本文以某基本建設(shè)項目及用友Ｕ８軟件為例說明利用Ｅxcel快速生成自定義“項目投資情況完成表”的方法及這一方法的其他應(yīng)用。
1 示例簡況
假設(shè)有一基本建設(shè)項目，使用國有建設(shè)單位會計制度，其賬簿設(shè)置如下：
1.1 項目分類及項目信息
?。?）項目下設(shè)Ａ、Ｂ、Ｃ三個分項工程，項目編碼分別為１０１、１０２、１０３。
?。?）每個分項工程下設(shè)２個單位工程，項目名稱及編碼分別為：Ａ－１單位工程，編碼１０１０１；Ａ－２單位工程，編碼１０１０２，以此類推。
（3）每個單位工程下還設(shè)有明細(xì)工程，項目名稱及編碼依同樣規(guī)則設(shè)置，即：Ａ－１－１明細(xì)工程，編碼１０１０１０１；Ａ－１－２明細(xì)工程，編碼１０１０１０２，以此類推。
1.2 科目設(shè)置
（１）一級科目按國有建設(shè)單位會計制度設(shè)置，包括：１０１ 建筑安裝工程投資、１０２ 設(shè)備投資、１０３ 待攤投資等科目。
（２）明細(xì)科目按項目核算需求設(shè)置。１０１ 建筑安裝工程投資下設(shè)有：１０１０１ 建筑工程投資、１０１０２ 安裝工程投資；１０２ 設(shè)備投資下設(shè)有：１０２０１ 在安裝設(shè)備、１０２０２ 不需安裝設(shè)備；１０３ 待攤投資下設(shè)有：１０３０１ 建設(shè)單位管理費、１０３０３ 勘察設(shè)計費。
1.3 報表設(shè)置
其報表名稱為“***基本建設(shè)項目投資完成情況表（截至*年*月*日）”，反映截止至某一時點的項目投資完成情況，格式如下：
?。?）橫向表頭為占用類科目，主要包括三大投資及往來款的一至二級科目。
?。?）縱向表頭為各級項目，按項目編碼依次排列。
?。?）表體內(nèi)容反映某項目某科目截至指定時點的支出數(shù)。
2 在用友軟件中設(shè)置“項目一覽表”
在用友軟件中，能夠提供上述報表所需基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的制式報表是項目一覽表，設(shè)置方式如下：
?。?）選擇“總賬—項目成本一覽表”功能。
?。?）設(shè)置項目成本一覽表查詢條件。
日期：起始日期為賬套啟用日期，終止日期為報告要求截止日期。
選擇進(jìn)行成本統(tǒng)計的科目：按報表橫向標(biāo)題欄選擇１級或２級科目（上下級科目不能同時選擇，因此涉及２級科目的選擇２級科目，１級科目支出數(shù)在Ｅxcel表中通過合計公式生成）。
選擇進(jìn)行沖減統(tǒng)計的科目：可根據(jù)需要選擇，本例中暫不設(shè)置。
包含未記賬憑證：按需要選擇是否包含。
設(shè)置完成后可點擊“保存”，將上述設(shè)置保存為項目一覽表模板。
顯示項目：可對項目范圍作選擇，本例不作設(shè)置，默認(rèn)為全部項目。
（3）生成項目成本一覽表。需生成金額方向分別為借方和貸方的兩張一覽表，并將所生成的數(shù)據(jù)表全部導(dǎo)出為Ｅxcel工作表，可分別將標(biāo)簽名定義為“借方一覽表”、“貸方一覽表”。
3 生成報表
3.1 設(shè)置報表模板
按照“一、示例簡況”中的報表格式設(shè)置模板，并為工作表標(biāo)簽取名為“報表”。將軟件導(dǎo)出的“借方一覽表”、“貸方一覽表”與設(shè)置的模板“報表”3個工作表并列在一個Ｅxcel工作簿中。
3.２ 添加取數(shù)函數(shù)
在合計及小計欄添加相應(yīng)的ＳＵＭ函數(shù)。
3.３ 定期更新報表
保存已添加好公式的報表，以后期間只需將“借方一覽表”、“貸方一覽表”兩個工作表通過復(fù)制、粘貼的方式更新為軟件最新導(dǎo)出的一覽表即可。
4 其他應(yīng)用
上述方法也適用于利用軟件導(dǎo)出的制式賬表或憑證數(shù)據(jù)表生成季度報表、跨年度及跨賬套查詢表等其他自定義賬表，關(guān)鍵在于報表模板中應(yīng)有與導(dǎo)出數(shù)據(jù)表相聯(lián)系的取數(shù)標(biāo)識，如科目名稱或科目編碼、項目名稱或項目編碼等。掌握這一關(guān)鍵點后，運用ＳＵＭ、ＳＵＭＩＦ、ＳＵＭＩＦＳ（此函數(shù)僅Ｅxcel ２００７及以上版本可用）等幾個簡單的Ｅxcel函數(shù)，即可將會計軟件導(dǎo)出的數(shù)據(jù)表加工成各類工作中需要的報表，且一次設(shè)定后只需簡單的復(fù)制粘貼即可更新，簡便高效。
