一般的會(huì)計(jì)軟件會(huì)按照手工記賬憑證的樣式設(shè)計(jì)一個(gè)填寫(xiě)憑證的窗口，用戶在此填寫(xiě)憑證信息，非常方便。但有些小企業(yè)由于業(yè)務(wù)少、資金緊張或者其他原因沒(méi)有購(gòu)買商品化的會(huì)計(jì)軟件，而采用手工會(huì)計(jì)處理又非常煩瑣，對(duì)于這樣的企業(yè)可以考慮借助Ｅｘｃｅｌ的制表功能來(lái)實(shí)現(xiàn)憑證管理的現(xiàn)代化。實(shí)際上，各種會(huì)計(jì)軟件的憑證錄入信息都是存放在后臺(tái)的數(shù)據(jù)庫(kù)中的，而數(shù)據(jù)庫(kù)的信息都是以表格形式反映的，因此，在使用Ｅｘｃｅｌ進(jìn)行會(huì)計(jì)憑證的處理時(shí)，可以用會(huì)計(jì)憑證表來(lái)直接反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)。
一、前期準(zhǔn)備
（1）新建一張Sｈｅｅｔ工作表，取名“會(huì)計(jì)科目”，將科目代碼和相對(duì)應(yīng)的科目名稱輸入其中，如圖１所示。
（2）將一張Sｈｅｅｔ工作表命名為“會(huì)計(jì)憑證表”，并按照會(huì)計(jì)憑證所反映的信息設(shè)計(jì)表頭，如圖２所示。
二、自動(dòng)顯示會(huì)計(jì)科目
錄入憑證時(shí)，會(huì)計(jì)科目名稱的錄入比較麻煩，且速度較慢，容易出錯(cuò)，所以可以考慮只錄入科目代碼，讓科目名稱自動(dòng)生成。這里要用到前面設(shè)置好的會(huì)計(jì)科目表。以Ｅｘｃｅｌ ２００７為操作環(huán)境，具體設(shè)置步驟如下：
（１）在會(huì)計(jì)憑證表中選擇科目名稱這一列的Ｇ３單元格。
（２）單擊函數(shù)按鈕，在插入函數(shù)窗口中選擇邏輯函數(shù)ＩＦ（）。在ＩＦ（ ）函數(shù)的Ｌｏｇｉｃａｌ＿ｔｅｓｔ自變量位置輸入“Ｆ３＝”””，Ｖａｌｕｅ＿ｉｆ＿ｔｒｕｅ自變量位置輸入“”””，如圖３所示。
（３）將光標(biāo)移至ＩＦ（）函數(shù)的Ｖａｌｕｅ＿ｉｆ＿ｆａｌｓｅ自變量位置空白處，單擊“ＩＦ”下拉菜單按鈕，選擇列查找函數(shù)ＶＬＯＯＫＵＰ（），如圖４所示。
（４）在ＶＬＯＯＫＵＰ（）函數(shù)Ｌｏｏｋｕｐ＿ｖａｌｕｅ自變量位置輸入“Ｆ３”；將光標(biāo)移至Ｔａｂｌｅ＿ａｒｒａｙ自變量位置，單擊“會(huì)計(jì)科目”工作表，在表中選中Ａ２：Ｂ１５７區(qū)域（即整個(gè)會(huì)計(jì)科目表的數(shù)據(jù)），Ｔａｂｌｅ＿ａｒｒａｙ自變量位置會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)“會(huì)計(jì)科目！Ａ２：Ｂ１５７”字樣；在Ｃｏｌ＿ｉｎｄｅｘ＿ｎｕｍ自變量位置輸入“２”；在Ｒａｎｇｅ＿ｌｏｏｋｕｐ自變量位置輸入“１”，如圖５所示，單擊“確定”按鈕，ＶＬＯＯＫＵＰ（）函數(shù)設(shè)置完畢。
讀者也可不按照以上Ｇ３單元格公式的設(shè)置步驟，直接在Ｇ３單元格中輸入公式“＝ＩＦ（Ｆ３＝＂＂，＂＂，ＶＬＯＯＫＵＰ（Ｆ３，會(huì)計(jì)科目！Ａ２：Ｂ１５７，２，１））”亦可。
（５）選中Ｇ３單元格，光標(biāo)移至右下角，變成十字形時(shí)下拉至最后，則自動(dòng)生成Ｇ３下面所有單元格的公式。
（６）任意在“科目代碼”一列的單元格中輸入一個(gè)會(huì)計(jì)科目工作表中的科目編碼，則在其右側(cè)的“科目名稱”一列的單元格中將自動(dòng)出現(xiàn)相應(yīng)的科目名稱。某工廠會(huì)計(jì)憑證表的部分?jǐn)?shù)據(jù)資料如圖６ 所示。
需要說(shuō)明的是，圖１所示的會(huì)計(jì)科目是新準(zhǔn)則規(guī)定的一級(jí)會(huì)計(jì)科目，圖６中的科目名稱一列雖然是在輸入圖１中的一級(jí)科目代碼后自動(dòng)生成的，但明細(xì)科目一列卻必須手工輸入。那么能否直接輸入完整的、包括明細(xì)科目的會(huì)計(jì)科目代碼后自動(dòng)生成相應(yīng)的科目名稱呢？答案是肯定的。企業(yè)只需根據(jù)自己的代碼體系，設(shè)計(jì)類似圖１的會(huì)計(jì)科目表，即可生成改進(jìn)后的會(huì)計(jì)憑證表樣式的憑證表（如圖7所示）。
四、結(jié)束語(yǔ)
會(huì)計(jì)憑證是賬務(wù)處理的重要依據(jù)，是會(huì)計(jì)核算的起點(diǎn)，Ｅｘｃｅｌ的表格功能可以讓用戶輕松制作會(huì)計(jì)憑證表，其中利用Ｅｘｃｅｌ函數(shù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)顯示會(huì)計(jì)科目的功能更是增加了“用Ｅｘｃｅｌ替代會(huì)計(jì)軟件”這一設(shè)想實(shí)現(xiàn)的籌碼。此外，憑證和賬簿間的聯(lián)系以及它們的表格性質(zhì)可以使Ｅｘｃｅｌ在其中“大顯身手”，以會(huì)計(jì)憑證表為基礎(chǔ)，利用數(shù)據(jù)篩選功能輕松得到日記賬及明細(xì)賬。
主要參考文獻(xiàn)
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