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摘要:隨著煙草行業(yè)改革的逐漸深入,要求行業(yè)建立健全行之有效的內控監(jiān)管機制,不斷提升經營管理能力,全面預算管理是行業(yè)內控監(jiān)管的主線,創(chuàng)新預算管理體制,建立行之有效的內控和制衡機制,成為當前建立創(chuàng)新型行業(yè)的重要內容之一。本文從煙草行業(yè)預算管理存在問題入手,剖析根源,結合行業(yè)實際,提出建立戰(zhàn)略研究機制,樹立以戰(zhàn)略為預算導向的管理理念等九項創(chuàng)新預算管理體制措施,提升行業(yè)管理水平。
關鍵詞:煙草 創(chuàng)新 預算 模式
在最近召開的全國煙草科學技術大會上,國家局黨組向行業(yè)發(fā)出了“全面增強自主創(chuàng)新能力,為建設創(chuàng)新型行業(yè)而努力奮斗”的號召,把增強自主創(chuàng)新能力作為行業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略任務和轉變經濟增長方式的中心環(huán)節(jié),貫徹到行業(yè)工作的各個方面。隨著煙草行業(yè)改革的逐漸深入,煙草企業(yè)組織結構調整步伐的加快,要求行業(yè)建立健全行之有效的內控監(jiān)管機制,不斷提升經營管理能力,以保證經營活動的有序和效率。全面預算管理是行業(yè)內控監(jiān)管的主線,創(chuàng)新預算管理體制,建立行之有效的內控和制衡機制,成為當前建立創(chuàng)新型行業(yè)的重要內容之一。
一、當前煙草行業(yè)實施全面預算管理存在的問題
近年來,為適應市場經濟條件下企業(yè)生存和發(fā)展的需要,煙草行業(yè)全面推行預算管理,并取得了一定成效果,但隨著煙草行業(yè)管理體制、市場環(huán)境、顧客行為的快速變化,現(xiàn)有行業(yè)全面預算模式已越來越不適應當前煙草行業(yè)不斷提高經營和管理能力,健全內控監(jiān)管機制,提升行業(yè)競爭實力的需要,主要表現(xiàn)在:
(一)員工觀念陳舊、計劃經濟意識濃厚,導致全面預算執(zhí)行效果不佳
煙草行業(yè)專賣專營,在煙草專賣法的框架下從事經營活動,員工的市場意識、競爭意識、危機意識不強、思想觀念深處仍滯留著計劃經濟的影響、對全面預算管理沒有足夠的認識,認為那不過是一種數(shù)字游戲,許多指標就如同以前的計劃任務一樣,只要完成當年任務就行了,在全面預算管理過程中消極應付。
(二)全員參與性不夠,全面預算不全面
各企業(yè)雖建立有預算管理組織體系,但預算管理委員會及其辦公室不能很好地發(fā)揮其職能,有的單位預算委員會形同虛設。編制預算往往變成財務部門的職責,財務部門在編制預算過程中需要銷售、投資等方面的數(shù)字,與有關銷售、投資等職能部門協(xié)調、要求編制銷售預算、資本性支出預算等專項預算時,有關部門認為預算與己無關,是在為財務部門幫忙,只求過得去就行,而不進行詳細測算。對于有些完不成的指標,有關部門認為財務部門定的過高,不合實際,而不去查找完不成的真正原因。
(三)預算目標與企業(yè)戰(zhàn)略符合度差,不能成為企業(yè)的“硬約束”
由于企業(yè)編制的預算與其經營戰(zhàn)略目標符合程度差,與企業(yè)實際經營狀況相差較大,預算對企業(yè)經營和管理起不到應有的指導作用,形成預算年年做,年年都是財務部門做,做出的預算領導簽字后,束之高閣。有些企業(yè)的領導也沒將全面預算管理作為一項系統(tǒng)工程加以重視和推動,只注重預算編制,忽視預算執(zhí)行控制和預算反饋兩個環(huán)節(jié)的管理,預算考核和獎懲流于形式,企業(yè)預算不能成為企業(yè)經營和管理的“硬約束”。
(四)預算編制中討價還價,導致預算指標最小化
預算指標是企業(yè)各職能部門、單位明確各自應達到的目標,并以此為依據進行考核、獎懲,評價各單位(部門)責任人的工作業(yè)績。因此,各單位和部門在預算編制過程中討價還價,使得預算程序成為一種極小化的操作,設法留有余地,以輕易完成預算指標,爭取好的評價,來迎合粉飾業(yè)績的需要。寬松的預算影響了企業(yè)的進取行為和尋求業(yè)績突破的需要。
(五)預算編制注重短期指標而忽視長期指標。
