１ 前 言
隨著ＩＴ技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息化技術(shù)給企業(yè)的發(fā)展帶來了巨大的利益，甚至在某種程度上決定了企業(yè)未來的生死存亡。中國石油公司面對世界經(jīng)濟全球化和技術(shù)、經(jīng)濟一體化的大潮，為適應(yīng)國際化經(jīng)營及市場競爭的要求，必須擁有強大的技術(shù)創(chuàng)新能力和先進科學的管理手段，需要充分利用信息技術(shù)改善管理水平，建立起一套完整的、規(guī)范的、集成的、開放的業(yè)務(wù)管理體系，提升企業(yè)的業(yè)務(wù)能力、應(yīng)變能力和市場競爭能力。因此，近些年中國石油公司投入大量資金和人力進行信息化系統(tǒng)建設(shè)。
一般而言，項目尤其是通信與計算機系統(tǒng)集成領(lǐng)域的項目在實際工作中對項目成功與否的評價標準往往是圍繞時間、成本和質(zhì)量，即：在規(guī)定的時間內(nèi)，以規(guī)定的成本，滿足客戶的需求（質(zhì)量）。這３個領(lǐng)域是項目成功的關(guān)鍵，但是在項目進度、成本和質(zhì)量之外有一個更關(guān)鍵的因素，那就是范圍。項目范圍管理是項目管理的基礎(chǔ)，范圍管理不成功，其他管理便無從談起，范圍發(fā)生變更，進度、成本、質(zhì)量乃至人力資源都有可能跟著變更，只有確定了項目范圍，才能合理地確定出項目的進度、成本和質(zhì)量要求。從這個意義上說，項目范圍的確定及管理是項目成功的基礎(chǔ)，不正確的范圍定義或不合理的范圍控制會導致很多不必要的變更，使項目無法按期完成，項目質(zhì)量難以保證。因此，項目范圍管理是非常值得探討的問題，應(yīng)該引起足夠的重視。
?。?建立項目范圍管理的作用
項目范圍管理對項目來說可以產(chǎn)生如下作用：① 通過對項目用戶等干系人的需求收集、分析、整理，將這些需求詳細記錄下來并進行量化，確保項目全部包含且只包含那些保證項目成功的工作內(nèi)容。項目的具體工作內(nèi)容明確了，項目的工作邊界也就定義清楚了。 ② 經(jīng)批準的項目范圍為創(chuàng)建ＷＢＳ（工作分解結(jié)構(gòu)）奠定了基礎(chǔ)，二者共同構(gòu)成了項目范圍基準，成為項目生命周期范圍內(nèi)工作監(jiān)督、控制、核準的標準。項目的范圍和具體工作內(nèi)容確定了，就為項目所需的費用、時間、資源的估計確定了基準，為進一步分派任務(wù)、制訂人力資源計劃打下了基礎(chǔ)。③ 嚴格規(guī)范的項目范圍管理制度和措施，清晰規(guī)范的范圍變更控制過程，能夠幫助項目組明確項目范圍的定義，達到可量化、可驗證程度，避免模糊的需求定義導致后續(xù)項目的意外變更，造成返工，延長項目完成時間?？梢?，科學有效的項目范圍管理是整個項目成功的重要基礎(chǔ)。
?。?項目范圍管理的方法
項目范圍管理首要關(guān)注的是定義和控制哪些工作包括在項目中，哪些工作不包括在項目中，并確保只完成那些需要完成的工作。項目范圍管理一般包括收集需求、定義范圍、創(chuàng)建ＷＢＳ結(jié)構(gòu)、核實范圍和范圍控制5個流程。很多文獻對這5個流程進行了詳盡的論述，在這里就不再贅述，本文只是結(jié)合石油行業(yè)信息化項目建設(shè)實際經(jīng)驗，對這5個流程中應(yīng)注意的事項及相應(yīng)采取措施進行討論。
?。常?確定工作需求
