如何開展erp環(huán)境下的效益審計
天津市民政局審計處 王萌萌
內(nèi)容摘要：本文在簡要介紹erp和效益審計定義的基礎上，分析了當前在erp環(huán)境下開展效益審計所面臨的機遇、挑戰(zhàn)和審計對策，最終從經(jīng)濟性、效率性和效果性三個方面探討了實施效益審計的內(nèi)容和方法。
關鍵詞：erp 效益審計 經(jīng)濟性 效率性 效果性
近幾年來，erp在國內(nèi)很火，各行各業(yè)都以實施erp作為信息化建設的目標。與此同時，效益審計作為一項新的審計內(nèi)容在全國范圍內(nèi)也如火如荼的開展起來。那么，如何在erp環(huán)境下開展效益審計，筆者將進行一些探討。
一、理解erp與效益審計
?。ㄒ唬〆rp的概念
erp即enterprise resource planning企業(yè)資源規(guī)劃。它是一個對企業(yè)資源進行有效共享與利用的系統(tǒng)。erp通過信息系統(tǒng)對信息進行充分整理、有效傳遞，使企業(yè)的資源在購、存、產(chǎn)、銷、人、財、物等各個方面能夠得到合理地配置與利用，從而實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營績效的提高。
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效益審計在各國的審計實踐中早有探索，對其進行國際性的系統(tǒng)闡述是在1986年最高審計機關第十二屆國際會議發(fā)表的《關于績效審計、公營企業(yè)審計和審計質(zhì)量的總聲明》中，效益審計被定義為是對公營部門管理資源的經(jīng)濟性（economy）、效率性（efficiency）和效果性（effectiveness）所作的評價與監(jiān)督。
二、erp環(huán)境下開展效益審計所面臨的機遇與挑戰(zhàn)及其對策
?。ㄒ唬C遇
erp系統(tǒng)會對企業(yè)管理加以提升，效益審計從而可以行之有效地開展。因為erp系統(tǒng)不僅僅是企業(yè)業(yè)務運行的平臺、企業(yè)管理的工具，同時也可以作為效益審計的工具，效益審計借助erp環(huán)境能夠得到充分地發(fā)揮。一般而言，一個企業(yè)成功實施erp后，主要會在以下三個方面有所改善：
1、系統(tǒng)運行集成化
erp系統(tǒng)實現(xiàn)了企業(yè)物流、資金流、信息流的“三流合一”，消除了企業(yè)中信息孤島的現(xiàn)象。集成一體化運行后，能夠達到降低庫存，提高資金利用率和控制經(jīng)營風險；控制產(chǎn)品生產(chǎn)成本，縮短產(chǎn)品生產(chǎn)周期；提高產(chǎn)品質(zhì)量和合格率；減少壞帳、呆帳金額；提高工作效率等作用。
2、業(yè)務流程合理化
erp系統(tǒng)可以在改善管理績效方面得到很好的表現(xiàn)。erp的實施一般都必須對企業(yè)實施業(yè)務流程重組，因此，erp應用也意味著企業(yè)業(yè)務處理流程趨于合理化，并實現(xiàn)了erp應用的最終目標，既企業(yè)競爭力得到了大幅度提升；企業(yè)面對市場的響應速度大大加快；客戶滿意度顯著改善。
3、績效監(jiān)控動態(tài)化
erp系統(tǒng)為企業(yè)提供豐富的管理信息，以便企業(yè)管理者進行企業(yè)管理和決策。企業(yè)通過erp系統(tǒng)提供的信息資源建立一套動態(tài)監(jiān)控管理績效變化的報表體系，為管理者進行科學決策提供全面、準確的信息，使管理者提高決策的效率，并且即時反饋和糾正管理中存在的問題。
（二）挑戰(zhàn)
1、審計的難度加大
復雜的erp系統(tǒng)使得系統(tǒng)控制和審計人員必須具有相應的專業(yè)知識。但是，對于大型的erp系統(tǒng)，幾乎沒有人能夠對整個系統(tǒng)的功能和每個模塊的特點具有全面的認識和理解。
2、erp系統(tǒng)業(yè)務流程的控制具有風險性
erp系統(tǒng)的使用涉及到整個企業(yè)的業(yè)務流程，高度集成的功能和系統(tǒng)使用戶無論在企業(yè)的哪個角落都能獲得訪問系統(tǒng)并且控制或改變重要業(yè)務參數(shù)的可能。顯然，erp系統(tǒng)的特點一方面使企業(yè)員工以更大的靈活性去處理問題、提高效率，但另一方面如果對這種靈活性缺乏有效的控制，那么erp的高度集成性和分布式的系統(tǒng)技術結構同樣會為企業(yè)帶來風險。
