目前,很多優(yōu)秀的會計核算軟件都提供了相當多的功能供用戶選擇。因此企業(yè)實行會計電算化,在建賬之初,會計人員應(yīng)遵循財務(wù)會計制度的要求,選擇好適合本企業(yè)的會計核算方法及核算體系,充分考慮可能發(fā)生的問題和可能產(chǎn)生的各種管理要求,作好詳盡、細致的準備工作,能夠有效處理實施過程中出現(xiàn)的種種問題,避免 “出錯—改正”的實施途徑。
1企業(yè)實施會計電算化的四個工作階段
實施方法的四個主要內(nèi)容實際上是四個循環(huán)漸進的實施階段,在各個階段中要分別完成、達到不同的工作任務(wù),來開展實施工作,以達到企業(yè)預(yù)期的效果。
1.1項目準備階段
項目分析,顧問收集企業(yè)資料,包括:合同、項目調(diào)研報告項目解決方案等,做到心中有數(shù);建立雙方項目組織(通常包括項目實施指導(dǎo)委員會、項目實施小組、業(yè)務(wù)職能實施小組等);項目現(xiàn)場實施調(diào)研;明確和具體化項目實施需求后,確定實施方案;確定項目實施整體計劃。
1.2在藍圖設(shè)計階段
?、龠x派合適的老師擔(dān)任不同級別的培訓(xùn)任務(wù)。對管理層的培訓(xùn)必須選派熟悉業(yè)務(wù)和管理的顧問;對操作員的培訓(xùn)則必須由熟悉產(chǎn)品的顧問來做,系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)教師則必須熟悉系統(tǒng)配置方法。
?、陬檰柦M織以企業(yè)負責(zé)人、中層管理干部、業(yè)務(wù)骨干等熟知業(yè)務(wù)的人員為組織隊伍,指導(dǎo)該隊伍準備業(yè)務(wù)仿真系統(tǒng)的靜態(tài)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及仿真運行的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程,并按業(yè)務(wù)流程解決方案進行業(yè)務(wù)流程的原型測試。在每一個步驟中都要由測試人員進行原型測試和確認,不符合的流程要及時進行調(diào)整,修改業(yè)務(wù)解決方案。
③建立起新系統(tǒng)業(yè)務(wù)規(guī)程、制定系統(tǒng)數(shù)據(jù)準備方案、系統(tǒng)上線方案。同時,就系統(tǒng)的實際應(yīng)用制定最終用戶培訓(xùn)方案,對培訓(xùn)內(nèi)容、方式、范圍、人員以及培訓(xùn)結(jié)果的考核等都做出相關(guān)的指定。
1.3系統(tǒng)實現(xiàn)階段
?、兕檰栆罁?jù)企業(yè)內(nèi)的應(yīng)用范圍及涉及的部門跨度,讓企業(yè)內(nèi)相應(yīng)的人員參與進來,共同討論并協(xié)商解決靜態(tài)數(shù)據(jù)編碼一致性或名稱等在理解上存在差異的情況;最終確定企業(yè)靜態(tài)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編碼規(guī)則;指導(dǎo)企業(yè)組織安排相關(guān)人員進行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集準備工作。
?、趯嵤╊檰柦o企業(yè)準備必要的培訓(xùn)資料,包括培訓(xùn)的標準課件和新業(yè)務(wù)操作規(guī)程。但最終用戶的操作培訓(xùn)一定要由企業(yè)項目組成員來完成;最終用戶培訓(xùn)后,應(yīng)組織嚴格的考試,確保讓合格的應(yīng)用人員操作電算化系統(tǒng)。
?、郯从媱澱_、及時完成系統(tǒng)相關(guān)的設(shè)置工作,指導(dǎo)企業(yè)系統(tǒng)上線工作。
1.4驗收交付階段
項目總結(jié),完成項目總結(jié)報告。報告包括幾個方面:項目實施背景、項目實施的主要目標、系統(tǒng)應(yīng)用的產(chǎn)品和模塊、項目實施應(yīng)用范圍和項目實施成果概述。
2會計電算化實施方法可以規(guī)避的風(fēng)險
1缺乏控制的風(fēng)險
項目實施范圍界定不清、缺乏控制,造成項目實施過程中范圍無限擴大,使項目失控陷入泥潭,無法收尾;沒有制訂出有效的項目整體實施策略與方法,在實施過程中缺乏整體的實施指導(dǎo)思想,造成項目無法達成既定目標。通過建立項目組織、制定總體實施方法、策略等工作內(nèi)容可使上述風(fēng)險得到避免。 2業(yè)務(wù)需求關(guān)注點過大的風(fēng)險
業(yè)務(wù)需求關(guān)注點應(yīng)是在項目實施周期內(nèi)可以解決或基本可以解決的業(yè)務(wù)需求,也就是要突出、確定在項目實施周期內(nèi)的實施重點,避免關(guān)注業(yè)務(wù)需求的細節(jié)及軟件功能完美性。 3會計電算化人才缺乏的風(fēng)險
項目啟動初期,就已經(jīng)物色好相關(guān)人員并做針對性的培養(yǎng),使其在項目實施過程中及將來項目的應(yīng)用中發(fā)揮引領(lǐng)作用。同時,通過標準培訓(xùn)、最終用戶培訓(xùn)等一系列的培訓(xùn),確保讓合格的應(yīng)用人員操作電算化系統(tǒng),對電算化系統(tǒng)上線后的正常運用起了很大的作用。
