【摘要】 會計信息化需要好的數(shù)據(jù)處理工具和數(shù)據(jù)展示工具。本文首先介紹盈虧平衡分析方法‚并介紹用Excel制作盈虧平衡分析模型和用友ERP-U8 BI中的盈虧分析模型‚然后用Crystal Xcelsius來制作個性化的盈虧平衡分析模型‚最后指出會計人員應借助于像Excel和Xcelsius這樣優(yōu)秀的第四代軟件工具或用友ERP-U8 BI提供的平臺‚自行開發(fā)滿足個性化需求的模型‚更好地為管理決策服務‚實現(xiàn)財務智能化。
【關鍵詞】 盈虧平衡分析;商業(yè)智能;自行開發(fā)
盈虧平衡分析是在成本性態(tài)分析和變動成本法的基礎上進一步分析研究銷量、價格、成本和利潤直接的內在規(guī)律性聯(lián)系‚為企業(yè)進行預測、決策、控制和計劃提供必要的財務信息的一種定量分析方法。盈虧平衡分析基本公式:利潤=銷售收入-變動成本-固定成本。在這其中‚不同售價下保本點銷售量的確定至關重要‚它可以為管理者科學地規(guī)劃企業(yè)的未來‚制定正確的經營決策提供依據(jù)‚是企業(yè)決策的有力工具。在手工會計下‚實現(xiàn)盈虧平衡分析比較麻煩‚而在計算機輔助下‚實現(xiàn)起來就比較容易而且能夠實現(xiàn)更多的功能。本文介紹借助于計算機實現(xiàn)盈虧平衡分析的方法‚分別是:在Excel中實現(xiàn)盈虧平衡分析‚在用友ERP中實現(xiàn)以及運用Crystal Xcelsius來制作個性化的盈虧平衡分析模型。
一、用Excel實現(xiàn)盈虧平衡分析
在上海財經大學出版社出版的由劉蘭娟主編的《財經管理中的計算機應用》一書中‚介紹了用Excel建立盈虧平衡分析模型的方法。在該書中作者運用公式計算邊際貢獻、銷售收益、總成本和利潤‚運用模擬運算表作出制圖所需的數(shù)據(jù)‚用散點圖來展示邊際貢獻、固定成本與利潤的關系‚并用模擬運算表的方法在圖形中加入盈虧平衡銷量垂直參考線和當前銷量垂直參考線‚用微調項控件來對銷量和售價進行調節(jié)‚將調節(jié)對利潤和盈虧平衡點的影響結果顯示在文本框中。
利用Excel做的將業(yè)務、公式和圖表緊密結合后的一個盈虧平衡分析的圖形 ‚交互式的功能讓管理人員體會到數(shù)據(jù)在“說話”‚他只需調整銷量和售價兩個參數(shù)‚馬上在圖表上展示出邊際貢獻、固定成本與利潤的關系圖‚同時還能給出盈虧平衡的分析結果‚是盈利還是虧損‚以及該售價所對應的盈虧平衡銷量。
二、ERP中的盈虧平衡分析
隨著ERP的推廣與普及‚越來越多的企業(yè)都已上了ERP系統(tǒng)‚企業(yè)的數(shù)據(jù)大多產生于ERP系統(tǒng)之中。那么可不可以直接在ERP系統(tǒng)中實現(xiàn)盈虧平衡分析呢?2007年9月份用友聯(lián)合BI廠商Business Objects公司推出的U8-BI商業(yè)智能系統(tǒng)中‚提供了許多決策分析模型‚其中就包括盈虧平衡分析模型。
就是用友U8-BI中提供的盈虧分析模型‚在該模型中采用逆向思維的方法‚根據(jù)目標利潤去倒推影響它的相關因素‚比如:業(yè)務量、產品單價、單位變動成本和固定成本。這里可以首先設定一目標利潤和一變動因素‚模型能夠給出在其他因素不變的情況下‚該因素需要達到多少才能實現(xiàn)目標利潤‚并通過儀表盤形象地顯示出該因素的變動量和變動比率。還能顯示出各項因素對目標利潤的影響程度。