企業(yè)的信息化建設(shè)往往涉及到企業(yè)內(nèi)部流程再造和管理方式的變革，對大部分用戶來說都是一個嶄新的領(lǐng)域，很多情況下，用戶只能根據(jù)以往的經(jīng)驗及工作現(xiàn)狀，提出一些顯性的、明示的需求， 而對這些需求背后的業(yè)務(wù)應(yīng)用、數(shù)據(jù)分析等隱性需求的描述不充分。 特別是石油行業(yè)的信息化系統(tǒng)建設(shè)，往往涉及多個部門、多種專業(yè)、多種業(yè)務(wù)應(yīng)用，隨著石油行業(yè)的發(fā)展，各部門、業(yè)務(wù)的工作流程和組織結(jié)構(gòu)也不斷進行調(diào)整，很多時候，用戶對信息化系統(tǒng)的應(yīng)用功能的認識也是模糊不清的，需要通過需求調(diào)研挖掘出來。為了盡可能地將用戶對信息化系統(tǒng)的真正需求挖掘整理出來，就需要項目組在廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，對那些具有代表性的關(guān)鍵用戶的需求進行重點分析。在注重調(diào)研對象選擇的基礎(chǔ)上，項目團隊還應(yīng)著重以下幾方面工作：
?。ǎ保?需求調(diào)研團隊的成員組成。信息化建設(shè)項目不單純是計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)集成，項目在采用先進的信息化技術(shù)的同時，還要滿足企業(yè)生產(chǎn)管理的需求，以提高企業(yè)經(jīng)營管理效率，增加效益降低成本為宗旨。因此，需求調(diào)研團隊成員中不但要有管理咨詢、計算機技術(shù)等方面的專業(yè)人員，還必須有行業(yè)方面的專家參加并領(lǐng)銜。由于大型石油企業(yè)及其下屬分公司在生產(chǎn)業(yè)務(wù)范圍及管理體系等方面都有其特殊性，因此，不但實施方要有行業(yè)專家， 還要廣泛吸納用戶方的專業(yè)人士進入調(diào)研團隊，并作為主力全程參與項目建設(shè)。這對保證項目在普遍適用的基礎(chǔ)上，又能滿足特殊需求，并最終獲得用戶的認可將很有幫助。
?。ǎ玻?需求收集工具、方法的選擇。需求收集有訪談、群體創(chuàng)造技術(shù)、群體決策技術(shù)等多種方法，選擇合適的需求收集工具、方法，無疑可以起到事半功倍的效果。在石油行業(yè)大型企業(yè)信息化建設(shè)過程中，通過實踐總結(jié)，我們認為采用調(diào)研工作會議和調(diào)查表交替進行的工作方式有助于調(diào)查結(jié)果的正確性和普適性，原型系統(tǒng)的方法有助于需求收集的準確性。設(shè)計合理科學的調(diào)查表可以使項目組迅速地從數(shù)量眾多、分布廣泛的調(diào)研對象中獲得有用的信息。在對收集的信息進行整理分析的基礎(chǔ)上，對不明確和有異議問題、業(yè)務(wù)需求要在調(diào)研工作會議上進行討論，通過讓與會代表充分發(fā)表意見，求同存異，消除歧義， 避免遺漏。同時，通過提供原型系統(tǒng)的方法，項目組可以盡早地獲得用戶需求的反饋。由于原型系統(tǒng)是可摸可觸的，用戶可以親身體驗系統(tǒng)使用過程，而不僅僅是抽象的談?wù)撔枨?，這無疑可以幫助用戶更加準確地描述他們期望的產(chǎn)品特征。通過數(shù)次的用戶體驗―反饋信息―原型改進的循環(huán)過程，項目組就可以收集到足夠的需求信息，從而順利進入設(shè)計實施階段。
