收費(fèi)是高校收入的重要來源，是學(xué)校財(cái)務(wù)工作的重要組成部分，高校收費(fèi)管理工作涉及的部門較多，數(shù)據(jù)變動(dòng)頻繁，對(duì)數(shù)據(jù)信息流的處理比較復(fù)雜。加強(qiáng)收費(fèi)數(shù)據(jù)的管理與監(jiān)控，使收費(fèi)信息流建立在高效、準(zhǔn)確、及時(shí)的基礎(chǔ)上，對(duì)于及時(shí)完成學(xué)校的收費(fèi)工作，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，為學(xué)校管理層提供有效的決策支持等方面都具有重要的意義。
一、高校收費(fèi)數(shù)據(jù)信息流管理中存在的問題
目前大部分高校收費(fèi)工作已經(jīng)采取了數(shù)據(jù)庫(kù)管理、銀行代扣或代收的管理模式，大大減輕了收費(fèi)管理工作量，提高了工作效率與工作質(zhì)量，但是隨著高校收費(fèi)工作的日趨復(fù)雜化，在運(yùn)行過程中出現(xiàn)了一些問題。
（一）編碼不統(tǒng)一，信息交換存在障礙 由于收費(fèi)數(shù)據(jù)源來自于多個(gè)單位或部門，信息流存在多源性，數(shù)據(jù)源編碼不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)的識(shí)別碼存在多樣性。各單位對(duì)數(shù)據(jù)的使用要求不同，在字段設(shè)置上也不盡相同，給信息傳遞和使用過程中復(fù)核加工處理帶來困難，監(jiān)控難度增大，協(xié)調(diào)困難。以科研課題收費(fèi)為例，科研處根據(jù)課題的立項(xiàng)情況和自身的編碼規(guī)則會(huì)建立相應(yīng)的課題管理系統(tǒng)，編制相應(yīng)的課題代碼；財(cái)務(wù)處在接收課題費(fèi)時(shí)，根據(jù)財(cái)務(wù)的規(guī)則編制自己的收費(fèi)代碼，在課題費(fèi)的報(bào)銷和課題的結(jié)題統(tǒng)計(jì)過程中就會(huì)產(chǎn)生很大的障礙，如果課題管理是按照人員而不是課題項(xiàng)目，在報(bào)銷過程中就模糊了課題項(xiàng)目的個(gè)體金額，不利于課題的有效管理。
?。ǘ┬畔⑼ǖ啦粫常灰?guī)范，觸發(fā)機(jī)制、驅(qū)動(dòng)機(jī)制不健全 信息傳遞過程隨意性太大，傳遞的路徑不規(guī)范，傳遞過程非正常中止現(xiàn)象嚴(yán)重。大多數(shù)高校沒有統(tǒng)一的數(shù)字化收費(fèi)管理平臺(tái)，各種管理系統(tǒng)之間不能建立數(shù)據(jù)的同步共享，比如住宿管理系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)，后勤管理系統(tǒng)等，開發(fā)的平臺(tái)、應(yīng)用的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)之間都相互獨(dú)立，無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和同步，很多情況下需要移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備和電子郵件甚至紙質(zhì)媒介傳遞數(shù)據(jù)。一個(gè)部門的數(shù)據(jù)更新或產(chǎn)生之后，沒有一個(gè)強(qiáng)制性的主動(dòng)機(jī)制讓信息流動(dòng)，完全靠工作人員的自覺性去觸發(fā)，給信息的及時(shí)傳遞和更新帶來障礙，往往一個(gè)單位的信息早已更新，但是有的單位還是用的更新前的數(shù)據(jù)，給財(cái)務(wù)收費(fèi)管理和分析決策帶來很大的困難，在學(xué)校財(cái)務(wù)和繳款人之間產(chǎn)生一些矛盾；信息發(fā)出后，在信息通道中傳遞時(shí)，驅(qū)動(dòng)機(jī)制不健全，沒有一定的方法措施促使信息及時(shí)、準(zhǔn)確的傳遞，信息在傳遞過程中耽誤很多時(shí)間，直到相關(guān)部門核對(duì)信息不一致時(shí)才能發(fā)現(xiàn)信息在傳遞過程中已經(jīng)停止。
?。ㄈ┬畔⒘鲀A向于數(shù)字化，加密難度增大，存在較大的安全問題及人為修改的危險(xiǎn) 隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)的普及，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)電子化成為一個(gè)普遍的發(fā)展方向，高校收費(fèi)數(shù)據(jù)也不例外。越來越多的收費(fèi)數(shù)據(jù)采用數(shù)字化方式傳播，加快了信息的流動(dòng)速度，提高了工作效率，提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，使得各部門之間的配合更加密切，能夠更加及時(shí)地做出決策。但是隨之而來的，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息傳遞方式不同的是，信息的加密難度加大，信息在傳遞過程中可能產(chǎn)生泄漏，受到網(wǎng)絡(luò)病毒等攻擊的可能性增大，采用電子形式也容易被人為修改，修改后又難以留下清晰可查的痕跡，給收費(fèi)信息的安全帶來很大的挑戰(zhàn)。
