近年來,隨著基層人民銀行會計工作整體水平的不斷提高,會計檔案管理工作得到了明顯加強,檔案的查證、依據(jù)和史料作用發(fā)揮更加突出。但是,當前基層人民銀行會計檔案管理工作仍存在著資源消耗大、查詢調(diào)閱不規(guī)范、管理難度大,磁介質(zhì)、光介質(zhì)檔案因系統(tǒng)升級而失效等問題,應加以關注和不斷改進完善。
一、當前人民銀行基層行會計檔案管理的現(xiàn)狀
目前,基層人民銀行會計檔案的管理涉及會計、事后監(jiān)督和檔案管理等部門,基本職責分工如下:一是會計部門按照會計制度的要求裝訂會計檔案,由會計檔案專管員保管;辦理會計檔案的調(diào)閱、銷毀工作;將達到一定時限的會計檔案移交檔案管理部門。二是檔案管理部門接收會計部門移交的會計檔案并按規(guī)定予以管理。三是按會計基本制度的規(guī)定,由分管行領導審批,會計部門組織銷毀會計檔案的事宜。
目前,會計檔案的保存有紙介質(zhì)、磁介質(zhì)、光介質(zhì)三種物理形式,保存的主要形式和管理重點仍然是紙介質(zhì)檔案,磁介質(zhì)及光介質(zhì)會計檔案的保管期限與相應的紙介質(zhì)會計檔案相同;無明確期限規(guī)定的磁介質(zhì)、光介質(zhì)會計檔案,比照類似會計檔案進行管理,比如同城電子支付系統(tǒng)備份數(shù)據(jù),基層行比照會計核算系統(tǒng)日終備份數(shù)據(jù)要求保存30天?；鶎尤嗣胥y行會計檔案的日常管理規(guī)定和流程主要有以下幾個方面:
1.會計檔案的保管。各種物理形式的會計檔案均由會計部門檔案專管員負責保管,采用紙介質(zhì)以外形式保存的會計檔案,仍同時保存一份紙介質(zhì)的會計檔案。
對紙介質(zhì)會計檔案的保管要求為:需配置專用檔案鐵皮柜,所有會計檔案入柜保管,能夠做到防火、防潮、防蟲蛀鼠咬。目前基層人民銀行在紙介質(zhì)會計檔案保管分工中的做法各異,部分行所有的會計檔案一直由會計部門管理;部分行將會計檔案管理一定年限(或次年、或隔年) 后移交本行檔案室;也有的行雖然將會計檔案移交行檔案室,但仍由會計部門負責管理。
對磁介質(zhì)會計檔案的保管要求:堅持雙備份、異地防磁存放。目前,各行在磁介質(zhì)會計檔案管理的實際操作中普遍存在一些問題。比如,個別行核算系統(tǒng)數(shù)據(jù)未做到雙備份,個別行備份磁介質(zhì)、光介質(zhì)數(shù)據(jù)未進行異地存放等。目前,筆者所在的鷹潭市中心支行已將自2007年運行全國支票影像交換系統(tǒng)以來的會計核算系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)刻錄到光盤中,做到數(shù)據(jù)雙備份。
2.會計檔案的查閱。目前,基層人民銀行均能夠嚴格按照會計檔案管理的規(guī)定辦理會計檔案的查閱工作。嚴格建立并執(zhí)行會計檔案查閱的審批、登記制度。會計檔案的查閱除應會計業(yè)務檢查的要求恢復會計核算系統(tǒng)備份數(shù)據(jù),以查看是否存在磁介質(zhì)、光介質(zhì)會計檔案失效的情形外,均為紙介質(zhì)會計檔案。
3.會計檔案的復制。目前,個別行對紙介質(zhì)會計檔案的復制只存在一種情況,即為了能夠在規(guī)定的期限內(nèi)有效保存會計檔案,對目前由郵政局傳遞的傳真件形式的電報底稿進行復印保存。磁介質(zhì)會計檔案的復制由于各行會計部門應用系統(tǒng)的操作環(huán)境不同,復制所有磁介質(zhì)檔案的工作量及成本都較大,部分行未按照要求做到6個月復制1次。
