預(yù)算管理已經(jīng)成為保障企業(yè)經(jīng)營有序進(jìn)行的重要管理行為,預(yù)算于每年定期啟動,并在一定的時期內(nèi)完成,預(yù)算報表填制往往要經(jīng)歷預(yù)算目標(biāo)確定----預(yù)算報表下發(fā)----預(yù)算報表上報----預(yù)算目標(biāo)審核----預(yù)算調(diào)整----預(yù)算報表再次上報等多個環(huán)節(jié),涉及多個部門,花費時間多達(dá)數(shù)月。很多企業(yè)還結(jié)合本單位管理需要,設(shè)計了很多內(nèi)部預(yù)算表格,這些表格以Excel電子表格格式為主,下發(fā)、匯總需要的時間更長,在此背景下,如何利用WEB模式,在線填制預(yù)算報表,無疑對縮減預(yù)算編報時間有很大的幫助,更重要的是,利用相關(guān)軟件,可以實現(xiàn)對以往手工控制的預(yù)算項目在線實時控制,更可以進(jìn)行多層次的數(shù)據(jù)分析,推動預(yù)算管理效率的提高。
一、ASP.NET應(yīng)用于預(yù)算報表設(shè)計的可行性
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,很多企業(yè)已經(jīng)在建立了內(nèi)部局域網(wǎng),分布在不同部門的計算機已經(jīng)在硬件上實現(xiàn)了聯(lián)通,近年來,財務(wù)軟件也已在很多企業(yè)得到廣泛的應(yīng)用,部分企業(yè)甚至在集團公司內(nèi)部實現(xiàn)了財務(wù)部門數(shù)據(jù)的互通,單位內(nèi)部管理事項也通過建立OA系統(tǒng)實現(xiàn)了無紙化辦公。采用WEB模式的預(yù)算報表填報,僅需要再設(shè)置一臺網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器,在服務(wù)器上設(shè)置統(tǒng)一的預(yù)算報表格式及內(nèi)容,并輔以相應(yīng)權(quán)限即可實現(xiàn)。從這個角度分析,采取WEB模式的預(yù)算報表填制有了現(xiàn)實的物質(zhì)基礎(chǔ)。
在WEB環(huán)境下,預(yù)算報表的處理流程如下圖1所示。
在Web環(huán)境下,用戶預(yù)算報表的填制均在WEB服務(wù)器上處理,所有報表組件均駐留在服務(wù)器上并可以集中過呢個性。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展,目前的管理信息系統(tǒng)已經(jīng)逐漸從C/S模式向瀏覽器/服務(wù)器(B/S)模式轉(zhuǎn)變。由于B/S模式的特殊性,使得在C/S下難以實行的很多報表功能得以實現(xiàn)。
.NET框架是一種新的計算平臺,它是在“追求互操作”戰(zhàn)略目標(biāo)下推出的一種用于構(gòu)建、配置、運行網(wǎng)頁服務(wù)和應(yīng)用程序的多語言環(huán)境。.NET框架代表了視窗環(huán)境下網(wǎng)絡(luò)開發(fā)工具的未來,它簡化了在高度分布式Internet環(huán)境中的應(yīng)用程序開發(fā),也預(yù)示了工業(yè)界計算機輔助發(fā)展道路的前進(jìn)目標(biāo)。.NET框架實際上封裝了操作系統(tǒng),使應(yīng)用程序與操作系統(tǒng)的具體工作相隔離,同時,.NET框架高度集成跨平臺的接口技術(shù)、組件技術(shù)和數(shù)據(jù)庫等,使得在其環(huán)境下開發(fā)的應(yīng)用程序可以在多種硬件和操作系統(tǒng)之間轉(zhuǎn)移和協(xié)作。
微軟公司自2002年4月推出.NET以后,由于其快速、方便等特性,使得ASP.NET成為開發(fā)B/S系統(tǒng)的首選。同時,利用SQL SERVER等數(shù)據(jù)庫,可以開發(fā)出大量的應(yīng)用程序,由于WEB界面使用起來較容易,經(jīng)過相應(yīng)培訓(xùn)后, 利用ASP.NET還可以與EXCEL等OFFICE工具集成,各部門預(yù)算編制人員都能夠輕松輸入數(shù)據(jù),并隨時查看預(yù)算與實際的偏差,以快速調(diào)整糾正。財務(wù)計劃與預(yù)算編制也變得以緊密結(jié)合,在各部門錄入完預(yù)算數(shù)據(jù)后,預(yù)算系統(tǒng)就會自動匯總上來,甚至可以完成自動生成預(yù)算報表。而財務(wù)人員的工作時間也重新得以分配--原來80%的時間用于數(shù)據(jù),20%用于分析,現(xiàn)在則完全相反,財務(wù)人員可以用更多時間來進(jìn)行相關(guān)分析工作,為單位管理決策提供更有效的信息。
