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就高?!皥箐N難”談財務(wù)服務(wù)體系的構(gòu)建

 近年來,隨著我國高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展,高校師生人數(shù)不斷增加,教育經(jīng)費持續(xù)增長,高校財務(wù)活動空間不斷拓展,財務(wù)活動的內(nèi)容不斷豐富,使高校財務(wù)部門工作量不斷加大,不少高校出現(xiàn)了“報銷難”的問題。面對高校普遍存在的“報銷難”問題,文章試圖找出問題的根源,從方便師生的角度提出建立一套完整的財務(wù)服務(wù)體系的方案,希望“報銷難”的問題在一定程度上得到緩解并解決。
  
  一、高校財務(wù)“報銷難”的根源
 ?。ㄒ唬┙?jīng)費來源多元化,新業(yè)務(wù)不斷增加,財務(wù)人員配備不足
  伴隨著高校收費政策的實施以及辦學(xué)規(guī)模的持續(xù)擴大,高校經(jīng)費來源持續(xù)增加,不僅有財政撥款,還有學(xué)費收入、科研經(jīng)費撥款、銀行貸款、捐贈等收入。同時伴隨著高校新校區(qū)建設(shè)、人才的引進、校企合作的開展、重點學(xué)科的建設(shè)、對外交流的不斷增多,各種新業(yè)務(wù)層出不斷。經(jīng)費來源的多元化以及不斷增加的新業(yè)務(wù),使財務(wù)人員的日常核算量越來越多,難度越來越大,財務(wù)人員長期處于超負(fù)荷、大壓力、高強度的工作狀態(tài),導(dǎo)致報銷人員報銷困難,時常出現(xiàn)排隊等候的現(xiàn)象。而高校財務(wù)人員卻沒有隨著服務(wù)人數(shù)的增加而相應(yīng)的增加,很多高校財務(wù)部門存在著人員短缺的現(xiàn)象,財務(wù)人員與服務(wù)人數(shù)的嚴(yán)重不匹配,使報銷變得越來越難。
 ?。ǘ﹫筚~的規(guī)章制度宣傳不及時不到位
  報賬的規(guī)章制度,大到財經(jīng)法規(guī),小到報銷手續(xù),由于宣傳不及時不到位,造成師生們不能及時準(zhǔn)確的掌握,導(dǎo)致報銷人經(jīng)常由于手續(xù)不全而多次往返財務(wù)部門咨詢,既增加了財務(wù)人員解釋和重復(fù)檢查票據(jù)的時間,也耽誤了其他報銷人的時間,影響了報賬速度,導(dǎo)致了報銷難。
  (三)報銷時間過于集中
  從一天來說,由于大部分高校還是現(xiàn)金結(jié)算,每天需要大量的現(xiàn)金,財務(wù)部門每天只能在保險柜里留幾百元的現(xiàn)金,因此每天上午都要從銀行提取現(xiàn)金,下午把余款存回銀行。筆者所在高校的開戶銀行每天大約10:10才能將現(xiàn)金送到,下午15:50左右又要將剩余現(xiàn)金取走存銀行,現(xiàn)金出納15:40左右就清點現(xiàn)金,填寫現(xiàn)金存款簿結(jié)束報銷。報銷人早來和晚來都無法領(lǐng)取到現(xiàn)金,每天的報賬時間就集中在10:10到15:40之間,有效的報賬時間不到4個小時,報賬時間短,等待時間長,所以經(jīng)常出現(xiàn)排隊等候的現(xiàn)象,引起報銷人員的不滿。
