目前ERP（企業(yè)資源規(guī)劃）信息系統(tǒng)已成為現(xiàn)代企業(yè)運行模式中重要的組成部分，它對企業(yè)合理調(diào)配資源、提高各環(huán)節(jié)工作效率方面發(fā)揮出關鍵的作用。
構建一體化信息系統(tǒng)勢在必行
企業(yè)財務業(yè)務一體化信息系統(tǒng)是一個信息平臺，通過該平臺，將促使業(yè)務數(shù)據(jù)自動傳向財務系統(tǒng)，減少人為干預，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，為提高工作效率和管理水平奠定基礎。
建立財務業(yè)務一體化信息系統(tǒng)的好處顯而易見。一是避免數(shù)出多門。通常單據(jù)流、物流、資金流和信息流在業(yè)務和財務部門之間會有時間差異，難免出現(xiàn)數(shù)據(jù)反映不及時、不一致的現(xiàn)象，導致數(shù)出多門的現(xiàn)象，無法真正實現(xiàn)過程控制，容易導致決策延遲或失當。二是提高監(jiān)管的實時性和效率性。由于業(yè)務和財務對時點認同的差異，財務不能及時與業(yè)務同步，往往具有一定的滯后性。假如財務仍沿用事后核算，會因為反映企業(yè)經(jīng)營狀況及成果的速度降低而削弱對業(yè)務的及時監(jiān)管；三是減少重復勞動，解放財務人員。
當業(yè)務信息輸入信息系統(tǒng)時，系統(tǒng)將該信息通過會計平臺，按照財務規(guī)范的要求將業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)加工為財務要素和會計憑證的標準數(shù)據(jù)傳遞到財務系統(tǒng)，自動生成實時憑證，顯示在所有相關的賬簿和會計報表上，不再需要再次錄入，減少了重復勞動，同時保證業(yè)務、財務系統(tǒng)的一致性和及時性。四是降低運作成本，提高客戶滿意度。通過財務業(yè)務一體化信息系統(tǒng)，提高了實時信息的傳播效率，確保了業(yè)務運作、財務核算及分析和客戶服務等職能的協(xié)調(diào)進行，使部門凝聚成一個整體，部門間可相互協(xié)作、共享信息，從而降低運作成本、提高客戶滿意度。
通過對財務與業(yè)務工作的一體化，財務人員可直接參與業(yè)務系統(tǒng)的核算操作，使財務對業(yè)務的監(jiān)督由原來的事后檢查向事中控制轉變，提高了財務監(jiān)管的效率。同時，通過前后臺無縫鏈接，為公司經(jīng)營決策提供了實時、準確的參考信息。
信息系統(tǒng)流程的主要內(nèi)容
在如何選擇財務業(yè)務一體化信息系統(tǒng)的問題上，筆者認為，除了成本控制因素外，更重要的是需考慮系統(tǒng)內(nèi)公司之間數(shù)據(jù)交換、匯總和業(yè)務管理的需要，選擇相同品牌和版本的信息管理軟件，方便日后報表的下發(fā)、上報、匯總、查詢等工作。
下面筆者以自身所在的產(chǎn)品貿(mào)易商行業(yè)為例，結合實際工作情況，就如何建立財務業(yè)務一體化信息系統(tǒng)以及各流程環(huán)節(jié)的內(nèi)容和作用闡述自身的一些經(jīng)驗體會。
詢價與報價。這是財務業(yè)務一體化系統(tǒng)的開始，由業(yè)務人員實施，在報價前必須先查詢該客戶的信用額度余額情況，如超出信用余額，則該報價將不能在系統(tǒng)內(nèi)生成合同確認。
信用查詢與控制。該過程是整個一體化流程中控制信用和交易風險的關鍵，其影響因素包括：應收賬款余額、應付賬款余額、采購合同訂單余額等。該流程界定了責權利，是經(jīng)營風險形成的起點。但合同的確認與生成需取決于信用控制流程。
催收/錄入供應憑證與采購發(fā)票。這個流程可以說是公司日常經(jīng)營中最基礎，同時也是最重要的一個環(huán)節(jié)。一方面，供應憑證及其采購發(fā)票催收及時與否直接影響到日常財務核算的準確性與及時性，另一方面其催收及時與否更是直接影響到對客戶開具銷售發(fā)票，最終影響貨款回收的及時性。
應付賬款的形成。該流程是業(yè)務鏈向財務鏈轉換的環(huán)節(jié)，財務人員可經(jīng)過對供應憑證和采購發(fā)票的審核，自動生成應付賬款記賬憑證。
同時，通過復核降低了人為出錯的幾率，減了財務工作量。
開具銷售發(fā)票及應收賬款的形成。該流程也是業(yè)務鏈向財務鏈轉換的環(huán)節(jié)，財務人員可經(jīng)過對供應憑證和銷售發(fā)票的審核，自動生成應收賬款記賬憑證。在減少人為出錯幾率的同時，提高了對客戶應收賬款的監(jiān)控力度。
付款/收款錄入。該流程是對應付賬款/應收賬款核銷的環(huán)節(jié)，同時通過對付款和收款的錄入，自動生成了銀行憑證，減少了工作量。
業(yè)務/財務數(shù)據(jù)查詢與分析。通過對上述各流程數(shù)據(jù)的錄入和控制，目的是為了實現(xiàn)對各類業(yè)務數(shù)據(jù)及財務數(shù)據(jù)的條件篩選、查詢，最終為提高公司的經(jīng)營決策奠定基礎。
無論是業(yè)務鏈、財務鏈，各個環(huán)節(jié)都是緊密串聯(lián)的。通過財務業(yè)務一體化信息系統(tǒng)，我們可以使上述各個環(huán)節(jié)實現(xiàn)相互關聯(lián)，同時又是相互制約的，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，實時監(jiān)控，最終達到提高工作和管理效率、降低經(jīng)營風險的目的。
