我國已把大力發(fā)展信息產(chǎn)業(yè)作為基本國策。信息時代的來臨使會計面臨的環(huán)境發(fā)生了巨大的變化,會計必須不斷適用網(wǎng)絡信息時代的要求,不斷利用新的工具和方法進行創(chuàng)新,才能真正適應社會的需要。如何改革傳統(tǒng)的會計理論體系,變革當前的會計電算化模式,運用現(xiàn)代信息技術,建立新型的會計信息化體系,是21世紀財務會計發(fā)展的新趨勢,也是目前會計學面臨的新課題。
一、會計信息化的含義
會計信息化是采用現(xiàn)代信息技術,對傳統(tǒng)會計模型進行重整,并在重整的基礎上建立技術與會計高度融合的、開放的現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)。也就是說,會計信息化是會計與信息技術融合的過程,是將會計信息作為管理信息資源,全面運用計算機、網(wǎng)絡和遠程通訊為主的信息技術對會計信息進行搜集、加工、傳輸、存儲和應用,為企業(yè)經(jīng)營管理、控制決策和社會經(jīng)濟運行提供充足、實時的信息。
作為企業(yè)信息化的核心,會計信息化具有以下基本特征:
1.以實現(xiàn)會計業(yè)務的信息化管理為目標,充分發(fā)揮會計的管理決策職能,這與以實現(xiàn)會計核算業(yè)務計算機處理為目標的會計電算化不同。
2.根據(jù)現(xiàn)代信息技術環(huán)境重構會計模型。會計信息化將對傳統(tǒng)會計組織和業(yè)務處理流程進行改造,按現(xiàn)代管理模式重組會計組織和會計流程,可以支持“網(wǎng)上企業(yè)”、“虛擬公司”等新的組織形式和管理模式。
3.會計信息化將按現(xiàn)代管理信息系統(tǒng)的思想來構建會計信息系統(tǒng)。橫向上,與管理信息系統(tǒng)的其他子系統(tǒng)有機結合,信息資源高度共享;縱向上,不僅包含基本的會計核算系統(tǒng),還包括會計管理信息系統(tǒng)和更高層次的會計決策支持系統(tǒng)。由此可見,會計信息化不僅考慮到信息技術本身的運用,更多考慮的是信息技術對會計的影響。會計信息化的關鍵是利用現(xiàn)代信息技術對傳統(tǒng)會計進行重構和優(yōu)化,建立開放的會計信息系統(tǒng)。這種會計信息系統(tǒng)將全面運用現(xiàn)代網(wǎng)絡通訊技術和數(shù)據(jù)交換技術,實現(xiàn)資源的高度共享。同時,先進信息技術的廣泛應用、信息系統(tǒng)的高度共享性和開放性,將使會計信息的處理與披露由傳統(tǒng)的及時性提升為主動性和實時性。會計信息化使企業(yè)內(nèi)部人人都可能成為會計信息的處理者和使用者,會計信息將通過網(wǎng)絡系統(tǒng)接受企業(yè)會計信息使用者的隨時監(jiān)督,傳統(tǒng)以簿記為主的會計組織也將改變,甚至不復存在。所以,從會計電算化到會計信息化,決不僅僅是一個名詞、口號的變遷,它更應該代表一種與信息技術環(huán)境相適應的新的會計思想。
二、會計信息化產(chǎn)生的條件與動力
1.會計信息失真等現(xiàn)實問題是會計信息化產(chǎn)生的直接原因。會計信息失真使國家在規(guī)定各項經(jīng)濟政策時缺少真實、可靠的客觀依據(jù),使企業(yè)內(nèi)部管理者對資金總量和財務成果表現(xiàn)出來的清償能力和變現(xiàn)能力缺乏正確認識,使企業(yè)的經(jīng)營行為缺乏針對性和有效性。為解決問題,許多專家把目光投向了會計信息化。