首先，erp系統(tǒng)中高度集成的功能模塊使得任何一點出現(xiàn)問題都會影響到其他模塊的正常運行。舉例來說，在分銷模塊中采購定單的下達將同時會有相應的確認信息在成本管理模塊和現(xiàn)金管理模塊中產(chǎn)生。這種在線實時功能使得在某一數(shù)據(jù)輸入點數(shù)據(jù)輸入錯誤或模塊發(fā)生問題時將會把這個影響迅速擴散到系統(tǒng)的其他功能應用上。其次，傳統(tǒng)的erp系統(tǒng)采用的是客戶端/服務器結構。這種分布式的結構使企業(yè)能夠低成本、高效率地獲得業(yè)務集成管理功能。但是，這種分布式的技術架構使系統(tǒng)管理的難度增大，系統(tǒng)更容易暴露在有意和無意的系統(tǒng)攻擊的風險中。
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1、充分利用系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成的優(yōu)勢
由于對原有手工業(yè)務流程的重新設計，erp系統(tǒng)的實施在很大程度上改變了企業(yè)的業(yè)務流程。在erp系統(tǒng)實施以前，許多企業(yè)基于計算機的業(yè)務系統(tǒng)，基本都是圍繞某一業(yè)務功能或者是職能部門運行的，比如銷售系統(tǒng)、采購系統(tǒng)和財務系統(tǒng)等。這些系統(tǒng)都不是基于跨部門的流程來設計的，各個系統(tǒng)互不關聯(lián)，形成信息孤島。erp系統(tǒng)實現(xiàn)了從采購到付款、訂單的獲取到發(fā)票的開出等業(yè)務集成，實現(xiàn)了跨職能部門的業(yè)務處理。在這種系統(tǒng)數(shù)據(jù)高度集成的條件下，效益審計的審計線索來源單一、清晰明了，杜絕了多個數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)不一致的現(xiàn)象，審計人員不需要再從多個系統(tǒng)獲取數(shù)據(jù)，而是僅由一個系統(tǒng)就能得到所有數(shù)據(jù)。
2、充分利用系統(tǒng)的預算控制及數(shù)據(jù)分析工具
業(yè)務活動的各個環(huán)節(jié)的流程都通過erp系統(tǒng)來實現(xiàn)，系統(tǒng)本身的運行實際上就是工作流的運行。為了滿足企業(yè)在經(jīng)營管理上的需求，erp軟件本身提供了預算管理功能，審計人員利用這種預算管理功能進行事前、事中、事后的效益審計，將大大提高工作效率，減少工作量。另外，erp系統(tǒng)中記錄了大量的、充分的、詳盡的原始數(shù)據(jù)，并且系統(tǒng)本身也提供很多標準報表及報表編輯分析工具，審計人員可以直接利用系統(tǒng)標準報表及報表分析工具，進行數(shù)據(jù)查詢和分析。
3、提高審計人員對erp系統(tǒng)的應用能力
erp系統(tǒng)功能強大，業(yè)務模塊眾多，必須熟悉erp系統(tǒng)，才能更好地開展效益審計。這就需要審計人員加強對erp系統(tǒng)的學習，最好是從erp系統(tǒng)實施開始就有審計人員參與項目，實踐證明，參與erp項目實施的人員往往是對erp系統(tǒng)掌握程度最高的一批人。并且，學習不能僅僅局限于財務模塊，還要熟悉其他模塊的內(nèi)容，如物料管理、銷售分銷、人力資源、系統(tǒng)管理等。只有這樣，在erp環(huán)境下，審計人員才能更大限度地開展效益審計。
4、必須對erp系統(tǒng)本身內(nèi)部控制的完善程度進行評價
效益審計有一項重要內(nèi)容，就是審查評價單位各項控制制度和管理制度是否健全、適當和有效。各項控制制度如果健全，那么就為提高經(jīng)濟效益創(chuàng)造了前提條件。erp系統(tǒng)使企業(yè)所處的內(nèi)部風險環(huán)境發(fā)生了變化。erp系統(tǒng)的實施優(yōu)化了業(yè)務流程，減少或合并了業(yè)務流程中重復的、不增值的環(huán)節(jié)，原有的基于手工作業(yè)流程的內(nèi)部控制體系會發(fā)生變化，過去手工狀態(tài)下的控制風險，由于erp系統(tǒng)的引入而變成了系統(tǒng)控制風險，如服務器死機、網(wǎng)絡癱瘓、系統(tǒng)權限管理不嚴、流程控制點缺失等情況。為防范這些問題，效益審計必須對erp系統(tǒng)各項控制環(huán)節(jié)進行定期的審核，這些環(huán)節(jié)包括：業(yè)務流程、權限控制、軟硬件環(huán)境管理、數(shù)據(jù)備份等各種跟系統(tǒng)運行有關的內(nèi)容，評估其系統(tǒng)控制風險的情況，并出具報告以作說明。特別是對于在美國股市上市的企業(yè)，為達到《薩班斯法案》404條款的要求，效益審計的這種審計評價顯得尤為重要。
