1 企業(yè)檔案的重要性
企業(yè)檔案指的是企業(yè)在各項經(jīng)營、生產(chǎn)活動中形成的對社會、國家及本企業(yè)具有保存價值的文字、圖標以及聲響等形式不同的歷史記錄。企業(yè)在日常的工作當中,注重對各種文件材料的形成和積累,并且按照特定的要求科學的進行分類整理,統(tǒng)一對企業(yè)各部門和各種載體檔案進行管理,來使得檔案能夠有效的被利用。
企業(yè)檔案的重要性表現(xiàn)為四個方面。第一是,企業(yè)的檔案起著企業(yè)科技發(fā)展過程中催化劑的作用;第二是,企業(yè)檔案的科技檔案是企業(yè)知識形態(tài)的生產(chǎn)力:第三是,企業(yè)檔案是社會效益和企業(yè)經(jīng)濟效益的表現(xiàn)形式;第四是,企業(yè)的檔案的企業(yè)文化中的重要內(nèi)容,是企業(yè)能夠成功的金橋。
2 企業(yè)檔案管理遵循的原則
2.1 分級管理,統(tǒng)一領導 企業(yè)中的檔案機構要對企業(yè)的檔案工作進行統(tǒng)一領導和集中管理,建立起企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一的檔案管理制度,對企業(yè)實施全部檔案的綜合管理。
2.2 維護企業(yè)檔案的安全與完整 企業(yè)檔案安全的維護,是對企業(yè)檔案實施良好的管理和保護,做好檔案的保密工作,嚴格防止企業(yè)檔案的丟失、泄密和失密現(xiàn)象的發(fā)生,嚴格遵守企業(yè)檔案中所包含的涉密事項,來保護企業(yè)的知識產(chǎn)群,維護企業(yè)的合法權益。
企業(yè)檔案完整的維護,從數(shù)量上來講,就是要保證企業(yè)檔案內(nèi)容上的齊全配套;從質(zhì)量上講,就是要保持企業(yè)檔案的內(nèi)在有機聯(lián)系和系統(tǒng)性;在范圍上,應涵蓋企業(yè)的全部工作活動所產(chǎn)生的各種形式、各種門類的檔案文書,嚴防檔案進行人為地凌亂堆砌和加以割裂。
2.3 便于社會和企業(yè)對企業(yè)檔案的有效利用 對企業(yè)檔案的利用不只是企業(yè)檔案工作的基本出發(fā)點,也是企業(yè)進行檔案工作的最終目的所在。企業(yè)檔案管理工作能夠不斷延續(xù)中得到發(fā)展的原因就在于它對社會存在一定的利用價值。對企業(yè)檔案利用已經(jīng)貫穿于企業(yè)檔案管理中的始終和各個環(huán)節(jié),而且,其也是對檔案管理工作進行檢驗的根本標準。
3 檔案管理中信息技術的運用
3.1 企業(yè)檔案載體發(fā)生轉(zhuǎn)變 企業(yè)實現(xiàn)計算機進行檔案的全程管理之后,適時地實現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的遠近傳遞處理和交換。在企業(yè)的檔案管理活動中,電子文件以其快捷的傳遞速度和辦文進度逐漸取代了紙質(zhì)文件,電子圖紙也以其手工繪制所無可比擬的優(yōu)勢而大量出現(xiàn)。通過計算機進行輔助設計使企業(yè)檔案設計、存儲、修改和查詢變得方便又快捷。
3.2 企業(yè)檔案分類發(fā)生轉(zhuǎn)變 傳統(tǒng)的企業(yè)關于文書檔案、產(chǎn)品檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案已經(jīng)被逐步打破,取而代之的是,以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息被分散在幾個管理系統(tǒng)中,計算機按照規(guī)定發(fā)出指令,根據(jù)檔案管理目標隨時調(diào)整和設立類目。這種檔案分類的方式更能貼近企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營及管理等各方面,分類也將更加詳細、更加科學、更加規(guī)范。
