隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，內(nèi)部審計(jì)在企業(yè)的管理中也扮演了越來(lái)越重要的角色。國(guó)際審計(jì)大師勞倫斯•索耶說(shuō)：內(nèi)部審計(jì)是內(nèi)部咨詢師，是家中的賓客(是經(jīng)濟(jì)良醫(yī))而不是街上的警察。內(nèi)部審計(jì)不僅是發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，更要為改善管理提供指南。
內(nèi)部審計(jì)的根本目的在于促進(jìn)被審計(jì)單位的管理。資產(chǎn)管理是企業(yè)管理的核心。固定資產(chǎn)作為企業(yè)的核心資產(chǎn)，在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中發(fā)揮著重要的作用。在一個(gè)擁有大量資產(chǎn)的大型鋼鐵企業(yè)，其固定資產(chǎn)總額幾乎可以占到企業(yè)資產(chǎn)的70%以上，固定資產(chǎn)裝備水平往往決定了該類(lèi)企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力。很多企業(yè)都通過(guò)加大固定資產(chǎn)投資，不斷提升固定資產(chǎn)裝備水平。但在完成硬件改造，提升裝備水平的同時(shí)，卻忽視了固定資產(chǎn)的軟件管理。
大規(guī)模的固定資產(chǎn)投資往往耗費(fèi)了企業(yè)的大量資金，而投資的收回又需要新投資的固定資產(chǎn)在使用中擴(kuò)大生產(chǎn)能量，增加收入來(lái)完成。固定資產(chǎn)利用情況好壞決定了企業(yè)投資的收回情況。固定資產(chǎn)管理水平的滯后致使先進(jìn)的固定資產(chǎn)裝備無(wú)法充分利用，影響了企業(yè)生產(chǎn)效能的發(fā)揮，也阻礙了企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。
作為企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)人員，我們多次參加了所在公司及其子公司的資產(chǎn)檢查和審計(jì)工作。在資產(chǎn)檢查和審計(jì)中，我們發(fā)現(xiàn)很多單位的固定資產(chǎn)通過(guò)更新改造，其裝備水平都有了很大的提升，有的企業(yè)固定資產(chǎn)裝備水平已達(dá)到了世界一流，但固定資產(chǎn)管理仍停留在原有的水平，管理的不足也影響了企業(yè)的發(fā)展。其中，比較普遍的情況有以下幾種：
一、固定資產(chǎn)實(shí)物管理與財(cái)務(wù)核算脫節(jié)，賬實(shí)存在差異
在某特大型企業(yè)的資產(chǎn)專(zhuān)項(xiàng)檢查中我們了解到，企業(yè)投入大量資金進(jìn)行了大規(guī)模的技術(shù)改造，對(duì)原來(lái)的幾個(gè)分廠進(jìn)行整體拆除，對(duì)帳面價(jià)值數(shù)億元的廠房和設(shè)備進(jìn)行了報(bào)廢。在資產(chǎn)檢查中，為了解企業(yè)整體情況，我們分別要求固定資產(chǎn)管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)近3年報(bào)廢的固定資產(chǎn)原值、折舊、凈值進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，結(jié)果兩個(gè)部門(mén)提供的數(shù)據(jù)每年都有差異，有的差異竟達(dá)數(shù)百萬(wàn)元。
