一、注意會計電算化的基本問題
1、初始化問題
初始化工作包括設置系統(tǒng)參數(shù)、設置科目、建立各種賬簿文件、定義各種輔助核算、定義報表以及錄入各種余額數(shù)據(jù)或者是發(fā)生額數(shù)據(jù)等。初始化工作只能進行一次，并將在很大程度上影響其后的核算工作。不論是從手工核算過渡到電算化處理還是更換會計電算化軟件，都需要做初始化的工作。在初始化的工作中，使會計軟件能適應本單位的核算、管理需要。
2、溝通、協(xié)商問題
在項目的具體實施之前，單位的會計主管人員應該與軟件公司的實施人員做好交流溝通工作，對軟件的具體功能和單位的具體管理核算目標進行討論，將二者之間協(xié)調(diào)起來，以避免在具體的實施工作中產(chǎn)生不必要的誤會。
3、電腦處理會計信息快速、準確的問題
《企業(yè)會計準則》和各行業(yè)會計制度確定了很多核算程序、方法，單位應結(jié)合自身特點進行選擇應用。在會計實務中，初始化的方法選用問題，往往由軟件公司輔助完成，將本單位的現(xiàn)行會計核算模式照搬到電算化中去，這樣就無法充分發(fā)揮電腦處理信息快、準的優(yōu)點。因此，應當從會計歷史上去檢索、選用適應電腦高速處理、結(jié)果準確的方式、方法和規(guī)則。
二、注意會計電算化的科目設置問題
一般在建立賬套的同時，電算化軟件會根據(jù)個人所選擇的單位性質(zhì)，按照會計規(guī)則默認安裝一套會計科目。這些會計科目大都是總賬科目，一般會滿足單位的需要，不用再自行手工建立，但是各單位的會計核算的區(qū)別較大，明細科目還需要自己根據(jù)本單位會計核算的需要分別建立。在電算化賬務系統(tǒng)中除了像手工賬務一樣要使用會計科目外，還要為每一個會計科目加入一個編碼，另外還需要注意科目的性質(zhì)、余額的方向，需要輔助核算的科目還要進行輔助核算方面的設置。在設定會計科目時需要重點注意以下問題：設置科目要規(guī)范在設定總賬科目編碼時必須符合財政部門制定的會計制度中的有關(guān)規(guī)定，設立明細科目編碼除會計制度有規(guī)定的以外，應該按上級主管部門和本單位的管理要求設定，以保證科目代碼的規(guī)范系統(tǒng)性和統(tǒng)一性。設置科目要簡潔。在滿足管理要求和適合計算機處理的前提下，力求代碼簡單明了、位數(shù)越短越好，既便于記憶又能提高錄入憑證的速度，應當避免那些冗長而又無用的科目影響日常工作的效率。設置科目應考慮到業(yè)務的發(fā)展和會計核算的進步，注意科目的擴展性。會計科目體系一經(jīng)設定，其代碼結(jié)構(gòu)就無法改變。修改結(jié)構(gòu)只能通過重新建賬實現(xiàn)，而重新建賬將丟失已輸入的所有初始化數(shù)據(jù)和已輸入的憑證資料。因此在設計代碼時一定要充分考慮各方面的要求。
三、注意會計電算化中的初始數(shù)據(jù)錄入問題
完成科目設置的工作后，即可將各科目余額輸入系統(tǒng)，根據(jù)系統(tǒng)啟用的月份不同，原始數(shù)據(jù)的錄入也有區(qū)別。賬務系統(tǒng)在1月份啟用時只需輸入上年余額即可，上年余額既是年初余額又是1月份的期初余額。如果賬務系統(tǒng)在其他月份啟用，除需要輸入啟用月份余額外，還必須輸入年初余額和1月到啟用賬務系統(tǒng)之前各月的累計發(fā)生額，這是為會計報表所準備的數(shù)據(jù)。但是僅僅是錄入各月份的發(fā)生額，再查詢以前月份的賬戶的明細時，還是不能得到結(jié)果，為了解決這個問題可以采用兩種方法：如果單位的業(yè)務量小，憑證的數(shù)量較少，可以采取手工錄入追加憑證的方法；適用于更換財務軟件的單位，與軟件公司的人員協(xié)商，使用特定的軟件，將過去使用的軟件的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出來，再導入到新的軟件系統(tǒng)中，這樣做可能會存在一定的風險，丟失某些數(shù)據(jù)。初始余額發(fā)生額數(shù)據(jù)錄入完成以后，軟件會自動地核對總賬與明細賬之間、借貸雙方之間、總賬與輔助核算之間的平衡關(guān)系，但是對這個步驟不要掉以輕心，急于進行日常的工作，應該將錄入的數(shù)據(jù)與手工賬之間進行仔細核對，確認二者之間無誤后再進行日常的操作。
四、注意會計電算化中的報表初始化問題
報表通常由標題、表頭、表體、表尾四部分組成，其中表體的設置是關(guān)鍵所在。表體中有兩類數(shù)據(jù)，一類是固定的表項目，另一類是變動的數(shù)值性數(shù)據(jù)。數(shù)值性數(shù)據(jù)須設置取數(shù)公式，從賬薄、其他報表中取來，隨賬薄中的數(shù)據(jù)變化而變化。但是取數(shù)公式的格式在不同的會計軟件產(chǎn)品中各不相同，必須參考會計軟件所屬的用戶操作手冊。在定義報表的過程中，需要用到很多函數(shù)，財務人員一般不容易掌握。因此在初始化的過程中，這一項工作一般由軟件公司的項目實施人員與單位的財務人員來共同完成。定義完報表以后還應該注意報表的校驗公式的定義，校驗報表內(nèi)部、報表之間的勾稽關(guān)系，避免出現(xiàn)一些低級的錯誤。需集團公司內(nèi)的各分公司向總公司提供的電子報表應嚴格符合集團公司所要求的格式，這樣集團公司才能夠進行合并、匯總工作。因此，為了做到嚴格的統(tǒng)一，像這一類的報表，集團公司應該首先定義出標準的報表，然后向分公司下發(fā)，分公司通過接收報表的方式，將標準化的報表接收到自己單位的賬套中，而不應該由分公司自己定義這一類報表。現(xiàn)金流量表與一般報表相比較，制作相對困難一些。一般有兩種方式：第一種是在制作憑證的同時將涉及現(xiàn)金流的分錄，歸納到不同的現(xiàn)金流項目中去；另一種方法是事后調(diào)整，制作憑證的時候不進行歸類，等到會計期末，再由專門的制表人統(tǒng)一進行調(diào)整制作。
五、結(jié)論
會計電算化是一項技術(shù)性較強的工作，涉及面廣，內(nèi)容復雜。只有注意到方方面面的問題才能避免在今后的工作中少走彎路，最大限度地發(fā)揮軟件的功能。