?。ㄋ模┓答仚C(jī)制不健全，缺乏雙向反饋與監(jiān)督 信息流從信息源發(fā)出后，是否到達(dá)使用者、何時(shí)到達(dá)使用者，以及使用者的反應(yīng)等，無法以制度化的方式及時(shí)反饋到信息發(fā)出者；信息流在中間使用者發(fā)生修改變更，無法及時(shí)向相關(guān)方發(fā)出變更通知信息；信息從信息源發(fā)出后，后續(xù)使用者是否嚴(yán)格按照信息的初始狀態(tài)使用，沒有部門去監(jiān)督，對(duì)信息的安全和學(xué)校收費(fèi)管理造成很大的隱患。例如，學(xué)生休學(xué)的信息流程控制中，學(xué)生從教務(wù)處辦理好休學(xué)手續(xù)后，一般會(huì)讓學(xué)生本人持休學(xué)通知書送達(dá)學(xué)生工作處、圖書館、住宿中心、財(cái)務(wù)處等部門，但是信息流從教務(wù)處發(fā)出后，就進(jìn)入“黑匣子”階段，至于學(xué)生如何送達(dá)相關(guān)部門，什么時(shí)間送達(dá)，就完全失去了控制與監(jiān)督，如果學(xué)生一直沒有把休學(xué)通知書送達(dá)財(cái)務(wù)處，只能到收繳學(xué)費(fèi)時(shí)，財(cái)務(wù)處把欠費(fèi)名單發(fā)送到院系，才能發(fā)現(xiàn)學(xué)生已經(jīng)休學(xué)。
二、收費(fèi)數(shù)據(jù)信息流管理與監(jiān)控的具體措施與方法
針對(duì)上述問題，應(yīng)充分考慮各方面的因素，在高校收費(fèi)管理平臺(tái)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步加強(qiáng)信息流的管理，增加系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)控制，減少人為操作控制因素，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)與信息的無縫對(duì)接，保證收費(fèi)管理工作的正常運(yùn)行。
?。ㄒ唬┙⑷Ｎㄒ坏男畔⒕幋a 建立集中的數(shù)字化收費(fèi)管理平臺(tái)或者下載站點(diǎn)，所有基本信息的數(shù)據(jù)或者編碼規(guī)則，都要統(tǒng)一到同一個(gè)站點(diǎn)下載或者追加新的收費(fèi)條目，保證數(shù)據(jù)編碼的統(tǒng)一與協(xié)調(diào)。各個(gè)單位每次對(duì)外報(bào)送數(shù)據(jù)，都必須與基本數(shù)據(jù)信息核對(duì)，所有的數(shù)據(jù)都以最新基本數(shù)據(jù)信息為準(zhǔn)?；緮?shù)據(jù)信息下載站點(diǎn)數(shù)據(jù)發(fā)生變更的，必須列出變更的明細(xì)和時(shí)間，便于數(shù)據(jù)使用人員比對(duì)自己已有的數(shù)據(jù)是否存在變更或者增加的情況。數(shù)據(jù)編碼的統(tǒng)一，使學(xué)校收費(fèi)數(shù)據(jù)的傳遞和使用建立在協(xié)調(diào)一致的基礎(chǔ)上，便于數(shù)據(jù)的核算、分發(fā)和使用，便于做好收費(fèi)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)監(jiān)控和對(duì)比分析等。建立固定的編碼機(jī)制后，所有的編碼都要遵循一定的格式和編碼規(guī)則，數(shù)據(jù)一旦分發(fā)，編碼嚴(yán)禁修改，否則會(huì)給已經(jīng)使用數(shù)據(jù)的單位造成很大的麻煩。
?。ǘ┛s短信息傳遞的通道，清除信息傳遞中的噪音，建立網(wǎng)絡(luò)化、高效、低噪音的信息流 建立集成的收費(fèi)管理系統(tǒng)，教務(wù)管理系統(tǒng)、住宿管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、后勤管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)變更實(shí)時(shí)同步到收費(fèi)管理系統(tǒng)，減少數(shù)據(jù)的中間傳遞過程和傳遞環(huán)節(jié)，減少人為干擾因素。建立健全信息更新的傳遞觸發(fā)機(jī)制和信息傳遞的驅(qū)動(dòng)機(jī)制，數(shù)據(jù)發(fā)生更新時(shí)，必須同時(shí)啟動(dòng)信息的傳遞程序，通知和傳遞到相關(guān)部門，并監(jiān)控信息的流動(dòng)過程，保證信息傳遞過程不能中斷停止，保證信息的及時(shí)高效運(yùn)轉(zhuǎn)。
