如何利用財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)來(lái)管理好收入
傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)主要是以會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)為基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)上擴(kuò)充其他的一些財(cái)務(wù)操作。如總賬管理，生產(chǎn)財(cái)務(wù)報(bào)表等等。
現(xiàn)代的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)是在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)系統(tǒng)基礎(chǔ)之上，再擴(kuò)充了其他一些財(cái)務(wù)操作。大部分是關(guān)于理財(cái)方面的，比如說(shuō)：個(gè)人所得稅計(jì)算器，財(cái)政預(yù)算。因?yàn)樵谶@個(gè)經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展的社會(huì)，理財(cái)是必不可少的一個(gè)生活細(xì)節(jié)。
如何利用財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)來(lái)管理好收入
收入的確認(rèn)與計(jì)量是企業(yè)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的控制重點(diǎn)。有些人會(huì)說(shuō)收入確認(rèn)不是很簡(jiǎn)單嗎，把產(chǎn)品發(fā)出去就可以確認(rèn)收入了，并按照合同價(jià)格來(lái)計(jì)量。這只是外行人的看法罷了，從一個(gè)財(cái)務(wù)專(zhuān)業(yè)人士的角度看，其還是有很多技巧的。這大概就是所謂的內(nèi)行看門(mén)道，內(nèi)行看熱鬧吧。
一、 發(fā)出商品就能確定收入嗎?
我以前給一家企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的時(shí)候，碰到過(guò)一家企業(yè)。這家企業(yè)有的客戶比較狠，他客戶規(guī)定，你貨發(fā)出來(lái)還不能確認(rèn)應(yīng)收帳款，而要等我把貨用完后才能確認(rèn)應(yīng)收帳款，我才承認(rèn)這筆應(yīng)付款項(xiàng)。
其實(shí)，這種現(xiàn)象我已經(jīng)見(jiàn)怪不怪了。在國(guó)內(nèi)企業(yè)中，很多都是這么操作?？蛻羰巧系?，客戶既然這么要求，而企業(yè)自己又沒(méi)有能力去改變，那也只好當(dāng)只順從的小羔羊了，即使有點(diǎn)不合情理。
現(xiàn)在的問(wèn)題是，這種情況財(cái)務(wù)上該如何處理呢?
一般來(lái)說(shuō)，有兩種解決方案。
一是剛開(kāi)始財(cái)務(wù)上不做收入確認(rèn)動(dòng)作，當(dāng)客戶通知你可以確認(rèn)時(shí)，再作應(yīng)收帳款的確認(rèn)。這個(gè)方法，雖然簡(jiǎn)化了業(yè)務(wù)操作，但是，企業(yè)也要付出一定的代價(jià)。因?yàn)槲覀兌贾?，根?jù)收入與費(fèi)用配比的原則，若我們收入不能確認(rèn)，則成本也不能確認(rèn)。也就是說(shuō)，庫(kù)存商品的金額無(wú)法扣減，這就會(huì)導(dǎo)致，企業(yè)產(chǎn)品已經(jīng)發(fā)出去了，但是，帳上的金額仍然沒(méi)有減去。
財(cái)務(wù)管理thldl.org.cn系統(tǒng)處理方法：
針對(duì)這種處理方式，財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)不需要任何特別的處理。不過(guò)，為了不漏掉，這里還是有一個(gè)技巧可以參考。我們?cè)诎l(fā)出商品的時(shí)候，就做應(yīng)收帳款的生成動(dòng)作，但是，不要把應(yīng)收帳款審核。我們只需要在應(yīng)收帳款備注中，說(shuō)明這種情況。然后，當(dāng)客戶通知你確認(rèn)應(yīng)收帳款時(shí)，再把該筆應(yīng)收帳款單據(jù)審核掉。計(jì)算收款日期時(shí)，是按照審核日期來(lái)計(jì)算的。同時(shí)，庫(kù)存成本也會(huì)自動(dòng)扣掉。
二是嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)相關(guān)制度來(lái)做。財(cái)務(wù)相關(guān)法規(guī)，對(duì)這種業(yè)務(wù)有要求。當(dāng)發(fā)出商品時(shí)，不能確認(rèn)收入時(shí)，要先通過(guò)發(fā)出商品核算;等到可以確認(rèn)收入時(shí)，再確認(rèn)相關(guān)的收入。如企業(yè)剛發(fā)貨給客戶時(shí)，就“借發(fā)出商品，貸庫(kù)存商品”;然后等到客戶通知企業(yè)可以確認(rèn)收入時(shí)，再“借應(yīng)收帳款，貸主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、應(yīng)交稅費(fèi)-增值稅(銷(xiāo)項(xiàng)稅額)”，同時(shí)結(jié)轉(zhuǎn)相關(guān)的成本“借主營(yíng)業(yè)務(wù)成本，貸發(fā)出商品”。這種處理方式，明顯避免了第一種處理方式的弊端。帳上的庫(kù)存成本與實(shí)際的庫(kù)存金額不會(huì)再為此產(chǎn)生誤差。
財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)處理方法：
國(guó)內(nèi)的財(cái)務(wù)管理軟件，已經(jīng)可以支持這種處理方式，畢竟是原產(chǎn)地呀，所以，能夠滿足本土化的需求。在發(fā)出商品時(shí)，企業(yè)通過(guò)“發(fā)出商品未確認(rèn)收入”單據(jù)處理，如此，該單據(jù)審核時(shí)，不會(huì)確認(rèn)收入與成本。然后，等到客戶通知可以確認(rèn)時(shí)，我們?cè)俑鶕?jù)這種單據(jù)可以直接轉(zhuǎn)換成應(yīng)收帳款單據(jù)。如此，自動(dòng)化的作業(yè)，就不用用戶重復(fù)的錄入單據(jù)，提高了工作效率與單據(jù)的準(zhǔn)確率。而且，單據(jù)之間的關(guān)聯(lián)查詢，也為我們事后的跟蹤提供了方便。
二、 有現(xiàn)金折扣的業(yè)務(wù)怎么處理?
