【推薦老師：張弘】財(cái)務(wù)部門如何可以用數(shù)據(jù)說話？雖然我們最終擁有數(shù)據(jù)，但已是“明日黃花”，如何讓數(shù)據(jù)真實(shí)、及時(shí)、有效地傳達(dá)信息，這是一個(gè)問題。隨著IT技術(shù)的發(fā)展，財(cái)務(wù)人員有了“利器”，借助信息系統(tǒng)，可以幫助財(cái)務(wù)部門解決真實(shí)、全面、及時(shí)、有效性。實(shí)施信息系統(tǒng)，不僅僅是考慮系統(tǒng)選型，更要求企業(yè)的組織架構(gòu)、流程、績(jī)效、人力資源合理搭建。歸根到底，內(nèi)部管理決定系統(tǒng)是否可以發(fā)揮作用。
2008年花偉程離開花旗銀行回國(guó)加入博華教育集團(tuán)擔(dān)任常務(wù)副總裁兼首席財(cái)務(wù)官，在沒有獲得投資之前，博華是個(gè)徹徹底底的民企。創(chuàng)立于2001年的博華教育集團(tuán)，總資產(chǎn)35億元，是一家專業(yè)的民辦高等教育投資和管理集團(tuán)公司。主營(yíng)業(yè)務(wù)為民辦高等學(xué)校投資、院校管理服務(wù)、后勤社會(huì)化服務(wù)、教育產(chǎn)品研發(fā)和教育咨詢等。然而業(yè)務(wù)越多、學(xué)校越多，隨之而來的是：潛在風(fēng)險(xiǎn)也就越大，而最初的花偉程面對(duì)各個(gè)下屬學(xué)校提交上來的五花八門的財(cái)務(wù)報(bào)表，著實(shí)有點(diǎn)焦頭爛額。
不能說的秘密
加入博華之前花偉程在美國(guó)花旗銀行工作，一般來說，美國(guó)大多數(shù)企業(yè)信息化系統(tǒng)都比較完善和規(guī)范?！熬拓?cái)務(wù)管理系統(tǒng)，小到一筆費(fèi)用的報(bào)銷，大到公司預(yù)算的制定，都是通過軟件系統(tǒng)流程進(jìn)行的。很多時(shí)候，企業(yè)一些財(cái)務(wù)上的漏洞和錯(cuò)誤，是要通過軟件才能監(jiān)測(cè)出來的，一些合同簽署和風(fēng)險(xiǎn)管控，也是通過財(cái)務(wù)系統(tǒng)完成的。”花偉程發(fā)現(xiàn)一個(gè)沒有現(xiàn)代化管理軟件輔助的企業(yè)，很難做大做強(qiáng)，有時(shí)候連最基本的“事實(shí)真相”都很難了解到。
據(jù)花偉程當(dāng)時(shí)發(fā)現(xiàn)，博華下屬的各個(gè)學(xué)校，財(cái)務(wù)制度不統(tǒng)一，各用各的，收入的確認(rèn)、費(fèi)用的劃分等都不統(tǒng)一。比如同樣一筆費(fèi)用，在A單位被認(rèn)作招待費(fèi)，在B單位可能就會(huì)認(rèn)作市場(chǎng)開拓費(fèi)用之類的。這樣從集團(tuán)公司層面，對(duì)下屬單位根本就沒辦法做橫向的比較，這種不對(duì)稱的信息，集團(tuán)公司財(cái)務(wù)拿過來幾乎一點(diǎn)用都沒有。花偉程覺得這樣下來，幾乎每一張報(bào)表都隱藏著巨大的秘密，但是好是壞自己卻無從所知，而且在沒有信息化系統(tǒng)支持的情況下，信息的傳遞非常慢。
博華集團(tuán)當(dāng)時(shí)定期向下屬學(xué)校要財(cái)務(wù)報(bào)表，本身報(bào)表的制作過程就很慢，而且報(bào)表上的數(shù)據(jù)根本無法追蹤，尤其是一些數(shù)據(jù)的變化由什么因素產(chǎn)生，根本無從查證?；▊コ淘僖膊幌朊鎸?duì)這些似乎有著“不能說的秘密”的遲到的財(cái)務(wù)報(bào)表了，“從財(cái)務(wù)分析和風(fēng)險(xiǎn)管控的角度，這樣的財(cái)務(wù)報(bào)表是沒有價(jià)值的。所以想要有一個(gè)健全的財(cái)務(wù)體系，就需要一個(gè)完整的信息系統(tǒng)做保障?！?br />
重整組織結(jié)構(gòu)
當(dāng)時(shí)我來博華第一件事就是要做一個(gè)完整的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)?！盎▊コ陶J(rèn)為博華這樣的企業(yè)要想做大做強(qiáng)，必須借助信息管理系統(tǒng)的支持：但他當(dāng)時(shí)簡(jiǎn)單的以為只要在市場(chǎng)上找一套最好的ERP軟件，然后培訓(xùn)員工使用就可以了，而真正執(zhí)行的時(shí)候，由于上系統(tǒng)會(huì)涉及到諸如績(jī)效考核制度的修改，個(gè)人權(quán)限的劃分等等，必須對(duì)公司的組織結(jié)構(gòu)做出調(diào)整才能合乎系統(tǒng)要求。
事情遠(yuǎn)沒想象的那么簡(jiǎn)單。
花偉程為了實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的信息化，開始一層層地做工作。“先做我們下屬學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的工作，但是后來發(fā)現(xiàn)，下屬單位的工作很難做通，只能上升到公司董事會(huì)層面討論，這也花了將近半年的時(shí)間，最后是由董事會(huì)拍板決定才落實(shí)到執(zhí)行層面的。而且是從上到下先進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)調(diào)整，然后再上系統(tǒng)?！?br />
