現(xiàn)在的社會，是一個高科技，高信息化的社會，會計工作在這個時代的大背景下，也不再是傳統(tǒng)的手工記賬，而是轉(zhuǎn)向了電腦記賬，這也給企業(yè)帶來了一個新的問題，如何購買財務(wù)軟件呢?市場上的財務(wù)軟件琳瑯滿目，各式各樣，只有適合自己企業(yè)的財務(wù)軟件才是一個相對好的軟件，本文將告訴你購買財務(wù)軟件應(yīng)注意的地方。
一、貨比三家，一個不二的法則。
我們購買財務(wù)軟件，其實(shí)跟我們買衣服差不多，就要貨比三家，才能知道其中的好壞。對于大部分企業(yè)來說，一輩子可能就這么一次購買財務(wù)軟件的機(jī)會，對于如何購買財務(wù)軟件都不是很有經(jīng)驗(yàn)。此時，我們該怎么辦呢?
當(dāng)我們買東西，如買衣服，不知道買什么衣服好，不知道什么衣服適合我們的時候，我們會如何做呢?我們可能就會當(dāng)處去逛，像大海撈針一樣，貨比三家，看看哪套衣服更加適合自己。其實(shí)，當(dāng)我們對財務(wù)軟件的選購心里沒底的時候，我們也可以如此處理。多選幾家供應(yīng)商，看看，問問。就會了解各家軟件公司財務(wù)軟件的差異，從而就可以有依據(jù)，提高軟件選購的成功率。
對于那些平時沒有信息化管理軟件采購經(jīng)驗(yàn)的企業(yè)來說，貨比三家就是一個不二的法則?？梢酝ㄟ^不同供應(yīng)商軟件之間的比較，發(fā)現(xiàn)他們的憂缺點(diǎn)，從而結(jié)合自己公司的實(shí)際情況，選擇一款合適的財務(wù)軟件。
二、有多大的腳，穿多大的鞋?
購買財務(wù)軟件，跟我們買衣服一樣，最主要的是選擇合身。但是，要做到這“合身”兩字，又不是這么簡單的一件事情。
實(shí)際在軟件選購時，我們往往會如下類似的錯誤。
腳很小，卻像穿大鞋。有些企業(yè)在購買財務(wù)軟件thldl.org.cn時，就如同有些人在買衣服的時候，非名牌不穿;購買財務(wù)軟件非名牌軟件不用。在這種名牌思想的主導(dǎo)下，很容易就會造成“小腳穿大鞋”的錯誤。如有一家企業(yè)，傳統(tǒng)的制造企業(yè)，其野心勃勃，現(xiàn)在還只是一家小小的家庭作坊式的企業(yè)，但是，在購買財務(wù)軟件的時候，就想到了集團(tuán)管理的功能，它們財務(wù)經(jīng)理像要采購一臺具有集團(tuán)財務(wù)預(yù)算控制的財務(wù)管理系統(tǒng)。雖然說，這家企業(yè)可能會慢慢發(fā)展成為一家集團(tuán)性的生產(chǎn)企業(yè)，但是，這至少也需要十幾年的時間吧。而且，中間的變數(shù)也太多。雖然在軟件選購的時候需要考慮未來幾年的發(fā)展，但是，也不需要跨度這么大。你現(xiàn)在可能是身材標(biāo)準(zhǔn)，但是，你又怎么知道你十年之后，身材會發(fā)展成怎么樣呢?
腳很大，卻穿很小的鞋。有些企業(yè)卻剛好相反，企業(yè)管理者特別的摳門。在購買財務(wù)軟件的時候，不肯花大錢，大腳穿小鞋。如筆者有一家客戶，其規(guī)模也不是很大，一個剛起步的集團(tuán)公司，兩面有一家外貿(mào)企業(yè)與三家實(shí)體企業(yè)。由于是民營企業(yè)，所以，就難免有點(diǎn)小氣。在購買財務(wù)軟件的時候，盡然只購買了單個企業(yè)的財務(wù)軟件。雖然這個軟件確實(shí)便宜，實(shí)施成本加軟件授權(quán)費(fèi)用總共才一萬元不到。但是，集團(tuán)公司在用了這套軟件之后發(fā)現(xiàn)問題不斷，如不同對各個公司的費(fèi)用在系統(tǒng)中進(jìn)行控制;下面公司的帳匯總到集團(tuán)的財務(wù)管理系統(tǒng)中，集團(tuán)財務(wù)人員要進(jìn)行重新處理，等等。一年下來，集團(tuán)財務(wù)總監(jiān)坐不住了，決定對財務(wù)軟件進(jìn)行二次選型。就在這個時候，筆者有幸接到了這個項(xiàng)目，負(fù)責(zé)他們的集團(tuán)財務(wù)軟件項(xiàng)目的實(shí)施。
可見，小腳穿大鞋不行，大腳穿小鞋也是行不通的。我們在購買財務(wù)軟件的時候，需要根據(jù)企業(yè)的規(guī)模、資金實(shí)力等因素出發(fā)，選擇一款合腳的鞋子才行;不然換鞋是遲早的的事情。
三、選購時要注意行業(yè)特點(diǎn)。
雖然說，國家的財務(wù)法律制度在趨于健全，以后企業(yè)的財務(wù)處理規(guī)范要趨于一致。但是，有實(shí)際財務(wù)處理經(jīng)驗(yàn)的人，就比較清楚，不同的行業(yè)，其財務(wù)帳務(wù)處理方式還是有比較大的差異。如服務(wù)業(yè)、制造業(yè)與金融行業(yè)這三大行業(yè)，其財務(wù)處理方式就有很大的不同;集團(tuán)財務(wù)處理規(guī)范、上市公司財務(wù)處理原則、單個公司的財務(wù)管理辦法也有非常大的差異。
