中小企業(yè)內(nèi)部控制的常見問題分析
邢 燕
中小企業(yè)在規(guī)模、組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)管理等方面與大企業(yè)有不同的特點(diǎn)，因此在構(gòu)建內(nèi)部控制體系時，不能簡單照搬大企業(yè)做法，為幫助小型公司建立高效經(jīng)濟(jì)的財務(wù)報告內(nèi)部控制制度，COSO在2006年6月份發(fā)布《小型上市公司財務(wù)報告內(nèi)部控制指南》。
一、中小企業(yè)內(nèi)控與大型企業(yè)內(nèi)控特點(diǎn)的差異
中小企業(yè)一般規(guī)模較小，盈利能力有限，更加關(guān)注增加企業(yè)收入、降低生產(chǎn)成本、擴(kuò)大市場份額等指標(biāo)，對于不能立即帶來經(jīng)濟(jì)效益的內(nèi)控工作不夠重視。與大型企業(yè)相比，中小企業(yè)內(nèi)部控制具有以下特點(diǎn)：(1)人員較少、組織結(jié)構(gòu)相對簡單，一個員工可能同時兼任幾個崗位，并且崗位的職權(quán)職責(zé)往往比較模糊，不相容職責(zé)分離難以有效保證;(2)管理層往往更加重視經(jīng)營，對財務(wù)報告內(nèi)部控制不夠重視或不太熟悉;(3)過于依賴核心人員，企業(yè)的資源掌握在關(guān)鍵人員手上，較多依賴人治而不是制度治理，缺乏系統(tǒng)性的內(nèi)控制度和流程;(4)一般沒有獨(dú)立的內(nèi)審機(jī)構(gòu)，對內(nèi)控問題和缺陷無法獨(dú)立、系統(tǒng)地監(jiān)督評價;(5)由于資源有限，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)往往不夠完善，并缺乏有效的控制。
二、我國中小企業(yè)內(nèi)部控制常見問題及對策
現(xiàn)階段我國許多中小企業(yè)在內(nèi)部控制方面存在諸多問題，筆者從內(nèi)部控制五要素出發(fā)，結(jié)合工作實(shí)踐，認(rèn)為中小企業(yè)內(nèi)控典型問題有：
(一)內(nèi)部環(huán)境
1.異地分支機(jī)構(gòu)管控薄弱。近年來，企業(yè)異地分、子公司時有以下問題出現(xiàn)：私自對外借款或挪用公司款項(xiàng)、侵占銷售貨款、私設(shè)小金庫、虛增費(fèi)用少計(jì)收入等等。外地機(jī)構(gòu)因?yàn)榈赜?、人員和管理成本制約及管理幅度和深度不足等原因，使得其存在極大的風(fēng)險。中小企業(yè)須對外地辦事處、分公司、子公司做好以下工作：加強(qiáng)內(nèi)控建設(shè)，完善財務(wù)會計(jì)核算體系;嚴(yán)格控制對外融資、擔(dān)保權(quán)限，加強(qiáng)投融資的管理;審核發(fā)展戰(zhàn)略;加強(qiáng)預(yù)算管理的編制和執(zhí)行情況;在子公司章程中明確約定子公司的業(yè)務(wù)范圍和審批權(quán)限等。
2.中小企業(yè)用人易出現(xiàn)“任人唯親”的現(xiàn)象。在中國人的傳統(tǒng)觀念中，總是易信賴親近的人，尤其在創(chuàng)業(yè)之初，親近的人更能同甘共苦，這也讓中小企業(yè)主更加傾向任用親近的人。殊不知，這些親近的人卻未必真的能靠得住。一個企業(yè)的長久發(fā)展需要一套行之有效的管理制度和健全的內(nèi)控體系來支撐，而不是靠親戚關(guān)系來維系。企業(yè)內(nèi)控指引要求：企業(yè)應(yīng)遵循德才兼?zhèn)?、以德為先和公開、公平、公正的原則，通過公開招聘、競爭上崗等多種方式選聘優(yōu)秀人才。一個企業(yè)如果喜歡“任人唯親”，將錯失很多優(yōu)秀人才，而人才恰恰是一個企業(yè)最重要的生產(chǎn)力，沒有優(yōu)秀的人才，該企業(yè)注定走不遠(yuǎn)。
(二)風(fēng)險評估
中小企業(yè)在經(jīng)營管理過程中往往沒有系統(tǒng)的風(fēng)險識別和評估，主要靠企業(yè)主的經(jīng)營直覺和判斷，對重大事項(xiàng)的處理易出現(xiàn)風(fēng)險評估不足的現(xiàn)象，如：(1)研發(fā)新產(chǎn)品跟市場脫節(jié)：為了研發(fā)而研發(fā)，未真正理解公司的技術(shù)瓶頸或技術(shù)突破點(diǎn);部分研發(fā)人員對生產(chǎn)流程和產(chǎn)品原理掌握得不夠透徹。(2)現(xiàn)金流風(fēng)險：只要有訂單就接，未嚴(yán)格核算其收益;未考慮資金時間價值成本;輕視資金流對公司帶來的風(fēng)險。
(三)控制活動
1.公章、財務(wù)章等印鑒管理不善