隨著企業(yè)財(cái)務(wù)集中一貫制管理模式的推進(jìn)，很多大型企業(yè)都對(duì)財(cái)務(wù)實(shí)行統(tǒng)一集中管理，原先各個(gè)部門(mén)、分廠的財(cái)務(wù)人員統(tǒng)一歸入專(zhuān)門(mén)的財(cái)務(wù)核算部門(mén)，整個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)核算都由財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行。這種管理模式有效地加強(qiáng)了公司最高層對(duì)各部門(mén)、分廠的財(cái)務(wù)監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)管理的集中一貫。但同時(shí)也產(chǎn)生了新的弊端——實(shí)物管理與財(cái)務(wù)核算脫節(jié)，特別是在固定資產(chǎn)管理環(huán)節(jié)。在原先的財(cái)務(wù)核算模式下，固定資產(chǎn)實(shí)物管理部門(mén)設(shè)有專(zhuān)職財(cái)務(wù)核算人員，財(cái)務(wù)核算人員也作為固定資產(chǎn)管理人員之一。固定資產(chǎn)采購(gòu)、調(diào)撥、報(bào)廢等實(shí)物管理和帳務(wù)核算都在一個(gè)部門(mén)進(jìn)行，固定資產(chǎn)實(shí)物的變化可以及時(shí)在帳務(wù)上反映。實(shí)行財(cái)務(wù)統(tǒng)一核算后，財(cái)務(wù)人員不再屬于固定資產(chǎn)管理部門(mén)，而是歸入財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)人員只負(fù)責(zé)帳務(wù)的核算。固定資產(chǎn)實(shí)物的發(fā)生增減變動(dòng)后，實(shí)物管理部門(mén)人員要將相關(guān)的憑證收集整理后交由會(huì)計(jì)人員進(jìn)行帳務(wù)處理。由于固定資產(chǎn)更新改造范圍大，特別是在鋼鐵企業(yè)，一個(gè)煉鋼分廠設(shè)備的拆除，其報(bào)廢的固定資產(chǎn)數(shù)以萬(wàn)計(jì)。報(bào)廢處置的原始憑證更是不計(jì)其數(shù)，而很多企業(yè)的固定資產(chǎn)管理仍是手工管理，企業(yè)憑證傳遞保管的基礎(chǔ)工作薄弱，最終匯總到財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行帳務(wù)核算的原始憑證很難保證完整無(wú)缺。同時(shí)，大量廢舊物資處理時(shí)間跨度長(zhǎng)，很多固定資產(chǎn)增減變化不能及時(shí)在財(cái)務(wù)賬上反映。固定資產(chǎn)實(shí)物情況與賬面情況逐漸產(chǎn)生差異。這種情況造成的問(wèn)題短時(shí)間內(nèi)往往發(fā)現(xiàn)不了，但隨著問(wèn)題日積月累，時(shí)間的延長(zhǎng)，遇上資產(chǎn)檢查清理，問(wèn)題就會(huì)暴露。
二、固定資產(chǎn)報(bào)廢制度不完善
一項(xiàng)固定資產(chǎn)從采購(gòu)進(jìn)來(lái)，調(diào)撥使用，再到最后的報(bào)廢，一般都經(jīng)過(guò)這樣一套環(huán)節(jié)才算正式退出企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。在審計(jì)過(guò)程中我們發(fā)現(xiàn)，很多單位對(duì)固定資產(chǎn)采購(gòu)、調(diào)撥、使用等環(huán)節(jié)都建立了完善的管理制度，但卻往往忽略了固定資產(chǎn)的報(bào)廢管理。在審計(jì)過(guò)程中，我們對(duì)各單位的廢舊物資銷(xiāo)售環(huán)節(jié)內(nèi)部控制進(jìn)行測(cè)試，發(fā)現(xiàn)很多單位都存在缺陷。同時(shí)，我們要了解一項(xiàng)固定資產(chǎn)報(bào)廢處置去向，殘值收入，很多單位都無(wú)法提供上述事項(xiàng)的完備資料。
不少人認(rèn)為報(bào)廢的固定資產(chǎn)其價(jià)值已在使用中消耗，本身已無(wú)多大價(jià)值，不是管理的重點(diǎn)。但在大型企業(yè)的固定資產(chǎn)更新改造過(guò)程中，大量的固定資產(chǎn)一次報(bào)廢，其殘值收入可達(dá)幾千萬(wàn)元。廢舊物資的市場(chǎng)不像產(chǎn)成品市場(chǎng)那樣存在完全競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)，其銷(xiāo)售價(jià)格沒(méi)有一個(gè)客觀的參考標(biāo)準(zhǔn)。