企業(yè)有時(shí)候?yàn)榱嗽琰c(diǎn)收回資金，會(huì)采取現(xiàn)金折扣業(yè)務(wù)。如某公司在20×7年7月1日向客戶銷(xiāo)售一批商品，開(kāi)出的增值稅專(zhuān)用發(fā)票上注明的銷(xiāo)售價(jià)款為20 000元，增值稅稅額為3 400元。為及早收回貨款，公司還跟客戶約定的現(xiàn)金折扣條件為：2/10，1/20，n/30。就是說(shuō)，若客戶在十天內(nèi)付款，就給與2%的現(xiàn)金折扣;若是20天之內(nèi)，就是1%的現(xiàn)金折扣，若是30天內(nèi)付款的話，就沒(méi)有折扣了。
針對(duì)這種情況，財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)該如何處理呢?
財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)處理方法：
在講系統(tǒng)的解決方案之前，我們必須要先明確一個(gè)問(wèn)題。就是現(xiàn)金折扣跟其他折扣不一樣，不能直接扣減貨款。因?yàn)閺呢?cái)務(wù)角度上來(lái)看，現(xiàn)金折扣是為了吸引顧客提早付款，具有融資的性質(zhì)。所以，現(xiàn)金折扣不能遞減主營(yíng)業(yè)務(wù)收入，而是計(jì)入到財(cái)務(wù)費(fèi)用。明白這一點(diǎn)后，我們?cè)賮?lái)看系統(tǒng)的處理。
1、 確認(rèn)收入。
首先，當(dāng)滿足確認(rèn)收入的條件時(shí)，財(cái)務(wù)人員要在系統(tǒng)里，確認(rèn)應(yīng)收帳款。同時(shí)，若該客戶基本信息中，已經(jīng)設(shè)置了以上這個(gè)現(xiàn)金折扣的付款條件的話，則會(huì)在應(yīng)收帳款的單據(jù)上，自動(dòng)帶出。這
里我們要注意，這里確認(rèn)的應(yīng)收帳款是沒(méi)有折扣的金額。我們可以點(diǎn)“會(huì)計(jì)分錄”按鈕，查看其對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)分錄。
借：應(yīng)收賬款23 400
貸：主營(yíng)業(yè)務(wù)收入20 000
應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅(銷(xiāo)項(xiàng)稅額)3 400
可見(jiàn)，其主營(yíng)業(yè)務(wù)收入是按實(shí)際的收入來(lái)確認(rèn)的，沒(méi)有受到現(xiàn)金折扣的影響。
2、 收到款項(xiàng)。
若該客戶在20日內(nèi)付清貨款的話，則就可以享受現(xiàn)金折扣。這里要注意一個(gè)小細(xì)節(jié)，就是現(xiàn)金折扣的計(jì)算基數(shù)，是否包括增值稅。從以上的會(huì)計(jì)分錄上看，就是說(shuō)，時(shí)按應(yīng)收帳款的金額來(lái)計(jì)算現(xiàn)今折扣呢，還是按主營(yíng)業(yè)務(wù)收入的金額來(lái)確認(rèn)現(xiàn)金折扣呢。這在法律上沒(méi)有直接規(guī)定，一般要看企業(yè)自己的處理方式了。一般情況下，現(xiàn)金折扣是不考慮應(yīng)交稅費(fèi)的影響的。也就是說(shuō)，時(shí)按主營(yíng)業(yè)務(wù)收入來(lái)確認(rèn)現(xiàn)今折扣。
我們?cè)偈盏娇蛻舻腻X(qián)時(shí)，財(cái)務(wù)人員在系統(tǒng)中，根據(jù)以前做的應(yīng)收帳款單據(jù)轉(zhuǎn)換成付款單。在轉(zhuǎn)換過(guò)程中，系統(tǒng)會(huì)檢查付款條件，看其是否有現(xiàn)金折扣。若有現(xiàn)金折扣，則系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算出現(xiàn)金折扣的金額。為了保證系統(tǒng)計(jì)算的準(zhǔn)確性，財(cái)務(wù)人員要注意，一是上面我們所說(shuō)的，計(jì)算現(xiàn)金折扣的基數(shù)問(wèn)題。在付款條件中，若設(shè)置了現(xiàn)金折扣，則系統(tǒng)中會(huì)提示讓你選擇計(jì)算基數(shù)。二是付款的日期了。我們知道，付款日期直接關(guān)系到現(xiàn)金折扣的比率。第十天付款跟第十一天付款，雖然只差一天，但是，相差一個(gè)點(diǎn)。一般情況下，根據(jù)應(yīng)收單據(jù)轉(zhuǎn)換成收款單時(shí)，默認(rèn)的是當(dāng)前日期。但是，若財(cái)務(wù)人員是昨天收到錢(qián)，今天才入系統(tǒng)的話，則要注意更改收款日期。不然的話，就會(huì)引起客戶投訴哦。若發(fā)現(xiàn)日期錯(cuò)誤，現(xiàn)金折扣計(jì)算不對(duì)，在收款單上還是可以更改日期的，不過(guò)日期更改完畢以后，要點(diǎn)一下“重新計(jì)算現(xiàn)金折扣”按鈕，才行。
