１ 檔案計算機管理的內(nèi)涵
?。保?檔案計算機管理的定義
檔案計算機管理指的是檔案管理人員以計算機硬盤、軟盤、磁盤和光盤等為載體進行文字材料的存儲。那么檔案計算機的管理形式主要有以下的4種：電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙，當(dāng)然還有其他的一些形式。
?。保?檔案計算機管理的特點
檔案計算機管理的特點主要是相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件而言的，檔案計算機管理的主要特點是：① 檔案計算機管理不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，所以也不是直觀就能翻閱得到的，這就需要我們借助計算機進行閱讀；② 檔案計算機管理的檔案信息借助計算機直接進行快速、簡單的處理和傳遞工作，比之前的紙質(zhì)摘錄等速度快捷； ③ 檔案計算機管理還能實現(xiàn)檔案的資源共享，這樣也就意味著檔案的傳輸?shù)炔辉偈艿赜蚓嚯x和時間的影響了，更加方便； ④ 由于我們現(xiàn)在采用了檔案計算機對檔案進行管理，那么，如今的檔案存儲環(huán)境和保存條件也就隨之發(fā)生變化，它不再要求紙質(zhì)、書寫等條件，而且對檔案的保存場地的面積也不再有相當(dāng)高的要求?？傊?，我們說，隨著科技的進步和社會的發(fā)展，檔案計算機管理的優(yōu)勢將會日趨突出和明顯。
?。?檔案計算機管理工作中存在的問題
?。玻?檔案計算機管理對檔案本質(zhì)屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。而這種檔案原始記錄性主要是表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上和檔案的形式上兩個方面。我們都知道，一些檔案在存檔之前是需要當(dāng)事人的親筆簽名或者是當(dāng)事人的親筆手稿的，這都是檔案原始記錄的體現(xiàn)，有一定的真實性，進一步說，只有有這些親筆簽名等原始記錄的檔案才能有法律效應(yīng)，成為法律的憑證。但是，在檔案計算機管理工作中，電子文件從起稿開始到文件修改、印發(fā)都是在計算機上進行操作的，這種模式雖然便于修改和復(fù)制、打印等，有一定的方便性，但是這卻使檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。所以，這也就引發(fā)了電子文件的原始記錄和憑證作用如何確定的爭論問題：究竟電子文件能否作為存檔之用，電子文件是否具有一定的法律效應(yīng)等等，這些都是檔案計算機管理工作中遇到的問題，也是我們急需解決的新課題。
?。玻?檔案計算機管理對檔案來源原則的影響
檔案信息的來源原則主要包括兩個方面：從外部環(huán)境來看，我們是遵循尊重全宗的原則；從內(nèi)部環(huán)境來看，我們是遵循尊重原始順序的原則。
但是自從檔案進行計算機管理層面開始，隨著電子文件進入檔案管理領(lǐng)域開始，以原始順序為原則的檔案信息來源開始不斷地備受關(guān)注。在之前的紙質(zhì)檔案管理過程中我們形成了這樣的原則，只有根據(jù)其來源才能形成一定的法律效應(yīng)和相應(yīng)的法律責(zé)任，而在現(xiàn)在的電子文件檔案過程中就打破了文件本來的順序。所以，在充分利用計算機進行檔案管理工作時就需要我們不斷地根據(jù)客觀實際情況和變化，進一步完善檔案信息的來源原則，并對其進行豐富和發(fā)展。
?。玻?檔案計算機管理對檔案學(xué)理論研究的影響
就目前來看，我們的檔案管理理論的成熟和研究基本都是圍繞紙質(zhì)檔案為主要研究對象的，而對檔案計算機管理的研究還是處于萌芽階段的，所以，隨著檔案工作對象的變化，那么檔案工作原理、理論等方面的研究也就隨著需要進行進一步的更新。
?。?檔案計算機管理工作的改進措施
?。常?建設(shè)并實施電子文件檔案管理工程
檔案切實實施計算機管理體系之后，需要我們做好對檔案的歸檔工作，做好電子文件的技術(shù)處理工作，建設(shè)并實施電子文件檔案管理工程。
建設(shè)并實施電子文件檔案管理工程，這就要求我們的檔案管理人員深入到現(xiàn)行的電子檔案文件管理、工作領(lǐng)域，切實去了解電子文件信息的重新排列和組合的來龍去脈。這也就是說，我們在進行檔案計算機管理工作時，需要檔案工作人員學(xué)會將已經(jīng)歸檔的電子文件更改為“只讀性”的文件模式，即是只能讀不能寫的不能更改的文件模式，這種模式對識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)有很好的作用，保證了檔案的本質(zhì)屬性——原始記錄性。
３．２ 檔案計算機管理一定要解決好電子文件檔案的保存工作
鑒于我們對檔案計算機管理的理論研究還處于一定的初級階段，又加之以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件檔案形成時間短、缺乏實際的貯存經(jīng)驗，所以電子文件原始信息的長期保存問題很值得商榷和作進一步的研究，盡管在理論上電子文件是可以長期保存的。
３．３ 檔案計算機管理工作需要提高檔案管理人員的整體素質(zhì)
優(yōu)秀的人員素質(zhì)對一個工作的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。檔案計算機管理工作的實現(xiàn)是需要我們的檔案管理工作人員提升自身檔案工作的質(zhì)量，為此，我們的檔案工作人員要適應(yīng)計算機技術(shù)的不斷更新和檔案事業(yè)的發(fā)展，必須積極搞好知識的學(xué)習(xí)、補充、消化等工作，促進檔案工作人員隊伍素質(zhì)的強化。
?。常?加強檔案管理基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化
在進行檔案計算機管理工作過程中，我們需要嚴(yán)格執(zhí)行《檔案著錄規(guī)則》的檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)格式等方面的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，規(guī)范檔案著錄工作，保證檔案基礎(chǔ)信息和數(shù)據(jù)的通用性，為實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享創(chuàng)造條件。
?。?總 結(jié)
檔案計算機管理工作的實現(xiàn)可以加快檔案管理工作的效率，提高檔案管理工作的效能，從而減輕檔案管理工作原有繁重的工作。加強和國際的檔案管理進行有效的接軌以及聯(lián)系，做好相關(guān)工作，使得計算機管理工作有效、順利進行，更好地服務(wù)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)，促進社會經(jīng)濟的發(fā)展和繁榮。
