為了保證醫(yī)院藥品財(cái)產(chǎn)的安全,防止舞弊行為的發(fā)生,促進(jìn)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的健康發(fā)展,藥品會(huì)計(jì)從保證醫(yī)院資產(chǎn)安全完整和會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性、可靠性入手,用一整套科學(xué)的管理手段和獨(dú)立的核算方法,建立以會(huì)計(jì)為中心,覆蓋醫(yī)院經(jīng)營管理各個(gè)環(huán)節(jié)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制體系,真正做到了賬賬相符(即藥品支出額與財(cái)務(wù)收入相符),賬實(shí)相符(即藥品賬與實(shí)物相符)通過數(shù)量控制、實(shí)物控制,規(guī)范醫(yī)院會(huì)計(jì)行為,確保醫(yī)院藥品資產(chǎn)的安全、完整。建立采購與驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理制度,對(duì)驗(yàn)收程序做出明確規(guī)定,加強(qiáng)采購計(jì)劃、驗(yàn)收入庫單、采購發(fā)票等原始憑證的相互核對(duì)工作。同時(shí),對(duì)藥品的出庫、消耗、盤存管理也制定了相應(yīng)的內(nèi)部控制措施,確保藥品管理流程的合理性。
一、嚴(yán)格把關(guān),加強(qiáng)藥品管理
藥品是醫(yī)院為了開展醫(yī)療活動(dòng)而儲(chǔ)存的各類藥品,藥品管理要嚴(yán)格執(zhí)行《藥品管理法》、藥品價(jià)格政策和職工基本醫(yī)療保險(xiǎn)制度的有關(guān)規(guī)定,遵循“計(jì)劃采購、定額管理、加速周轉(zhuǎn)、保證供應(yīng)”的原則,努力把好藥品的質(zhì)量關(guān),并制定相應(yīng)的藥品管理制度。結(jié)合我院的實(shí)際情況,成立了招標(biāo)采購辦公室和物流中心,招標(biāo)采購辦公室負(fù)責(zé)醫(yī)院衛(wèi)材、藥品及固定資產(chǎn)的招標(biāo)采購,規(guī)范了藥品的采購流程,減少了中間環(huán)節(jié),減少了藥品價(jià)格虛高的現(xiàn)象,節(jié)約了成本。物流中心的一部分職責(zé)是負(fù)責(zé)全院的藥品及公用藥如酒精、碘酊等公用藥的存貯、發(fā)出、藥品的質(zhì)量控制及特殊藥品的管理工作,以保證臨床用藥的供應(yīng)等等。搞好醫(yī)院藥品的存貯,是有效開展醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的重要基礎(chǔ)。用最低成本、最優(yōu)方法來存貯最優(yōu)品質(zhì)、最佳數(shù)額的藥品,來滿足醫(yī)院各科室良好的運(yùn)行需要,為了減少藥品的積壓,避免藥品過期失效,加快流動(dòng)資金周轉(zhuǎn),藥品“零庫存”管理就顯得尤其重要,必須加強(qiáng)管理。藥品消耗占醫(yī)院各種物資消耗的比重最大,藥品的儲(chǔ)備和周轉(zhuǎn)是醫(yī)院資金運(yùn)動(dòng)的重要組成部分,而通過藥品資金的周轉(zhuǎn)給醫(yī)院帶來的藥品加成收入是醫(yī)院主要業(yè)務(wù)收入的來源之一。
二、規(guī)范藥品的核算管理流程
規(guī)范藥品的核算管理流程,首先應(yīng)該加強(qiáng)認(rèn)識(shí),這不僅是醫(yī)院財(cái)務(wù)部門的事情,還涉及招標(biāo)辦、物流中心及臨床科室等多個(gè)部門,藥庫、藥房、財(cái)務(wù)、臨床科室之間相互監(jiān)督,各負(fù)其責(zé)。對(duì)藥品的采購、入庫、領(lǐng)用調(diào)撥、報(bào)損、消耗等要按規(guī)定程序辦理有關(guān)手續(xù),必要時(shí)需報(bào)請(qǐng)?jiān)侯I(lǐng)導(dǎo)簽字,會(huì)計(jì)方可準(zhǔn)確進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。藥品會(huì)計(jì)應(yīng)每月編制藥房藥品進(jìn)銷存明細(xì)表,結(jié)合自身醫(yī)院實(shí)際分為西藥和中藥(包括中成藥和中草藥),并按期與財(cái)務(wù)部門的有關(guān)收入賬進(jìn)行核對(duì),做到賬賬相符、賬實(shí)相符。以我院為例,藥品按性質(zhì)分為西藥、中成藥、中草藥3類,藥房也按分工的不同分為住院西藥房、中藥房、門診西藥房和中藥房,以及社區(qū)衛(wèi)生所藥房(隨著“大病進(jìn)醫(yī)院,小病進(jìn)社區(qū)”號(hào)召的提出,社區(qū)衛(wèi)生所應(yīng)運(yùn)而生)。