一、校園一卡通的系統(tǒng)功能概述
校園一卡通信息管理系統(tǒng)是針對學校的綜合管理而設(shè)計開發(fā)的。該系統(tǒng)綜合采用的IC卡技術(shù)及網(wǎng)絡通訊技術(shù),將銀行卡金融功能與校園卡校務管理功能融合在一起,由銀行與學校聯(lián)合發(fā)行校園卡,在學校范圍內(nèi)憑此卡就可以完成各種消費支付和身份識別,真正體現(xiàn) “一卡在手,走遍校園”。
校園一卡通的主要功能如下:
(一)具有電子錢包的功能
校園卡,以卡代幣、以卡代票、刷卡消費有機結(jié)合,通過校園卡內(nèi)的電子錢包,持卡人可以在校園內(nèi)任意消費網(wǎng)點以卡結(jié)算,滿足師生員工的校內(nèi)消費和費用繳納需要。
(二)多證合一的身份識別功能
校園卡將學生證表面印有持卡人身份標識,如學號或職工號、姓名、班級和照片,實現(xiàn)視覺身份識別。校園卡的IC芯片和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中存有持卡人的身份信息,實現(xiàn)校園內(nèi)的電子身份識別,從而可以取代各種證件(如學生證、工作證、圖書證、醫(yī)療證等)。
(三)與其他系統(tǒng)互通功能
對于數(shù)字化校園建設(shè)中的其他MIS系統(tǒng)、OA系統(tǒng),可以通過平臺預留的擴展接口實現(xiàn)與校園一卡通系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享。例如,與財務收費管理系統(tǒng)對接實現(xiàn)學費收取和各有關(guān)部門和學生本人對繳費情況查詢;與報賬系統(tǒng)對接,實現(xiàn)各項內(nèi)部管理控制的經(jīng)費、科研經(jīng)費使用情況查詢;與財務工資管理系統(tǒng)、公積金管理系統(tǒng)、個人收入系統(tǒng)對接,實現(xiàn)教職工對自己工資發(fā)放、公積金的繳納結(jié)余、當月收入、所得稅扣繳情況;與圖書館管理系統(tǒng)、電子閱覽室等系統(tǒng)的對接連通,實現(xiàn)圖書借閱、罰款的扣除情況等;與教務管理系統(tǒng)的對接,實現(xiàn)學生學籍注冊管理、教學資源使用控制;與后勤管理系統(tǒng)的對接,實現(xiàn)宿舍樓、學生公寓的用水、用電、洗浴等生活設(shè)施的控制管理等。
(四)銀行賬戶與電子錢包一機互通并實現(xiàn)財務統(tǒng)管
通過自助圈存、自動批量等多種方式實現(xiàn)持卡人與校園卡實時自助轉(zhuǎn)賬功能。支持學校對學生發(fā)放各種補貼,利用卡收取學生學雜費等。通過設(shè)立學校結(jié)算中心,對所有校區(qū)、商戶實現(xiàn)統(tǒng)一結(jié)算和管理,為學校財務管理提供更加科學、有效、安全、便捷的理財服務,實現(xiàn)各校區(qū)的財務統(tǒng)管。
二、校園一卡通對高校財務管理的影響
學校財務管理涉及全校日?；顒拥母鱾€環(huán)節(jié),與廣大教職員工和學生的切身利益息息相關(guān),校園一卡通的使用,給高校財務管理帶來新的變化,使得高校財務管理手段得到擴展和延伸。
(一)規(guī)范信息資源,提高財務管理水平