  從整體的一段時期來說,由于高校的特殊性,多數(shù)師生員工選擇在開學(xué)初,學(xué)期末課程結(jié)束、年末科研結(jié)題后、或財務(wù)催支出進度時來報賬。而這期間也正是財務(wù)處最忙的時候,新學(xué)期的工作布置,假期的票據(jù)整理,新老生的交費,學(xué)期末的工作總結(jié),年末的結(jié)賬決算工作和賬簿的打印裝訂工作,年初的預(yù)算工作,年末年初接待來自各職能部門的財務(wù)大檢查,審計等等這些工作都要占用大量的時間和人力去做,有時還得抽出專人來完成,這樣勢必造成更嚴(yán)重的人員短缺。大量的報銷業(yè)務(wù)集中在這一時間段使財務(wù)核算量在短期內(nèi)劇增,財務(wù)報銷大廳的擁擠程度就不難想象了。工作環(huán)境的嘈亂不僅影響了財務(wù)人員的情緒,也使其在高強度的腦力勞動下處于更加緊張的狀態(tài),影響了報賬的速度和準(zhǔn)確度,也使得報銷變得更加困難。
 ?。ㄋ模┴攧?wù)人員計算機水平較低
  目前多數(shù)高校已經(jīng)使用了財務(wù)軟件進行會計處理,這些軟件提供的查詢、財務(wù)分析、預(yù)算額度預(yù)警、生成報表等功能協(xié)助用戶處理賬務(wù),大大提高了工作效率。但由于部分財務(wù)人員計算機水平較低,只使用了單一的做賬功能,對軟件提供的輔助功能幾乎沒有加以利用,影響了財務(wù)軟件功能的充分發(fā)揮,致使工作效率不高。同時,由于多數(shù)財務(wù)人員對軟件運行過程中出現(xiàn)的故障不能及時排除,經(jīng)常導(dǎo)致報賬系統(tǒng)不能正常運行,報賬工作無法進行,勢必耽誤報銷人的時間,使報銷人越積越多,導(dǎo)致了排隊等候的現(xiàn)象。再加上繼續(xù)教育難落實,高校歷來重視教師的繼續(xù)教育工作,而財務(wù)人員每天忙于繁重的日常核算工作,根本沒機會參加繼續(xù)教育培訓(xùn),而且繼續(xù)教育也只培訓(xùn)財務(wù)方面的知識,很少培訓(xùn)計算機方面的知識,財務(wù)人員計算機水平很難得到提高,工作效率不高的現(xiàn)象難以得到改善,客觀上又加劇了報銷難。
 ?。ㄎ澹﹫箐N票據(jù)不規(guī)范
  有些師生取得的發(fā)票不完整、不正確、不規(guī)范,如單位名稱不全、缺少購買商品的明細(xì)、蓋的不是發(fā)票專用章或沒有蓋章,這樣的票據(jù)不能報銷,必須重新?lián)Q取,這使得報銷人為換發(fā)票而浪費很多時間,客觀上造成了“報銷難”。
  
  二、如何建立起一套高效快捷的財務(wù)服務(wù)體系,解決“報銷難”的問題
 ?。ㄒ唬┰黾迂攧?wù)人員配備,提高人員素質(zhì)
  財務(wù)人員配備不足、任務(wù)過重是導(dǎo)致“報銷難”的重要原因。為了緩解財務(wù)人員相對缺乏、工作量過大的矛盾,應(yīng)適當(dāng)增加財務(wù)人員,將財務(wù)人員從過度繁重的報賬工作中解脫出來。只有保證財會人員有思考和判斷的時間,才能提高工作效率,加快報賬速度,解決報銷難的問題。工作效率的提高來源于高水平的業(yè)務(wù)知識和職業(yè)素養(yǎng)。因此,提高財務(wù)人員素質(zhì),是建立高效快捷的財務(wù)服務(wù)體系的前提條件。高校應(yīng)加大財務(wù)人員培訓(xùn)經(jīng)費的投入,每年都應(yīng)安排專門時間,根據(jù)本單位的實際需要,缺什么補什么、需要什么學(xué)什么。既可以聘請稅務(wù)、銀行、軟件公司等單位的人員來講授實際工作中遇到問題的解決方法,也可以定期開展各科室之間的業(yè)務(wù)交流,對工作中常出現(xiàn)的棘手的問題大家進行討論,達成共識,避免同一業(yè)務(wù)不同人處理會有不同的結(jié)果,真正幫助財務(wù)人員解決實際問題,提高業(yè)務(wù)水平。