàn)證、驗(yàn)收。在確保初始化合格后，才能進(jìn)行日常處理。
首先，由會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行技術(shù)性驗(yàn)證，期初數(shù)據(jù)錄入完畢必須進(jìn)行核對(duì)、試算平衡，即錄入的會(huì)計(jì)科目余額是否平衡，總賬與明細(xì)賬、輔助賬是否一致，是否有尚未設(shè)置、定義的項(xiàng)目等。啟動(dòng)試算平衡功能鍵，電腦會(huì)自動(dòng)進(jìn)行檢查并提示給用戶。如果試算不平衡，只能填制憑證不能記賬。
試算不平衡的原因主要有三方面：
一是數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤，需要從第一個(gè)數(shù)據(jù)核對(duì)，改正錯(cuò)誤；
二是余額借貸方錯(cuò)誤，這類錯(cuò)誤常發(fā)生在總分類科目與明細(xì)分類科目余額方向不一致的情況下，對(duì)于一些特殊的會(huì)計(jì)科目如累計(jì)折舊、壞賬準(zhǔn)備也要注意余額方向；
三是找不到不平衡的原因，這種情況只能把原數(shù)據(jù)全部刪除，重新錄入。
其次，由財(cái)務(wù)主管對(duì)初始化工作進(jìn)行綜合評(píng)定，分析會(huì)計(jì)軟件初始化是否具有高效性、前瞻性、擴(kuò)展性、適用性，是否滿足本單位對(duì)會(huì)計(jì)信息管理的需求，以便進(jìn)行補(bǔ)充、完善初始化功能，使手工核算順利地過渡到電算化處理。
