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內(nèi)部控制活動

 常見的內(nèi)部控制活動有:(1)不相容職務(wù)分離控制;(2)授權(quán)審批控制;(3)會計系統(tǒng)控制;(4)調(diào)節(jié)和復(fù)核;5)財產(chǎn)保護(hù)控制;(6)預(yù)算控制;(7)營運(yùn)分析控制;(8)績效考評控制;



控制活動
內(nèi)容
例子

不相容職務(wù)分離控制
● 大多數(shù)交易都可分成三類獨(dú)立的職責(zé)。第一是認(rèn)可或發(fā)起交易、第二是處理被交易的資產(chǎn),最后是記錄交易。
● 當(dāng)舞弊涉及兩人或兩人以上的串通行為,不相容職務(wù)分離控制可能是無效的。
● 在企業(yè)中如果某些職能尚未分離或無法分離,那么,應(yīng)由管理層對相關(guān)活動進(jìn)行詳細(xì)的監(jiān)管審核,作為一種補(bǔ)償性控制。
例如,企業(yè)中負(fù)責(zé)收付現(xiàn)金的出納員和記錄交易的會計文員應(yīng)分別由不同的人員負(fù)責(zé)?! ?br /> 例如,在有效的公司治理層面上,董事會主席與首席執(zhí)行官的職責(zé)應(yīng)當(dāng)分離,以防止一個人取得董事會的支配地位。

分離原則
不相容職務(wù)

得由一人辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的全過程
(1)會計職務(wù)與出納職務(wù)分離,出納人員不得兼任稽核、會計檔案保管和收入、支出、費(fèi)用、債權(quán)、債務(wù)賬目的等級工作
(2)會計職務(wù)與審計職務(wù)分離
(3)支票保管職務(wù)與印章保管職務(wù)分離
(4)支票審核職務(wù)與支票簽發(fā)職務(wù)分離,支票簽發(fā)職務(wù)由出納擔(dān)任,其他會計人員不得兼任;
(5)銀行印鑒保管職務(wù)、企業(yè)財務(wù)章保管職務(wù)、人名章保管職務(wù)分離,不得由一人保管支付款項所需的全部印章

不得由同一部門或個人辦理合同業(yè)務(wù)的全過程
(1)合同簽署(或委托簽署)職務(wù)與條款訂立職務(wù)分離;
(2)條款訂立職務(wù)與法律顧問職務(wù)分離;
(3)合同談判職務(wù)與合同定價職務(wù)分離;
(4)合同履行職務(wù)與收付款職務(wù)分離;
(5)合同審計職務(wù)與上述職務(wù)分離;

不得由同一部門或個人辦理固定資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)的全過程
(1)批準(zhǔn)采購業(yè)務(wù)與采購經(jīng)辦職務(wù)分離;
(2)詢價定價職務(wù)與確定供應(yīng)商職務(wù)分離;
(3)采購職務(wù)與驗收職務(wù)分離;
(4)付款審批職務(wù)與付款執(zhí)行職務(wù)分離;
(5)采購職務(wù)、入庫登記職務(wù)、會計記錄職務(wù);

不得由同一部門或個人辦理投資業(yè)務(wù)的全過程
(1)投資計劃的編制職務(wù)與投資審批的職務(wù)分離;
(2)投資業(yè)務(wù)的操作職務(wù)與會計記錄職務(wù)分離;
(3)有價證券的保管職務(wù)與會計記錄職務(wù)分離;
(4)投資股利、利息的經(jīng)辦職務(wù)與會計核算職務(wù)分離;

直系親屬“回避”
(1)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的直系親屬不得擔(dān)任本企業(yè)的會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管職務(wù);
(2)會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員的直系親屬不得在本企業(yè)會計機(jī)構(gòu)中擔(dān)任出納職務(wù);
(3)紀(jì)委委員的直系親屬不得擔(dān)任本企業(yè)或下屬企業(yè)的主要領(lǐng)導(dǎo)人職務(wù);