很多廢舊物資的購(gòu)買(mǎi)單位都為個(gè)體私營(yíng)的物資回收公司，再加上此環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制薄弱，缺少相關(guān)的相互牽制制度，很容易出現(xiàn)舞弊。另外，由于報(bào)廢的機(jī)器設(shè)備比較多，許多單位為便于出售，把報(bào)廢的資產(chǎn)整體打包出售。但出售后，一批廢舊物資中到底包括了哪些東西也不清楚。審計(jì)人員要看一看這批報(bào)廢的物資中有哪些資產(chǎn)，原來(lái)財(cái)務(wù)賬上的某一單項(xiàng)資產(chǎn)報(bào)廢時(shí)殘值收入多少，卻都無(wú)從確認(rèn)。
三、固定資產(chǎn)實(shí)物與帳務(wù)難以核對(duì)
固定資產(chǎn)作為企業(yè)的核心資產(chǎn)，也是每次審計(jì)的重點(diǎn)，對(duì)固定資產(chǎn)的實(shí)物盤(pán)點(diǎn)，帳實(shí)核對(duì)是固定資產(chǎn)審計(jì)的必要程序。但在很多單位的審計(jì)中，我們都發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)實(shí)物與帳務(wù)難以核對(duì)。其中，很重要的原因在于固定資產(chǎn)的編碼不統(tǒng)一。
很多單位在固定資產(chǎn)購(gòu)入時(shí)，管理部門(mén)為了便于固定資產(chǎn)的管理往往有一套固定資產(chǎn)的編碼，而財(cái)務(wù)部門(mén)為了便于帳務(wù)處理也有一套自己的編碼。兩個(gè)部門(mén)的編碼又往往有各自不同的標(biāo)準(zhǔn)。審計(jì)檢查人員對(duì)固定資產(chǎn)實(shí)物盤(pán)點(diǎn)，由于兩個(gè)部門(mén)間編碼不同，在實(shí)物管理部門(mén)的臺(tái)帳上要查找一項(xiàng)財(cái)務(wù)賬上的資產(chǎn)只能通過(guò)固定資產(chǎn)的名稱(chēng)、型號(hào)來(lái)查找。在一般的小企業(yè)中，可能查找不會(huì)很困難，但在擁有幾十億固定資產(chǎn)的特大型企業(yè)中，卻猶如大海撈針。這種情況，不僅審計(jì)檢查不好查，在作固定資產(chǎn)報(bào)廢時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)帳務(wù)處理也有很大的困難。例如，在一個(gè)固定資產(chǎn)數(shù)以萬(wàn)計(jì)的特大型鋼鐵企業(yè)，一項(xiàng)固定資產(chǎn)報(bào)廢，業(yè)務(wù)部門(mén)將殘值收入報(bào)過(guò)來(lái)，財(cái)務(wù)卻往往無(wú)法找到該固定資產(chǎn)原值、累計(jì)折舊，帳務(wù)處理時(shí)也無(wú)法對(duì)應(yīng)。
綜合分析以上3點(diǎn)，我們發(fā)現(xiàn)其問(wèn)題的本質(zhì)在于管理制度的缺陷和固定資產(chǎn)管理方式的落后，特別是在規(guī)模龐大的特大型企業(yè)中，由此產(chǎn)生的危害通常比較嚴(yán)重。
針對(duì)以上問(wèn)題，如何完善固定資產(chǎn)管理制度，提升固定資產(chǎn)管理方式是解決問(wèn)題的關(guān)鍵。依筆者之見(jiàn)，完善固定資產(chǎn)管理需要從以下幾個(gè)方面入手：
1、完善固定資產(chǎn)報(bào)廢管理制度
管理的完善首先要有制度的完善。因此，完善固定資產(chǎn)報(bào)廢管理首先要制定完善的報(bào)廢管理制度。一項(xiàng)固定資產(chǎn)的報(bào)廢需要一定的程序，在這套程序中必須要有相互牽制和管理層的監(jiān)督。因此，首先在固定資產(chǎn)的報(bào)損程序中必須要有管理層的同意批準(zhǔn)。經(jīng)一定級(jí)別的管理層授權(quán)同意后，一項(xiàng)固定資產(chǎn)才可以作報(bào)廢處理。其次，固定資產(chǎn)報(bào)廢處置必須要有適當(dāng)職權(quán)分工，不能由一個(gè)崗位的人員包辦，特別是廢舊資產(chǎn)的銷(xiāo)售環(huán)節(jié)，更需要有效的監(jiān)督。