一、ERP管理信息系統(tǒng)的概念
ERP是企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理信息集成共享,提高綜合管理水平,增強(qiáng)核心競爭力,以信息化手段改造傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的一套現(xiàn)代管理信息化應(yīng)用系統(tǒng)。
ERP是Enterprise Resource Planning的縮寫,可以翻譯成“企業(yè)資源計(jì)劃”,ERP就是將企業(yè)所有資源進(jìn)行整合集成管理,簡單的說是將企業(yè)的三大流:物流,資金流,信息流進(jìn)行全面一體化管理的管理信息系統(tǒng)。隨著企業(yè)對(duì)人力資源管理重視的加強(qiáng),也已經(jīng)有越來越多的ERP廠商將人力資源管理納入了ERP系統(tǒng)的一個(gè)重要組成部分。
ERP最初是由美國加特納公司(Gartner Group Inc.)在20世紀(jì)90年代提出的,當(dāng)時(shí)ERP概念只是根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)的供應(yīng)鏈管理,推論各類制造業(yè)在信息時(shí)代管理信息系統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)和變革。隨著ERP實(shí)踐的發(fā)展,至今已有了更深的內(nèi)涵。它除了傳統(tǒng)的制造、供銷、財(cái)務(wù)功能外,增加了支持物料流通體系的運(yùn)輸管理、倉庫管理、支持客戶關(guān)系管理、在線分析處理、實(shí)時(shí)準(zhǔn)確地掌握市場需求的脈搏;支持生產(chǎn)保障體系的質(zhì)量管理、實(shí)驗(yàn)室管理、設(shè)備維修和備品備件管理;支持跨國經(jīng)營的多國家地區(qū)、多工廠、多語種、多幣制需求;支持多種生產(chǎn)類型或混合型制造企業(yè),匯合了離散型生產(chǎn)、流水作業(yè)生產(chǎn)和流程型生產(chǎn)的特點(diǎn);支持遠(yuǎn)程通信、電子數(shù)據(jù)交換,還支持企業(yè)資本運(yùn)行和投資管理、各種法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)管理等。
“應(yīng)用導(dǎo)向”是ERP的出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn),ERP系統(tǒng)的全部意義就在于企業(yè)管理信息的集成應(yīng)用。ERP管理信息系統(tǒng)在實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理信息集成共享,加快市場運(yùn)行速度,減少業(yè)務(wù)過程的無效環(huán)節(jié),保持供求關(guān)系平衡,降低生產(chǎn)營運(yùn)成本,提高人員綜合素質(zhì),加強(qiáng)企業(yè)核心競爭力,實(shí)現(xiàn)企業(yè)供應(yīng)鏈管理等方面均已取得了一定的成效,但ERP系統(tǒng)的應(yīng)用本身就是企業(yè)面臨的一項(xiàng)全新的管理工作,在許多制造業(yè)企業(yè)實(shí)施ERP管理系統(tǒng)的過程中還存在著許多誤區(qū)與問題。
二、制造業(yè)企業(yè)實(shí)施ERP管理信息系統(tǒng)的問題
(一)對(duì)系統(tǒng)的選型缺乏長遠(yuǎn)性考慮
在ERP系統(tǒng)的選擇時(shí),只局限于企業(yè)目前發(fā)展的狀況,或某一部門的局部業(yè)務(wù)狀況,而缺乏對(duì)公司長遠(yuǎn)發(fā)展業(yè)務(wù)規(guī)劃的考慮,缺乏對(duì)企業(yè)整體業(yè)務(wù)發(fā)展的支持。這樣選擇的系統(tǒng)即使眼前實(shí)施完成了,日后也往往難以支撐公司日益發(fā)展的大部分核心業(yè)務(wù),甚至過幾年就會(huì)隨著公司的發(fā)展而被淘汰。
(二)對(duì)ERP系統(tǒng)的實(shí)施過于理論化