2.現(xiàn)代信息技術與傳統(tǒng)會計模型之間的矛盾是會計信息化產(chǎn)生的內(nèi)在因素。信息社會里,社會經(jīng)濟環(huán)境和信息處理技術等方面發(fā)生了巨大變化,這要求會計要對此作出相應的反應,否則將會阻礙社會經(jīng)濟的發(fā)展和文明的進步。傳統(tǒng)會計模型是工業(yè)社會的產(chǎn)物,是與工業(yè)社會的經(jīng)濟環(huán)境和手工的信息處理技術相適應的,這與信息社會對會計核算、管理、決策的要求相差甚遠。傳統(tǒng)的會計處理程序和規(guī)則與現(xiàn)代信息技術之間的不適應和不協(xié)調(diào)是會計信息化產(chǎn)生的內(nèi)在原因。
3.知識經(jīng)濟是會計信息化產(chǎn)生的外部條件。知識經(jīng)濟是建立在知識和信息的生產(chǎn)、分配和使用基礎上的經(jīng)濟。為了生存和發(fā)展,企業(yè)會計只有順應時代潮流,運用先進的計算機、網(wǎng)絡、電子商務等信息技術,改造傳統(tǒng)會計,提高財務信息處理與輸出的速度,提高財務信息的質(zhì)量,才能滿足知識經(jīng)濟對財務信息的要求。
4.企業(yè)信息化對會計的影響是會計信息化產(chǎn)生的外在動力。企業(yè)信息化建設,必須首推會計信息化。企業(yè)信息化是會計信息化產(chǎn)生的外在動力。這主要表現(xiàn)在以下兩個方面:一方面,會計信息系統(tǒng)是企業(yè)管理信息系統(tǒng)中的一個重要子系統(tǒng),產(chǎn)生了企業(yè)70%以上的信息。因而,會計信息化是企業(yè)信息化的核心內(nèi)容,并在推動企業(yè)信息化建設中發(fā)揮極其重要的作用。要進行企業(yè)信息化建設,必須首推會計信息化建設,不實現(xiàn)會計工作的信息化也就談不上企業(yè)管理的信息化。另一方面,企業(yè)信息化發(fā)展要求未來的會計信息系統(tǒng)應具有開放性,能利用網(wǎng)絡技術對信息發(fā)送與接收,達到內(nèi)外數(shù)據(jù)共享,為其它相關的部門、行業(yè)提供綜合信息服務。但現(xiàn)行的大多數(shù)會計信息系統(tǒng)根本無法滿足這些要求。為推進企業(yè)信息化建設,必須構建信息化會計。
三、從會計電算化到會計信息化是新形勢下會計改革的必然趨勢
1.會計電算化的局限。
(1)會計電算化的發(fā)展已有20多年,它強調(diào)的是對傳統(tǒng)會計處理手段的電算化。因此,這種電算化僅僅是把計算機當作高速運算的工具,模擬手工會計模式去完成原有的數(shù)據(jù)處理任務。這種工具論的思想導致會計軟件的開發(fā)思路依然沿用傳統(tǒng)的會計循環(huán)理論,只追求如何模擬手工會計處理流程,替代手工處理方法,忽視了應用現(xiàn)代信息技術去改造傳統(tǒng)會計,以滿足企業(yè)管理的需求,并促進會計學科的發(fā)展。同時,目前的會計軟件由于過分強調(diào)會計人員的習慣,使得這種會計軟件變成了一個無需人工干預的“傻瓜”型軟件系統(tǒng),其結果是使人們只看到減輕勞動強度的一面,而忽視了會計人員參與管理和分析的一面。這樣不利于調(diào)動會計人員學習的積極性,而且照此下去,“現(xiàn)在意義上的會計職業(yè)和會計職業(yè)教育,也就完全失去了存在的意義?！边@對會計學科的發(fā)展是極為致命的。會計電算化是工業(yè)經(jīng)濟和計劃經(jīng)濟時期的產(chǎn)物,按其理論建立的電算化會計信息系統(tǒng)是一種重在滿足內(nèi)部管理的、封閉式的系統(tǒng),是企業(yè)內(nèi)部的一座信息孤島,與企業(yè)外部社會信息系統(tǒng)相互隔絕。這種系統(tǒng)即使實現(xiàn)了網(wǎng)絡化,也只是一個孤立的資源貧乏的局域網(wǎng)絡。這種狀況已遠遠滯后于現(xiàn)代信息技術的發(fā)展。也可以說會計電算化的觀念在知識經(jīng)濟時代已經(jīng)落后了,我們必須將傳統(tǒng)會計模型與信息技術完善地結合起來,建立現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)。
