會計檔案是記錄和反映人民銀行各項業(yè)務(wù)活動的會計史料，包括會計憑證、會計賬簿、會計報告等會計核算專業(yè)材料。事后監(jiān)督部門的會計檔案管理是人民銀行檔案管理工作的重要組成部分。但目前人民銀行事后監(jiān)督會計檔案管理存在一些的問題值得關(guān)注，包括：工作量大，人員配備不足，制約了檔案管理水平的提升；制度滯后，相關(guān)制度規(guī)定不一致，執(zhí)行中存在盲區(qū)；利用率低下，未充分利用會計檔案信息發(fā)揮監(jiān)督信息反饋和導(dǎo)向功能作用；保管手段落后，存在一定的操作風(fēng)險等方面。為此，筆者提出如下改進的建議和意見：
一是借助先進的信息技術(shù)，推進會計檔案電子化建設(shè)，實現(xiàn)會計檔案電子歸檔，逐步減少紙質(zhì)檔案。近幾年來，中央銀行會計核算電子化程度越來越高，先后推廣運用了中央銀行會計集中核算系統(tǒng)、大小額支付系統(tǒng)、全國支票影像交換系統(tǒng)、會計憑證影像事后監(jiān)督系統(tǒng)、國庫業(yè)務(wù)核算系統(tǒng)、貨幣發(fā)行業(yè)務(wù)會計核算系統(tǒng)等，而且目前人民銀行總行正在積極進行第二代支付系統(tǒng)和中央銀行會計核算數(shù)據(jù)集中系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)，這些都為實現(xiàn)中央銀行會計檔案電子化管理提供了可能。實現(xiàn)會計檔案電子化，不僅可減少檔案占用空間，還可以為以后數(shù)據(jù)分析工作提供基礎(chǔ)和便利，使檔案管理工作做到“事半功倍”。
二是借鑒先進的倉儲管理經(jīng)驗，建設(shè)中央銀行現(xiàn)代化會計檔案管理系統(tǒng)。改變目前全手工管理會計檔案的現(xiàn)狀，開發(fā)一套會計檔案管理系統(tǒng)，可對入庫的會計檔案編制條碼信息，條
碼信息中包括檔案名稱、檔案日期、保管期限、銷毀日期等基本要素，同時對庫房進行分割編號，對每一分割規(guī)定一個物理地址，將條碼與物理地址建立一一對應(yīng)關(guān)系。當(dāng)需要調(diào)閱會計檔案資料時，由被調(diào)閱部門按照現(xiàn)有制度完成審批手續(xù)后，由檔案管理人員按照檔案名稱在系統(tǒng)中檢索檔案條碼和對應(yīng)的物理地址等信息，按照信息抽調(diào)檔案，同時在系統(tǒng)中修改檔案已出庫信息，完成檔案出庫記錄。檔案歸還時再注銷檔案已出庫信息，完成檔案入庫記錄。此外，系統(tǒng)在每年年初對本年已到期的會計檔案進行銷毀提示，檔案管理人員及時做好本年檔案銷毀計劃上報，完成本年度會計檔案的銷毀工作。
三是完善制度，增加制度的可操作性。對目前適用的《中國人民銀行會計檔案管理規(guī)定》和《中國人民銀行國庫會計檔案管理辦法》中部分檔案保管期限不一致的要加以統(tǒng)一完善，對部分會計檔案要明確保管期限，盡量使制度具有全面性、完整性、明確性和可行性。
四是切實加強檔案管理人員隊伍建設(shè)。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量，所以要提高檔案管理人員的素質(zhì)，必須要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)。既要加強會計檔案法規(guī)理論知識的培訓(xùn)，增強檔案人員的理論素養(yǎng)，又要加強會計業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。同時，要增加既懂會計、又懂統(tǒng)計分析的復(fù)合型人才，要充分利用會計檔案信息發(fā)揮監(jiān)督信息反饋和導(dǎo)向功能作用，從而更好地為經(jīng)濟金融分析決策提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。