二、ASP.NET報表設(shè)計具體案例分析
本文以某企業(yè)為例,選擇該企業(yè)的日常公用經(jīng)費預(yù)算報表,使用ASP.NET來實現(xiàn)WEB環(huán)境下的預(yù)算報表編制。
下表1為某企業(yè)的公用經(jīng)費預(yù)算表表樣,由差旅費、會議費、資料費及其他費用等四項組成,該單位共有20個部門(科室),此份預(yù)算報表每月28日之前由各部門預(yù)算填報人員將下月預(yù)算填制完畢后報送財務(wù)部門,每個部門負(fù)責(zé)填報該報表中的“本月支出”及“本月預(yù)算”項目,其余項目在年初填報后匯總填報。預(yù)算報表報送前須經(jīng)各部門領(lǐng)導(dǎo)審核通過,財務(wù)部門在收集完所有預(yù)算報表后,進(jìn)行匯總報送,經(jīng)預(yù)算管理機構(gòu)審批后下發(fā)預(yù)算指標(biāo)。
在ASP.NET環(huán)境下,設(shè)計程序如下圖2所示。
如上圖2所示,在ASP.NET環(huán)境下,日常公用經(jīng)費預(yù)算報表由“錄入”、“查詢”、“匯總”、“審批”和“系統(tǒng)管理”五個模塊組成。其中錄入模塊由各部門預(yù)算編制人員根據(jù)系統(tǒng)分配其的用戶名設(shè)置密碼后登陸,進(jìn)行填制報表,在填制完畢后,由部門領(lǐng)導(dǎo)審批,審批通過后自動進(jìn)入到預(yù)算管理機構(gòu),企業(yè)預(yù)算管理人員登錄系統(tǒng)后,可以選擇匯總所有部門預(yù)算報表,也可以進(jìn)行相關(guān)部門的預(yù)算審批工作。各部門領(lǐng)導(dǎo)可以隨時登錄預(yù)算系統(tǒng),查詢本部門本年及本月預(yù)算的執(zhí)行情況,同時,財務(wù)部門預(yù)算管理人員日常的報表數(shù)據(jù)收集、匯總及審批等過程時間大大減少,可以用更多的時間進(jìn)行預(yù)算分析工作等。
在本套預(yù)算系統(tǒng)中,“系統(tǒng)管理”模塊用于對系統(tǒng)備份,同時,本模塊還有設(shè)置操作人員并分配權(quán)限功能,一般來說,預(yù)算編制人員和審批人員應(yīng)單獨設(shè)置。還應(yīng)注意的是,本模塊中設(shè)置了報表新增功能,以便于單位預(yù)算軟件的再次開發(fā)。
三、值得關(guān)注的幾個問題
數(shù)據(jù)安全問題:在整個系統(tǒng)的實現(xiàn)過程中,由于涉及到多個部門,用戶較多,如何分配用戶權(quán)限是系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)該考慮的一個非常重要的問題,在具體設(shè)計過程中,一個是應(yīng)考慮用戶和預(yù)算報表的對應(yīng)關(guān)系,即某一部門的員工只能看到相應(yīng)部門的預(yù)算報表,同時,某一權(quán)限的用戶只能擁有某一單一的權(quán)限(錄入、查詢或?qū)徟?。
財務(wù)核算軟件的結(jié)合:在案例中,預(yù)算軟件的報表填制處于一個獨立的系統(tǒng)中,在預(yù)算執(zhí)行過程中,大量數(shù)據(jù)要依賴于財務(wù)核算系統(tǒng)產(chǎn)生,在軟件的設(shè)計中,并未考慮如何從財務(wù)核算軟件中提取歷史數(shù)據(jù),造成了核算和預(yù)算的不同步,需要依靠手工從核算軟件中統(tǒng)計數(shù)據(jù)后填報到預(yù)算報表中,在未來軟件的設(shè)計中,可以考慮將費用項目和會計科目進(jìn)行映射,可以定期從財務(wù)軟件中根據(jù)映射關(guān)系提取相對應(yīng)的數(shù)據(jù)。
報表系統(tǒng)的開放性:在本文中,僅僅列示了企業(yè)日常經(jīng)費的預(yù)算報表問題,而在實際管理中,更多是企業(yè)產(chǎn)品收支的預(yù)算,就此而言,其預(yù)算報表的編報及控制更有重要的意義,可以在上述研究的基礎(chǔ)上,進(jìn)一步擴充預(yù)算報表類型,研究預(yù)算報送流程,提高預(yù)算軟件的作用。
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