在實(shí)施ERP時(shí)定義的目標(biāo)非常符合管理理論,甚至是極其先進(jìn)的管理思想,希望通過ERP系統(tǒng)進(jìn)行灌輸,達(dá)到一個(gè)較為理想的目標(biāo);甚至直接選擇目前國外最先進(jìn)企業(yè)所使用的已經(jīng)成熟的系統(tǒng),但選擇的系統(tǒng)、采用的方法與實(shí)際企業(yè)運(yùn)行狀況脫節(jié),不考慮企業(yè)運(yùn)營中的實(shí)際業(yè)務(wù)情況,用過于理想化的方案指導(dǎo)系統(tǒng)實(shí)施。造成系統(tǒng)實(shí)施后,真實(shí)數(shù)據(jù)無法得到,表面上看系統(tǒng)實(shí)施完成了,有了數(shù)據(jù),但經(jīng)過處理后的數(shù)據(jù)卻多數(shù)是無效的,這樣的ERP最終成了擺設(shè)。
(三)業(yè)務(wù)實(shí)施規(guī)劃分析混亂
在許多繁雜的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中,不能夠區(qū)分出主要部分、次要部分;先上哪些部分,后上哪些部分;哪些部分應(yīng)該集成,哪些部分可以分階段實(shí)施;要不然同時(shí)大規(guī)模實(shí)施,要不然只是以某個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的部分進(jìn)行實(shí)施,而忽略了企業(yè)自身發(fā)展中最迫切的需要,忽略了在ERP實(shí)施中企業(yè)的人員因素、運(yùn)營流程因素、業(yè)務(wù)集成度因素,介入運(yùn)營業(yè)務(wù)時(shí)的難易因素,使用人員對(duì)系統(tǒng)的信任等方面的問題。
(四)對(duì)ERP系統(tǒng)的實(shí)施理想化,急于求成
一些企業(yè)認(rèn)為ERP是萬能的,希望將原來手工操作管理及業(yè)務(wù)上的缺陷通過ERP來改變,因此急于求成,希望在短期內(nèi)完成系統(tǒng)的實(shí)施,認(rèn)為只要上了ERP馬上就可以將原來業(yè)務(wù)上不能解決的問題全部利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)解決了,以為可以將ERP系統(tǒng)作為企業(yè)運(yùn)營管理的全權(quán)代理。
(五)將ERP看作簡單人工流程的復(fù)制
將ERP系統(tǒng)的實(shí)施看作了簡單人工流程的復(fù)制,而不根據(jù)ERP系統(tǒng)實(shí)施進(jìn)行組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整和業(yè)務(wù),流程的重組。 ERP系統(tǒng)作為數(shù)據(jù)庫管理信息系統(tǒng)的重要應(yīng)用,系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)流程既要符合國際、國家的相關(guān)法律和規(guī)定, 又要有嚴(yán)密的數(shù)據(jù)邏輯關(guān)聯(lián)關(guān)系,同時(shí)要滿足企業(yè)核心業(yè)務(wù)處理的支撐需要。簡單人工流程的復(fù)制,不但難以發(fā)揮出系統(tǒng)的運(yùn)營優(yōu)點(diǎn),比如實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享、保持?jǐn)?shù)據(jù)一致性,業(yè)務(wù)處理的集成和簡化,還會(huì)造成業(yè)務(wù)處理冗余,甚至將手工處理業(yè)務(wù)中的漏洞和弊端帶入系統(tǒng)中。
(六)數(shù)據(jù)信息不準(zhǔn)確規(guī)范
ERP是一種集成的管理信息系統(tǒng),要進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)信息處理,這就要求數(shù)據(jù)必須有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),同時(shí)要做到準(zhǔn)確無誤。但目前一些企業(yè)在實(shí)施ERP時(shí)對(duì)先期數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足,后期又沒有做到及時(shí)補(bǔ)充,使企業(yè)的各項(xiàng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不完整、不準(zhǔn)確,一些數(shù)據(jù)重復(fù)而沒有效率,無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性,系統(tǒng)數(shù)據(jù)形成信息孤島,難以給 ERP 的實(shí)施以及項(xiàng)目完成后的評(píng)價(jià)工作以有力的支持。