(2)會計電算化無法體現(xiàn)信息技術的應用對會計理論與會計實務產(chǎn)生的巨大影響。例如,網(wǎng)絡技術的應用,特別是“虛擬公司”的出現(xiàn),使會計基礎理論之一的會計主體假設產(chǎn)生了動搖。虛擬公司可以由兩個或兩個以上的獨立企業(yè)組合而成,各個獨立的企業(yè)可以在虛擬公司開展業(yè)務之前組合,也可以在開展業(yè)務過程中根據(jù)實際需要進行組合;可以在完成一項交易后即行解散,也可以視情況繼續(xù)維持這種組合關系。組成虛擬公司的各獨立企業(yè)借助計算機網(wǎng)絡分合迅速,可隨時根據(jù)實際需要增加或減少組合方。虛擬公司也可以通過網(wǎng)絡把數(shù)以百計或數(shù)以千計的個人聯(lián)合在一起工作,待業(yè)務完成后立即解散?？梢?虛擬公司與傳統(tǒng)的實體公司在組織形式和業(yè)務經(jīng)營上存在明顯的差別,但在網(wǎng)絡上它又確實是一個公司,并且在經(jīng)營著業(yè)務,那么就必須要對其經(jīng)營的業(yè)務進行反映。因此,有必要將傳統(tǒng)的會計主體假設轉變?yōu)槎嘀刂黧w假設。同樣,由于虛擬公司是臨時性組織,時分時合,經(jīng)營期間具有不確定性,所以對持續(xù)經(jīng)營假設、會計分期假設以及權責發(fā)生制原則、歷史成本原則等會計基礎理論都將產(chǎn)生強烈的沖擊。
2.會計電算化的未來——會計信息化。會計信息化是采用現(xiàn)代信息技術,對傳統(tǒng)的會計模型進行重整,并在重整的現(xiàn)代會計基礎上,建立信息技術與會計學科高度融合的、充分開放的現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)。這種會計信息系統(tǒng)將全面運用現(xiàn)代信息技術,通過網(wǎng)絡系統(tǒng),使業(yè)務處理高度自動化,信息高度共享,能夠進行主動和實時報告會計信息。它不僅僅是信息技術運用于會計上的變革,它更代表的是一種與現(xiàn)代信息技術環(huán)境相適應的新的會計思想。在人類社會進入到21世紀之際,由現(xiàn)代信息技術引發(fā)的全球信息化浪潮沖擊著傳統(tǒng)社會生活的每一角落,信息化已成為這個時代的主要旋律。會計信息化已成為我國會計事業(yè)發(fā)展急需解決的重要課題。
3.會計信息化是會計改革的需要。會計屬于上層建筑,在觀念、理論、方法等方面均隨著客觀經(jīng)濟環(huán)境的變化而不斷改革、發(fā)展和完善。會計社會環(huán)境和會計信息使用者對信息需求的變化呼吁會計革命,現(xiàn)代信息技術的發(fā)展為會計革命準備了充分的條件,也強烈沖擊著傳統(tǒng)會計模型。因此,我們必須重新構建現(xiàn)代會計模型,再將現(xiàn)代會計與現(xiàn)代信息技術統(tǒng)一,構成未來的會計信息系統(tǒng)。會計信息化應該體現(xiàn)信息環(huán)境下會計變革的要求,反映會計與技術的結合及相互影響。
4.會計信息化是企業(yè)信息化管理的需要。企業(yè)信息化的目的,首先在于實現(xiàn)生產(chǎn)過程中的自動化,即通過電子、信息技術對生產(chǎn)過程的設計、制造、測量和控制實現(xiàn)自動化。為此,企業(yè)需要采用計算機輔助設計(CAD)、計算機輔助制造(CAM)以及其他自動控制技術,來控制設計和生產(chǎn)過程,以減輕人們的勞動,提高產(chǎn)品的質(zhì)量。企業(yè)信息化的另一目標是實現(xiàn)計劃、財務、人事、物資、辦公等方面的管理自動化,并通過網(wǎng)絡使企業(yè)內(nèi)部信息交流暢通,監(jiān)控物流的整個過程。所以,企業(yè)還需要建立管理信息系統(tǒng)(MIS),力圖實現(xiàn)從生產(chǎn)到管理的全面自動化。會計信息系統(tǒng)(AIM)是企業(yè)管理信息系統(tǒng)中的一個重要子系統(tǒng),該系統(tǒng)產(chǎn)生了企業(yè)70%以上的信息,在企業(yè)管理中發(fā)揮著極其重要的作用,所以不實現(xiàn)會計工作的信息化也就談不上企業(yè)管理的信息化。
