面臨日益加劇的競爭局面，對任何一個行業(yè)來說，要求在產(chǎn)品營銷中百分之百地進(jìn)行現(xiàn)款交易是不可能的，因此賒銷非常普遍。如何在一個可控范圍內(nèi)既減少應(yīng)收賬款的風(fēng)險，又能保障企業(yè)既得利益的實(shí)現(xiàn)，這不僅需要對應(yīng)收賬款重視，還需要對應(yīng)收賬款進(jìn)行系統(tǒng)的管理。
在此，筆者針對如何系統(tǒng)管理提出自己的一些意見，僅做拋磚引玉之用。
一、從源頭減少銷售回款的不利影響
(一)對有業(yè)務(wù)意向的客戶在應(yīng)收賬款管理系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行建檔分類，評估其信用
對初步有業(yè)務(wù)意向的客戶建立檔案。針對事實(shí)客戶進(jìn)行分級管理，根據(jù)付款狀況，下單量，對利潤的貢獻(xiàn)率，綜合各個方面的指標(biāo)來衡量客戶的價值，進(jìn)行信用評估。選擇資信狀況良好的客戶，實(shí)行區(qū)別對待，確定其信用期限。
(二)建立回訪制度
由系統(tǒng)根據(jù)客戶的收入、人員、業(yè)務(wù)類型、利潤等量化指標(biāo)，區(qū)分為戰(zhàn)略客戶，重要客戶和一般客戶，采取定期回訪制度，提高目標(biāo)客戶的質(zhì)量。戰(zhàn)略客戶指大型企業(yè)或上市公司由副總經(jīng)理級領(lǐng)導(dǎo)定期回訪，對客戶所需要的服務(wù)類型，爭取提供一攬子服務(wù)。重要客戶指一些中型企業(yè)，由部門經(jīng)理定期拜訪，實(shí)行中層對接，隨時發(fā)現(xiàn)并解決問題。一般客戶由業(yè)務(wù)員定期跟蹤服務(wù)。
(三)每項(xiàng)業(yè)務(wù)均采用統(tǒng)一的合同范本進(jìn)行管理
除即時結(jié)清的小額業(yè)務(wù)外，必須采用統(tǒng)一的合同范本簽訂合同。在合同中明確各種條款，包括姓名、標(biāo)的、質(zhì)量和數(shù)量、價款、履行的期限、地點(diǎn)、方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等。業(yè)務(wù)合同的簽訂要有利于合同的執(zhí)行、跟蹤、檢查并起到監(jiān)督作用。
(四)明確應(yīng)收賬款賒欠的期限，建立授權(quán)審批制度
賒銷期限就是允許客戶貨物到付款的時間，也稱信用期間。信用期的長短，主要是要對信用期所增加的收益和所增加的費(fèi)用進(jìn)行分析比較。根據(jù)客戶信用的情況，決定賒銷期限的長短。
建立授權(quán)審批制度，由系統(tǒng)按客戶的資產(chǎn)狀況，信用等級自動辨別其可賒銷期限和信用額度，嚴(yán)格賒銷審批手續(xù)。
二、制定管理制度進(jìn)行應(yīng)收賬款的過程跟蹤
(一)建立應(yīng)收賬款催收制度，實(shí)施科學(xué)的、行之有效的催款流程
建立催收制度，對應(yīng)收賬款進(jìn)行及時、適度的催討。在合同上明確付款日期，由部門文員將合同詳細(xì)情況錄入管理系統(tǒng)；設(shè)置收款預(yù)警系統(tǒng)，在應(yīng)收賬款逾期時，發(fā)出提醒指令；針對需要催款的客戶，在應(yīng)收賬款逾期時，自動打印出催款函，由財務(wù)部郵寄催收函給客戶，以確保雙方在應(yīng)付賬款數(shù)額、還款期等方面取得一致的認(rèn)可；對于客戶提出的異議，要及時查明原因，做出調(diào)整；催款情況及時知會業(yè)務(wù)部門，督促業(yè)務(wù)人員催收賬款。
(二)建立回款管理的考核制度
