１會計電算化概念
所謂會計電算化，是指將會計信息作為管理信息資源，全面運(yùn)用以計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)為代表的信息技術(shù)對其進(jìn)行獲取、加工、傳輸、存儲、應(yīng)用等處理，為企業(yè)經(jīng)營管理、控制決策和社會經(jīng)濟(jì)運(yùn)行、管理提供充足與適時的信息。狹義的會計電算化指電子計算機(jī)在會計工作當(dāng)中的運(yùn)用，具體而言，就是利用會計軟件指揮各種計算機(jī)設(shè)備代替手工完成在手工操作下很難完成的工作的過程。從廣義上來講，是指與會計電算化有關(guān)的所有工作，具體包括會計電算化軟件的開發(fā)與應(yīng)用，會計電算化的人才培訓(xùn)、會計電算化的宏觀規(guī)劃、會計電算化軟件的開發(fā)與應(yīng)用、會計電算化制度建設(shè)、會計電算化軟件市場的培育與發(fā)展等。
電算化會計具有運(yùn)算速度快、自動化程度高、計算精確度高、存儲量大等電子計算機(jī)具備的一般特點(diǎn)，與手工記賬相比，其提供會計信息更加及時、準(zhǔn)確和規(guī)范，提升了會計現(xiàn)代化的管理思想，加快信息傳遞，在一定程度上推進(jìn)了會計改革的進(jìn)程。但在會計電算化飛速發(fā)展的同時，也產(chǎn)生了許多新的問題。
２會計電算化工作中存在的風(fēng)險
２．１ 會計軟件配置不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險
財務(wù)軟件的配置是建立會計電算化信息系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié)，這項(xiàng)工作的好壞將直接影響電算化的開展質(zhì)量。在實(shí)際配置的過程中，安全隱患主要存在于購買環(huán)節(jié)與開發(fā)環(huán)節(jié)。
購買軟件時，如果忽視企業(yè)自身的需要和情況，盲目追求功能先進(jìn)的產(chǎn)品，一方面將導(dǎo)致資源浪費(fèi)，另一方面將導(dǎo)致軟件適用性降低。初始參數(shù)設(shè)置難度的增大，對軟件運(yùn)行環(huán)境要求的提高，將對會計人員提出更高要求，從而降低財務(wù)核算的安全系數(shù)。反之，購買一些規(guī)模較小的軟件公司提供的產(chǎn)品，雖然可以節(jié)約成本，但是軟件的質(zhì)量和后續(xù)服務(wù)缺乏保證。采用自主開發(fā)、委托開發(fā)或者聯(lián)合開發(fā)的企業(yè)，由于技術(shù)要求高，實(shí)際研制中常出現(xiàn)各種問題。例如，設(shè)計人員不能充分了解用戶需求，可行性分析報告不符合實(shí)際，數(shù)據(jù)流程圖混亂，輸入與輸出信息模糊不清，文件調(diào)查表不夠具體，軟件需求說明書不全面，程序設(shè)計說明書不清晰，程序錯誤不能及時發(fā)現(xiàn)，對系統(tǒng)開發(fā)工作不能有效地組織和控制等，從而導(dǎo)致開發(fā)出的軟件質(zhì)量下降，安全系數(shù)降低。
２．２ 復(fù)合型會計電算化人才緊缺的風(fēng)險
作為一個綜合性的會計電算化專業(yè)人才，需要具備計算機(jī)、會計、管理等多方面的專業(yè)知識。目前，許多單位的電算化人員是由過去的手工記賬會計人員經(jīng)過短期培訓(xùn)而來，對計算機(jī)的軟硬件知識了解不多，他們在運(yùn)用計算機(jī)處理業(yè)務(wù)的過程中，大多數(shù)除了使用財務(wù)軟件進(jìn)行會計信息的處理之外，不能靈活運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行財務(wù)信息的加工處理，更談不上對會計電算化軟件的維護(hù)與開發(fā)。當(dāng)計算機(jī)運(yùn)行出現(xiàn)問題時，計算機(jī)維護(hù)人員又大多是計算機(jī)專業(yè)出身，對財務(wù)知識不甚了解，不能把計算機(jī)知識和會計等財務(wù)知識融合在一起。缺乏會計電算化方面的專業(yè)人才已然成為企業(yè)快速實(shí)現(xiàn)會計電算化的障礙。