這就好像人的皮膚，不同的皮膚顏色要配不同顏色對衣服。不同行業(yè)的企業(yè)，也需要配備不同行業(yè)的財務(wù)管理軟件。
有些軟件公司的促銷人員在推銷他們的財務(wù)軟件時，可能會不負(fù)責(zé)任的講，他們的財務(wù)軟件有多么多么的靈活，可以適應(yīng)不同行業(yè)的需求。對于這種促銷廣告，我們要避而遠(yuǎn)之。世界上到今天為止，還沒有一種包醫(yī)百病的藥物;也沒有一款適合任何行業(yè)的財務(wù)軟件。
有些財務(wù)管理系統(tǒng)，可能通過系統(tǒng)配置能夠適合某些行業(yè)的需要，但是，企業(yè)也要為此付出不小的代價。如可能雖然可以實(shí)現(xiàn)某個需求，但是在帳務(wù)處理起來會比較麻煩，甚至比手工做帳還要麻煩，此時，就失去了上財務(wù)管理系統(tǒng)的意義。另外，靈活性往往意味著系統(tǒng)管理員需要進(jìn)行大量的維護(hù)工作，而且，對于用戶靈活，往往意味著系統(tǒng)的負(fù)責(zé)性。
在購買財務(wù)軟件的時候，一定需要知道自己到底屬于什么行業(yè)，這個行業(yè)在財務(wù)處理上有什么特點(diǎn)。然后根據(jù)這些需求對財務(wù)軟件進(jìn)行刷選。相信如此的話，企業(yè)就可以選到一款合適的財務(wù)軟件。
四、配套產(chǎn)品是否完善?
有時候，我們在購買財務(wù)軟件的時候，不僅僅是購買財務(wù)軟件本身，還需要考慮其周邊的配套產(chǎn)品是否完善。
如我們在利用財務(wù)軟件系統(tǒng)的話，我們有時候會考慮放棄手工的帳務(wù)，進(jìn)行無紙辦公。但是，根據(jù)國家的法律規(guī)定，又一定需要有書面的憑證與賬簿。此時，我們該如何處理呢?
有些企業(yè)處理的很麻煩。他們現(xiàn)在系統(tǒng)中處理好相關(guān)的帳務(wù)工作，核對無誤后，再在月底結(jié)帳的時候，把數(shù)據(jù)從系統(tǒng)中抄寫到手工的帳簿中。很顯然，這是重復(fù)性的工作。不但效率不高，而且，很容易抄錯。故，這種處理方法不是筆者所推薦的處理方法。
有些企業(yè)就比較聰明。平時就在系統(tǒng)里進(jìn)行帳務(wù)處理，然后到月底的時候，把相關(guān)的憑證、帳簿、報表等相關(guān)的單據(jù)打印出來，裝訂成冊。但是，這么處理的話，又會遇到一個問題。我們都知道，國家對于財務(wù)賬簿等都有固定的格式，所以，我們在打印這些單據(jù)的時候，也不能按自己喜歡的格式打呀?我們希望打印出來的格式能夠滿足國家法律規(guī)定的要求，而且，在國家法律規(guī)定的紙張上打印，以免除我們手工抄寫的麻煩。
在這一方面，用友走在了前頭。用友自己開發(fā)了一套憑證打印格式，可以滿足國家規(guī)定的要求;而且他們還配備有專門的打印紙張。利用這個憑證打印格式與打印紙張打印出來的單據(jù)，是國家所認(rèn)可的。如此的話，企業(yè)用戶在系統(tǒng)里做好帳務(wù)處理之后，只需要直接把單據(jù)或者報表打印出來即可。而不需要再進(jìn)行手工的登帳動作。
所以，企業(yè)在購買財務(wù)軟件的時候，還需要適當(dāng)關(guān)注一下，其周邊的配套產(chǎn)品是否完善，能否符合企業(yè)的實(shí)際需求。
五、軟件的功能是否跟企業(yè)的規(guī)章制度相匹配?
財務(wù)軟件是國內(nèi)發(fā)展的最成熟的一個信息化信用。國內(nèi)的金蝶、用友、新中大、管家婆等財務(wù)軟件，其同質(zhì)化的現(xiàn)象已經(jīng)非常嚴(yán)重，各大品牌的財務(wù)軟件在功能上大同小異，只是具體的處理流程上會有所差異。
而這個差異就是我們企業(yè)在選購時需要注意的地方。因?yàn)楫?dāng)企業(yè)的財務(wù)管理流程跟財務(wù)軟件的作業(yè)流程不配套的話，那就只有兩個選擇。一個是企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組，以符合企業(yè)財務(wù)軟件的作業(yè)流程;另一個就是對財務(wù)軟件進(jìn)行二次開發(fā)，以符合企業(yè)的需求。無論哪一種方式，對于企業(yè)來說，都需要付出比較多的精力與成本。
所以，雖然財務(wù)軟件本身的功能上沒有多大的差異，但是，在具體的作業(yè)流程上，如單據(jù)審核流程上還是存在比較大的差異，這需要企業(yè)對照自己的管理制度，進(jìn)行刷選。
企業(yè)用戶在購買財務(wù)軟件的時候，先整理一下自己的財務(wù)管理流程，如單據(jù)審核流程、費(fèi)用報銷流程等等，然后拿著這份流程去購買財務(wù)軟件。就可以發(fā)現(xiàn)，各大財務(wù)軟件在具體流程操作上的差異。如此，就可以選擇一款最貼近自己管理流程的財務(wù)軟件。如此在項(xiàng)目實(shí)施的時候，就可以減少流程變革的痛苦。