?。ㄈ┙⒔∪珒?nèi)部控制體系，建立數(shù)據(jù)保護(hù)機(jī)制，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的保密與安全 建立數(shù)據(jù)的集中管理和數(shù)據(jù)變更審核機(jī)制，所有需要變更的數(shù)據(jù)，必須經(jīng)過審核確認(rèn)，保證數(shù)據(jù)的原始性、安全性、可比對(duì)性。跟隨信息流的傳遞確認(rèn)程序，建立統(tǒng)一的信息傳遞網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，接收方接收到數(shù)據(jù)時(shí)必須即時(shí)確認(rèn)接收，并對(duì)接受到的數(shù)據(jù)的變更承擔(dān)責(zé)任。
?。ㄋ模┙⒂行У碾p向反饋信息流，保證信息動(dòng)態(tài)傳遞的每一過程都能得到確認(rèn)與反饋 跟隨信息流的，必須有數(shù)據(jù)接收確認(rèn)單，經(jīng)手的部門登記確認(rèn)收到的數(shù)據(jù)信息，需要修改的數(shù)據(jù)，反饋到數(shù)據(jù)源頭，同時(shí)終止需要修改的數(shù)據(jù)的傳遞，直到收到新的數(shù)據(jù)開始重新流動(dòng)。信息發(fā)送到一個(gè)部門之后，經(jīng)過部門的加工處理，如果發(fā)生變更，需要修改的，必須同時(shí)向信息的上下游發(fā)出信息的變更通知，保證所有接收和發(fā)出信息的單位采用相同的數(shù)據(jù)，避免各部門之間的數(shù)據(jù)不一致，給工作造成被動(dòng)和矛盾。
三、收費(fèi)數(shù)據(jù)流在財(cái)務(wù)部門的處理與監(jiān)控
收費(fèi)管理工作需要財(cái)務(wù)處、學(xué)生處、教務(wù)處及學(xué)生公寓等部門的密切配合與合作，在全校統(tǒng)一的收費(fèi)管理平臺(tái)上，形成一個(gè)完整的信息處理流程。財(cái)務(wù)部門作為收費(fèi)數(shù)據(jù)的的使用和集中處理單位，在收費(fèi)數(shù)據(jù)信息流程的協(xié)調(diào)與監(jiān)控方面負(fù)有重要的不可替代的作用，應(yīng)重點(diǎn)做好以下幾個(gè)方面的工作。
?。ㄒ唬┴?cái)務(wù)部門應(yīng)依托收費(fèi)管理平臺(tái)，設(shè)立關(guān)鍵控制節(jié)點(diǎn)，通過節(jié)點(diǎn)促成信息流的高效流動(dòng)、有效使用與監(jiān)控 所有的收費(fèi)項(xiàng)目必須由發(fā)起單位填制通知單或者在收費(fèi)管理系統(tǒng)客戶端添加收費(fèi)記錄，并提供合法有效的收費(fèi)依據(jù)，經(jīng)由內(nèi)部控制審核后由財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)收費(fèi)。已經(jīng)生成的收費(fèi)項(xiàng)目如果發(fā)生變更，應(yīng)由發(fā)起變更的初始單位，填制變更通知單，配合數(shù)據(jù)傳遞確認(rèn)單，一同通知傳送到財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門經(jīng)辦人接收數(shù)據(jù)后，要在數(shù)據(jù)傳遞確認(rèn)單上登記確認(rèn)，發(fā)送接收回執(zhí)，并及時(shí)審核更新數(shù)據(jù)，保證收費(fèi)信息的準(zhǔn)確和及時(shí)。財(cái)務(wù)部門對(duì)于接收到的收費(fèi)數(shù)據(jù)信息，應(yīng)與相關(guān)使用單位定期核對(duì)，建立長(zhǎng)期對(duì)賬機(jī)制，并及時(shí)將信息反饋到相關(guān)單位，接受相關(guān)單位的監(jiān)督，保證收費(fèi)數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確安全，高效流動(dòng)。
（二）按照財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的處理標(biāo)準(zhǔn)，建立收費(fèi)管理的憑證記錄式管理系統(tǒng) 年度初始，應(yīng)配合預(yù)算，初始化數(shù)據(jù)，結(jié)轉(zhuǎn)上期的欠費(fèi)及應(yīng)退費(fèi)數(shù)據(jù)，建立本年度（學(xué)年度）的數(shù)據(jù)起始點(diǎn)。在日常收費(fèi)管理工作中，對(duì)于每一筆數(shù)據(jù)的添加、變更、結(jié)算退費(fèi)等記錄，必須按照會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)生成記賬憑證，通過內(nèi)部控制審核，月底生成當(dāng)月的收支（退）報(bào)表，保證每一筆業(yè)務(wù)都有據(jù)可查。會(huì)計(jì)期末應(yīng)定期與相關(guān)部門進(jìn)行對(duì)賬，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確完整，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)更正。