4.會計檔案的銷毀。會計檔案的銷毀工作目前僅限于紙介質(zhì)會計檔案,有的行存在部分已超過保存期的磁介質(zhì)會計檔案(如會計核算系統(tǒng)月終備份數(shù)據(jù)),但未進行過銷毀。各行銷毀紙介質(zhì)會計檔案系按照《中國人民銀行會計基本制度》的規(guī)定,報上級行批準后自行銷毀,即縣支行報地市中心支行批準后自行銷毀,地市中心支行報省會城市中心支行批準后銷毀。
二、基層人民銀行會計檔案管理工作中存在的問題
1.現(xiàn)行的會計檔案管理制度滯后,不能適應形勢發(fā)展需要。目前人民銀行會計檔案管理執(zhí)行的是總行2005年制定、2006年1月施行的《中國人民銀行會計基本制度》,該制度與1987年頒發(fā)的《中國人民銀行會計制度(試行本)》的管理規(guī)定相比,內(nèi)容相差無幾,并未在其中對會計檔案有專門的指導條款。但隨著人民銀行會計管理制度改革和會計電算化的迅猛發(fā)展,人民銀行會計資料的內(nèi)容、形式也發(fā)生了較大的變化,使部分會計檔案歸類入檔十分困難,迫切需要新的法律規(guī)章予以規(guī)范指導。
2.會計檔案管理部門分散,統(tǒng)一管理流于形式。據(jù)調(diào)查,目前基層人民銀行會計檔案雖然大部分已由事后監(jiān)督部門集中保管,但具體管理部門還是事后監(jiān)督部門,沒有實行檔案管理部門統(tǒng)一管理,在調(diào)閱資料時也是由事后監(jiān)督部門管理,以致會計檔案與全行檔案的統(tǒng)一管理流于形式。在這種管理現(xiàn)狀下,容易造成會計檔案入檔不及時、歸類不正確、登記不完整,內(nèi)部人員調(diào)閱檔案不履行審批程序,隨意性大,存在會計檔案遺失的風險;容易造成組柜管理或個人管理,使一部分會計檔案出現(xiàn)漏檔現(xiàn)象。同時,會計檔案由各部門分散管理,不可避免地在管理條件上受到了限制,不具備檔案管理的安全措施,難以達到檔案管理“四防”、“四無”的基本標準。
3.會計檔案管理未與核算系統(tǒng)升級同步,磁介質(zhì)檔案調(diào)閱難度大。大部分磁介質(zhì)會計檔案是在特定的應用系統(tǒng)中生成的,調(diào)閱磁介質(zhì)會計檔案需要在特定的、舊的運行環(huán)境中進行。但是,隨著應用系統(tǒng)版本的升級、換代、更新,部分磁介質(zhì)會計檔案已無法調(diào)閱,失去了檔案管理與有效使用的真正意義。
4.內(nèi)部保密管理制度與司法執(zhí)行存在矛盾,會計檔案密級管理難度大。為了防止會計檔案丟失和泄密,中國人民銀行頒布的《銀行會計檔案管理辦法》規(guī)定,各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要,經(jīng)本單位負責人批準,可以提供查閱或復制,并辦理登記手續(xù)。此規(guī)定在實際操作中的執(zhí)行難度較大。如司法部門在執(zhí)行公務時,強制將會計憑證調(diào)出,如果不同意將按妨礙執(zhí)行公務處理,給檔案管理帶來困難。