企業(yè)預算編制往往關注于銷量、毛利、費用、稅利等短期指標,在上一年數(shù)據的基礎上,考慮到預算年度增減變化因素,對短期指標進行簡單重復或加減運算,其結果很難與企業(yè)戰(zhàn)略方面的長期目標如人力資源、客戶服務等相銜接。
(六)預算管理追求“所有者權益最大化”,而很少考慮到與行業(yè)相關的軟指標。
煙草行業(yè)屬專賣專營的國有獨資企業(yè),不但要維護國家的利益,也要維護消費者的利益,承擔一定的社會責任,樹立良好的社會形象,而行業(yè)全面預算管理的目標與其它企業(yè)一樣都是追求“所有者權益最大化”,如何處理所有者權益最大化與維護消費者利益、承擔一定社會責任之間的矛盾問題,是煙草行業(yè)推行全面預算管理過程中很少涉及的難題。
(七)預算管理缺乏強有力的信息系統(tǒng)的支持。
從預算管理信息化程度看,煙草行業(yè)預算管理信息化程度較低,預算控制的動態(tài)性、及時性、有效性較差,預算管理控制主要靠手工操作,很難適應當前最大、面廣、復雜信息處理的要求。
二、現(xiàn)行行業(yè)預算管理存在問題的根源
以上行業(yè)預算管理中存在的問題,究其根源,并不是全面預算管理沒有可以利用的價值,而是預算管理模式已不適應當前行業(yè)改革和發(fā)展的需要,已由過去的支持性程序能變?yōu)橐环N阻礙行業(yè)發(fā)展的預算文化。
(一)現(xiàn)行預算模式缺乏靈活性,很難在變化的市場環(huán)境中發(fā)揮作用。
在當前信息時代,預算管理必須對市場變化作出迅速反映,快速應對市場變化是全面預算管理的關鍵因素,現(xiàn)行的預算管理模式建立在上一年度實際經營狀況基礎之上,預算一旦公布,就如同一部企業(yè)內部的“憲法”,各責任單位都必須執(zhí)行。目前,行業(yè)內不少管理者在審批預算時存在一個觀念上的誤區(qū),即認為企業(yè)預算審批后,只能不折不扣地執(zhí)行。事實上,由于企業(yè)的經營和生存環(huán)境環(huán)錯綜復雜,制約經營成果和收益水平的許多因素,是不可預見的,百分之百精確的執(zhí)行預算是不現(xiàn)實的,全面預算管理不是要通過預算目標把企業(yè)控制在一個數(shù)值點上,而是把企業(yè)的運營和發(fā)展控制在一個區(qū)域或一種趨勢之中。這就將企業(yè)管理者限制在預算指標所設定的條條框框之中,很難顧及到未來不確性因素的影響,對外界市場變化反映遲鈍;再者,實際預算執(zhí)行的死板和不靈活,繁雜的審批手續(xù)往往限制企業(yè)管理者的手腳,使其很難適應市場變化。
(二)阻礙管理創(chuàng)新,不利于行業(yè)的長遠發(fā)展
全面預算管理是企業(yè)內控的主線,也是企業(yè)管理的基礎,預算決定了管理人員的行動和目標,行業(yè)現(xiàn)行的預算管理控制就是將每月、季、年的實際情況與預算相比較,檢查管理者是否達到預算目標,是否有超預算開支行為,預算調整方案是否得到上級主管部門預算委員會的審批,有無擅自決定預算之外的業(yè)務事項,在這種預算管理模式下,管理者的目標就是不超過預算,只要達到預算目標就獲得相應報酬和評價,阻礙了管理者尋求新的發(fā)展機會的動機,也阻礙了管理者的創(chuàng)新意識。
(三)激發(fā)行業(yè)內部管理層的自私行為,不利于調動管理者的積極性
現(xiàn)行預算管理模式下的預算編制、審批過程是一個討價還價的過程,誰的討價能力強,在預算審批、分解的過程中,誰就能撈到便宜,給自己商談一個最低的預算指標,管理層在預算中設置“緩沖區(qū)”,以便不費很大的努力就能完成預算指標,換取較高評價和報酬。所有這些,不僅不能提升行業(yè)的管理水平,反而會影響行業(yè)的發(fā)展。
(四)現(xiàn)有預算模式不能很好地與行業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略相結合
科學的預算管理,要依托企業(yè)戰(zhàn)略,先有戰(zhàn)略,再有預算目標,預算目標只是企業(yè)戰(zhàn)略目標的分解和細化,是保證企業(yè)戰(zhàn)略意圖得以實現(xiàn)的手段和工具。現(xiàn)行的行業(yè)預算模式還是20世紀中葉提出的基于傳統(tǒng)預算的管理模式,它是一種靜止的管理模式,將管理者束縛在過去,將行業(yè)的預算目標限制在一個年度內,使管理層關注于收入、成本、利稅等短期指標,與行業(yè)研究和開發(fā)費用、市場份額、客戶關系等長期目標相分離,而這些長期目標才是創(chuàng)造企業(yè)價值,實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略的源泉。