住院病人在住院藥房領(lǐng)取藥品(中、西藥),主要形式為記賬;門診病人在門診藥房領(lǐng)取藥品(中、西藥),主要形式為支付現(xiàn)金或使用醫(yī)?？?。每個(gè)月月末,地段藥房負(fù)責(zé)人根據(jù)藥房實(shí)際收支,上報(bào)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),藥品會(huì)計(jì)進(jìn)行審核,并與財(cái)務(wù)部門藥品收入賬進(jìn)行核對(duì),準(zhǔn)確無誤后方可進(jìn)行財(cái)務(wù)核算。對(duì)住院藥房和門診藥房,藥品會(huì)計(jì)則根據(jù)藥品管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理,形成在藥庫、藥房、財(cái)務(wù)、臨床科室之間相互聯(lián)系、相互制約、相互監(jiān)督,確保藥品管理業(yè)務(wù)得到有效控制的局面。
醫(yī)院對(duì)藥品的核算要制定相應(yīng)的管理制度,我院的工作比較特殊,為了保證臨床和門診病人用藥的供應(yīng),對(duì)液體和麻醉藥品以及常用藥品實(shí)行當(dāng)月結(jié)賬,對(duì)不常用或用量極少的藥品實(shí)行3個(gè)月一結(jié)賬,減少資金占用。建立健全藥品出入庫制度,提高內(nèi)部控制意識(shí),抓住藥品采購、入庫、保管、出庫、領(lǐng)用等環(huán)節(jié),同時(shí),通過信息化系統(tǒng)加強(qiáng)管理,設(shè)置每個(gè)崗位的人員經(jīng)過授權(quán)只能按照所授予的權(quán)限進(jìn)行操作,對(duì)每一個(gè)功能模塊都設(shè)置操作權(quán)限和密碼,防止非法操作和越權(quán)操作,以確保經(jīng)濟(jì)信息和會(huì)計(jì)信息的及時(shí)、準(zhǔn)確、可靠與可驗(yàn)證性。
1、藥品采購。藥品采購首先要查詢供貨單位的質(zhì)量狀況,是否具備三證,即“合格證”、衛(wèi)生行政部門頒發(fā)的“許可證”、工商管理部門頒發(fā) “營業(yè)執(zhí)照”,然后從多種渠道了解該企業(yè)信譽(yù)狀況。藥品采購人員應(yīng)有高度的責(zé)任感,緊密配合臨床用藥,有計(jì)劃地采購藥品,我院根據(jù)自身需要,成立了招標(biāo)采購辦公室,加強(qiáng)了藥品采購的透明度,減少了中間環(huán)節(jié),節(jié)約了采購成本。
2、入庫管理。藥品的購入必須建立健全入庫手續(xù),藥品入庫時(shí),藥庫保管員應(yīng)對(duì)藥品的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、供應(yīng)商、廠商、生產(chǎn)批號(hào)等與采購計(jì)劃和發(fā)票逐一進(jìn)行核對(duì),藥品會(huì)計(jì)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督,對(duì)不符合規(guī)定的和臨近有效期的藥品拒絕驗(yàn)收入庫,并及時(shí)進(jìn)行退換處理。驗(yàn)收合格后,由藥品會(huì)計(jì)輸入微機(jī),如有調(diào)價(jià)事宜,據(jù)有關(guān)文件進(jìn)行調(diào)價(jià),并負(fù)責(zé)通知各藥房相關(guān)負(fù)責(zé)人,并負(fù)責(zé)藥品轉(zhuǎn)換量的計(jì)算:(因我單位實(shí)行的是藥品入藥庫是按盒為劑量,調(diào)撥出庫到藥房是按最小轉(zhuǎn)換量發(fā)放),按照發(fā)票或隨貨同行入賬,并打印藥品入庫單,月末由藥品會(huì)計(jì)和庫房保管員共同簽字后連同發(fā)票或隨貨同行交領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)蓋章后,由藥品會(huì)計(jì)將核對(duì)無誤的發(fā)票、入庫單匯總、加蓋藥品會(huì)計(jì)審核章后交財(cái)務(wù)科,財(cái)務(wù)科據(jù)以入賬。
3、出庫管理。藥品的領(lǐng)用必須建立健全藥品出庫領(lǐng)用手續(xù),各藥房及各科室應(yīng)當(dāng)提前填寫藥品請(qǐng)領(lǐng)單交由負(fù)責(zé)藥品采購的人員。領(lǐng)用藥品時(shí),藥品會(huì)計(jì)應(yīng)根據(jù)各個(gè)藥房領(lǐng)用藥品的數(shù)量和規(guī)格打印藥品出庫單,并由倉庫保管人現(xiàn)場(chǎng)清點(diǎn)無誤后與藥品領(lǐng)用人共同簽字后方可領(lǐng)藥。藥品會(huì)計(jì)通過微機(jī)管理信息系統(tǒng)進(jìn)行出庫管理,原則上采用“先進(jìn)先出法”,并遵循有效期在前的先發(fā)出,確?；颊哂盟幍陌踩退帋焖幤返暮怂愎芾怼?
