車輛管理是企業(yè)生產經營中的重點和難點工作，車輛消耗在當今油價持續(xù)高漲的環(huán)境下，更是給企業(yè)的生產經營帶來嚴峻的挑戰(zhàn)，因此需要我們從高油價的慣性思維中擺脫出來，改變車輛成本管理的模式。傳統(tǒng)手工方式已經遠遠不能滿足信息高速傳遞的需要，致使工作效率下降，無法及時掌握車輛的動態(tài)變化，造成管理脫節(jié)與車輛閑置，監(jiān)控難度加大，這實際上也增加了管理成本。針對現(xiàn)狀，企業(yè)急需建設車輛管理信息化系統(tǒng)，將全油田車輛納入一個平臺進行管理，實現(xiàn)車輛集中管理，科學調度，優(yōu)化資源配置，實施精細化管理，推進全員成本目標管理，使單車核算更加全面，目標成本體系更加完整，實現(xiàn)對車輛運能、成本、人員等方面的統(tǒng)一管理，應用車輛管理軟件，還可逐漸取消部分紙質資料，減少紙質文件，節(jié)約辦公和管理成本；通過使用車輛管理軟件，優(yōu)化現(xiàn)行車輛管理工作中的審批流程，提高審批工作效率，達到管理規(guī)范、運作高效、降低成本、提高經濟效益的目的。
?。?車輛管理信息系統(tǒng)的功能應用概述
針對集團車輛管理的需要，在系統(tǒng)設計時應以“技術創(chuàng)新助力成本控制管理”的設計思路，發(fā)揮財務管理系統(tǒng)在企業(yè)管理中的核心作用，注重與現(xiàn)有財務核算系統(tǒng)、資產管理系統(tǒng)、設備管理系統(tǒng)之間的信息共享，保證數(shù)據(jù)的唯一性，避免工作的重復性。系統(tǒng)中應包括以下主要功能。
?。保?檔案管理功能
檔案管理主要提供包括車輛檔案管理、駕駛員檔案管理和單位車輛信息統(tǒng)計等管理功能，主要用于管理與車輛有關的各種記錄，如車輛基本信息、車輛維修信息、車輛保險信息、人員基本信息等。靈活調整人車配屬關系，系統(tǒng)提供“一對一”、“一對多”、“多對多”等多種人車配屬關系。
通過系統(tǒng)的車輛統(tǒng)計功能，管理者可以很方便地統(tǒng)計出某個公司或某個部門車輛配屬的情況，如車輛數(shù)目、所配車型和司機配備情況等。
?。保?車輛運行管理功能
車輛運行管理提供用車管理、收車管理、用車信息統(tǒng)計和車輛狀態(tài)查詢等功能，主要便于車輛管理人員及時了解車輛使用情況和車輛行駛情況的信息統(tǒng)計，協(xié)作管理人員更加方便地調配車輛?？梢愿鶕?jù)車輛的目的地和用車人數(shù)情況，調整派車的數(shù)量和車型，這樣既滿足了工作要求又節(jié)省了用車費用，實現(xiàn)了優(yōu)化派車，提高了車輛的使用效率。
通過運行管理功能，管理者可以通過用車時間、用車單位、車輛牌照、駕駛員等查詢條件很方便地統(tǒng)計出某一輛車的出車信息，為單車成本核算提供了一定的依據(jù)。
?。保?車輛油耗管理
油耗管理針對目前企業(yè)不同的加油管理模式，采取定點加油管理、內部加油管理和外部加油管理等幾種管理方式，并結合定額管理的理念，滿足企業(yè)對于車輛加油管理的各種需求。
通過查詢管理者可以及時了解到某一時段、某一臺車的加油情況，提供及時油耗考核依據(jù)，通過“標準值”與“實際值”的比較，結合企業(yè)現(xiàn)行的油耗管理制度，對駕駛員進行考核。使考核工作更加公開、公平、公正，有效提高管理質量，切實降低用油成本。
?。保?車輛維修管理
