一、會計信息系統(tǒng)與計劃職能的融合
目前,我國大中型企事業(yè)單位都實現(xiàn)了辦公的計算機管理,但只是淺層次的完成了會計核算電算化替代手工記賬,會計電算化的基本要求還未達到,距會計信息系統(tǒng)的建設目標尚遠,更不用說實現(xiàn)會計信息化管理了。與此同時,企業(yè)管理學理論中的計劃、組織、領導、控制四大職能已經(jīng)日臻完善,其中計劃職能更是排在企業(yè)管理學中的首位,貫穿企業(yè)運行的各個方面。因此,在會計信息系統(tǒng)的開發(fā)分析和研究過程中始終以管理學中的計劃職能作為會計信息系統(tǒng)實現(xiàn)的導向具有重要意義,因為只有會計信息系統(tǒng)與管理學水平達到相對應的層次,會計信息系統(tǒng)的全局策略才可能被合理的制定、規(guī)劃和實施,管理學的應用更是貫穿于會計信息系統(tǒng)實現(xiàn)的各個方面。
二、計劃職能作用理論對會計信息系統(tǒng)的指導方法
1、計劃職能的作用之一:通過清楚地確定目標和如何實現(xiàn)目標,為企業(yè)管理行動提供行動路線圖,減少不確定性和模糊性,并對有限資源做出合理的分配。會計信息系統(tǒng)已經(jīng)清晰地定義了其目標:“數(shù)出一門、信息共享”。但怎樣建立以計算機技術、數(shù)據(jù)庫技術和網(wǎng)絡技術等為基礎的基本工具,對單位業(yè)務流、資金流、信息流和工作流進行管理與核算的信息系統(tǒng),即如何實現(xiàn)目標還需要做出具體的規(guī)劃。如會計信息系統(tǒng)對業(yè)務管理活動的手段是原始單據(jù),如購銷發(fā)票、收款單、付款單、入庫單、出入庫單等。通過以計算機內的原始單據(jù)作為紐帶,不斷傳遞、接收、再現(xiàn)和保存各種業(yè)務數(shù)據(jù),形成全面嚴密的信息網(wǎng),并模擬、指導、規(guī)范和監(jiān)控業(yè)務活動中瞬時的或無形的經(jīng)濟業(yè)務流轉軌跡,從而達到對企業(yè)物流、資金流、信息流和工作流,即資源流的實時管理。
此外,掌握會計信息系統(tǒng)的結構和功能,應用會計信息系統(tǒng)管理精英,對于會計信息系統(tǒng)目標確定和目標實現(xiàn)也是極其重要的。會計信息系統(tǒng)主要包括以下子系統(tǒng):賬務處理子系統(tǒng)、工資核算子系統(tǒng)、固定資產(chǎn)核算子系統(tǒng)、材料核算子系統(tǒng)、成本核算子系統(tǒng)、銷售核算子系統(tǒng)、報表管理子系統(tǒng),同時還包括具有管理會計職能的財務分析子系統(tǒng)、預測決策子系統(tǒng)、資金管理分析子系統(tǒng)以及內部經(jīng)濟核算管理分析子系統(tǒng)等。熟練運用這些子系統(tǒng)進行計劃、組織、管理和控制,最終實現(xiàn)信息的共享和預測,是實現(xiàn)目標的重要環(huán)節(jié)。
2、計劃職能的作用之二:通過清楚地說明任務和目標之間的關系,制定出指導日常決策的原則,并培養(yǎng)計劃執(zhí)行者的主人翁精神和責任感。目前,會計信息系統(tǒng)的功能是不斷完善的,完善過程中必然會出現(xiàn)各功能系統(tǒng)之間的功能差異界限模糊化和部分重疊的現(xiàn)象。大量數(shù)據(jù)信息是已被采集并存在于數(shù)據(jù)庫中的,但是由于傳統(tǒng)軟件特定功能的限制,使得這些信息并不能根據(jù)用戶的真正服務需求達到有效利用,任務和目標的關系不明確造成任務分工不明確,目標難以達到,經(jīng)營效率低下,重復性和浪費性的活動不減反增。企業(yè)戰(zhàn)略的下行貫徹與企業(yè)內部的信息透明度和共享度密切相關,由于各部門之間的業(yè)務操作關系,導致企業(yè)內部必然存在相互的信息不對稱現(xiàn)象和信息的主觀選擇性供給問題。同時,隨著企業(yè)規(guī)模的擴大,許多原來手工環(huán)境下由不同個體分別完成的業(yè)務處理環(huán)節(jié)集中由計算機統(tǒng)一處理,又出現(xiàn)了難以形成手工會計系統(tǒng)下的相互牽制、相互制約問題。這樣導致的權責利不對等必然無法激勵員工,同時也會對企業(yè)會計信息系統(tǒng)控制實施構成威脅。