在高速發(fā)展的現(xiàn)代社會,企業(yè)為趕上時代步伐,必須提高工作效率以增強競爭能力。未來企業(yè)的競爭,在很大程度上取決于管理的競爭,歸根結底是信息的競爭。這就需要開發(fā)與應用事前有預測、決策,事中有規(guī)劃、控制,事后有核算、分析的信息化企業(yè)管理系統(tǒng)。信息技術的升級和應用的普及,信息技術方法的更新,公用數(shù)據(jù)交換網(wǎng)絡的建立和迅速發(fā)展,為企業(yè)實現(xiàn)全面的信息化管理提供了有利的技術條件。目前,會計核算的眾多子系統(tǒng)已經(jīng)使單臺計算機功能發(fā)揮到了極限,并且只能使用在較小的單位,而以管理為重點的會計信息系統(tǒng)或企業(yè)管理系統(tǒng)其數(shù)據(jù)收集和信息使用不可能在同一地點、單位和部門。數(shù)據(jù)處理的及時性、復雜性要求必須使用計算機網(wǎng)絡,必須在最大范圍內(nèi)實現(xiàn)最大限度的數(shù)據(jù)共享和數(shù)據(jù)的綜合利用。因此,完整的、以管理為重心的會計信息系統(tǒng)必須與整個企業(yè)管理信息系統(tǒng)共同規(guī)劃、統(tǒng)籌設計,以核算功能為內(nèi)核,以管理功能為重心、以業(yè)務類型來劃分其子系統(tǒng)。這是企業(yè)管理信息系統(tǒng)向信息化發(fā)展的必然趨勢。
四、如何全面實現(xiàn)會計信息化
與發(fā)達國家相比,我國的會計信息化進程相對較為落后。如何把會計信息化推向全面實施,并推動我國經(jīng)濟發(fā)展,這是一條很長的路要走,是一項艱巨、長期而宏偉的任務,也是會計發(fā)展史的一個質(zhì)的飛躍。筆者認為,目前應該做好以下幾項工作:
1.加強會計人員隊伍建設。開展會計信息化建設,人才是關鍵。長期以來,會計行業(yè)地位偏低,使得會計隊伍的整體素質(zhì)相對較差。要適應新時期的會計發(fā)展需要,必須有一批高素質(zhì)的復合型人才。目前,國家應加大人才培養(yǎng)的力度。針對我國人才供給現(xiàn)狀,這方面要做的工作很多。一方面,要從宏觀的角度加大信息化方面的教育投資,為企業(yè)、社會培養(yǎng)出更多的適應信息化發(fā)展要求的各類人才;另一方面,企業(yè)應從自身的實際情況出發(fā),通過各種途徑積極推進員工的再教育工程,以提高員工的思想品德、職業(yè)道德、專業(yè)知識、工作技能。建立起一支素質(zhì)高、技術硬、適應會計信息化發(fā)展需要的“復合型”人才隊伍。
在信息技術環(huán)境下,常規(guī)且結構化的會計核算和財務管理等工作將由信息技術的信息系統(tǒng)完成,會計人員應更多地從事那些非結構化且非常規(guī)化的會計業(yè)務,并完成評價信息系統(tǒng)及其資源的工作。因此,會計人員應具備的知識體系包括:管理學中的會計學、財務管理、審計學等;信息技術科學中的計算機軟硬件、網(wǎng)絡通信、數(shù)據(jù)庫和多媒體技術等;信息系統(tǒng)理論方法科學和實施管理科學的系統(tǒng)論、控制論、突變論、耗散結構論、軟件工程、IT治理等等。從而培養(yǎng)會計人員的以下幾種能力:溝通能力:會計人員不僅能提供信息,而且能與企業(yè)高層領導和其他管理者交換信息,建立有意義的關系;戰(zhàn)略性和關鍵性的思考能力:能夠?qū)嫈?shù)據(jù)、信息、知識和智慧聯(lián)系起來以提出高質(zhì)量的建議;關注企業(yè)客戶和市場的發(fā)展:能夠比競爭對手提供更好的、滿足客戶不斷變化需求的建議;為關聯(lián)信息提供科學解釋:能夠為互相有內(nèi)在聯(lián)系的會計、財務及非財務信息提供科學解釋;技術熟練:能夠熟練地利用會計和信息技術,并推動信息技術在會計工作中的應用,制定會計信息化實施的各種規(guī)則。