4、調(diào)價(jià)、報(bào)損管理。如遇藥品價(jià)格調(diào)整,藥品保管員應(yīng)及時(shí)清點(diǎn)調(diào)價(jià)藥品的數(shù)量,而藥品會(huì)計(jì)應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家物價(jià)部門的通知,結(jié)合本院經(jīng)營情況,確定應(yīng)調(diào)價(jià)的品種進(jìn)行調(diào)價(jià),并及時(shí)通知各個(gè)藥房進(jìn)行核對(duì)。如果藥品報(bào)損,藥品保管員也應(yīng)及時(shí)填寫藥品報(bào)損單,交由分管院長簽字后,由藥品會(huì)計(jì)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督,方可進(jìn)行報(bào)損處理。
5、藥品“零庫存”管理。藥品“零庫存”管理可使庫存壓縮到最低限度,所需采購的品種和數(shù)量都相應(yīng)減少,從而減少因庫存量大而占用較多資金的現(xiàn)象。提高了藥品庫存管理水平,降低了成本、節(jié)約了資源。財(cái)務(wù)管理中的ABC分類法正是藥品“零庫存”管理的最佳方法。這個(gè)方法概括起來就是:分清主次,分類管理。ABC分析法用于庫存管理,是庫存物資按品種多少和資金占用額的大小進(jìn)行分類。醫(yī)院藥品種類繁多,有的藥品盡管品種數(shù)量很少,但金額巨大,如果管理不善,將給醫(yī)院造成極大的損失。相反,有的藥品雖然品種數(shù)量繁多,但金額微小。因此,醫(yī)院很有必要對(duì)藥品分成ABC類進(jìn)行嚴(yán)加管理。A類藥品的特點(diǎn)是金額巨大,但品種數(shù)量較少,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格管理、重點(diǎn)管理、嚴(yán)格控制;B類藥品金額一般,品種數(shù)量相對(duì)較多;C類藥品品種數(shù)量繁多,但價(jià)值金額卻很小,對(duì)于這類藥品應(yīng)當(dāng)一般管理、一般控制。三類藥品的金額比重大致為70%、20%和10%。而品種數(shù)量比重大致為10%、20%和70%。通過對(duì)藥品進(jìn)行ABC分類,可以使醫(yī)院分清主次,采取相應(yīng)的對(duì)策進(jìn)行有效的管理和控制。
6、盤存管理。藥品盤點(diǎn)是藥品核算管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié),必須定期進(jìn)行,我院藥庫每月月末對(duì)藥品進(jìn)行一次全面的盤點(diǎn)。藥品會(huì)計(jì)根據(jù)打印的庫存價(jià)目表與藥庫藥品管理人員全面核對(duì)實(shí)物,對(duì)盤盈、盤虧的藥品要如實(shí)填寫藥品盤盈盤虧表,并對(duì)盤盈盤虧的原因做出書面說明,由藥庫領(lǐng)導(dǎo)簽字報(bào)請(qǐng)分管院長審核核準(zhǔn)后,財(cái)務(wù)科據(jù)以入賬。藥品的盤點(diǎn)工作量大,藥品會(huì)計(jì)要不定期地根據(jù)藥品庫存價(jià)目表和藥品進(jìn)銷存表抽查核對(duì)藥品的庫存量,以加強(qiáng)藥品盤點(diǎn)工作的準(zhǔn)確率。按規(guī)定及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理,充分發(fā)揮財(cái)務(wù)人員在物資清查中的作用,真正起到藥品會(huì)計(jì)核算監(jiān)督的作用,保證醫(yī)院藥品財(cái)產(chǎn)的完整。
每月月末,藥品會(huì)計(jì)要進(jìn)行會(huì)計(jì)報(bào)表工作:根據(jù)藥庫、藥房藥品賬賬、賬實(shí)核對(duì)無誤后,藥品會(huì)計(jì)要編制藥品進(jìn)銷存月報(bào)表,(藥品期初余額+本月購入藥品增加發(fā)生額+藥品調(diào)價(jià)發(fā)生額-藥品出庫發(fā)生額=藥品本期期末庫存金額),與財(cái)務(wù)科主管人員對(duì)賬。
藥品是醫(yī)院資產(chǎn)的重要組成部分,隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,醫(yī)療體制的不斷改革和完善,藥品會(huì)計(jì)的作用日益凸現(xiàn)。因此,確保藥品質(zhì)量,嚴(yán)格控制藥品消耗,切實(shí)管理好藥品是財(cái)務(wù)管理的重要工作之一。加強(qiáng)藥品采購、領(lǐng)用、庫存等環(huán)節(jié)的管理及財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算,有效地規(guī)范藥品管理核算流程對(duì)于確實(shí)保證醫(yī)院資產(chǎn)的安全完整、加速資金周轉(zhuǎn)、降低消耗、提高經(jīng)濟(jì)效益起著重要作用。醫(yī)院應(yīng)增強(qiáng)衛(wèi)生體制改革的緊迫感,重視藥品收支核算管理,準(zhǔn)確計(jì)算藥品收支結(jié)余,力求醫(yī)療收支差額與藥品收支結(jié)余保持大體平衡,使醫(yī)院走上健康的發(fā)展道路。
(作者單位:山東中醫(yī)藥大學(xué)第二附屬醫(yī)院)
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