一個企業(yè)把一些部件送到外部的協(xié)作單位去，讓他們加工好之后再拿回來使用，這種方式一般稱為“外協(xié)加工”。一旦發(fā)生外協(xié)加工，就會牽涉到計劃，協(xié)作單位的選擇，外協(xié)價格的確定，外協(xié)合同的簽訂，外協(xié)產(chǎn)品的驗收，圖紙的管理和外協(xié)的付款。其中各個涉及面都蘊藏著巨大的風(fēng)險，企業(yè)應(yīng)該高度重視外協(xié)加工，制定并嚴(yán)格實施科學(xué)合理的外協(xié)加工流程，明確職責(zé)和權(quán)限，按照規(guī)定的審批權(quán)限和流程辦理外協(xié)相關(guān)手續(xù)。本文主要從外協(xié)計劃的制訂、外協(xié)單位的選擇、外協(xié)價格的確定、外協(xié)合同的簽訂、外協(xié)產(chǎn)品的驗收、圖紙的保密管理及外協(xié)的付款等方面對企業(yè)面臨的這一風(fēng)險以及預(yù)防措施進(jìn)行分析。
?。?外協(xié)計劃制訂的主要風(fēng)險和預(yù)防措施
該階段的主要風(fēng)險是：①計劃內(nèi)外協(xié)：計劃安排與實際需求不符，多生產(chǎn)或少加工。過多生產(chǎn)使產(chǎn)品積壓，浪費資源；少生產(chǎn)導(dǎo)致影響企業(yè)正常生產(chǎn)，影響交貨，最終影響信譽。②計劃外外協(xié)：日常備品計劃、預(yù)算沒做好，沒有正確評估市場需求。
預(yù)防措施：①項目負(fù)責(zé)人正確編寫項目清單，相關(guān)人員仔細(xì)核對清單，對于通用件、常用件適當(dāng)放余量外協(xié)加工。②每年統(tǒng)計生產(chǎn)需求，做好一年的生產(chǎn)計劃，結(jié)合庫存，科學(xué)地安排好外協(xié)生產(chǎn)計劃。③計劃員應(yīng)時刻了解外協(xié)產(chǎn)品庫存量及進(jìn)度情況，遇緊急加工情況應(yīng)及時調(diào)整計劃。
?。?外協(xié)單位選擇的主要風(fēng)險和預(yù)防措施
外協(xié)計劃制訂后，外協(xié)加工單位的選擇也是一個重要環(huán)節(jié)。
預(yù)防措施：①建立科學(xué)的外協(xié)單位的評估和準(zhǔn)入制度，考核外協(xié)單位的資質(zhì)，對于考核合格的外協(xié)單位報上級主管部門，錄入合格供方名單，并每年對其資質(zhì)和生產(chǎn)場所進(jìn)行考核，發(fā)現(xiàn)問題，及時提出并責(zé)令其整改，拒不改正的剔除名單。②對于臨時發(fā)生外協(xié)關(guān)系的單位，采用臨時供方申報制度，臨時供方發(fā)生外協(xié)關(guān)系的必須每次提供資質(zhì)證明。③合格供方名錄里的外協(xié)單位，必須定期考核，根據(jù)考核結(jié)果對合格供方名單進(jìn)行調(diào)整。
?。?外協(xié)價格確定的主要風(fēng)險和預(yù)防措施
對于外協(xié)部門外協(xié)價格的確定也是面臨的一個重要問題。定價機制的缺失，缺乏對市場的了解，都直接導(dǎo)致價格確立得不科學(xué)。過低的定價難以保證外協(xié)加工件的質(zhì)量，過高的定價使企業(yè)資金損失。
預(yù)防措施：①在確定價格前，對于外協(xié)項目應(yīng)充分了解，并了解相關(guān)的市場變化情況。②確定并完善定價機制，如有需要可以通過評審方式定價。③建立外協(xié)件價格數(shù)據(jù)庫，根據(jù)市場變化結(jié)合數(shù)據(jù)庫，分析價格變動趨勢。
?。?外協(xié)合同簽訂的主要風(fēng)險和預(yù)防措施
外協(xié)合同是根據(jù)企業(yè)自身的外協(xié)需求與外協(xié)單位簽訂的具有法律效力的協(xié)議。其中包括外協(xié)內(nèi)容、數(shù)量、價格、交貨期、付款方式、質(zhì)量要求等等相關(guān)重要內(nèi)容。該階段風(fēng)險在于：①合同內(nèi)容不明確，是外協(xié)生產(chǎn)不能順利進(jìn)行，影響交貨。②合同內(nèi)容有重大疏漏或擅自簽訂的合同，使企業(yè)的合法權(quán)益受到損害。