２．３ 實(shí)際操作過程存在的風(fēng)險
2.3.1內(nèi)部控制制度不健全
由于在電算化環(huán)境下，電子數(shù)據(jù)經(jīng)過審核與確認(rèn)即可自動生成記賬憑證，賬簿、報表都是派生性數(shù)據(jù)。因此，賬簿、報表的真實(shí)性、準(zhǔn)確性完全取決于審核和確認(rèn)的電子數(shù)據(jù)，而直接篡改記錄在計算機(jī)磁盤和光盤上的電子數(shù)據(jù)比傳統(tǒng)犯罪手段更加令人難以發(fā)覺。此外，手工記賬會計下，每一個環(huán)節(jié)都有相應(yīng)工作人員的簽名蓋章，仿造有一定難度。相比之下，電算化系統(tǒng)的口令授權(quán)方式更容易產(chǎn)生漏洞，造成權(quán)限的濫用。由此可見，電算化情況下授權(quán)、審批等內(nèi)控制度的不健全將導(dǎo)致更大的潛在風(fēng)險。實(shí)務(wù)操作中，有一些單位使用會計電算化系統(tǒng)后，對會計職務(wù)相分離、職權(quán)不相容原則的要求下降，有些會計人員既從事數(shù)據(jù)的輸入、輸出工作，又負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的報送，這樣就增加了他們在未經(jīng)授權(quán)的情況下直接對使用中的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、復(fù)制或刪除等作假舞弊操作的可能性。由于內(nèi)部控制制度薄弱，操作人員可能超越權(quán)限或未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，篡改、復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)，造成企業(yè)損失。
2.3.2 電算化操作不規(guī)范
實(shí)際操作中，有些會計人員對計算機(jī)與電算化系統(tǒng)不熟悉，上機(jī)操作能力差，致使數(shù)據(jù)的輸入、輸出出現(xiàn)差錯；另一方面，有些會計人員不嚴(yán)格按操作規(guī)范進(jìn)行操作，比如對會計數(shù)據(jù)的備份不按要求及時、按質(zhì)按量備份，或者未將備份數(shù)據(jù)在不同地方妥善保管等。如果沒有嚴(yán)密的管理制度或有章不循，會計電算化工作就不能正常健康運(yùn)轉(zhuǎn)，從而影響會計信息質(zhì)量。
2.3.3電算化系統(tǒng)不安全
電算化會計系統(tǒng)的風(fēng)險主要體現(xiàn)在兩個方面：首先是物理環(huán)境對計算機(jī)硬件的影響，其次是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對計算機(jī)軟件的威脅。由于會計信息以數(shù)據(jù)形式保存在存儲介質(zhì)中，而存儲介質(zhì)對于防火、防水、防磁和溫度變化等都有一定要求。存儲介質(zhì)的損壞，將導(dǎo)致會計數(shù)據(jù)的丟失。會計軟件在安裝和使用過程中出現(xiàn)問題也可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)滅失。此外，網(wǎng)絡(luò)故障、計算機(jī)病毒、黑客入侵等因素都可能導(dǎo)致會計數(shù)據(jù)丟失，這些都是傳統(tǒng)手工會計下不曾出現(xiàn)的問題。
３風(fēng)險防范措施
3.1 更新知識，轉(zhuǎn)變觀念
要加強(qiáng)對會計電算化的認(rèn)識，轉(zhuǎn)變觀念。實(shí)現(xiàn)會計電算化不僅是會計核算工具和核算方法的改進(jìn)，而且是會計學(xué)科體系本身的一次革命，使會計人員從記賬算賬等煩瑣的日常工作中解脫出來，將更多的時間和精力用于管理上，為科學(xué)管理、決策提供可靠數(shù)據(jù)，從而促進(jìn)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)展，提高整個會計工作水平。會計人員應(yīng)當(dāng)在充分了解會計電算化重要性的基礎(chǔ)上，認(rèn)識到會計電算化風(fēng)險防范的必要性。此外，會計人員還應(yīng)當(dāng)意識到，會計電算化在財務(wù)工作中是一個長期的過程，而不是財務(wù)工作的短期目標(biāo)，它總在不斷地改進(jìn)和發(fā)展，因此需要詳細(xì)制定適應(yīng)單位會計電算化發(fā)展的規(guī)劃，循序漸進(jìn)地開展工作，這是保障電算化順利發(fā)展的重要措施。