5.會計檔案監(jiān)督檢查不到位,日常管理工作仍存在漏洞。會計檔案是會計工作檢查的一項內(nèi)容,但在部分基層人民銀行在實際會計工作檢查過程中,普遍只查看登記簿的建立或檔案的裝訂整理等,對于檔案的歸類是否正確,入檔是否及時,壘面、簿宴核對是否相符,是否具備安全措施等檢查得較少,造成監(jiān)督管理的漏洞。
三、改進基層人民銀行會計檔案管理工作的意見建議
1.出臺專門的《中國人民銀行會計檔案管理實施辦法》,進一步完善會計檔案管理制度。一是依據(jù)會計檔案管理工作的變化和新形勢的需求,制定統(tǒng)一的《中國人民銀行會計檔案管理實施辦法》,及時對相關管理規(guī)定予以修訂和完善,有效解決現(xiàn)有的會計檔案管理規(guī)定多分散在多個會計制度及業(yè)務管理辦法中而不便于查閱的問題,切實加強人民銀行系統(tǒng)的會計檔案管理。二是明確會計檔案管理的對象和范圍?，F(xiàn)有會計檔案管理存在多處空白點,比如在會計檔案保存的物理形式上對光介質(zhì)會計檔案的管理是一個空白點,同時需要對磁介質(zhì)、光介質(zhì)的有效性進行界定,并明確銷毀方式,切實防止管理漏洞。三是明確管理職責。要求無論是紙介質(zhì)會計檔案,還是磁介質(zhì)、光介質(zhì)會計檔案,都要嚴格按照會計檔案管理的有關規(guī)定入檔、歸類、調(diào)閱和銷毀,切實保證會計檔案的安全,達到“四防”、“四無”標準。
2.不斷改進現(xiàn)行的會計檔案管理的手段和方式,不斷提高央行檔案管理效率和水平。應明確基層人民銀行紙介質(zhì)會計檔案應由本單位檔案管理部門統(tǒng)一管理。不斷改進磁介質(zhì)、光介質(zhì)的備份、調(diào)閱、管理方式,使磁介質(zhì)、光介質(zhì)會計檔案的調(diào)閱盡可能不受特定應用環(huán)境的限制,實行雙備份,堅持異地保管,定期復制,防止磁化及老化。三是要進一步完善全國支票影像交換系統(tǒng)(IAS)中相關檔案管理的功能。在目前尚未建立完善的會計檔案電子化管理系統(tǒng)的現(xiàn)實情況下,可采取過渡形式,對IAS系統(tǒng)的查詢和歸檔功能進行完善,實現(xiàn)IAS系統(tǒng)多條件查詢、歷史查詢、模糊查詢、查詢統(tǒng)計、查詢結(jié)果集中顯示、保存查詢結(jié)果等功能,為建立獨立的會計檔案電子化管理系統(tǒng)積累經(jīng)驗。
3.切實加大會計檔案的檢查力度,有效堵塞日常管理的薄弱環(huán)節(jié)。對會計檔案管理工作的檢查,要像檢查重要空白憑證一樣進行實地盤查,從檔案登記薄記錄的完整性、整理的規(guī)范性、歸類的正確性、入檔的及時全面性,以及簿實核對是否相符、銷毀手續(xù)是否健全、安全措施是否符合規(guī)定等進行全面檢查,確保會計檔案保管妥善、存放有序、查閱方便,嚴防毀損、散失和泄密。
4.完善司法部門調(diào)閱會計檔案審批制度,進一步加強基層人民銀行會計檔案的保密管理。首先,要加強檔案管理人員的保密安全教育,提高管理人員的保密安全意識,確保會計檔案的不泄密和信息的絕對安全;其次,要完善司法部門調(diào)閱登記制度,強化查閱登記審批和復印、復制的過程監(jiān)督,明確使用期限和要求,有效防止會計信息不泄密;再就是要加強與司法部門的溝通聯(lián)系,進一步規(guī)范司法執(zhí)行中的人民銀行會計信息管理,確保中央銀行的信息安全。
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