三、制造業(yè)企業(yè)實(shí)施ERP管理信息系統(tǒng)的對(duì)策分析
(一)結(jié)合企業(yè)未來發(fā)展規(guī)劃選擇系統(tǒng)
系統(tǒng)選型實(shí)施前企業(yè)要規(guī)劃出未來業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)模和發(fā)展方向,主營業(yè)務(wù)運(yùn)行方式,明確系統(tǒng)對(duì)企業(yè)核心業(yè)務(wù)支撐處理的重點(diǎn)方面。這樣才能夠選擇合適的、符合未來自身發(fā)展規(guī)模、適合自身行業(yè)和特點(diǎn)的、對(duì)企業(yè)核心業(yè)務(wù)能夠起到較好支撐作用的ERP系統(tǒng),從而在ERP 系統(tǒng)實(shí)施后,使企業(yè)管理體現(xiàn)出一種“人盡其能, 物盡其用,才盡其職”的管理目標(biāo)。在ERP系統(tǒng)實(shí)施中要將系統(tǒng)和運(yùn)營業(yè)務(wù)有機(jī)的結(jié)合起來,以系統(tǒng)對(duì)公司重點(diǎn)業(yè)務(wù)運(yùn)營需求的支撐為突破口,通過逐步完善的方式,最終實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)和企業(yè)自身共同發(fā)展的目標(biāo)。
(二)結(jié)合中國國情、企業(yè)特征選擇系統(tǒng)
國外有許多好的管理軟件,也有許多成功的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),但有些經(jīng)驗(yàn)?zāi)玫街袊鴣砗蟛⒉贿m用,一些企業(yè)就是勉強(qiáng)使用了效果也不理想。究其原因,主要是中國的企業(yè)管理水平和現(xiàn)狀很難與國外軟件的標(biāo)準(zhǔn)管理模式相融合。因此企業(yè)在選擇ERP管理軟件的時(shí)候必須充分考慮中國國情,根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況選用適于本企業(yè)發(fā)展的管理軟件,并要求軟件公司根據(jù)企業(yè)的需要進(jìn)行修改,而后通過試運(yùn)行檢驗(yàn)軟件的可行性,針對(duì)發(fā)生的問題隨時(shí)進(jìn)行完善。
(三)分清主次,分階段實(shí)施
ERP系統(tǒng)是一套借助于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的先進(jìn)的管理信息系統(tǒng)。不同行業(yè)、不同規(guī)模的企業(yè),所選ERP系統(tǒng)的架構(gòu)大小有所不同,實(shí)施規(guī)模有所不同、重點(diǎn)處理業(yè)務(wù)方向也有所不同。既要考慮企業(yè)今后長遠(yuǎn)發(fā)展,又要分析找出企業(yè)近期最迫切需要解決的問題。而對(duì)企業(yè)可以通過ERP系統(tǒng)解決的問題,也應(yīng)分清輕重緩急,分階段實(shí)施,制定出總體目標(biāo)和階段目標(biāo)。
(四)客觀正確認(rèn)識(shí)ERP管理信息系統(tǒng)