三、erp環(huán)境下效益審計的開展
效益審計包含了經(jīng)濟性、效率性、效果性三部分內(nèi)容，在erp環(huán)境下，每一部分內(nèi)容都有不同的實現(xiàn)方法。筆者將結合erp系統(tǒng)的功能，對這三部分內(nèi)容如何開展進行闡述。鑒于erp軟件在功能實現(xiàn)上存在的差異性，為了便于說明，本文以在erp軟件業(yè)處于領先地位的sap（r/3）系統(tǒng)作為模型進行介紹。
（一）經(jīng)濟性審計
所謂經(jīng)濟性就是在滿足需要的基礎上盡可能地花最少的錢。比如說，采購固定資產(chǎn)，花5000元能買到一臺電腦，花4000元也能買到同樣性能的電腦，那么花4000元就體現(xiàn)了經(jīng)濟性。企業(yè)在管理活動中，為了達到經(jīng)濟性的目的，都將財務預算制度作為一種重要的財務約束機制。erp系統(tǒng)也為企業(yè)提供了制定預算的功能，可以幫助企業(yè)更好的執(zhí)行預算，避免了以往預算執(zhí)行的隨意性。
對于經(jīng)營性支出預算，sap系統(tǒng)中的基金管理模塊可以實現(xiàn)預算控制。該模塊中，將企業(yè)所屬部門（科室）的職能范圍定義為基金中心，作為預算控制的基本組織單位，基金中心也具有層次結構，跟企業(yè)本身的組織結構可以匹配；將預算控制的各種不同類型的內(nèi)容，如辦公費、差旅費、水費、電費等等定義為承諾項目。企業(yè)可以根據(jù)基金中心與承諾項目組合的預算結構來制定預算。示例見表1：
預算結構層次
基金中心
承諾項目
預算值
(單位：元)
第1層
xx企業(yè)
辦公費
1000
第2層
財務部
辦公費
600
第3層
商業(yè)財務科
辦公費
300
第3層
工業(yè)財務科
辦公費
150
第3層
財務管理科
辦公費
150
第2層
工程技術部
辦公費
400
第3層
工程管理科
辦公費
300
第3層
計算機信息科
辦公費
100
表1
對于資本性支出預算，sap系統(tǒng)的項目管理模塊可以實現(xiàn)預算控制。系統(tǒng)可以根據(jù)工程分解結構將一個大的項目分解成子項目，子項目可以再往下分解，這樣就形成了層次清楚的項目體系。在項目的預算管理中，大項目的預算可按工作分解結構進行細分，形成每個子項目的預算，這樣就形成了完整的項目預算層次體系。示例見表2：
項目預算層次
項目名稱
預算值
（單位：萬元）
第1層
體育中心
1000
每2層
體育中心游泳館
750
第3層
游泳館排放水工程
350
第3層
游泳館防水工程
400
第2層
體育中心籃球場
250
第3層
塑膠球場工程
150
第3層
球場看臺工程
100
表2
基金管理和項目管理兩個模塊，都可以進行實時的預算控制，即：超預算支出時，業(yè)務操作凍結。系統(tǒng)中可以設置“可用性檢查”，在實際業(yè)務處理中，如果支出的實際發(fā)生值達到預算值的90%（此值可由企業(yè)自定義），系統(tǒng)會出現(xiàn)警告信息，提示即將超過預算；如果支出的實際發(fā)生值超過預算值時（或由企業(yè)指定超出預算的比率或絕對值），系統(tǒng)便會出現(xiàn)錯誤信息，并對該筆業(yè)務的記賬進行凍結，不允許操作。這樣，預算就從紙上談兵，變成了實打實的控制。
系統(tǒng)的這種預算控制功能，有利于效益審計的開展。為了保證企業(yè)運營的經(jīng)濟性，從財務預算到資本投資預算，審計人員必須參與其中，評估預算制定的合理性、經(jīng)濟性，做到事前控制。預算確定后，審計人員也要監(jiān)督系統(tǒng)預算設置的正確性，避免預算輸入的疏漏。在預算執(zhí)行過程中，審計人員可以利用系統(tǒng)提供的預算與實際比較報表，跟蹤預算執(zhí)行情況，評估費用支出及資本支出的預算完成趨勢，發(fā)現(xiàn)問題應及時反饋，提出建議。當出現(xiàn)需要增加預算的情況時，審計人員應該據(jù)此分析原因，評估其合理性，出具審計意見。