高校應(yīng)多送財務(wù)人員到專業(yè)學(xué)校進修學(xué)習(xí),還可經(jīng)常派人到兄弟院校學(xué)習(xí),橫向交流財務(wù)業(yè)務(wù),提高財務(wù)人員的水平。當(dāng)然,財務(wù)人員也應(yīng)樹立“終身學(xué)習(xí)”的觀念,不斷更新知識結(jié)構(gòu),學(xué)會利用計算機處理日常賬務(wù),學(xué)會用辦公軟件對文字、表格和數(shù)據(jù)進行處理,學(xué)會使用網(wǎng)絡(luò),財務(wù)人員還應(yīng)具有計算機維護和排除故障的能力,以便提高工作效率,加快報賬速度,解決“報銷難”的問題。
  (二)完善財務(wù)制度,規(guī)范報賬流程,公開財務(wù)信息
  要做好財務(wù)服務(wù),必須從完善財務(wù)制度做起。要做到事事有法可依、有據(jù)可查,真正把所有業(yè)務(wù)都納入到制度的監(jiān)管范圍內(nèi),杜絕隨意性、臨時性的“口頭”管理。在完善財務(wù)制度的基礎(chǔ)上,高校應(yīng)探索建立一套規(guī)范的報賬流程,使日常報銷程序簡單、易操作。有了制度、流程、規(guī)范,還要定期發(fā)布,讓師生們及時了解。對師生關(guān)注的熱點、焦點的財務(wù)問題,除不宜完全公開的,都應(yīng)全過程、按程序地公開。財務(wù)信息的公開透明有利于各項財務(wù)規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行,也有利于高效快捷的財務(wù)服務(wù)體系的建立。
 ?。ㄈ└愫秘攧?wù)信息化建設(shè)
  伴隨著網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)無疑成為發(fā)布信息和交流的最好平臺,校園財務(wù)網(wǎng)的建設(shè)好壞直接關(guān)系到財務(wù)服務(wù)質(zhì)量的好壞。首先,在校園網(wǎng)上設(shè)固定的專欄隨時發(fā)布最新的財務(wù)規(guī)章制度,讓師生們做到有法可依、有章可循。用示意圖和問答的方式對報銷要求、報銷流程等報銷信息在網(wǎng)站的顯著位置滾動播出,讓師生隨時都可以了解到最新的報銷信息。其次,開通網(wǎng)上查詢和提醒服務(wù),校園網(wǎng)通過與財務(wù)核算系統(tǒng)、工資、收費系統(tǒng)的對接,教職工可以根據(jù)密碼查詢自己的工資,借款和欠款,科研經(jīng)費的到賬和使用情況,學(xué)生可以查詢到自己應(yīng)繳和欠繳的學(xué)費、補助金和獎助學(xué)金到賬的情況。通過查詢師生對自己經(jīng)費的收、支、余情況一目了然,有利于更好地統(tǒng)籌安排經(jīng)費使用。對欠款、欠費通過特別提示界面進行提醒,免去了財務(wù)人員催收欠款的工作,也節(jié)省了財務(wù)人員的時間,提高了工作效率。再次,建立財務(wù)QQ群、財務(wù)處長信箱等網(wǎng)上在線交流平臺,隨時解答與報賬相關(guān)的咨詢,及時了解報銷人的想法和要求,及時解決問題。最后,如果網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及財務(wù)系統(tǒng)條件成熟的話,嘗試開通網(wǎng)上預(yù)約報銷業(yè)務(wù)(類似醫(yī)院的預(yù)約掛號平臺),報銷人員可通過身份證號登錄學(xué)校財務(wù)網(wǎng)進行預(yù)約,財務(wù)處根據(jù)預(yù)約的人數(shù)和金額,隨時調(diào)整取現(xiàn)金額和報銷人員的時間安排,最大限度地滿足師生的報賬需求。通過預(yù)約,可以減少師生扎堆報賬的狀況,也可以減少師生排隊等候的時間,既可以提高工作效率,又可以使服務(wù)質(zhì)量上一個臺階。