ERP系統(tǒng)只是在企業(yè)現(xiàn)代化管理中所運(yùn)用的一種高級(jí)工具及手段,并不能全權(quán)代替現(xiàn)實(shí)的企業(yè)管理。而且,ERP系統(tǒng)的實(shí)施是一項(xiàng)長期而復(fù)雜的工作,實(shí)施ERP的企業(yè)不能苛求一步到位、快速完成。因?yàn)镋RP系統(tǒng)的安裝首先需要先期的調(diào)研、規(guī)劃、設(shè)計(jì),由設(shè)計(jì)人員對(duì)項(xiàng)目的范圍、成本和時(shí)間框架進(jìn)行構(gòu)想和評(píng)估;其次是中期的數(shù)據(jù)錄入、調(diào)配,企業(yè)要將大量的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到新的系統(tǒng)中,在這一過程中,設(shè)計(jì)管理人員還要針對(duì)出現(xiàn)的問題對(duì)軟件進(jìn)行修改,以達(dá)到最適合企業(yè)的需求狀態(tài);另外在系統(tǒng)完成之前還要先使用虛擬數(shù)據(jù)對(duì)其進(jìn)行測試,以便整個(gè)系統(tǒng)能夠良性運(yùn)轉(zhuǎn)。這些工作每一項(xiàng)都需要很長的時(shí)間,而且在正式運(yùn)行后還會(huì)隨著企業(yè)、市場的變化而逐步調(diào)整。
(五)進(jìn)行合理的流程優(yōu)化再造
企業(yè)流程重組的實(shí)質(zhì)應(yīng)包括:以顧客需求為中心,符合企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)和發(fā)展戰(zhàn)略,并對(duì)企業(yè)經(jīng)營過程、組織管理模式和運(yùn)行機(jī)制進(jìn)行根本重新考慮;圍繞著企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略,對(duì)企業(yè)經(jīng)營過程進(jìn)行根本性的反省和徹底的再設(shè)計(jì);應(yīng)該是利用信息技術(shù)及人與組織管理技術(shù)使企業(yè)績效產(chǎn)生巨大提高。因此在系統(tǒng)實(shí)施時(shí),要將業(yè)務(wù)流程和系統(tǒng)流程相結(jié)合,進(jìn)行合理的流程優(yōu)化再造。企業(yè)實(shí)行信息化建設(shè),流程調(diào)整是必需的,不作業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的企業(yè),ERP最終會(huì)失敗,就算勉強(qiáng)使用系統(tǒng), 也只不過是形成了一些信息孤島。ERP 中的信息實(shí)現(xiàn)了最小冗余和最大共享, 傳統(tǒng)需要幾步或幾個(gè)部門完成的工作,可能在 ERP 中一次就可以完成。ERP 軟件模塊雖然按功能劃分,但是每個(gè)模塊中的應(yīng)用程序并不限定在某個(gè)部門使用。這樣,企業(yè)就有可能和必要在業(yè)務(wù)流程和組織機(jī)構(gòu)方面加以調(diào)整和變革,實(shí)行流程再造。
(六)準(zhǔn)確、規(guī)范數(shù)據(jù)信息
ERP系統(tǒng)是一種數(shù)據(jù)信息集成的大型管理系統(tǒng),數(shù)據(jù)是系統(tǒng)得以良性運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ),因此準(zhǔn)確、規(guī)范的企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)對(duì)于 ERP 系統(tǒng)的實(shí)施非常重要。ERP的數(shù)據(jù)信息可以分為動(dòng)態(tài)信息和靜態(tài)信息,其中物料與產(chǎn)品信息、能力信息、財(cái)務(wù)信息、供需方信息、倉庫與貨位信息等為靜態(tài)信息,庫存信息、需求信息等為動(dòng)態(tài)信息,動(dòng)態(tài)信息一般在建立產(chǎn)品信息之后建立,而有些靜態(tài)信息本來就是企業(yè)的基礎(chǔ)工作,在系統(tǒng)實(shí)施前就可以著手準(zhǔn)備。但是一些數(shù)據(jù)信息可能會(huì)與現(xiàn)在企業(yè)管理所使用的信息有一定的差別,需要進(jìn)行改正加工,有的則需要分析后才能確定,因此規(guī)范準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)將會(huì)給企業(yè)帶來相當(dāng)大的工作量,但這卻是實(shí)現(xiàn)信息集成,使ERP信息系統(tǒng)得以順利實(shí)施的首要條件。
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