(五)缺乏企業(yè)文化的支撐,執(zhí)行阻力大。預算管理作為企業(yè)的一種內部控制手段,有相應企業(yè)文化支撐才能取得事半功倍的效果,由于行業(yè)企業(yè)文化建設相對滯后,企業(yè)文化方面尚缺乏對預算管理的有效規(guī)劃和引導,在全面預算管理推行過程中,往往得不到員工應有的認同和支持,執(zhí)行阻力較大。
三、創(chuàng)新預算管理,提升內控水平
英國管理史學專家威策爾說過一句話:“管理中的一切都是全新的”。從某種意義上講,對全面預算管理模式的采納與創(chuàng)新是中國煙草行業(yè)做大做強的根本?,F(xiàn)在煙草行業(yè)的改革與發(fā)展已進入了一個新的時期,建設創(chuàng)新型企業(yè)是當前和今后一個時期煙草行業(yè)工作的主要任務目標之一,在這種形勢下,建立一個揚棄傳統(tǒng)預算管理模式,快速適應市場變化,提升行業(yè)內控水平新的預算管理方式顯得尤為重要。在預算管理體制、制度和方式上進行大膽探索和創(chuàng)新、全面實施市場、業(yè)務、投資等方面綜合配套的全面預算管理,形成以預算管理為中間結點的戰(zhàn)略、預算、績效、薪酬的閉環(huán)管理體系,實現(xiàn)從事后管理,向事前控制,事中監(jiān)督的重要轉變。
(一)建立戰(zhàn)略研究機制,樹立以戰(zhàn)略為預算導向的管理理念
預算管理必須基于企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略,行業(yè)的戰(zhàn)略導向是預算管理的靈魂,沒有戰(zhàn)略,全面預算就會失去方向,失去存在的價值和意義。行業(yè)必須建立戰(zhàn)略研究機制,成立行業(yè)戰(zhàn)略研究規(guī)劃部門。行業(yè)戰(zhàn)略研究規(guī)劃部門分析行業(yè)所處的生存環(huán)境,包括:國家政策、行業(yè)發(fā)展趨勢、國際競爭對手狀況等內容,并據此制定行業(yè)產品研發(fā)、營銷、投資融資等方面策略及中、長期發(fā)展規(guī)劃。行業(yè)決策部門基于戰(zhàn)略研究規(guī)劃部門的研究成果制定的行業(yè)預算目標往往更貼近實際,且具有較強的先進性和前瞻性。
(二)建立創(chuàng)新型企業(yè)文化,形成創(chuàng)新預算管理的良好氛圍
全面預算管理需要企業(yè)文化的支撐,要創(chuàng)新預算管理就要注意對企業(yè)創(chuàng)新文化的培植,在此基礎上推行全面預算管理等內部管理控制思想,使行業(yè)上至領導、下至員工都能對創(chuàng)新預算管理有一個深刻的認識。通過營造企業(yè)創(chuàng)新文化,使預算控制成為職工自覺的內在的行為,而不是被動地接受規(guī)章制度等外部力量的約束,制度再周延也不可能凡事都規(guī)劃到,但企業(yè)文化時時處處都能對人們行為起約束作用,決定員工的行為,這樣,行業(yè)預算管理才具有長久性、有效性,才能形成創(chuàng)新預算管理的良好氛圍。
(三)建立健全全面預算管理體系
全面預算管理需要企業(yè)管理層和全體員工的共同參與、員工的參與必須借助于—定的預算管理體系,根據公司的組織架構,預算管理體系要建成“金字塔”式多層次互相關聯(lián)的管理體系,預算管理體系由領導機構和具體執(zhí)行機構組成,領導全面預算管理的機構是預算管理委員會,負責全面預算編制,執(zhí)行過程中重要問題的決策;具體執(zhí)行機構是預算管理辦公室和預算工作小組,負責全面預算編制、執(zhí)行中具體事務性的工作。形成預算工作小組—預算管理辦公室—預算管理委員會,一級對一級負責的管理機制,逐層分解落實預算指標,確保預算的執(zhí)行。
(四)分權管理、鼓勵員工積極參與決策
現(xiàn)行預算管理權力往往是集中的,即使存在分權,通常也處于嚴格服從和控制體系之中。分權管理,決策權力從公司上層管理者向經營層次的管理者及其團隊轉移,使基層員工擁有更多的創(chuàng)新自由決策權力,使他們擁有自己的判斷,主動地去創(chuàng)造價值,而不是被一些具體計劃或契約所制約,員工基于團隊責任而導致對價值創(chuàng)造的關注,基于創(chuàng)新的企業(yè)文化帶來更多的理性行為,創(chuàng)造一種員工自我管理的工作環(huán)境和個人勇于承擔責任的氛圍。