 ?。ㄋ模┘涌煨@一卡通擴展功能的開發(fā)應(yīng)用
  目前“校園一卡通”在許多高校已廣泛使用,憑一卡通可以就餐、借書、看病、洗澡等。但由于一卡通系統(tǒng)沒有與財務(wù)相關(guān)系統(tǒng)對接,并沒有減少財務(wù)處的工作,相反各個校區(qū)都要增設(shè)一卡通充值人員,使原本就短缺的人員變得更加短缺。要想借助一卡通來優(yōu)化財務(wù)服務(wù)體系,就不能局限于一卡通的消費支付和身份識別等普通功能,其擴展功能的開發(fā)應(yīng)用尤為重要。首先,要在各個校區(qū)校門口、宿舍區(qū)、圖書館等人員集中的場所設(shè)置幾臺自助繳費終端(類似銀行自動柜員機ATM機),持卡人在自助繳費終端上可以隨時為自己的校園一卡通充值、查詢余額、修改密碼,這樣持卡人將不再受辦理時間的限制,財務(wù)處也可以減少一些充值人員。其次,該系統(tǒng)如果與學(xué)生收費系統(tǒng)相對接,學(xué)生就可以隨時到自助繳費終端上繳納學(xué)費,不再受繳費時間的限制,方便了學(xué)生的繳費,財務(wù)部門也只需根據(jù)后臺結(jié)算端口確認(rèn)的繳費金額作相應(yīng)的收入處理就完成了學(xué)費收繳工作,這將會極大地減少每年的收費工作量。最后,該系統(tǒng)如果與財務(wù)核算系統(tǒng)相對接,一卡通生成的財務(wù)數(shù)據(jù)和財務(wù)核算系統(tǒng)內(nèi)的會計科目直接對應(yīng),將省去各部門相互轉(zhuǎn)賬結(jié)算的麻煩,也省去了財務(wù)人員對賬做賬的麻煩,會大大地減少財務(wù)處的工作。如果校園一卡通這些擴展功能得以實現(xiàn),不但會方便廣大師生,同時也會拓寬財務(wù)管理的時間、空間范圍,使學(xué)校的充值、繳費、查詢、會計核算等方面的管理走上網(wǎng)絡(luò)化、智能化的道路,財務(wù)服務(wù)體系的建設(shè)也會上一個新的臺階。
 ?。ㄎ澹﹦?chuàng)新服務(wù)方式和工作方法
  1.設(shè)立報賬箱,方便報銷人報銷
  在學(xué)校大門口、教學(xué)樓、圖書館等人流量大的場所按學(xué)院或個人設(shè)立報賬箱(類似居民家的郵箱或銀行的回單箱)。報銷人將其要報銷的票據(jù)按規(guī)定粘貼好后,填寫一份由財務(wù)處統(tǒng)一印發(fā)的一式兩聯(lián)的備注單,備注單上寫明報銷金額和票據(jù)張數(shù),聯(lián)系方式,投入到報賬箱,并在報賬箱外貼一個由財務(wù)處統(tǒng)一印制的小標(biāo)記。財務(wù)部門將派專人定點開啟有標(biāo)記的報賬箱取出報銷票據(jù),在備注單上簽名,留給報銷人一張,然后將取出的報銷票據(jù)和備注單交給做賬人員進行審核,做賬人員將符合報賬要求的票據(jù)做賬,不符合報賬要求的票據(jù)裝入信封封好后一起傳給出納,出納根據(jù)備注單,聯(lián)系報銷人領(lǐng)取現(xiàn)金和不符合報賬要求的票據(jù)。報銷人按約定的時間來領(lǐng)取現(xiàn)金,減少了報銷人等候做賬的時間,可有效地消除財務(wù)部門工作環(huán)境的嘈雜現(xiàn)象,給做賬人一個安靜的工作環(huán)境,提高做賬人員的工作效率。出納可以按報銷金額,準(zhǔn)確地提取現(xiàn)金,避免了每天提取現(xiàn)金的盲目性,也客觀上減少了清點現(xiàn)金的工作量。