以上情況的出現(xiàn)不是偶然的,這就要求會計信息系統(tǒng)自身是一個協(xié)調完善的有機體,而實現(xiàn)這一階段目標需要專業(yè)技術部門根據(jù)企事業(yè)自身的具體情況購買配備或自主研發(fā)、構建和完善并最終形成適合企業(yè)規(guī)范、決策和發(fā)展的會計信息系統(tǒng)。同時需要建立內部網(wǎng)絡連接,加強部門之間信息的交流與共享,解決信息不對稱、內部控制機制難以實現(xiàn)的問題,在組織規(guī)范系統(tǒng)本身的基礎上協(xié)調企事業(yè)單位的各項活動。
3、計劃職能的作用之三:借助計劃可克服由于資源的短缺、未來情況的不確定性所帶來的困難,使本來難以實現(xiàn)的或者難以有效實現(xiàn)的目標得以實現(xiàn),使管理者預見到行動的結果。計劃職能考慮到了企業(yè)未來行動可能出現(xiàn)的各種結果,同樣會計信息系統(tǒng)也需要包羅各種企業(yè)決策有用的信息,如企業(yè)主頁被訪問次數(shù)、外部使用者對財務報表的關注點、客戶滿意程度、市場價格信息,尤其是企業(yè)所持有證券的價格信息等,而不是僅限于收集基于會計事項的企業(yè)部分業(yè)務活動信息,只有達到此項標準,企業(yè)未來突發(fā)事項的不確定性才能更好地得以預測和控制。因為信息在企業(yè)管理中的作用日趨重要,網(wǎng)絡環(huán)境促使的信息存儲高度集中、單位時間傳遞的信息量提高,所以企業(yè)的運營管理越來越依賴會計信息系統(tǒng)。
此外,對于會計信息系統(tǒng)能否正確地發(fā)揮其預期功能,實現(xiàn)企業(yè)績效提升的目標不僅要考慮會計信息系統(tǒng)的各子系統(tǒng)開發(fā)水平,更要關注系統(tǒng)內部各項軟資源的作用是否能夠得到有效發(fā)揮,如系統(tǒng)化管理思想的應用和會計信息系統(tǒng)開發(fā)中人力資源與各子系統(tǒng)的有效整合等。對會計信息系統(tǒng)而言,軟資源環(huán)境屬于不可控的環(huán)境因素,對系統(tǒng)功能的實現(xiàn)和效用的發(fā)揮具有一定的約束作用。由此看來,在企業(yè)運用會計信息系統(tǒng)時,必須事先做出完整的規(guī)劃,能夠充分考慮各個因素對會計信息系統(tǒng)的影響,這樣才能盡快克服和解決不確定因素對會計信息系統(tǒng)的影響。
4、計劃職能的作用之四:其設立的目標和標準是為了以后實施控制。會計信息系統(tǒng)如果達到了特定的自我協(xié)調與完善的標準,也可以做到無形的控制。在市場經(jīng)濟環(huán)境下,通過資金籌集和運作謀求效益的最大化永遠是企業(yè)管理與控制的主旋律,但由于會計系統(tǒng)運行機制和運行環(huán)境的變化,控制的側重點、控制的內容與方法不可避免地會發(fā)生裂變,并且這種影響將會在較長時期內發(fā)生作用。企業(yè)原有的會計控制制度會消失、弱化,最終轉變?yōu)榫W(wǎng)絡經(jīng)濟環(huán)境下的控制。因為網(wǎng)絡經(jīng)濟環(huán)境下的會計信息系統(tǒng)需要實現(xiàn)遠程處理、查詢、網(wǎng)上支付等功能,需要信息的進一步開放與共享,而開放與共享將增加安全控制的難度。這就需要建立新的控制機制,如會計信息資源控制、資金安全控制、系統(tǒng)開發(fā)控制、系統(tǒng)維護控制、系統(tǒng)應用控制等。
三、結束語
計劃職能理論作為管理學的基礎理論,對企事業(yè)單位各項活動的指導規(guī)范作用是不言而喻的,因此也是值得我們進行深度研究和借鑒的,以計劃職能為基礎來討論作為企事業(yè)單位各項工作與部門、信息與溝通的銜接鏈條,以及具有全面監(jiān)控作用的會計信息系統(tǒng)是具有初步探索思維的,但其深層次的融合還需進一步的探討研究。
(作者單位:山東財政學院會計學院)
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