3.3 企業(yè)檔案的接收和保管發(fā)生轉(zhuǎn)變 傳統(tǒng)的檔案管理工作是檔案工作者通過參加產(chǎn)品鑒定、重要設施開箱、重要項目建設及技術改造的竣工驗收,來作為企業(yè)檔案的指導、監(jiān)督和接收。在當今電子環(huán)境下,檔案人員只有積極的介入文件的形成和保管過程,檔案文件才能被鑒定、保存、編目來提供應用。企業(yè)的檔案工作者要在專業(yè)人員的指導下學習如何運用專門的檔案信息來接收管理平臺,要懂得如何對檔案進行控制和維護檔案信息資源的有效性、實時性和可靠性,來對電子檔案信息的收集和管理進行掌握。
4 加強企業(yè)檔案管理的措施
4.1 統(tǒng)一規(guī)范,建立檔案管理現(xiàn)代化技術標準 檔案管理工作的規(guī)范化和標準化是企業(yè)信息化建設的前提和必要條件。當今時代的檔案管理已經(jīng)不再是屬于一個特定的部門,它是作為一個系統(tǒng)、一個地區(qū)、一個國家甚至是國際的信息交流的一個組成部分。所以,企業(yè)檔案管理部門必須要遵循檔案標準化的原則,對收集、編目、整理、檢索、防霉防蟲、溫濕度控制以及安全保護等基礎性的工作,應該嚴格按照統(tǒng)一的標準法則進行規(guī)范整理。
4.2 提高企業(yè)檔案管理工作者的素質(zhì) 首先,是較高的政治素質(zhì)。企業(yè)檔案管理工作者較高的政治素質(zhì)能夠為企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展奠定堅實的理論基礎。其次,是較高的職業(yè)道德素質(zhì)。企業(yè)檔案管理工作者要樹立為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務為準則,來提高其服務質(zhì)量。同時檔案管理工作者還必須有嚴格的保密觀念,來為檔案信息的安全提供保證。再次,是較高的專業(yè)素質(zhì)。企業(yè)檔案管理工作者的專業(yè)素質(zhì)包括:專業(yè)的理論基礎、對檔案工作的方法和規(guī)律的掌握、精通的檔案業(yè)務以及基礎的計算機知識,來使得檔案管理工作由傳統(tǒng)人工操作向現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變得以實現(xiàn)。最后,是創(chuàng)新意識。企業(yè)檔案管理工作者在日常的工作當中應當具有開放性,用新的思維來對待新問題,用新的對策和思路來解決出現(xiàn)的問題,把檔案的管理工作提高一個層次。
4.3 服務進行創(chuàng)新 在信息高速發(fā)展的今天,企業(yè)檔案管理工作的內(nèi)容和服務方式與傳統(tǒng)的檔案管理發(fā)生了很大的變化,為企業(yè)檔案管理的發(fā)展提供了巨大的創(chuàng)新和發(fā)展空間。企業(yè)檔案管理工作人員應該樹立信息服務的理念,在信息服務的方式上,要充分考慮檔案利用者對信息的需求,提供面向利用者的信息利用平臺。企業(yè)應該在對檔案信息的需求進行充分調(diào)查的基礎上,建立專題,收集和篩選,對相關信息進行深層加工,以先進的科學技術為支撐,為業(yè)務部門和企業(yè)領導和提供信息服務。
4.4 正確處理檔案保密與其利用的關系 在企業(yè)檔案管理的日常工作中,工作人員要十分重視檔案的保密措施,工作中應盡心盡職。但是受傳統(tǒng)的保密觀念的影響,企業(yè)的檔案管理工作普遍存在著重視保護輕視利用的現(xiàn)象。大批的檔案得不到有效的利用,甚至有些價值很高的檔案也被長期的束之高閣,造成了檔案價值的嚴重浪費。有些企業(yè)領導不能及時的了解到這一情況,使得檔案管理工作者的價值難以在檔案的利用過程中體現(xiàn)出來。所以,企業(yè)檔案管理部門,應該改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念,在做好檔案保密工作的同時,切實完善自己的本職工作,來為領導的決策服務。