此外，還要完善固定資產(chǎn)的報(bào)廢處置資料的收集整理。要達(dá)到上述要求，設(shè)計(jì)一套合適的固定資產(chǎn)報(bào)廢表格至關(guān)重要。此表格包括的信息中，必須要有相關(guān)的主管領(lǐng)導(dǎo)審核同意的批示，原固定資產(chǎn)原值、累計(jì)折舊、報(bào)廢殘值去向、收入等信息。此外，固定資產(chǎn)實(shí)物管理部門(mén)與財(cái)務(wù)部門(mén)要及時(shí)溝通，此表格要求一式3份，固定資產(chǎn)使用統(tǒng)一編號(hào)，表格后附相關(guān)的發(fā)票、磅碼單等原始憑證。財(cái)務(wù)部門(mén)、固定資產(chǎn)管理部門(mén)、廢舊物資銷(xiāo)售部門(mén)各一份。這樣，既能滿足財(cái)務(wù)部門(mén)帳務(wù)處理的要求，也能滿足實(shí)物管理部門(mén)統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳的要求，又能滿足銷(xiāo)售部門(mén)的統(tǒng)計(jì)需要。業(yè)務(wù)部門(mén)與財(cái)務(wù)部門(mén)的數(shù)據(jù)來(lái)源保持一致，保證財(cái)務(wù)賬上能真實(shí)完整地反映固定資產(chǎn)實(shí)物價(jià)值狀態(tài)。
2、加快固定資產(chǎn)管理信息化建設(shè)，加強(qiáng)人員培訓(xùn)
很多企業(yè)在財(cái)務(wù)管理上率先推進(jìn)了信息化，實(shí)現(xiàn)了電算化核算。財(cái)務(wù)的電算化核算也推進(jìn)了財(cái)務(wù)集中一體化的發(fā)展，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)了共享，整個(gè)公司的財(cái)務(wù)人員都可以在一套帳套中做帳，會(huì)計(jì)電算化的優(yōu)勢(shì)得到很大的體現(xiàn)。同樣，固定資產(chǎn)的管理也需要推進(jìn)信息化管理。原先的固定資產(chǎn)卡片可以由固定資產(chǎn)的電子卡片，也就是固定資產(chǎn)的“電子身份證”來(lái)取代。把固定資產(chǎn)的信息輸入電腦，對(duì)其信息實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)管理。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，全廠的固定資產(chǎn)管理人員可以在同一管理系統(tǒng)中進(jìn)行管理操作，固定資產(chǎn)的管理數(shù)據(jù)也實(shí)現(xiàn)整個(gè)公司的共享，數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)匯總可以直接在計(jì)算機(jī)中自動(dòng)生成。信息化管理的優(yōu)勢(shì)不僅在于加快了數(shù)據(jù)信息的處理速度，還可以加快信息傳遞的速度。以前一項(xiàng)信息需要經(jīng)過(guò)幾個(gè)環(huán)節(jié)匯總，最后進(jìn)入財(cái)務(wù)核算。進(jìn)行信息化管理后，固定資產(chǎn)的采購(gòu)、報(bào)廢等增減變化信息直接可以在電腦中反映出來(lái)，然后通過(guò)網(wǎng)絡(luò)及時(shí)傳輸給財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)可在接到數(shù)據(jù)信息后及時(shí)進(jìn)行帳務(wù)處理。如此的業(yè)務(wù)操作流程，不僅加快了信息傳遞的速度，也減少了原來(lái)人為溝通傳遞信息過(guò)程中出錯(cuò)的概率，防止了由于原始憑證的不完整而影響固定資產(chǎn)財(cái)務(wù)帳面的增減變化。