效益審計以erp系統(tǒng)為基礎，就可以實現(xiàn)“事前有預測、事中有控制、事后有評估”的機制，保證企業(yè)運營的經(jīng)濟性。
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所謂效率性就是花一定的錢得到的回報越多越好。比如說，花100元得到200元的利潤，就比花100元得到150元的利潤更具效率性。在財務分析時，常用來分析企業(yè)經(jīng)營效率性的是經(jīng)營能力比率和獲利能力比率。經(jīng)營能力比率有存貨周轉率、固定資產(chǎn)周轉率、總資產(chǎn)周轉率等指標。獲利能力比率有銷售利潤率、總資產(chǎn)報酬率、凈資產(chǎn)利潤率等指標。
sap系統(tǒng)有一個獲利分析模塊，可以從業(yè)務的各個方面(比如產(chǎn)品、客戶、定單和它們的任意組合) 及任何組織層次(比如銷售部門或事業(yè)部)對它們對經(jīng)營利潤的總體貢獻進行分析。如圖1所示，sap系統(tǒng)中的“特征”是指所要分析的業(yè)務對象，“值字段”是指所要分析的一些要素。一系列特征的組合構成一個多維空間，使獲利能力分析更有深度。除此之外，sap系統(tǒng)還提供了大量的查詢工具和標準報表，方便用戶獲取數(shù)據(jù)，另外，系統(tǒng)還有報表編輯工具，用戶可以根據(jù)自己的需要自定義報表的內(nèi)容、格式等等。
圖1
在sap系統(tǒng)的獲利能力分析模塊及查詢、報表等工具的支持下，對企業(yè)運營數(shù)據(jù)進行分析，努力幫助企業(yè)提高運營的效率性，將是效益審計今后工作的重中之重。首先，審計人員必須掌握財務分析方法，并形成有自己企業(yè)特色的財務分析理念，確定一套行之有效的財務分析指標標準，比如說存貨周轉率、總資產(chǎn)報酬率等指標，達到多少才能體現(xiàn)效率性，審計人員應該有個標準。其次，審計人員必須介入獲利能力分析模塊的實施，提出對效率性分析有所幫助的需求。另外，審計人員還必須熟練掌握報表查詢編輯功能作為工作的輔助工具。
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所謂效果性就是實際得到的結果達到當初期望的結果的程度，超過期望，效果就好，反之就不好。在效益審計中，進行效果性評價是非常困難的，除了主觀預設的結果外，還要考慮客觀因素的影響。在erp系統(tǒng)中，效益審計僅僅能獲得數(shù)據(jù)信息，客觀因素只能由審計人員結合其他方面的分析和審計經(jīng)驗去判斷。
sap系統(tǒng)提供計劃的功能，用戶可以在系統(tǒng)中制定企業(yè)整體財務收支計劃，生產(chǎn)部門的生產(chǎn)計劃，銷售、管理等各部門的收支計劃以及某些項目活動的計劃，計劃可以按年度及月度制定，用戶可以使用系統(tǒng)提供的“計劃/實際比較報表”查詢計劃完成情況。
完整細致的計劃制定，標志著企業(yè)管理水平的提高，更有利于效益審計的開展，有利于對效果性的評價。在erp環(huán)境下，審計人員能輕易地獲取計劃數(shù)據(jù)和實際數(shù)據(jù)，甚至于歷史任意時期的數(shù)據(jù)，方便地進行比較分析。審計人員對效果性的評價應該從以下幾個方面入手：首先，在erp系統(tǒng)中查詢“計劃/實際比較報表”，評估計劃完成效果；其次，查詢以前年度的實際情況，比較分析，進行縱向評估；再次，以部門為單位進行審計時，將不同部門進行比較，進行橫向評估；最后一點，前文也提到了，在erp環(huán)境下，審計人員還必須審計erp系統(tǒng)本身的效果性，評估系統(tǒng)本身內(nèi)部控制的完善程度。
綜上所述，在erp環(huán)境下開展效益審計，對審計人員即是挑戰(zhàn)又是機遇。最后需要強調(diào)兩點：一是效益審計作為一個審計項目整體，在實際工作中不能人為的割裂為經(jīng)濟性、效率性和效果性三項審計；二是企業(yè)管理層要給予審計人員以支持，使其在erp系統(tǒng)中有足夠的查詢權限，否則效益審計無從談起。
參考文獻：
[1]戴 暉：《試論經(jīng)濟效益審計》，《廣東審計》雜志電子版2000年第十二期。
[2]孔祥云 吳寶成：《erp實施效果的評價》，《電子與信息化》2000年5月。