（３） 在需求收集過程中，項目經(jīng)理要充分發(fā)揮溝通協(xié)調(diào)和項目控制的作用，使項目發(fā)起人、用戶等關(guān)鍵干系人充分理解需求調(diào)研內(nèi)容、進度及存在問題，協(xié)調(diào)各方力量解決需求調(diào)研過程中存在的困難，不能遺留問題或模糊不清的需求。同時，項目經(jīng)理還要根據(jù)項目可行性研究報告及項目立項報告對需求調(diào)研的范圍進行有效控制，防止項目范圍盲目擴張。
３．２ 結(jié)合ＷＢＳ技術(shù)定義范圍
范圍定義是指建立詳細的項目和項目產(chǎn)品描述文檔。詳盡的項目描述文檔對項目的成功是至關(guān)重要的，這些文檔描述項目的主要產(chǎn)出品及項目的建設(shè)前提和限制條件。當項目啟動時，大多通過項目范圍來定義項目交付產(chǎn)品，似乎也同時嚴格界定了實施方的工作范圍及內(nèi)容。但是，由于用戶及實施方審視范圍的角度不同，雙方對范圍的定義也不同，項目范圍中隱含的工作需求也不能全部明文規(guī)定在項目建設(shè)文檔中，這是導致用戶變更的重要原因之一。利用ＷＢＳ（工作分解結(jié)構(gòu)）可以有效地幫助解決這個問題。
制定好一個ＷＢＳ的指導思想是逐層深入，以可驗證、可控制的交付產(chǎn)品為導向。先將項目交付成果定義確定下來，然后再逐層把項目交付產(chǎn)品或項目工作分解成更小的更可控的部分，直到只有單一產(chǎn)出品或工作成果的工作包層，建立明確、量化、可驗證和可測試的項目交付品組合架構(gòu)。ＷＢＳ結(jié)構(gòu)每深入一層，對項目工作的定義就更加詳細，項目定義越詳盡細致，項目用戶和項目成員對項目的需求和產(chǎn)出理解的就越準確清晰，這無疑有助于幫助理清項目用戶真正需求從而有效控制項目范圍。這種方式的優(yōu)點是結(jié)合項目進度計劃、成本管理、人力資源計劃劃分項目工作，項目工作內(nèi)容直觀，各階段工作成果清晰，時間感強，在項目范圍評審階段容易發(fā)現(xiàn)遺漏或多出的部分，有利于幫助項目干系人明確項目范圍內(nèi)包含的所有工作需求，也更容易被大多數(shù)人理解。
３．３ 范圍核實過程
范圍核實是指對完成的項目產(chǎn)品的正式接受過程，是項目組同用戶或項目發(fā)起人共同評估項目可交付產(chǎn)品是否完全滿足需求并取得用戶或項目發(fā)起人對項目產(chǎn)品的正式認可。項目范圍核實與質(zhì)量控制的不同之處在于，范圍核實首要強調(diào)的是項目產(chǎn)品及其相應(yīng)的質(zhì)量要求的可接受性。
這個過程是項目范圍確定之后，項目進入實施階段之前各方相關(guān)人員的承諾問題。一旦對項目范圍認可則表明已經(jīng)接受該事實，項目各方就必須根據(jù)承諾去實現(xiàn)它，這也是確保項目范圍能得到很好的管理和控制的有效措施。為增加范圍核實工作的嚴肅性，在范圍核實階段，范圍說明書、范圍基準等相關(guān)文件應(yīng)該得到項目發(fā)起人、項目用戶、項目實施方等關(guān)鍵干系人的簽署認可，使這些文件成為項目實施的基礎(chǔ)性文件，從而避免在項目實施過程中項目范圍擴張及不必要的范圍變更。
?。常?范圍變更控制過程
范圍變更控制是指對項目狀態(tài)及項目產(chǎn)品范圍進行監(jiān)督，管理范圍基準的變更，確保所有的變更需求及行為都經(jīng)過變更控制流程。信息化項目在執(zhí)行過程中，隨著用戶業(yè)務(wù)的發(fā)展、對信息系統(tǒng)應(yīng)用認識的提高，需求變更不可避免。因此，項目需要建立一套規(guī)范的變更管理過程，在發(fā)生變更時遵循規(guī)范的變更程序來管理變更。