在用友ERP-U8 BI的服務模式中‚Business Object公司提供BI應用模型和決策分析模式‚天創(chuàng)咨詢負責為企業(yè)提供增值的咨詢服務和遠程交付服務。當客戶有個性化的基于U8-BI的決策分析模型需求時‚一方面可以借助U8-BI的設計平臺自行設計‚另一方面也可以將需求發(fā)送給用友天創(chuàng)咨詢公司‚用友天創(chuàng)咨詢公司在后臺建立了強大的適合各種管理角色不同管理的管理頁面知識庫‚可以根據(jù)客戶個性化需求快速配置‚并發(fā)送到客戶端‚由客戶或用友公司現(xiàn)場實施服務人員部署到企業(yè)中高層管理者的瀏覽桌面。
三、用Xcelsius制作個性化的盈虧平衡分析模型
雖然ERP已經進入普及時代‚但是還有不少企業(yè)還沒有上ERP或者上了ERP但短期內還不能上商業(yè)智能系統(tǒng)‚那么對于這樣的企業(yè)怎么實現(xiàn)像用友U8-BI系統(tǒng)中那樣動態(tài)形象的盈虧平衡分析呢?Business Object 公司的 Crystal Xcelsius就是一個很適合于管理人員使用的商務智能工具。借助常用的Excel‚運用Xcelsius就能制作出像用友U8-BI系統(tǒng)中那樣動態(tài)形象的‚甚至是滿足個性化需求的盈虧平衡分析模型。
Crystal Xcelsius 是一款直觀的獨立的 Windows 應用軟件‚它可以連接 Excel 表格、通過 web service 和XML連接其他外部數(shù)據(jù)源‚從而將傳統(tǒng)的 Excel 表格及靜態(tài)數(shù)據(jù)轉換為引人入勝的交互式可視化分析?？梢詮闹锌吹接糜裊8-BI中BI應用模型和決策分析模式就是用Business Object公司提供的Crystal Xcelsius 來實現(xiàn)的。
通過Crystal Xcelsius工具借助于Excel制作的盈虧平衡分析模型‚在此模型中可以調節(jié)銷量和售價兩個變量‚求得相應銷量下的利潤情況和相應單價對應的平衡銷量并形象地將結果展示出來。模型采用結構圖的方式能夠形象地展現(xiàn)出影響利潤的各個因素之間的關系‚比如可以通過調整可變成本的滑塊‚變化各種相關的因素‚圖中的直接人工等因素就會發(fā)生變化進而會影響總的可變成本‚并帶動總成本‚最終影響利潤。而影響固定成本的主要因素‚包括管理層薪酬、保險費用、折舊、廣告等‚這里采用了直接在進度條上拖動的方式‚根據(jù)業(yè)務狀況靈活調整‚來影響固定成本‚并帶動總成本‚最終影響利潤。
模型中利潤進度條采用了具有預警功能的進度條‚當利潤為正時‚進度條顯示綠色‚當利潤為負值時‚即虧損時‚進度條顯示紅色‚提出警報‚引起決策者的注意。而對于盈虧平衡銷量這里采用儀表盤的形式來形象地展示‚當通過對進度條或滑塊的調節(jié)來變動與盈虧平衡銷量相關的因素如:單價、固定成本或變動成本等因素時‚儀表盤會自動顯示出當前情況下的盈虧平衡銷量‚指針指到相應位置‚形象地展現(xiàn)出這些因素對盈虧平衡點的影響。
用Xcelsius制作的交互式可視化模型(Flash)可以直接嵌入到 PowerPoint、PDF、Word、Outlook 和 Web上動態(tài)形象地展示、講解數(shù)據(jù)‚讓演示更富有說服力和吸引力‚讓商業(yè)信息得到更加充分的表現(xiàn)。由于Xcelsius平臺獨立且對配置環(huán)境要求不高‚任何企業(yè)都可以運用‚另外Xcelsius操作簡便‚即使非技術人員也可以進行全面的交互式可視化分析‚會計人員也能輕松便捷地制作出滿足個性化需求的分析模型來。
綜上可以看到‚無論是運用Excel還是在用友ERP-U8 BI中‚還是用Xcelsius來制作盈虧平衡分析模型都需要會計人員具有自行開發(fā)的能力。會計人員應借助于像Excel和Xcelsius這樣優(yōu)秀的第四代軟件工具或用友ERP-U8 BI提供的平臺‚自行開發(fā)滿足個性化需求的模型‚更好地為管理決策服務‚實現(xiàn)財務智能化。
