一、ERP概述
ERP（Enterprise Resource Planning）運用了現(xiàn)代管理思想，對企業(yè)資源進(jìn)行計劃，通過對企業(yè)擁有的生產(chǎn)要素計劃來實現(xiàn)整體優(yōu)化，達(dá)到實現(xiàn)企業(yè)效益最大化的目的，它是管理技術(shù)與現(xiàn)代信息技術(shù)的有機結(jié)合。它將企業(yè)的財務(wù)管理、供應(yīng)管理、制造管理、項目管理、人力資源管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行有機整合，實現(xiàn)企業(yè)資源管理及業(yè)務(wù)流程管理的一體化。它將企業(yè)生產(chǎn)運營全過程反映出來，把采購、成本、財務(wù)、銷售、獲利能力分析等相關(guān)數(shù)據(jù)都關(guān)聯(lián)起來，涵蓋了油氣田企業(yè)主要管理業(yè)務(wù)，形成統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程，達(dá)到了對物流、資金流、信息流統(tǒng)一管理的目的。企業(yè)信息資源能夠充分共享，數(shù)據(jù)在系統(tǒng)間能夠流暢傳遞，內(nèi)部的各模塊無縫對接，實現(xiàn)對物流、信息流和資金流的集成管理。
二、ERP環(huán)境下財務(wù)管理的重要性
ERP系統(tǒng)中包含財務(wù)管理的功能與職能，為企業(yè)的財務(wù)管理工作提供信息與方法，通過網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)將企業(yè)的財務(wù)管理工作與銷售、供應(yīng)、生產(chǎn)等其他各項管理工作集成在一起，成為一個一體化的、高效率的經(jīng)營與運作系統(tǒng)。
無論是傳統(tǒng)的信息管理模式還是ERP系統(tǒng)管理模式，財務(wù)管理始終是核心的模塊和職能。ERP實施后，各種管理目標(biāo)都與財務(wù)掛鉤、以財務(wù)目標(biāo)為終極目標(biāo)變?yōu)橐载攧?wù)為核心的管理體系。這不僅對財務(wù)工作提出了新的要求，也為財務(wù)人員在企業(yè)管理中更好地發(fā)揮作用提供了有利環(huán)境。
資金流的控制對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、投資決策都具有至關(guān)重要的作用。ERP系統(tǒng)把客戶需求和企業(yè)內(nèi)部的制造活動以及供應(yīng)商的制造資源整合在一起，使得企業(yè)各項經(jīng)營業(yè)務(wù)的財務(wù)信息能及時準(zhǔn)確地得到反饋，加強了對企業(yè)資金流的全局管理和控制。
成功推廣實施ERP管理系統(tǒng)，捷徑在于ERP管理系統(tǒng)的各電子功能模塊服務(wù)于財務(wù)管理模塊，方便公司對企業(yè)價值鏈、資金等資源進(jìn)行不斷優(yōu)化，以達(dá)到信息的高效、即時反映和反饋，為企業(yè)管理提供可靠的資源信息，提高企業(yè)的核心競爭力。
三、ERP系統(tǒng)在財務(wù)管理中的價值體現(xiàn)
ERP中的財務(wù)模塊與一般的財務(wù)軟件不同，它將財務(wù)計劃和價值控制功能集成到了整個供應(yīng)鏈上，作為ERP系統(tǒng)中的一部分，它和系統(tǒng)的其它模塊有相應(yīng)的接口，能夠相互集成，突出了財務(wù)管理的整體性，除了提供必須的財務(wù)報表外，還能提供多種管理性報表和查詢功能，并提供易于使用的財務(wù)模型和分析模塊，可以有效地與原有的財務(wù)系統(tǒng)相配合，提供更為全面的財務(wù)管理信息，為戰(zhàn)略決策和業(yè)務(wù)操作等層次的管理提供服務(wù)，以滿足企業(yè)生產(chǎn)、核算的需要。
1．財務(wù)數(shù)據(jù)集成共享