固定資產(chǎn)信息化管理是現(xiàn)代管理的發(fā)展趨勢(shì)。同時(shí)，對(duì)固定資產(chǎn)管理人員也提出了新的要求。固定資產(chǎn)管理不僅僅局限原先的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)整理，傳遞資料，還要對(duì)固定資產(chǎn)的使用進(jìn)行分析，為管理提供決策參考。這就要求固定資產(chǎn)管理人員不僅會(huì)使用計(jì)算機(jī)，操作管理軟件，更要具備生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等其他方面的知識(shí)。有了先進(jìn)的設(shè)備和信息管理系統(tǒng)，還需要有合格的管理人員。因此，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高管理人員素質(zhì)也是提升管理水平的重要工作。
3、統(tǒng)一固定資產(chǎn)編碼
在人口管理過(guò)程中，我們創(chuàng)立了身份證管理制度。每位公民的身份證都包括了此人性別、出生年月、籍貫、身份證號(hào)碼等信息，其中的身份證號(hào)碼，每人只有一個(gè)，全國(guó)有多少?gòu)埳矸葑C就有多少個(gè)身份證號(hào)碼，每個(gè)號(hào)碼都不會(huì)重復(fù)。每個(gè)人的身份證號(hào)碼中又包括了該人的性別、籍貫、出生年月等信息，而且此號(hào)碼的編碼標(biāo)準(zhǔn)全國(guó)統(tǒng)一。這個(gè)號(hào)碼會(huì)伴著人的一生，包括日后辦理各種證件，參加各種考試，我們都會(huì)用到這個(gè)號(hào)碼，可以說(shuō)此號(hào)碼就是每個(gè)人的代號(hào)。在企業(yè)管理中，我們也可以借鑒此方法來(lái)對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行管理。
在企業(yè)中，每項(xiàng)固定資產(chǎn)也同樣需要這樣一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的編號(hào)。當(dāng)一項(xiàng)固定資產(chǎn)購(gòu)進(jìn)時(shí)，就需要根據(jù)它的基本信息給它編號(hào)，這個(gè)編號(hào)要包含一定的信息，如原值、價(jià)格、購(gòu)進(jìn)時(shí)間、型號(hào)等。并且每項(xiàng)固定資產(chǎn)編號(hào)全廠都是唯一的，財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)等各個(gè)部門(mén)也統(tǒng)一使用這個(gè)編號(hào)。在采購(gòu)環(huán)節(jié)，從一項(xiàng)固定資產(chǎn)進(jìn)入企業(yè)開(kāi)始就予以編號(hào)。在調(diào)撥、使用環(huán)節(jié)凡涉及到此項(xiàng)固定資產(chǎn)的都使用此項(xiàng)編號(hào)。這樣，要查找業(yè)務(wù)部門(mén)臺(tái)帳上一項(xiàng)資產(chǎn)的賬面價(jià)值時(shí)，只要記住編碼，在財(cái)務(wù)賬上就可以很容易地查到原值、累計(jì)折舊等。在報(bào)廢環(huán)節(jié)，在整批固定資產(chǎn)報(bào)廢打包出售時(shí)，可以不知道一批物資里面有哪些具體的東西，但只要知道里面有哪些編號(hào)，我們就可以很容易地進(jìn)行核對(duì)查找。固定資產(chǎn)處置的殘值收入與固定資產(chǎn)編碼對(duì)應(yīng)，就可以與其原值、累計(jì)折舊對(duì)應(yīng)。直到此項(xiàng)固定資產(chǎn)退出企業(yè)，其編號(hào)也結(jié)束使用。
固定資產(chǎn)是企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的儲(chǔ)備。企業(yè)設(shè)立內(nèi)部審計(jì)的目的在于促進(jìn)管理，完善固定資產(chǎn)的管理不僅是為了滿足審計(jì)的要求，更是為了滿足企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中不斷發(fā)展的需要。市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)瞬息萬(wàn)變，也要求我們義無(wú)返顧地去創(chuàng)新實(shí)踐，只有這樣，才能適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占有一席之地。