以往由于學校規(guī)模大,機構(gòu)復雜,存在數(shù)據(jù)來源渠道多,各部門統(tǒng)計口徑不一致,信息傳遞靠手工等原因,提供給財務的信息質(zhì)量影響財務核算與分析。校園一卡通在校園卡系統(tǒng)的基礎(chǔ)上,把校內(nèi)各部門的業(yè)務管理子系統(tǒng)的信息統(tǒng)一管理,各部門信息共享,統(tǒng)一分配系統(tǒng)管理權(quán)限,可以在校園網(wǎng)上直接收集分散于各部門的基礎(chǔ)業(yè)務信息。由于實現(xiàn)了信息互聯(lián)和共享,提高了會計原始數(shù)據(jù)采集的及時性、準確性。一卡通工程通過基礎(chǔ)信息收集的分散化管理,數(shù)據(jù)處理的集中化管理,避免了財務管理中的重復性勞動,節(jié)省會計原始數(shù)據(jù)收集的成本,加快了學校財務管理信息化建設(shè),提高了工作效率,提升了學校財務管理水平。
(二)規(guī)范了校內(nèi)收費管理,堵塞了財務漏洞
校園卡的電子支付功能,使學校內(nèi)的現(xiàn)金流量大大減少,校內(nèi)的各種經(jīng)營機構(gòu)不再收取現(xiàn)金,所有的收入均應通過校園卡中心結(jié)算賬戶,直接轉(zhuǎn)入相應的賬戶。這樣一來,在規(guī)范學校內(nèi)收費管理的同時,還杜絕了收款不上交、坐收坐支、私自挪用、私設(shè)小金庫等現(xiàn)象,堵塞了財務漏洞,規(guī)范了校內(nèi)經(jīng)濟秩序,促進了黨風廉政建設(shè)。
(三)改進了財務管理方式,提高財務管理效率
校園一卡通包括金融卡部分,每個校園卡的用戶都將擁有自己的個人銀行賬戶,學費的收繳可以方便地由傳統(tǒng)的學生交現(xiàn)金方式轉(zhuǎn)變?yōu)殂y行代扣方式,提高了學費收取的效率。學宿費難以收回是學校目前面臨的問題之一,由于實現(xiàn)了系統(tǒng)之間信息對接,還可通過校園一卡通工程中的教務管理、后勤管理等子系統(tǒng),對于無正當理由惡意欠費的學生,無法進行學籍注冊、成績登錄及其他活動等,通過“被動方式”提高學生交費的主動性,確保學校及時收回資金,緩解惡意拖欠學雜費的問題,減輕了高校經(jīng)費緊張的壓力。教職工工資、課酬、各種補助的發(fā)放、學生獎、助學金、勤工助學金、貸款以及各種補貼的發(fā)放也可以直接劃入一卡通賬戶,免除了發(fā)放現(xiàn)金的煩瑣。
(四)靈活的繳費方式,改善了財務服務的質(zhì)量
校園一卡通平臺因為借助了強大的計算機網(wǎng)絡技術(shù),把繁雜的財務數(shù)據(jù)交由計算機處理,使財務管理實現(xiàn)了從事后到實時的轉(zhuǎn)變,繳費的方式也靈活多樣。以學生收費管理為例,借助校園一卡通平臺,極大地簡化了繳費流程,財務處利用網(wǎng)上銀行發(fā)送收費信息和指令,實現(xiàn)代扣代繳,并且實時將學生的繳費、欠費信息通過網(wǎng)絡平臺實時反饋,實現(xiàn)了學生繳費的實時管理;校園一卡通平臺提供了24小時不間斷的自助繳費服務,欠費學生可以在任何時間到校園內(nèi)的自助繳費終端上繳納欠費,還可以在學校、家里或任何一個可以連上校園一卡通服務器的地方,方便地查詢到欠費和學費繳納信息,打破了學生收費管理時間和空間的限制。同時,校園卡的身份認證和在校園卡中保存的相關(guān)財務信息,可以為用戶提供一種可靠的身份、權(quán)限范圍的認證,從而大大提高財務信息查詢系統(tǒng)的安全性,為 “財務信息綜合查詢系統(tǒng)”提供了新的安全保障,大大改善財務服務的質(zhì)量。
(五)實現(xiàn)全員財務管理,降低辦學成本