事實(shí)上，想要成功上一套財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)，更多地是需要企業(yè)先建立起來一個(gè)符合財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)要求的規(guī)范化、統(tǒng)一化的組織機(jī)構(gòu)。一個(gè)企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)管理體制，涉及到企業(yè)集團(tuán)管理總部或母公司與其子公司在財(cái)務(wù)管理各方面的權(quán)、責(zé)、利關(guān)系，它是規(guī)范集團(tuán)內(nèi)各成員企業(yè)理財(cái)行為的基本制度。企業(yè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)戰(zhàn)略、財(cái)務(wù)政策與基本財(cái)務(wù)目標(biāo)，需要通過建立有效的制度形式，達(dá)到強(qiáng)化對(duì)子公司及其成員企業(yè)的財(cái)務(wù)活動(dòng)的監(jiān)測(cè)、督導(dǎo)與控制的目的。因此在企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部建立起一套控制嚴(yán)密、高質(zhì)量、高效率的信息傳遞與處理系統(tǒng)，是提高財(cái)務(wù)信息質(zhì)量，發(fā)揮信息決策與控制價(jià)值的基礎(chǔ)保障。
實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)的意義
“最終，我們還是順利地上了一套用友的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)，只要進(jìn)入我們的系統(tǒng)，通過權(quán)限的設(shè)定，隨時(shí)可以看到各個(gè)下屬學(xué)校的財(cái)務(wù)狀況和變化，不需要問誰再去‘要’什么數(shù)據(jù)?！闭勂鹨呀?jīng)運(yùn)行了兩年的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，花偉程很自信地認(rèn)為這不僅僅是在企業(yè)的財(cái)務(wù)上實(shí)現(xiàn)了一個(gè)飛躍，這種信息化系統(tǒng)的支持加上豐富的從業(yè)經(jīng)驗(yàn)，財(cái)務(wù)管理已經(jīng)逐漸從單純的開源節(jié)流上升到業(yè)務(wù)支持和風(fēng)險(xiǎn)管控。
他舉例而言，可以從財(cái)務(wù)報(bào)表中看到下屬某個(gè)學(xué)校的某一筆教材費(fèi)用是x元，而另外一個(gè)學(xué)校的同一筆教材費(fèi)用是y元，那么就可以通過了解是否存在供貨商差異或者采購(gòu)問題。這些問題其他業(yè)務(wù)部門是無法知道的，從財(cái)務(wù)系統(tǒng)角度就能解決，這樣就能走在業(yè)務(wù)的前面?；▊コ陶J(rèn)為這不過是信息化帶來的好處之一，而對(duì)比數(shù)據(jù)，追蹤數(shù)據(jù)的來源則能挖掘更多的秘密?！蓖ㄟ^系統(tǒng)我們可以核對(duì)每一筆費(fèi)用產(chǎn)生的原因，可以十分清晰的追蹤數(shù)據(jù)和對(duì)比，同時(shí)對(duì)于團(tuán)隊(duì)的績(jī)效考核提供了最準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和支持，能清楚地看到人力資源和產(chǎn)生效益的比值，這樣更有利于公司的人事管理和業(yè)務(wù)調(diào)整?！帮@然用數(shù)據(jù)說話是最客觀的，也是最最真實(shí)的。
不久之前，博華在原有財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)之上嫁接了預(yù)算管理系統(tǒng)，現(xiàn)在花偉程能做到的不僅是能看到各種收入、支出的變化，還能看到跟預(yù)算的時(shí)時(shí)對(duì)比情況，花偉程感到對(duì)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的掌控能力增強(qiáng)了，非常踏實(shí)：“比如跟預(yù)算比，某個(gè)月的收入少了100萬元，我們從系統(tǒng)上可以看出來到底是哪個(gè)項(xiàng)目發(fā)生的問題，是收入減少還是支出增加，甚至可以將問題細(xì)致到到底是哪個(gè)二級(jí)學(xué)院出的問題上，這樣對(duì)我們隨時(shí)掌握各個(gè)學(xué)校的實(shí)際情況有很大的幫助，企業(yè)運(yùn)營(yíng)的風(fēng)險(xiǎn)就可以實(shí)時(shí)監(jiān)控?！?