(五)建立相對業(yè)績評價體系,確定更有可引力的預算指標
現(xiàn)行的預算管理模式將企業(yè)管理層的行為限制在固定的目標之中,用固定的目標來控制管理者未來的行動。在當前改革開放的經營環(huán)境中,管理者和員工更希望通過運用他們的知識和判斷去適應變化的市場環(huán)境,不斷改進業(yè)績,突破固定目標的束縛,定位于更高預期業(yè)績---世界一流對手或行業(yè)先進水平,建立彈性目標的相對業(yè)績管理體系,業(yè)績評價以外部企業(yè)作為標桿,可以激勵有遠見的員工,提高公司的業(yè)績。相對的業(yè)績考核目標,即和標桿相比,評價業(yè)績做得如何,標桿可以是競爭對手、行業(yè)水平,也可以是企業(yè)內部的其他單位。建立創(chuàng)新型行業(yè),關鍵在于有效調動廣大員工的積極性、主動性和不斷創(chuàng)新的精神,這種相對業(yè)績評價與激勵的方式更靈活、有效。
(六)強調動態(tài)過程管理,提高預算管理的靈活性
預算管理是企業(yè)戰(zhàn)略導向的過程控制,預算管理的最終目的是服務于企業(yè)經營活動,實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標。企業(yè)經營活動不能被靜態(tài)的預算目標所束縛,重要的是利用預算的動態(tài)過程來增進學習、鼓勵問題解決和提高適應性,由此引導企業(yè)研究市場和把握市場,優(yōu)化內部流程。不是因為預算管理而限制自己,而是讓企業(yè)根據市場變化來動態(tài)調整和實施行動計劃,以適用多變的市場環(huán)境,實現(xiàn)戰(zhàn)略目標?! ?
(七)建立健全預算考核與獎懲機制。
全面預算管理的生命線是考核與獎懲,只有通過科學考核,嚴明的獎懲,才能確保預算管理落到實處。預算考核要具有全面性,要對全員進行考核,將預算編制的及時性、準確性、預算執(zhí)行、預算調整情況等均納入考核指標體系,做到適時評價、及時獎勵、表彰創(chuàng)意和創(chuàng)新、指出缺點和不足,使管理者、員工與企業(yè)形成責權利相統(tǒng)一的責任共同體;考核要突出重點,突出關鍵業(yè)績指標的考核,每一個崗位,人員都要設置關鍵業(yè)績考核指標,將各預算責任單位、部門的薪酬與關鍵業(yè)績指標完成情況掛鉤,使各層次的員工共同為實現(xiàn)預算而努力。
(八)加強預算責任審計,強化預算監(jiān)督
內部審計是審計監(jiān)督的和理要組成部分,加強企業(yè)預算審計是建立健全現(xiàn)代化企業(yè)制度不可缺的重要環(huán)節(jié),是推行全面預算管理,提高財務控制力的有效手段,內部審計與監(jiān)督不應僅僅是對財務會計信息和經營業(yè)績真實性與合法性結果的審計與監(jiān)督,更重要的是對預算制度和預算貫徹執(zhí)行情況過程性審計和監(jiān)督。行業(yè)要制定企業(yè)內部預算審計實施辦法,將預算的編制、執(zhí)行、考核、獎懲等均列入審計監(jiān)督的范圍,真正做到經營管理處處有章可循,事事受程序制度制約。充分發(fā)揮內審工作在推行全面預算管理,完善企業(yè)內部控制,提高經營管理水平方面的作用。
(九)提升預算管理信息化水平,實現(xiàn)預算的適時控制。
實現(xiàn)支撐信息化。在行業(yè)層面上,主要是結合行業(yè)內部改革,業(yè)務流程重組,管理流程再造等建成遍及行業(yè)運營管理各環(huán)節(jié)的信息化網絡支撐平臺;在預算管理上,實現(xiàn)網絡的集中化管理和監(jiān)控,將全面預算管理系統(tǒng)作為財務管理系統(tǒng)中的一個單獨的功能模塊,與企業(yè)的ERP系統(tǒng)中的財務系統(tǒng)核算數(shù)據、聯(lián)機審批系統(tǒng)相結合,利用網絡資源聯(lián)機申請和預留預算資金,避免由于財務數(shù)據統(tǒng)計滯后造成的超預算支出。通過先進的信息化網絡,實現(xiàn)財務部門對企業(yè)生產經營業(yè)務的實時監(jiān)控,提高財務信息的內涵,強化對數(shù)據反映的經濟現(xiàn)象的分析與挖掘,找出規(guī)律,發(fā)現(xiàn)問題,為企業(yè)管理和決策提供依據。
作者:史彩霞 文章來源:河南省煙草公司商丘分公司