摘要：新時期下，隨著計算機(jī)在會計領(lǐng)域的普及和應(yīng)用，會計電算化的工作越來越現(xiàn)代化，給企業(yè)帶來了巨大的利益，但會計電算化內(nèi)部控制還存在著許多問題。本文就著眼于會計電算化檔案的內(nèi)部控制問題，介紹了電算化會計檔案管理的新特點(diǎn)，深入分析會計電算化檔案管理存在的問題及成因，探討會計電子檔案的保管措施。
關(guān)鍵詞：會計電算化 內(nèi)部控制 管理
隨著計算機(jī)在企事業(yè)會計核算系統(tǒng)中應(yīng)用的普及，會計電算化已成為會計工作的一種重要手段，是重要的會計基礎(chǔ)工作。會計電算化的發(fā)展雖然給企業(yè)帶來了巨大的效益，但給內(nèi)部的控制和管理也帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。會計電算化電子檔案管理已經(jīng)成為一個新的研究課題，本文就面對管理工作中的諸多挑戰(zhàn)，擬出完善電算化會計檔案內(nèi)部控制的對策和建議。
一、電算化會計管理的特點(diǎn)及存在的問題
1、電算化會計管理的特點(diǎn)
（1）會計電子檔案具有技術(shù)性。技術(shù)性文檔是解釋會計電子檔案的運(yùn)行和設(shè)計情況，與會計電子檔案的設(shè)計和使用緊密相關(guān)。
?。?）會計電子文檔缺乏直觀可視性。會計電子檔案主要存儲于磁性介質(zhì)上，與傳統(tǒng)的具有直觀可視性的會計檔案不一樣，會計電子檔案須在特定的計算機(jī)軟件和硬件環(huán)境中才能可視。
會計電子檔案對環(huán)境的依賴性強(qiáng)。會計電子檔案須依賴于計算機(jī)的軟件和硬件系統(tǒng)才能使用，而且它對儲存的周圍環(huán)境要求較苛刻。磁性介質(zhì)不僅要求環(huán)境防火、防水、防塵、防磁，而且對溫度也有一定的要求。磁性介質(zhì)對環(huán)境的高要求增加了數(shù)據(jù)的脆弱性。
會計電子檔案對會計信息使用者的安全操作提出新要求。會計電子檔案的管理要求會計信息從事人員除了需具備會計專業(yè)知識，同時還得掌握必要的計算機(jī)操作和維護(hù)知識。
會計電子檔案管理缺乏有效的安全和保密措施。在網(wǎng)絡(luò)時代，新型磁性介質(zhì)檔案管理是一種新型的管理方式，它取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理。電子數(shù)據(jù)因其具有數(shù)據(jù)高度集中的特點(diǎn)，非常容易被泄密。電子數(shù)據(jù)是以數(shù)字編碼的程序的形式儲存在各種磁性介質(zhì)上，但磁性介質(zhì)具有體積小，存儲容量大的特點(diǎn)，正因?yàn)榇颂攸c(diǎn)以致電子數(shù)據(jù)資料泄密容易，而且范圍廣，涉及時間長，危害性也較大。
2、會計電子檔案管理存在的問題
會計電子檔案管理存在的問題主要有：（1）會計檔案載體；（2）認(rèn)識不夠，理解偏差；（3）會計檔案管理制度不完善；（4）缺乏計算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全的相關(guān)人才。
二、會計電子檔案的保管措施
1、提高思想重視。單位領(lǐng)導(dǎo)和從事會計人員應(yīng)提高對會計電算化的重視程度。特別是主管會計財務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到科學(xué)化管理電算化會計檔案資料的重要性，并督促建立健全的管理制度。應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高電算化會計檔案管理者的素質(zhì)，切實(shí)落實(shí)會計磁性介質(zhì)檔案管理資料的管理。
2、建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度。一個企業(yè)或單位為保護(hù)資產(chǎn)的安全性、會計資料的可靠性和準(zhǔn)確性、提高經(jīng)營效率以及貫徹執(zhí)行其規(guī)定的管理方針而在組織內(nèi)部采取的一系列方法、制度和手續(xù)，即為內(nèi)部控制制度。內(nèi)部控制范圍的相應(yīng)擴(kuò)大是會計檔案信息化的要求，如對調(diào)用和修改程序的控制、數(shù)據(jù)編碼的控制以及系統(tǒng)開發(fā)過程的控制等。這些控制內(nèi)容都與傳統(tǒng)的內(nèi)部控制不同，是一些手工會計系統(tǒng)中所沒有。程序化控制是內(nèi)部控制的主要手段，信息化會計檔案的內(nèi)部控制應(yīng)多樣性。要想有效地保證會計電子檔案的安全和可靠，我們必須制定嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度。
3、實(shí)行專人專崗。對不同的崗位根據(jù)責(zé)、權(quán)、利、效相結(jié)合的原則，設(shè)立不同的崗位，如系統(tǒng)主管、管理員、操作員等，同時賦予不同的權(quán)限，承擔(dān)不同的責(zé)任。崗位的職責(zé)應(yīng)明確，不能出現(xiàn)盲點(diǎn)、交叉和重復(fù)，相同崗位間可相互牽制和監(jiān)督，嚴(yán)格崗位責(zé)任制。
4、降低會計電子檔案毀損和丟失的風(fēng)險。磁性介質(zhì)（如光盤、磁盤、磁帶等）中集中存儲著大量數(shù)據(jù)，若發(fā)生水災(zāi)、火災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，這些數(shù)據(jù)就極有可能毀損會丟失。因此，電子檔案室可選擇干燥防水并遠(yuǎn)離磁性的地方，室內(nèi)還可安裝溫度感應(yīng)設(shè)備，并保持通風(fēng)透光。同時，還要請工作人員定期清理電子檔案室，以防蛀蟲。若采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算時，應(yīng)當(dāng)將打印出的紙質(zhì)會計檔案與會計電子檔案一起保存。
5、實(shí)現(xiàn)會計電子檔案多備份管理的規(guī)范化和制度化。會計電子檔案管理人員應(yīng)養(yǎng)成數(shù)據(jù)備份的習(xí)慣。應(yīng)用質(zhì)地優(yōu)良的關(guān)盤刻錄所有的會計電子檔案，以保證數(shù)據(jù)的安全。為防止磁性介質(zhì)的毀損導(dǎo)致信息丟失，管理人員應(yīng)根據(jù)會計數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)量的多少定期對檔案進(jìn)行檢查和拷貝，年終要將當(dāng)年的檔案進(jìn)行歸類，標(biāo)明日期、內(nèi)容目錄、操作員編號，用于存檔的光盤還需系統(tǒng)管理員和財務(wù)負(fù)責(zé)人簽字。最后應(yīng)定期的采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣的方式，對會計電子檔案進(jìn)行檢測，以便及時做好數(shù)據(jù)維護(hù)工作。
三、結(jié)論
電算化會計的獨(dú)特個性代表著未來會計現(xiàn)代化和規(guī)范化的發(fā)展方向，它的存在是必然。會計電算化系統(tǒng)的產(chǎn)生和發(fā)展極大地提高了會計工作效率。加強(qiáng)電算化會計檔案安全管理是一項(xiàng)長期的、艱難的、必須的工作。我們應(yīng)建立和完善健全的會計電算化檔案管理內(nèi)部控制制度，提高相關(guān)人員的素質(zhì)和技術(shù)水平，加強(qiáng)對電算化會計檔案的管理和控制，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。
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