變更管理主要解決來自項目發(fā)起人及用戶的變更要求。正如我們前面所說，范圍的變更會導致額外的成本，影響項目關(guān)鍵路徑，更多計劃外的工作，在有限的項目預算范圍內(nèi)，并不是所有這些變更都能被批準。有效的項目范圍變更控制既要能保證對項目成功至關(guān)重要的工作或用戶需求及時納入到項目范圍管理中來，又要能保證將一切非必要、非緊急、不合理的、無效變更屏蔽。在項目變更控制流程設(shè)計過程中，在保證流程嚴肅科學的同時，我們又要根據(jù)不同項目的具體特點考慮項目變更控制流程的靈活性。如果項目變更控制流程過于冗長繁瑣，要么會導致有價值的變更需求不能及時納入到項目管理中來，從而喪失了提高項目經(jīng)濟效益的機會，要么會導致項目參與人員完全忽視了變更控制過程，致使項目范圍管理失控；如果變更控制過程過于簡單，又會導致很多沒有經(jīng)過認真討論評估的變更需求輕易地進入項目執(zhí)行范圍，造成了對項目的損害。
所有的變更請求都應(yīng)以書面的方式提出，項目發(fā)起人、項目實施方雙方都應(yīng)對變更進行分析， 評估變更的性質(zhì)，變更對項目價值的影響，變更給項目帶來的風險以及對進度、成本的影響，受影響的各方都應(yīng)該清楚明了自己所受的影響。根據(jù)變更的性質(zhì)， 提交相應(yīng)的變更決策組織確認和審批。在大型信息化項目建設(shè)中， 每個項目都應(yīng)成立一個由業(yè)務(wù)方、管理方、實施方三方高層領(lǐng)導參加的項目變更控制委員會，變更控制委員會擁有最終批準或否決變更請求的權(quán)利。該委員會的職責和作用應(yīng)該在變更控制流程文件中有明確的說明，并得到項目各方關(guān)鍵干系人的授權(quán)。
實踐中，那些對項目進度、成本影響較小或通過項目關(guān)鍵路徑調(diào)整等技術(shù)手段能予以消除影響的變更請求，往往授權(quán)項目經(jīng)理進行決策。但是那些對項目范圍、投資或功能有重大影響的變更請求，必須由變更委員會按照項目變更控制文件規(guī)定的流程進行決策。在大型石油企業(yè)的大型信息化項目中，變更控制委員會應(yīng)該由業(yè)務(wù)主管部門、計劃規(guī)劃部門、預算管理部門及實施方高層領(lǐng)導等對項目的投資、工期、功能等有重大影響的干系人組成。為了對實施方進行保護，同時對項目發(fā)起方進行約束，對于成本和進度影響大的變更，決策者應(yīng)考慮為項目增加相應(yīng)的資源，如延長時間和追加資金等。批準的變更應(yīng)由項目各方正式簽署，成為項目下一步范圍、進度、成本控制的基礎(chǔ)。
那么，我們怎么能知道哪些變更應(yīng)該被批準哪些應(yīng)該拒絕，ＡＨＰ（層次分析法）是一種有效的工具，我們可以將所有變更請求進行排序，然后在項目預算范圍內(nèi)，批準那些得分最高的變更。圖1是項目范圍變更的ＡＨＰ分析示例。
在做項目范圍變更層次分析時，應(yīng)該采納項目干系人、項目團隊成員、專家等各方面的意見，以保證全面考慮各方面的意見，并取得最佳結(jié)果。
?。?結(jié) 語
總之，對項目進行范圍管理看似一個單純的、直接的任務(wù)，但事實并非如此，它需要管理、技術(shù)、溝通等多方面的經(jīng)驗，需要項目經(jīng)理予以足夠的重視，去認真研究、思考和實踐。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，項目范圍管理的作用將進一步顯現(xiàn)。其中，準確的需求分析和定位是基礎(chǔ)，科學的項目范圍定義是核心，嚴格有效的范圍變更控制是關(guān)鍵，三者是一個有機的統(tǒng)一體，缺一不可。