中小企業(yè)里經(jīng)常會出現(xiàn)出納、財務(wù)負(fù)責(zé)人或其他企業(yè)主信任的人保管所有印鑒甚至空白支票的現(xiàn)象，這種做法為舞弊的產(chǎn)生提供了條件。應(yīng)用指引規(guī)定：嚴(yán)禁將辦理資金支付業(yè)務(wù)的相關(guān)印章和票據(jù)集中一人保管。建議中小企業(yè)將公章交由辦公室保管，財務(wù)章交由財務(wù)負(fù)責(zé)人保管，法人私章或其他姓名章交由其本人保管。
2.銷售人員權(quán)限過大，不相容職務(wù)未能分離
因人員數(shù)量的限制，在一些中小企業(yè)中常有銷售員自己跟客戶送樣談價格，價格談妥之后，自己跟客戶簽訂銷售合同，同時還兼送貨、開立收據(jù)和收款工作的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象被稱為“跟單”，一筆訂單從頭跟到尾，這樣確實(shí)便于工作的持續(xù)開展和有效跟進(jìn)。但銷售員身兼數(shù)職，集定價權(quán)、簽訂銷售合同、送貨、收款于一身，如果缺乏監(jiān)督，容易發(fā)生挪用企業(yè)銷售款，甚至卷款逃跑的事情。
3.現(xiàn)金管理欠缺，現(xiàn)金收據(jù)缺乏管控
中小企業(yè)發(fā)生財務(wù)人員卷款逃跑的事情并不鮮見，內(nèi)控指引要求企業(yè)辦理資金收付業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)遵守現(xiàn)金和銀行存款管理的有關(guān)規(guī)定，不得由一人辦理貨幣資金全過程業(yè)務(wù)。中小企業(yè)須加強(qiáng)現(xiàn)金收支的管控，當(dāng)日貨款當(dāng)日須及時繳存，處理現(xiàn)金收支避免一人辦理完全過程，過程中須設(shè)復(fù)核及監(jiān)督之崗位。
4.疏于合同管理
中小企業(yè)因?yàn)槿藛T的限制，大多沒有設(shè)置專門的法務(wù)部，甚至沒有熟悉相關(guān)法律的人員，發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時，很多直接采用合作方的合同模板，對己方權(quán)益考慮不足，待發(fā)生糾紛時，往往是啞巴吃黃連，有苦說不出。更有甚者，連合同都不簽，連最基本的權(quán)益都無法保障，將自己置于“人為刀俎，我為魚肉”的處境。
(四)信息與溝通
1.反舞弊機(jī)制不夠完善。中小企業(yè)因內(nèi)控制度不及大型企業(yè)完善，其舞弊現(xiàn)象也更嚴(yán)重，如：采購人員收受回扣，研發(fā)人員將研發(fā)成果私有化，銷售人員用公司的資源為個人謀取私利。中小企業(yè)主須加強(qiáng)反舞弊的打擊力度，具體措施有：通過《員工手冊》、保密協(xié)議及競業(yè)協(xié)議等來約束員工的行為準(zhǔn)則，對關(guān)鍵崗位的員工進(jìn)行背景調(diào)查，建立舉報程序等。
2.信息系統(tǒng)尚須進(jìn)一步優(yōu)化和整合。部分小型企業(yè)還沒有一套行之有效的信息系統(tǒng)，而部分中型企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識到信息系統(tǒng)的重要性，已有能滿足日常需要的ERP系統(tǒng)，還有一部分中型企業(yè)，則有多套系統(tǒng)：供應(yīng)鏈、財務(wù)系統(tǒng)、CRM、OA等，但企業(yè)的資源卻得不到很好地整合，另外購買的軟件未必真正適合公司的流程，有時為了適應(yīng)系統(tǒng)而不得不更改實(shí)際流程。
(五)內(nèi)部監(jiān)督
部分中小企業(yè)內(nèi)部審計(jì)缺失。內(nèi)部審計(jì)是公司內(nèi)部實(shí)施監(jiān)督、控制、評價的重要手段，它可以監(jiān)督各項(xiàng)制度、計(jì)劃的貫徹情況，可以揭示經(jīng)營管理的薄弱環(huán)節(jié)，發(fā)揮著重要的內(nèi)部監(jiān)督職能。但大多數(shù)中小企業(yè)沒有設(shè)立專門的內(nèi)審機(jī)構(gòu)，即使設(shè)立了，也存在諸多問題：內(nèi)審機(jī)構(gòu)缺乏獨(dú)立性;內(nèi)審人員經(jīng)驗(yàn)和能力不足;內(nèi)審業(yè)務(wù)得不到企業(yè)主的支持和重視。因此，中小企業(yè)主在抓生產(chǎn)經(jīng)營的同時，須給予內(nèi)審工作足夠的重視，根據(jù)企業(yè)規(guī)模，可采取設(shè)立兼職內(nèi)審、交叉檢查等方式加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督，還可以采取內(nèi)審?fù)獍绞?，通過外聘中介機(jī)構(gòu)開展內(nèi)審，既降低成本又能有效進(jìn)行監(jiān)督，讓內(nèi)審工作促進(jìn)企業(yè)的良性發(fā)展。
