在北京慧點科技開發(fā)有限公司首席內(nèi)控專家邢昊看來，內(nèi)控扎根企業(yè)需要兩套系統(tǒng)：內(nèi)控管理系統(tǒng)和內(nèi)控系統(tǒng)。內(nèi)控管理系統(tǒng)的主要使用者是內(nèi)控部門和各業(yè)務(wù)部門的內(nèi)控管理崗位，內(nèi)控系統(tǒng)的主要使用者是業(yè)務(wù)部門。
“內(nèi)控管理系統(tǒng)是企業(yè)做好內(nèi)控的關(guān)鍵和基礎(chǔ)，有了內(nèi)控管理系統(tǒng)，企業(yè)的內(nèi)控框架就算搭建起來了。接下來，在內(nèi)控管理系統(tǒng)的指導(dǎo)和控制下，內(nèi)控系統(tǒng)對業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的控制也就順理成章了。我認為，從內(nèi)控管理系統(tǒng)到內(nèi)控系統(tǒng)是內(nèi)控信息化最有效率的路徑。”邢昊說。
兩套系統(tǒng)職責(zé)大不同
對于內(nèi)控管理系統(tǒng)和內(nèi)控系統(tǒng)的區(qū)別，很多企業(yè)還是比較模糊。“在建立內(nèi)控體系的過程中，部分企業(yè)沒有分清內(nèi)控管理系統(tǒng)和內(nèi)控這兩件事。在這種情況下，企業(yè)往往眉毛胡子一把抓，投入高、效果差。”邢昊說。
內(nèi)部控制管理系統(tǒng)的職責(zé)是內(nèi)控培訓(xùn)、內(nèi)控制度制定及維護、內(nèi)控檢查等，而內(nèi)控系統(tǒng)的目的是為加強對企業(yè)的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的控制。
不管是內(nèi)控管理系統(tǒng)還是內(nèi)控系統(tǒng)，都不是單純地將原來的ERP系統(tǒng)升級。因為ERP不能覆蓋企業(yè)所有流程，它只關(guān)注企業(yè)比較基礎(chǔ)的流程，更多的是具體操作層面如車間主任應(yīng)該關(guān)注的控制點。當(dāng)然，如果企業(yè)只是單純想做好某個環(huán)節(jié)點或某項業(yè)務(wù)的控制，比如庫存管理的內(nèi)控，也可以在ERP系統(tǒng)中進行改造升級。
從內(nèi)控管理系統(tǒng)到內(nèi)控系統(tǒng)的過渡，是企業(yè)內(nèi)控建設(shè)順理成章的一個過程?！耙隝T工具的目的是幫助企業(yè)規(guī)劃好內(nèi)控建設(shè)的路徑。路徑的第一步就是要建立內(nèi)控 管理系統(tǒng)。這個系統(tǒng)可以幫助企業(yè)用比較低的成本、比較成熟的技術(shù)和比較成型的產(chǎn)品去控制建立內(nèi)控系統(tǒng)的過程。該系統(tǒng)一旦成立，整個內(nèi)控的架構(gòu)和形狀就基本搭建起來了，內(nèi)控建設(shè)的效率就可以大大提高了。”邢昊說。
隨著內(nèi)控管理系統(tǒng)的建立，企業(yè)會做一些檢查梳理工作?！霸跈z查梳理過程中，企業(yè)真正的內(nèi)控缺失點就暴露出來，然后企業(yè)再根據(jù)這些內(nèi)控缺失點來進一步支持內(nèi)控系統(tǒng)的建設(shè)?！毙详徽f。
領(lǐng)導(dǎo)層的“監(jiān)控平臺”
“每建完一個內(nèi)控系統(tǒng)，數(shù)據(jù)都可以自動傳到內(nèi)控管理系統(tǒng)中，被管理層看到。從這個角度來講，內(nèi)控管理系統(tǒng)也算是領(lǐng)導(dǎo)層的一個‘監(jiān)控平臺’?！毙详粚?nèi)控管理系統(tǒng)做出這樣的定義。
一般來說，一個公司的內(nèi)控建設(shè)時期要長達兩三年并且需要不斷持續(xù)，這個過程中的領(lǐng)導(dǎo)層監(jiān)控必不可少。正因為有內(nèi)控管理系統(tǒng)的引入，每項工作都變得可控了。
除此之外，內(nèi)控管理系統(tǒng)的培訓(xùn)、制度維護、檢查等功能還為企業(yè)現(xiàn)階段的內(nèi)控建設(shè)提高了效率，降低了成本。
“我曾經(jīng)接觸過一家企業(yè)，他們以人工的方式進行一家分公司的內(nèi)控測試需要2個月的時間，后來采用了內(nèi)控管理系統(tǒng)，兩周的時間就完成了內(nèi)控測試工作。
在沒有內(nèi)控管理系統(tǒng)的情況下，企業(yè)會派大量的人到每個流程中檢查，用人來完成訪談、記錄、收集證據(jù)、寫報告以及審批等程序。”邢昊對內(nèi)控管理系統(tǒng)引入前后的培訓(xùn)成本情況進行對比時說道，“引入內(nèi)控管理系統(tǒng)后，系統(tǒng)將自動生成報告，直接做分析、出結(jié)果，把整個內(nèi)控檢查過程中人的成本降到最低。在內(nèi)控體系向下推廣培訓(xùn)的過程中，企業(yè)也耗費了相當(dāng)高的成本。一個全面的內(nèi)控管理信息系統(tǒng)，每個員工都可用自己的賬號和密碼登錄系統(tǒng)，參與整個內(nèi)控建立和落地的過程?！?br />
打造一個完整的控制體系
“對于內(nèi)控來說，不僅僅是對簡單環(huán)節(jié)的控制，而是每一個流程從頭到尾整個的控制，甚至是多個流程之間的互動?！毙详徽f。
內(nèi)控管理系統(tǒng)不但可以控制某個點，而且還可以把內(nèi)控系統(tǒng)中的每個點連接起來，將控制點構(gòu)成一個完整的控制體系。
而內(nèi)控系統(tǒng)可以固化很多控制要素?！氨热缒愁I(lǐng)導(dǎo)層的審批權(quán)限在系統(tǒng)中設(shè)置的是2000元，如果某員工需要審批的金額是2001元，系統(tǒng)的審批就無法通過。通過內(nèi)控系統(tǒng)，可以固化控制要素，固化每個流程點，對某個控制點或控制環(huán)節(jié)的所有的事件進行監(jiān)控和留痕。而人工控制只能采取抽查的方式?！毙详慌e例道。
“所以，內(nèi)控系統(tǒng)的第一件事就是將內(nèi)控手段和控制要素固化到每一個流程中的關(guān)鍵控制點中，并且把這些控制點形成一個完整的體系。”邢昊總結(jié)道。