預(yù)防措施：①對于合同額在2萬元以上的采取評審制度，內(nèi)容可以包括：外協(xié)單位的資質(zhì)、加工風(fēng)險、交貨期、產(chǎn)品質(zhì)量、金額等等。②可以采用ＥＲＰ系統(tǒng)管理外協(xié)項目的審批，由上級部門審核外協(xié)項目的申請材料是否齊全，審核無誤后加蓋合同章。③對于合同額在10萬元以上的必須報所級領(lǐng)導(dǎo)審批。④對于技術(shù)服務(wù)類的外協(xié)必須制定嚴(yán)格的審批制度。
５ 外協(xié)產(chǎn)品驗收的主要風(fēng)險和預(yù)防措施
驗收就是需方對供方所簽訂合同提供的產(chǎn)品進(jìn)行檢驗接收，確保其符合合同規(guī)定的質(zhì)量要求。主要風(fēng)險：驗收標(biāo)準(zhǔn)不明確，驗收程序不規(guī)范，對驗收中發(fā)現(xiàn)的異常情況不做記錄處理，可能造成賬物不一致，給企業(yè)造成損失。
預(yù)防措施：①制定明確詳細(xì)的驗收標(biāo)準(zhǔn)。②檢驗員根據(jù)合同對外協(xié)件的數(shù)量、型號、質(zhì)量一一進(jìn)行驗收核對，并通過ＥＲＰ系統(tǒng)打印入庫單，入庫單上內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)，數(shù)量應(yīng)與實際一致，并加蓋檢驗章，入庫單與外協(xié)件一并交予倉庫管理員入庫，入庫單做日后付款憑證。③如驗收過程中發(fā)現(xiàn)與合同或圖紙不符的項目，應(yīng)及時記錄在案，責(zé)令供方整改，并查找原因，對于不合格品應(yīng)做退貨處理，對企業(yè)造成損失的應(yīng)依據(jù)合同進(jìn)行索賠。
?。?外協(xié)圖紙保密管理的主要風(fēng)險和預(yù)防措施
該階段主要風(fēng)險在于：對于涉密圖紙的審批手續(xù)不嚴(yán)格，涉密圖紙隨意復(fù)印，涉密資料隨意刻錄，不按相關(guān)規(guī)定做好銷毀工作等。
措施：對涉及秘密的外協(xié)加工項目，應(yīng)與供方簽訂保密協(xié)議，對由于外協(xié)加工需要向供方提供的文件資料，在加工完成后應(yīng)及時收回或銷毀。
?。?外協(xié)加工付款的主要風(fēng)險和預(yù)防措施
付款是指企業(yè)在對外協(xié)加工預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等進(jìn)行一一審核無誤后，按照合同規(guī)定及時向供方辦理支付款項的過程。風(fēng)險：付款審核不嚴(yán)，付款方式不恰當(dāng)，付款金額控制不嚴(yán)，可能導(dǎo)致企業(yè)資金損失或信用受損。
預(yù)防措施：①加強外協(xié)付款管理，完善相關(guān)流程，嚴(yán)格認(rèn)真審核外協(xié)預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序，審核無誤后按合同規(guī)定，合理選擇付款方式，及時辦理付款手續(xù)。②對于發(fā)票，應(yīng)審核其真實性、合法性、有效性。③對于預(yù)付款合同，應(yīng)充分考慮其風(fēng)險，嚴(yán)格考核外協(xié)單位資質(zhì)和信譽，嚴(yán)格審批程序，并定期跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度情況，發(fā)現(xiàn)問題及時上報，采取措施，收回欠款。
綜上所述，外協(xié)加工關(guān)乎企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)應(yīng)重視外協(xié)加工的日常管理，制定并嚴(yán)格實施科學(xué)合理的外協(xié)加工流程，明確職責(zé)和權(quán)限，按照規(guī)定的審批權(quán)限和流程辦理外協(xié)相關(guān)手續(xù)。