控制活動
內(nèi)容
例子

授權(quán)審批控制(預(yù)防性控制)
● 是指企業(yè)根據(jù)常規(guī)授權(quán)和特別授權(quán)的規(guī)定,明確各崗位辦理業(yè)務(wù)和事項的權(quán)限范圍、審批程序和相應(yīng)責(zé)任。
● 常規(guī)授權(quán):企業(yè)在日常經(jīng)營管理活動中按照既定的職責(zé)和程序進(jìn)行的授權(quán),以規(guī)范經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的權(quán)力、條件和有關(guān)責(zé)任者。
● 特別授權(quán):企業(yè)在特殊情況、特定條件下進(jìn)行的授權(quán)。特別授權(quán)的對象是某些例外的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。
● 根據(jù)《內(nèi)控規(guī)范》第三十條的要求,企業(yè)對于重大的業(yè)務(wù)和事項,應(yīng)當(dāng)實行集體決策審批或者聯(lián)簽制度,任何個人不得單獨(dú)進(jìn)行決策或者擅自改變集體決策。
例如.被授權(quán)的雇員可能開展了達(dá)到某項限制的交易,并且須為超出規(guī)定限制的交易取得批準(zhǔn)。批準(zhǔn)上述超出規(guī)定限制的交易時,上級必須在核實該活動符合政策及程序的基礎(chǔ)上,才能予以批準(zhǔn)。
例子:某汽車零部件企業(yè)采購業(yè)務(wù)的授權(quán)審批制度:
● 采購預(yù)算內(nèi)采購額在0.2萬元以內(nèi)的,采購經(jīng)理審批;采購額在0.2 —1萬元的,由財務(wù)總監(jiān)審批;采購額在1 —2萬元的,由財務(wù)總監(jiān)審核,總經(jīng)理審批。
● 采購預(yù)算及計劃外采購項目均由財務(wù)總監(jiān)審核,總經(jīng)理審批。

會計系統(tǒng)控制
● 企業(yè)嚴(yán)格執(zhí)行我國統(tǒng)一的會計準(zhǔn)則制度、明確會計憑證、會計賬簿和財務(wù)會計報告的處理程序。
● 正確地記錄交易的過程中,依靠會計記錄能夠追蹤每項交易,核對計算?! ?br /> 《內(nèi)控規(guī)范》第三十一條要求,從事會計工作的人員,必須取得會計從業(yè)證書。會計機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)具備會計師以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格。此外,大中型企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)置總會計師,并不容許設(shè)置與其職權(quán)重疊的副職。
例如,企業(yè)應(yīng)在向客戶發(fā)貨或批準(zhǔn)支付前仔細(xì)檢查發(fā)票上的數(shù)字,確保數(shù)字是正確的,且企業(yè)對業(yè)務(wù)處理的文件記錄和憑證應(yīng)編制連續(xù)號碼,以避免記錄的重復(fù)或遺漏。

調(diào)節(jié)和復(fù)核
(偵察式控制)
調(diào)節(jié)是指雇員將不同數(shù)據(jù)連接在一起,識別并找出差異,并且在必要時采取糾正措施。
業(yè)績復(fù)核,是指管理層將當(dāng)前的業(yè)績與預(yù)算、以前期間或其他基準(zhǔn)相比較,以此反映目標(biāo)的完成情況,并對其中的差異進(jìn)行凋查,以確定哪些糾正行動是必要的。
調(diào)節(jié)包括比較總賬的現(xiàn)金金額與銀行對賬單的現(xiàn)金余額、總賬的應(yīng)收款金額與相關(guān)補(bǔ)貼賬戶總額,以及固定資產(chǎn)的現(xiàn)場盤點(diǎn)與會計記錄中記載的金額

財產(chǎn)保護(hù)控制
財產(chǎn)保護(hù)控制是指保護(hù)實物資產(chǎn)不被偷盜或未經(jīng)許可而獲得或被使用的措施和程序。
包括建立財產(chǎn)日常管理制度和定期清查制度。
例如采用財產(chǎn)記錄、使用保險箱儲存現(xiàn)金和重要文件、為大樓或其內(nèi)的區(qū)域設(shè)立門禁系統(tǒng)、為貴重資產(chǎn)采取兩重保管方法(即必須兩人同時出現(xiàn)才能取得某些資產(chǎn))、定期對存貨進(jìn)行盤點(diǎn)、雇用保安和利用閉路電視攝像頭等措施,確保財產(chǎn)安全。

預(yù)算控制
目的是明確各責(zé)任單位在預(yù)算管理中的職責(zé)權(quán)限,規(guī)范預(yù)算的編制、審定、下達(dá)和執(zhí)行程序,強(qiáng)化預(yù)算約束。

營運(yùn)分析控制
管理層可綜合運(yùn)用生產(chǎn)、投資、籌資、財務(wù)等方面信息,通過不同種類的方法,如對比分析、趨勢分析等方法,對營運(yùn)情況(如企業(yè)目標(biāo)所實現(xiàn)的成果)進(jìn)行分析,發(fā)現(xiàn)存在的問題,及時查明及更進(jìn)。

績效考評控制
對企業(yè)內(nèi)部各責(zé)任單位和全體員工的績效進(jìn)行定期考核和客觀評價,將考評結(jié)果作為確定員工薪酬以及晉升、評優(yōu)等依據(jù)。
這種控制活動對企業(yè)內(nèi)部環(huán)境具有支持作用。


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