3.2 從實(shí)際出發(fā)，對癥下藥
企業(yè)應(yīng)當(dāng)從自身實(shí)際情況和需要出發(fā)，選擇最合適的財務(wù)軟件。企業(yè)在購買財務(wù)軟件推行電算化時，應(yīng)該著重考慮以下幾點(diǎn)：該軟件必須通過有關(guān)機(jī)構(gòu)的評審，軟件的技術(shù)指標(biāo)應(yīng)滿足企業(yè)的需求，符合企業(yè)特殊核算的要求和行業(yè)特性，滿足后續(xù)發(fā)展的需要，能保證會計數(shù)據(jù)安全可靠，不易被破壞和泄密，操作方便，售后服務(wù)好，能及時提供日常維護(hù)、版本升級和軟件再開發(fā)。近年來，隨著計算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展，國內(nèi)涌現(xiàn)一批優(yōu)秀的財務(wù)軟件。例如，金蝶ＫＩＳ是一款面向小型企業(yè)的管理軟件，金蝶Ｋ／３側(cè)重為中大型企業(yè)提供最適合中國企業(yè)管理特質(zhì)的個性化企業(yè)管理及電子商務(wù)應(yīng)用解決方案，而用友ＥＲＰ ＮＣ則是集團(tuán)企業(yè)的最佳選擇。
3.3 強(qiáng)化內(nèi)控，健全管理
隨著會計電算化替代手工會計核算方式，內(nèi)部控制制度也被賦予了新的內(nèi)容。控制方式從單純的手工控制轉(zhuǎn)化為組織控制、手工控制和程序控制相結(jié)合的全面內(nèi)部控制，控制的要求也更為嚴(yán)格、規(guī)范，因此要求必須建立和健全電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度。首先，應(yīng)根據(jù)會計電算化系統(tǒng)的業(yè)務(wù)要求，實(shí)行用戶權(quán)限分級授權(quán)管理。設(shè)立各個電腦操作崗位，如系統(tǒng)管理員、軟件操作員、系統(tǒng)維護(hù)員、會計檔案管理員等，明確崗位職責(zé)和操作權(quán)限，使每個操作人員只能在自己的權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行工作，保證會計電算化系統(tǒng)能夠正常順利地運(yùn)行，確保會計數(shù)據(jù)的安全、準(zhǔn)確、可靠。其次，建立嚴(yán)格的上機(jī)記錄制度，登記姓名、上機(jī)時間、操作內(nèi)容、系統(tǒng)運(yùn)行狀況等。再次，及時做好數(shù)據(jù)備份，最好是保存雙備份；最后要保證系統(tǒng)安全，最好專機(jī)專用，不使用未經(jīng)檢查的軟盤，有效避免計算機(jī)病毒的侵入，確保會計數(shù)據(jù)的安全性。
3.4 內(nèi)外結(jié)合，加強(qiáng)監(jiān)管
在會計電算化環(huán)境下，為了保證會計信息質(zhì)量，一方面應(yīng)該強(qiáng)化內(nèi)部審計監(jiān)督機(jī)制，定期進(jìn)行內(nèi)部控制測試，及時尋找漏洞、查錯防弊、獲取證據(jù)，將問題消除在萌芽狀態(tài)，為會計電算化順利實(shí)施提供保障。另一方面，應(yīng)加強(qiáng)外部監(jiān)督和對違法違規(guī)行為的處罰。加強(qiáng)和改善注冊會計師的審計監(jiān)督、《會計法》等司法監(jiān)督，以及媒體等輿論監(jiān)督。
盡管會計電算化的風(fēng)險是客觀存在的，但是只要我們正視風(fēng)險，認(rèn)真分析，積極采取正確有效的防范措施，進(jìn)行嚴(yán)密監(jiān)督與控制，那么會計電算化的風(fēng)險完全可以防控，會計電算化工作一定能順利開展。
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