長期以來,各部門控制的各項經(jīng)費、課題組的科研經(jīng)費的使用情況,都到財務處查詢,人員多、頻次高,給財務處增加很大的工作量。實施一卡通工程后,管理者通過校園一卡通平臺提供的24小時不間斷的自助服務,在學校、家里或任何一個可以連上校園一卡通服務器的地方,方便地查詢到相關(guān)的財務信息,極大地方便了廣大教職工,調(diào)動了全員理財?shù)姆e極性,減輕了財務人員的工作量。另外學生宿舍水電費支出的控制與管理存在難度,實施一卡通工程后,學生用電用水實行刷卡消費,實踐證明,電和水得到行之有效控制。一卡通工程實施后人人參與了管理,對學校的增收節(jié)支發(fā)揮了很大的作用,大大降低辦學成本。
三、 進一步完善一卡通條件下的高校財務管理工作
一卡通是信息時代高校的必然產(chǎn)物,這種有著良好經(jīng)濟效益和社會效益的電子信息產(chǎn)品,必將迎來更廣闊的發(fā)展前景。為規(guī)避風險、趨利避害,進一步發(fā)揮一卡通在財務管理工作中的作用。
(一)與現(xiàn)有的財務管理系統(tǒng)對接,需加強財務信息化建設(shè)
校園一卡通的使用對財務信息化建設(shè)影響較大,為滿足校園卡應用的要求,需要對原有的財務數(shù)據(jù)格式進行修改,一方面滿足一卡通系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換的需要;另一方面,方便與學校其他部門管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換。
(二)應高度重視網(wǎng)絡安全和財務的安全控制
校園一卡通高頻次的消費,雖然現(xiàn)在網(wǎng)絡技術(shù)比較成熟,但在校園一卡通的建設(shè)過程中,由于設(shè)計、財力、系統(tǒng)管理等因素影響,大規(guī)模的系統(tǒng)、分布式應用和廣泛的網(wǎng)絡接點,對校園一卡通系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性提出嚴峻挑戰(zhàn),如計算機病毒的防治,黑客攻擊等。使用一卡通加強財務管理時,要對傳統(tǒng)的財務內(nèi)部控制做相應補充,權(quán)限設(shè)置要合理。財務部門要加強系統(tǒng)管理人員的管理,安全管理崗位定期輪換、培訓,建立健全校園卡的各項規(guī)章制度等。
(三)對圈存資金的加強管理和監(jiān)督
圈存資金就是一卡通持卡人通過指定的圈存方式,將現(xiàn)金和存款轉(zhuǎn)移并歸集到一卡通結(jié)算賬戶內(nèi),用于進行一卡通消費與結(jié)算的資金。本系統(tǒng)采用的是先充值后消費的形式,因此形成一筆數(shù)目龐大的校園卡圈存資金。校園卡的圈存資金主要源自高校教職工和學生,因此,應由學校的資金管理委員會定期對圈存資金管理情況進行檢查;對大筆資金需?？顚Ｓ?使用進行討論審批,使用情況跟蹤、調(diào)查。
總之,校園一卡通是信息時代高校的必然產(chǎn)物,尤其是在網(wǎng)絡技術(shù)迅猛發(fā)展的今天,這種有著良好的經(jīng)濟效益和社會效益的電子信息產(chǎn)品必將迎來更為廣闊的發(fā)展前景。應當相信,隨著我國電子科技的迅猛發(fā)展,電子信息系統(tǒng)日趨健全,校園一卡通所面臨的問題會迎刃而解,安全性能也必然會逐步增強。高校率先使用校園一卡通則是理順財務關(guān)系,強化財務管理,降低管理成本,提高工作效率,增強管理水平的最佳選擇。
【參考文獻】
[1] 袁新輝. 校園卡對高校財務管理的影響淺析[J]. 事業(yè)財會,2002,(7).