最后，我們查看會(huì)計(jì)分錄，發(fā)現(xiàn)這跟其他的付款會(huì)計(jì)分錄不一樣，其多了一對(duì)會(huì)計(jì)分錄。
借：財(cái)務(wù)費(fèi)用200
貸：應(yīng)收賬款200
從這對(duì)會(huì)計(jì)分錄中，我們也可以看到，現(xiàn)金折扣其不會(huì)沖減主營(yíng)業(yè)務(wù)收入，而是當(dāng)作融資費(fèi)用，直接記入到財(cái)務(wù)費(fèi)用當(dāng)中去。
最后，再重復(fù)一下，影響現(xiàn)金折扣處理正確與否，主要取決于三個(gè)問(wèn)題，一是現(xiàn)金折扣條件是否設(shè)置準(zhǔn)確，二是其折扣計(jì)算時(shí)、到底是采用哪個(gè)基數(shù)，三是單據(jù)的日期要與實(shí)際日期一致，包括收入確認(rèn)日期與實(shí)際收到款的日期。其中有一項(xiàng)錯(cuò)誤的話，則現(xiàn)金折扣計(jì)算就會(huì)不準(zhǔn)確。
三、 退貨對(duì)于收入的影響。
企業(yè)或多或少都發(fā)生過(guò)客戶退貨的問(wèn)題。那發(fā)生這種業(yè)務(wù)時(shí)，對(duì)于收入的處理有什么影響呢?我們又該如何應(yīng)對(duì)呢?
這我們要分具體情況來(lái)處理，根據(jù)不同的情況，選擇不同的處理方式。
1、 未確認(rèn)銷(xiāo)售收入。
若企業(yè)發(fā)貨給客戶，但是，還不滿足收入確認(rèn)條件的。就如同上面我們所說(shuō)的，要客戶用掉材料后才能確認(rèn)收入。為此，處理比較簡(jiǎn)單。只要直接把發(fā)出商品的轉(zhuǎn)回到庫(kù)存商品即可。若
企業(yè)沒(méi)有通過(guò)發(fā)出商品處理這方面的業(yè)務(wù)，那只要跟庫(kù)退貨單，在確認(rèn)收入時(shí)，直接把數(shù)量減掉即可。
2、 已經(jīng)確認(rèn)銷(xiāo)售。
一般情況下，發(fā)生退貨時(shí)，要沖減當(dāng)期的銷(xiāo)售收入與銷(xiāo)售成本。也就是說(shuō)，不會(huì)去影響上月的銷(xiāo)售收入與成本。
不過(guò)這里要注意一種特殊的情況，即若企業(yè)已經(jīng)付款，并且享受了現(xiàn)金折扣。再這種情況下，發(fā)生退貨時(shí)，一般也要把現(xiàn)金折扣的金額從財(cái)務(wù)費(fèi)用那邊轉(zhuǎn)回來(lái)。這個(gè)動(dòng)作以前在手工操作時(shí)，經(jīng)常被忘掉。但是，現(xiàn)在有了系統(tǒng)之后，這個(gè)動(dòng)作系統(tǒng)被自動(dòng)完成。我們?cè)谕素浱幚頃r(shí)，只要選擇了對(duì)應(yīng)收帳款單據(jù)或者收款單，則我們只需要輸入退貨的數(shù)量，則系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算出退貨的金額。同時(shí)，若有現(xiàn)金折扣的話，還會(huì)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)分錄，把原先記入到財(cái)務(wù)費(fèi)用中的現(xiàn)金折扣剔除出來(lái)。
3、 資產(chǎn)負(fù)債表日后的調(diào)整。
若企業(yè)已經(jīng)出了資產(chǎn)負(fù)債表，還發(fā)生資產(chǎn)負(fù)債表前的出貨單的退貨，那處理起來(lái)相對(duì)麻煩一點(diǎn)。在以后的文章中，我會(huì)專(zhuān)門(mén)介紹這方面的處理方式。這里篇幅有限，就不做過(guò)多的說(shuō)明了。
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