  2.建立財務(wù)咨詢、預(yù)審、實習(xí)和培訓(xùn)制度,減輕財務(wù)人員的負(fù)擔(dān)
  除少數(shù)專業(yè)性較強的院校外,很多高校都有財經(jīng)類的專業(yè),很多財會教師缺乏會計實踐經(jīng)驗,學(xué)生也缺少實習(xí)平臺,高??梢猿浞掷眠@一特點,對財經(jīng)類專業(yè)三四年級的學(xué)生和沒有會計實踐經(jīng)驗的教師進行實踐培訓(xùn)后,讓他們在報賬大廳做咨詢員和預(yù)審員(類似于銀行的前臺咨詢員),為報銷人答疑解惑,幫助報銷人粘貼票據(jù),填寫進賬單、匯款單,對整理好的票據(jù)進行預(yù)審,也可以讓他們在后臺實習(xí)如何裝訂會計憑證,打印賬簿,整理會計檔案等一些不涉及財務(wù)秘密的事情,同時也可以利用學(xué)生豐富的網(wǎng)絡(luò)知識,讓他們做一些網(wǎng)上信息錄入,網(wǎng)絡(luò)維護,網(wǎng)上答疑的事情。這樣不僅客觀上增加了財務(wù)處的人手,減少做賬人粘貼審核票據(jù)和解釋的時間,也減少報銷人排隊等候的時間,提高了財務(wù)人員的工作效率,增加了教師的實踐工作經(jīng)驗,為財會專業(yè)的學(xué)生提供了一個很好的實習(xí)平臺,同時財務(wù)人員也可以隨時向有豐富理論知識的教師請教工作中遇到的問題,達到了隨時學(xué)習(xí),隨時培訓(xùn),取長補短的效果。
  3.設(shè)立并培訓(xùn)專兼職的財務(wù)秘書,提高報銷人的素質(zhì)
  高校報銷人員一般是學(xué)院的教學(xué)秘書、有科研課題的教師、研究生等,他們對于會計工作的熟悉程度不盡相同,在報賬時往往因為前期準(zhǔn)備工作沒做好,該填的內(nèi)容沒填,該帶的票據(jù)沒帶,從而導(dǎo)致多次往返財務(wù)部門,既耽誤了報銷人的時間又增加了財務(wù)人員的工作量。高校應(yīng)嘗試在各個二級學(xué)院根據(jù)報銷業(yè)務(wù)量的多少,配備一到二名專職或兼職的財務(wù)秘書作為專職報銷人員,有科研課題的教師指定固定的研究生作為財務(wù)助理,財務(wù)部門對這些專職報銷人員定期進行財務(wù)知識的培訓(xùn),重點講解報銷知識,如發(fā)票整理、票據(jù)粘貼、每一種單據(jù)的填寫要求等,以此提高報銷人的財務(wù)素質(zhì)。專職報銷人員因熟悉財務(wù)知識會減少報銷時的詢問,同時也會減少票據(jù)的粘貼和填寫的錯誤率,從而節(jié)省做賬人解釋和審查的時間,會大大加快報賬速度,緩解報賬難現(xiàn)象的發(fā)生。同時一個學(xué)院由一兩個財務(wù)秘書負(fù)責(zé)報銷,會大大減少報賬大廳辦事人員的數(shù)量,報賬大廳環(huán)境和秩序也會得到改善,既可以提高財務(wù)人員的工作效率,又可以使服務(wù)質(zhì)量上一個臺階。
  
  三、結(jié)束語
  伴隨著高校財務(wù)制度的不斷完善、報賬流程的日益規(guī)范、財務(wù)信息化建設(shè)的不斷加強,一卡通擴展功能的開發(fā)應(yīng)用,以及服務(wù)方式的不斷創(chuàng)新,再加上財務(wù)人員素質(zhì)的提高,高效快捷的財務(wù)服務(wù)體系將會構(gòu)建起來,若能如此高校財務(wù)報銷將不再困難。

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