2.加快企業(yè)信息化進程。企業(yè)信息化的目的有兩個:一個是實現(xiàn)生產(chǎn)過程中的自動化,即通過電子、信息技術對生產(chǎn)過程的設計、制造、測量和控制實現(xiàn)自動化;一個是要實現(xiàn)計劃、財務、人事、物資、辦公等方面的管理自動化。并通過網(wǎng)絡使企業(yè)內(nèi)部信息交流暢通,監(jiān)控物流的整個過程。所以說,企業(yè)信息化包含會計信息化,會計信息化是企業(yè)信息化在會計信息系統(tǒng)方面的體現(xiàn)。會計信息化是企業(yè)信息化的應有之意,沒有企業(yè)信息化的發(fā)展就沒有會計信息化。加快企業(yè)信息化速度,就是加快會計信息化的進程。
3.加強企業(yè)內(nèi)外的互動。由傳統(tǒng)會計發(fā)展到信息化會計要求溝通方式由單向溝通轉變?yōu)殡p向交流,思維方式由線形轉化為網(wǎng)狀。這實際上就是要形成一種互動狀態(tài),互相借鑒、互利合作、及時反應、借腦借力,實現(xiàn)1+1>2的協(xié)同效應?；映蔀橥苿訒嬓畔⒒膭恿驮慈?。因而,會計信息化過程中要加強企業(yè)與政府部門。企業(yè)與會計及管理軟件開發(fā)商,企業(yè)與供應商、制造商、銷售商,企業(yè)內(nèi)部組織成員之間,企業(yè)與其他外部單位及個人之間等的互動,通過各方互動,共同推進會計信息化。
4.做好軟件系統(tǒng)開發(fā)。
(1)逐步實現(xiàn)財務與業(yè)務一體化。計算機作為使用工具,應該突出如何提供快速、準確、全方位和多層次的決策信息,如何更透徹地描述信息流、物流、資金流的過去、現(xiàn)在和未來的發(fā)展狀況。因此,當前的財務軟件應包括兩個基本的子系統(tǒng),即會計核算子系統(tǒng)和管理會計子系統(tǒng),前者側重于向企業(yè)外部提供有關整個企業(yè)的經(jīng)營成果、財務狀況及其變動信息;后者則側重向企業(yè)經(jīng)營者及各層管理部門提供經(jīng)營管理所需的預測、決策信息。企業(yè)在生產(chǎn)、銷售、控制和預測的經(jīng)濟活動中,主要表現(xiàn)為信息流、資金流和物流的統(tǒng)一。而要有效地控制“三流”,單靠財務部門使用軟件是不夠的,企業(yè)各個部門尤其是業(yè)務部門必須將其業(yè)務信息納入軟件管理的范疇,軟件功能將延伸到企業(yè)經(jīng)營和管理的各個方面。因此,財務軟件必須從部門級應用向企業(yè)級應用擴展,建立財務信息和其他業(yè)務信息的接口,彼此共享,做到“信息集成、過程集成、功能集成”,實現(xiàn)財務信息和業(yè)務信息一體化,才能真正從全方位、多層次體現(xiàn)可信的決策信息。
(2)全面實施網(wǎng)絡化管理。財務軟件不是財務部門單獨使用,而是各部門協(xié)同共享,這必然要求財務軟件網(wǎng)絡化。網(wǎng)絡財務是電子商務的重要組成部分,將幫助企業(yè)實現(xiàn)財務與業(yè)務協(xié)調(diào),遠程報表、報賬、審計等遠程處理,事中動態(tài)、會計核算與在線財務管理,實現(xiàn)集團企業(yè)對分支機構的集中式財務管理,它支持電子單據(jù)與電子貨幣,改變了財務信息的獲取與利用方式。網(wǎng)絡財務軟件是基于網(wǎng)絡計算技術,以整合實現(xiàn)企業(yè)電子商務為目標,能提供互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下財務管理模式、財務工作方式及其各項功能的財務管理軟件系統(tǒng)。