從集團(tuán)公司的角度來看，在整個集團(tuán)公司內(nèi)使用一套會計科目表，統(tǒng)一了各地區(qū)公司的會計核算，有利于整個集團(tuán)公司的報表合并及總公司對下屬企業(yè)的監(jiān)控。由于SAP數(shù)據(jù)的集成及共享，所有客戶的信用控制可全部在集團(tuán)層進(jìn)行控制，將整個集團(tuán)的壞賬損失減至最低。從組織結(jié)構(gòu)來看，吉林油田地區(qū)公司下各二級單位的財務(wù)人員按業(yè)務(wù)范圍輸入會計憑證，從系統(tǒng)中既可按二級單位直接產(chǎn)生相應(yīng)的賬務(wù)和報表，又可直接產(chǎn)生整個地區(qū)公司的賬務(wù)和報表，大大節(jié)省了信息傳遞的時間和財務(wù)人員的工作量，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性得到了保障。
2．財務(wù)信息準(zhǔn)確及時
規(guī)范化的流程靠系統(tǒng)的實施才能貫徹下去，規(guī)范的系統(tǒng)將信息流集成起來。系統(tǒng)集成后，采購和銷售業(yè)務(wù)的明細(xì)賬與總賬能夠?qū)崟r集成，財務(wù)與其他如采購、庫存、銷售也可以實時集成，體現(xiàn)了SAP系統(tǒng)將物流、資金流和信息流的統(tǒng)一，財務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確及時。一方面由于庫存記賬在SAP系統(tǒng)中是實時更新的，因此在任何時候可以非常清楚地監(jiān)控到各地及總的庫存情況，為合理安排庫存提供量化的支持；另一方面，在供應(yīng)商明細(xì)賬中記錄每筆交易的同時，將數(shù)據(jù)實時更新到總賬統(tǒng)馭賬戶，從而確保了總賬與明細(xì)賬的一致性及數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
3．資金流動安全透明
對于采購部門，生產(chǎn)單位根據(jù)上報的采購計劃從采購部門領(lǐng)取物料，此時存物料減少，而資金增加；對于生產(chǎn)單位，領(lǐng)料時庫存材料會增加，資金會減少，當(dāng)生產(chǎn)領(lǐng)取時，庫存材料減少而生產(chǎn)成本會增加，通過系統(tǒng)生成會計憑證，自動或手工傳入財務(wù)現(xiàn)有的系統(tǒng)當(dāng)中，更新相應(yīng)的會計科目數(shù)據(jù)，從而實現(xiàn)了生產(chǎn)環(huán)節(jié)中物流和資金流的統(tǒng)一。在銷售時，銷售部門會根據(jù)客戶的定單，向客戶發(fā)貨，庫存減少的同時，應(yīng)收賬款增加。通過ERP系統(tǒng)自動生成會計憑證，過賬后即可更新應(yīng)收賬款和存貨的金額，當(dāng)客戶付款時，會生成收款憑證并過賬，總賬系統(tǒng)中的現(xiàn)金和應(yīng)收賬款兩個科目的數(shù)據(jù)同時得到更新，從而在銷售和付款環(huán)節(jié)中實現(xiàn)物流和資金流的統(tǒng)一。
4．成本管理精細(xì)費用
通過對成本中心的各項費用進(jìn)行事前的計劃、事后歸集及合理的攤配，通過對各成本中心的考核，對各項費用進(jìn)行合理、有效地控制。管理階層需要了解整個集團(tuán)的所有成本、費用，因此所有的公司代碼都是分配給同一個成本控制范圍，所有的成本中心全部都隸屬于此成本控制范圍中。對有相應(yīng)權(quán)限的人而言，可從不同層次去了解該層面以下的所有成本中心發(fā)生的成本、費用。通過在成本控制中分配和分?jǐn)偟姆椒ǎ瑢崿F(xiàn)合理的費用歸集，滿足內(nèi)部費用控制的需要。在原成本的管理手工狀態(tài)下，成本核算的重點在于歸集與分配，這兩部分的計算工作占據(jù)財務(wù)人員的大部分工作時間，而在SAP系統(tǒng)中，成本核算的重點在于成本方法的選擇、成本數(shù)據(jù)來源的確定以及成本動因的選擇，以上三個因素確定后，歸集與分配都由計算機來完成。工作重心的轉(zhuǎn)移為成本方法的改善、成本核算的準(zhǔn)確性和速度的提高創(chuàng)造了條件，是財務(wù)人員從核算到管理的一個轉(zhuǎn)變。
5．預(yù)算管理準(zhǔn)確科學(xué)