每月定期開展分析工作，分析各業(yè)務(wù)部門有多少欠款在信用期內(nèi)，多少欠款超過信用期，超過時間的長短和款項(xiàng)所占的比例，制定經(jīng)濟(jì)可行的收賬制度，加強(qiáng)對回款管理的重點(diǎn)考核，加
大回款監(jiān)控力度，設(shè)置回款目標(biāo)。各部門的具體回款金額納入部門績效考核指標(biāo)，激勵部門經(jīng)理加大款項(xiàng)的回收力度。
(三)制訂應(yīng)收賬款核實(shí)制度
業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門積極合作，實(shí)行專人專管，定期對帳，詳細(xì)記錄每筆業(yè)務(wù)收入的回收情況，并經(jīng)常進(jìn)行分析。一般而言，客戶拖欠賬款的時間越長，催收的難度就越大，發(fā)生呆賬的損失幾率就會越高。及時記錄回款異常情況。
如果客戶屢次發(fā)生托欠貨款，欠款，拒付等現(xiàn)象，造成貨款延期，應(yīng)即使通知財務(wù)部和監(jiān)督部門，通過調(diào)查取證后采取響應(yīng)措施，挽回?fù)p失。定期對賬制度，保證債權(quán)金額正確有效。定期每三個月采取書面信函的方式與客戶核對應(yīng)收賬款的賬面余額，并保存有關(guān)部門材料，確保債權(quán)法定追索權(quán)的延續(xù)。
(四)建立應(yīng)收賬款賬齡分析制度
定期編制賬齡分析表，可以反映各個時期賬款產(chǎn)生的情況，使企業(yè)通過此表密切關(guān)注應(yīng)收帳款的回收情況和相關(guān)的變化，并通過賬齡的分析結(jié)果，指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門的工作，以加速營運(yùn)資金的周轉(zhuǎn)，減少發(fā)生賬款逾期不回的可能性。
(五)采取法律催收手段
對與應(yīng)收賬款收回的法定期限是2年，過了有效期企業(yè)就喪失追回欠款的權(quán)利，這時應(yīng)由財務(wù)部門通知法律顧問進(jìn)行處理，力爭在有效期內(nèi)收回款項(xiàng)或取得延長有效期的證明，如對賬單等。
在應(yīng)收賬的訴訟期到期前（2年內(nèi)）發(fā)函給欠款客戶。如果欠款客戶不簽收應(yīng)收賬款函，可采取以下方式取證，在媒體報紙上公告的形式，或通過公證處公證送達(dá)催款函，或者請律師事務(wù)所發(fā)函。
三、對應(yīng)收賬款的催收情況進(jìn)行總結(jié)，建立制度加以改進(jìn)。
(一)查明拖欠款項(xiàng)的原因，加以改進(jìn)
對已發(fā)生的應(yīng)收賬款，按其賬齡和收取難易程度，逐一分類排序，找出拖欠原因，明確落實(shí)催討責(zé)任。對于在業(yè)務(wù)經(jīng)營中由于質(zhì)量等牽涉到自身因素而導(dǎo)致客戶拖欠款項(xiàng)的，業(yè)務(wù)人員應(yīng)主動采取措施，給予折讓或其他不成比例形式，盡快收回資金；對于資金周轉(zhuǎn)困難無法付款的企業(yè)，應(yīng)采取訂立還款計(jì)劃，限期清欠；或采取債務(wù)重整策略，或申請支付令。
(二)建立應(yīng)收賬款清收責(zé)任制
明確劃分責(zé)任范圍，對公司全部客戶的欠款盡可能地落實(shí)到個人；在應(yīng)收賬款未收回之前，責(zé)任人不得調(diào)離企業(yè)；明確規(guī)定責(zé)任的監(jiān)督部門。
企業(yè)應(yīng)收賬款的管理情況是個普遍的難題，只有采取有效的措施，進(jìn)行預(yù)防和解決，才能避免和減少損失的發(fā)生，保證企業(yè)經(jīng)營活動的正常進(jìn)行，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。