維修管理提供維修申請管理、維修審批管理、維修報銷管理和維修狀態(tài)查詢等功能，讓管理者隨時了解車輛維修的狀況和維修內容，并將維修內容與相對應的車輛檔案進行自動關聯(lián)，方便管理者查詢，及時了解某一時段、某一臺車的維修情況，以此判斷維修的真實性，避免司機頻繁修車或虛報維修費現(xiàn)象的發(fā)生。
除零星維修外，凡是與外部修理單位結算的修理費支出，系統(tǒng)應提供自動生成報銷原始憑證的功能。系統(tǒng)自動生成標準格式的維修報銷單，除了提供有“原始憑證粘貼”、“費用總額”及“簽字確認”等指定區(qū)域外，還提供詳細的維修保養(yǎng)信息及費用的明細信息供管理者參考，加大監(jiān)控力度，保證費用報銷的透明度與合理性，有效降低管理成本。
?。保?車輛費用管理功能
費用管理提供行車費用管理、油耗費用管理、維修費用管理、規(guī)費管理和其他費用管理等功能，并結合定額控制、實時提醒等方式監(jiān)管車輛的各項費用支出情況。
實現(xiàn)對行車費用、加油費用、維修費用和規(guī)費等全部費用進行綜合匯總管理，系統(tǒng)采用報表、圖形等方式，給管理者提供實時的費用支出情況，通過每年的定額值或標準值與每月的實際消耗值及其累計值作比較，直觀地反映定額費用的消耗情況。同時，系統(tǒng)自動計算消耗比例，作為定額費用管理的依據(jù)，能夠幫助管理者及時了解定額費用的消耗情況，并據(jù)此控制費用成本支出，保障合理開銷，降低管理成本。
?。保?車輛保險管理功能
保險管理提供車輛保險管理、車輛保險險種管理、保險公司管理和保險到期提醒等功能，方便管理人員及時了解車輛保險信息情況，避免出現(xiàn)“錯保、漏?！爆F(xiàn)象。
?。保?車輛安全管理功能
安全管理提供車輛事故管理、駕駛員違章管理和安全活動管理等功能，用于管理者對所出現(xiàn)的安全事故分析事故原因、查找安全隱患，協(xié)助用戶改善或完善現(xiàn)行的車輛管理安全制度，保證行車安全，提高駕駛員的安全意識。
?。?建立健全管理制度，保證系統(tǒng)應用效益的實現(xiàn)
?。ǎ保?建立信息系統(tǒng)管理制度，確保系統(tǒng)內數(shù)據(jù)錄入的完整性、及時性、準確性，使系統(tǒng)內各項統(tǒng)計數(shù)據(jù)更具有科學性和可比性，形成科學的單車核算目標成本。
?。ǎ玻?嚴格執(zhí)行派車審批管理，實行電子路單制度。可根據(jù)行車類型的不同，設置不同的審批流程，增加了管理者對派車的監(jiān)管力度，杜絕公車私用現(xiàn)象的發(fā)生。規(guī)范電子路單簽認信息，規(guī)范路單填制、傳遞、使用、保管以及結算，電子路單是駕駛員報銷和內部結算的唯一憑據(jù)。
?。ǎ常?建立嚴格的成本考核兌現(xiàn)制度，根據(jù)車輛型號及功能等設置科學嚴密的考核指標，定期公開單車的公里數(shù)或作業(yè)工時、百公里耗油量或耗油量、收入、成本、差旅費、修理費等，分析與指標的差距，查找管理漏洞，提出可行的建議和措施。建立科學合理的兌現(xiàn)機制，將成本責任與責任人的收入掛鉤，使每一名員工自黨樹立成本意識。通過激勵考核機制的靈活運用，促進和引導各級單位和全體員工高度重視并持續(xù)推進成本管理工作。
全員目標成本管理，不僅僅是財務部門的工作，而應是每個部門、每名員工的自覺行動，借助于先進的計算機手段，一套科學運作、精干高效、全員參與、全過程控制的車輛管理系統(tǒng)，必將為企業(yè)挖潛節(jié)能，降本減費，為企業(yè)增效。