網(wǎng)絡財務軟件能夠在局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)范圍內(nèi)整合使用,適合遠程應用,支持電子商務。現(xiàn)代信息技術的發(fā)展帶來的大量先進的高新技術,為開發(fā)與應用網(wǎng)絡財務軟件奠定技術基礎,基于Internet/Interanet的WEB技術、網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫技術和三層結構組件技術的成功應用,為開發(fā)網(wǎng)絡財務軟件提供了堅實的技術保障。另外,防火墻(Firewall)技術是實施網(wǎng)絡財務軟件必不可少的安全保障,它可把企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)與Internet隔離開來,作為企業(yè)網(wǎng)的第一道安全防線。
5.逐步建立會計信息化下的內(nèi)部控制系統(tǒng)和審計。
(1)隨著IT技術特別是以Internet為代表的網(wǎng)絡技術的發(fā)展和應用,會計信息化進一步向深層次發(fā)展,這些變革無疑給企業(yè)帶來了巨大的效益,但同時也給內(nèi)部控制帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。大部分傳統(tǒng)的內(nèi)部控制方法和措施失去了作用,產(chǎn)生了新的控制內(nèi)容、新的控制手段和技術。因此,必須建立健全一套適應會計信息化的內(nèi)部控制系統(tǒng),內(nèi)容包括:組織與管理控制;系統(tǒng)日常操作管理控制;系統(tǒng)維護控制;會計數(shù)據(jù)資源控制;網(wǎng)絡的安全控制;應用控制等。
(2)隨著會計信息化的發(fā)展,內(nèi)部控制內(nèi)容發(fā)生了根本的變化,審計目的、內(nèi)容、手段也發(fā)生了改變。由于企業(yè)的電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)相互連接成為計算機網(wǎng)絡,審計單位需將自己的計算機終端聯(lián)到企業(yè)的計算機網(wǎng)絡上,審計時,審計人員在自己的終端上就可以調(diào)取被審計單位的相關資料進行審計。因此,必須建立計算機會計信息系統(tǒng)環(huán)境下的計算機審計規(guī)程,包括:內(nèi)部控制系統(tǒng)審計、系統(tǒng)開發(fā)審計、應用程序?qū)徲?、?shù)據(jù)文件審計等內(nèi)容。
6.做好規(guī)范化監(jiān)督管理。“沒有規(guī)矩,不成方圓”,為保證會計信息化全面實現(xiàn)和順利開展,各級財政部門在會計信息系統(tǒng)的宏觀管理中具有法律的領導地位和職責。會計信息系統(tǒng)的宏觀管理是國家履行政府職能的重要內(nèi)容,應從制度、軟件、人才等多方面予以引導和支持。包括:制定會計信息系統(tǒng)的發(fā)展規(guī)劃;制定會計信息系統(tǒng)的管理規(guī)章及專業(yè)標準;評審會計核算軟件;大力抓好人才培養(yǎng);推動會計信息系統(tǒng)理論及可持續(xù)發(fā)展研究等。
五、結論
綜上所述,人類社會已經(jīng)或正在跨入信息時代,信息化正滲透到各個行業(yè),我們既要滿懷熱情地迎接信息社會的到來,又要正視會計在此環(huán)境下所面臨的種種挑戰(zhàn),更要有勇氣積極投身到會計的變革浪潮中。只有這樣,會計才有可能迎來更加明媚的春天。
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