SAP是一個集成度很高的管理信息系統(tǒng)，它能提供全面預(yù)算管理所需要的大部分?jǐn)?shù)據(jù)，因此，將全面預(yù)算與SAP進(jìn)行結(jié)合，能方便與有效地實現(xiàn)全面預(yù)算的編制。預(yù)算執(zhí)行過程中需要及時掌握預(yù)算執(zhí)行情況，將實際發(fā)生額與預(yù)算之間的差異反饋給有關(guān)部門，根據(jù)反饋信息對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動進(jìn)行調(diào)整。而傳統(tǒng)預(yù)算實現(xiàn)方式，其事中控制所需反饋信息的時效性差，不及時的信息不能為企業(yè)帶來收益，通過與SAP系統(tǒng)的集成，可以獲取及時的業(yè)務(wù)信息，實時監(jiān)控預(yù)算的執(zhí)行情況，并利用SAP系統(tǒng)的控制思想和功能來完成對預(yù)算的控制。
6．預(yù)算分析全面及時
對于預(yù)算的事后分析和考核，傳統(tǒng)編制方式存在很多不足，收集信息費時費力，不僅需要編制許多分析報表，而且需要進(jìn)行大量計算才能得出實際發(fā)生額與預(yù)算之間的差異，還有由于數(shù)據(jù)收集的不足會導(dǎo)致分析結(jié)果出現(xiàn)較大的差異。而SAP的最大特點是充分利用現(xiàn)代的計算機技術(shù)，消除了企業(yè)原先各種的“信息孤島”，形成了一個企業(yè)各種信息資源的集成系統(tǒng)。在SAP環(huán)境下，全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)可以及時根據(jù)外部狀態(tài)的變化隨時更新預(yù)算的編制，而預(yù)算的變化又影響SAP各種計劃的內(nèi)容，從而形成一個閉環(huán)的管理系統(tǒng)，為管理者進(jìn)行事前計劃、事中控制和事后分析提供技術(shù)支持。
7．財務(wù)報告輕松快捷
幾乎所有的公司都遇到這樣的問題：在期末，尤其是年末的時候，財務(wù)報表的編制都成為各公司重中之重的任務(wù)。SAP系統(tǒng)中，相關(guān)人員只要權(quán)限許可，就可以在任何時候、任何地點輕松地看到自己想看到的報表，而且絕大多數(shù)的報表都可以層層追溯到最原始的憑證項。利用SAP系統(tǒng)提供的豐富的報表編寫工具，并可根據(jù)自身特點開發(fā)出滿足各層次的報表，所有這些報表及信息系統(tǒng)查詢都是客戶化的，從法定的會計報表到自定義的各種內(nèi)部管理報表都能方便獲得。由于系統(tǒng)是高度集成的，所有的業(yè)務(wù)發(fā)生時系統(tǒng)都會同步更新各種財務(wù)報表的余額。因此，原則上只要有一項業(yè)務(wù)發(fā)生，系統(tǒng)就可以提供更新的財務(wù)報表。
8．信息查詢高效實時
SAP系統(tǒng)提供了功能強大的信息查詢功能，滿足各種信息查詢的需要，例如：查詢物料的庫存情況以及時點價格，查詢項目成本并跟預(yù)算進(jìn)行各種對比分析，查詢客戶、供應(yīng)商已清項和未清項。SAP的最大優(yōu)勢在于其信息的集成和共享，各模塊與財務(wù)之間高度集成，實時性非常強。因此，所有業(yè)務(wù)的發(fā)生都實時地反映到財務(wù)。這樣，期末的會計結(jié)賬工作就省去了很多信息搜集、處理、對賬等工作。因此結(jié)賬工作也就變得更加高效、快捷、準(zhǔn)確，能更快地滿足對外部信息的披露及內(nèi)部管理的需要。
四、小結(jié)
ERP系統(tǒng)以其先進(jìn)的、現(xiàn)代化的管理思想和管理手段，有效地對企業(yè)的內(nèi)部資源和外部資源進(jìn)行融合從而改善了企業(yè)的管理和運營模式，也直接提高了競爭能力。企業(yè)管理旨在財務(wù)管理的高效化，而ERP財務(wù)管理系統(tǒng)又適時地給企業(yè)的財務(wù)部門提供了一個廣闊的平臺，財務(wù)人員應(yīng)該在整個的系統(tǒng)實施過程中挑起重?fù)?dān)，不斷創(chuàng)新，促進(jìn)ERP財務(wù)管理系統(tǒng)的飛躍發(fā)展，完成財務(wù)管理人員從“會計核算”到“管理會計”的轉(zhuǎn)變，使企業(yè)的財務(wù)管理工作更上一個新的臺階。
