第一次評估，內(nèi)控缺陷率24%；第二次評估，內(nèi)控缺陷率10%；……第八次評估（2011年上半年），內(nèi)控缺陷率2.55%。
看著屏幕上展示的這張表格，上海汽車集團股份有限公司（下稱“上海汽車”）財務(wù)總監(jiān)谷峰語氣中充滿著自信。
從24%到2.55%，谷峰及其帶領(lǐng)的上海汽車內(nèi)控團隊到底是如何做到的呢？
建立測評管理系統(tǒng)
“由于內(nèi)控自我評估和檢查涉及面廣（600個關(guān)鍵控制活動測評涉及700名以上的各級員工）、時間緊（每次評估在10天內(nèi)完成，審計測評和匯總評價在30天內(nèi)完成），內(nèi)控評測工作的檢查、匯總、缺陷的確認(rèn)等，靠人工組織實施要耗費大量的協(xié)調(diào)時間，難以在規(guī)定的期限內(nèi)完成，從2008年第二次內(nèi)控評估開始，上海汽車根據(jù)測評流程，自行設(shè)計開發(fā)了一套計算機應(yīng)用系統(tǒng)，用以輔助開展每半年一次的內(nèi)部控制自我評估活動。”谷峰說。
據(jù)了解，這套系統(tǒng)主要具備4大功能：任務(wù)提醒。在每一項測評任務(wù)開始前，系統(tǒng)會自動發(fā)送郵件通知相關(guān)人員，以確保測評人員及時獲知相關(guān)任務(wù)。
在線評估。該系統(tǒng)提供了在線測評頁面，實現(xiàn)了自我評估人員和審 計測評人員全過程的實時在線操作。
任務(wù)狀態(tài)顯示。對于已啟動的測評項目，該系統(tǒng)會顯示其停留狀態(tài)，以便適時跟蹤工作進度。
自動匯總評估結(jié)果。使用計算機信息系統(tǒng)來統(tǒng)計和歸集大量數(shù)據(jù)，大大提高了測評效率。
“該系統(tǒng)的成功開發(fā)和實施，確保了內(nèi)控評價工作的及時性、全面性和有效性，也便于今后對相關(guān)資料的跟蹤和復(fù)查?！惫确灞硎?。
落實整改行動計劃
依托計算機，上海汽車建立了內(nèi)控的輔助測評系統(tǒng)，并從內(nèi)控手冊中選擇一定的關(guān)鍵控制活動每半年組織一次內(nèi)控測評，從2007年下半年啟動至今已開展了8次?！霸诮y(tǒng)一安排下，自我測評由各業(yè)務(wù)部門自己開展，并由審計部門對內(nèi)控自我測評的實施過程及結(jié)果進行監(jiān)督和復(fù)查。”谷峰說。
據(jù)谷峰介紹，每次內(nèi)控自我測評包括啟動、自評、內(nèi)審測評、結(jié)果溝通及測評報告。具體來說，審計部門在內(nèi)部控制系統(tǒng)中啟動測評項目；之后，相關(guān)職能部門對測試期間發(fā)生的業(yè)務(wù)活動執(zhí)行情況和規(guī)范業(yè)務(wù)活動的內(nèi)控流程是否合理進行判斷，并形成自評工作底稿；緊接著，審計部門在部門自評的基礎(chǔ)上，通過訪談、檢查、抽樣等審計方式來進行測評工作，形成審計底稿，并做出審計判斷；然后，審計部門將審計結(jié)果與部門的測評結(jié)果進行比較，對于發(fā)現(xiàn)的內(nèi)控缺陷，尤其是與業(yè)務(wù)部門判斷不一致 的缺陷與業(yè)務(wù)部門進行充分的溝通，對于缺陷的整改行動計劃達成一致，最終形成結(jié)果溝通單作為最終評價的依據(jù)；最后，根據(jù)測評活動的重要性和缺陷程度，上海汽車建立了一套評分體系，從而能對測評結(jié)果進行直觀反映和比較。
作為內(nèi)控測評的重要組成部分，對于測評過程中發(fā)現(xiàn)的各種缺陷必須有明確有效的整改行動計劃。
谷峰對此做了進一步解釋：“如果是執(zhí)行缺陷，我們要求責(zé)任部門明確責(zé)任人從現(xiàn)時起嚴(yán)格執(zhí)行制度規(guī)定，并對過去至少半年的可以糾正的行為進行糾正?！薄叭绻窃O(shè)計缺陷，考慮到需要時間對相關(guān)控制流程進行修改，有些跨部門流程修改需要多部門協(xié)調(diào)和會簽，我們一般要求責(zé)任部門3個月內(nèi)完成流程修訂，超過3個月的，則要求再上一級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，所有整改行動計劃都要落實時間、措施、牽頭責(zé)任部門和責(zé)任人，審計部門定期向公司內(nèi)控領(lǐng)導(dǎo)小組、管理層和董事會（審計委員會）匯報整改情況?！彼f。
“實踐證明，在發(fā)現(xiàn)內(nèi)控缺陷時同步落實缺陷整改行動計劃的方法，雖然增加了內(nèi)控測評階段的工作量和時間，但總體上有效減少了責(zé)任部門對缺陷認(rèn)定的推諉，整改時間確認(rèn)的拖拉，提高了內(nèi)控制度實施有效性，確保整改計劃的實施能防止重大風(fēng)險的發(fā)生?！惫确蹇偨Y(jié)道。
改進測評管理辦法
“通過測評工作推動和測評內(nèi)容的變化，不斷改進測評管理辦法，加強了業(yè)務(wù)部門執(zhí)行內(nèi)控制度的力度，在減少內(nèi)控缺陷率的同時提高了內(nèi)控有效性?！惫确逭f。
據(jù)谷峰介紹，第一次內(nèi)控測評發(fā)現(xiàn)缺陷26項，缺陷率達24%，其中大部分是由審計部門查出的執(zhí)行缺陷。這表明內(nèi)控制度建設(shè)的開始階段，上海汽車各級員工對內(nèi)控制度的認(rèn)識依然停留在傳統(tǒng)的“形式主義”階段。
之后通過整改行動計劃和跟蹤檢查，第二次內(nèi)控測評缺陷率降到10%，大部分是新發(fā)現(xiàn)的設(shè)計缺陷，其中部分是自我評估時發(fā)現(xiàn)的。這表明，認(rèn)真執(zhí)行內(nèi)控制度已經(jīng)開始在上海汽車員工中形成觀念，大家開始認(rèn)識到不及時改進控制流程中的設(shè)計缺陷，會給自己公司業(yè)務(wù)帶來低效和風(fēng)險。
第三次內(nèi)控測評增加了130%的關(guān)鍵控制活動測評點，發(fā)現(xiàn)的18項缺陷全部來自新增點。這表明，經(jīng)過2至3次的內(nèi)控測評，這些測評點的各級員工已經(jīng)開始形成平時應(yīng)100%執(zhí)行內(nèi)控制度要求和及時改進內(nèi)控制度有效性的觀念。
從第四次內(nèi)控測評開始，除了新增測評點外，每年都更換了25%左右的關(guān)鍵控制活動測評點，以擴大關(guān)鍵控制點的檢查范圍。2011年上半年，上海汽車內(nèi)控手冊的關(guān)鍵控制活動總量為1612個，第八次測評控制點666個，8次實際已測評過的控制點超過900個，達到了總量的56%。
