中原油田作為特大型國有企業(yè)每年物資采購金額在50億元以上，而物資采購審計(jì)是對物資采購計(jì)劃、合同、招標(biāo)、供貨商選擇、物資管理等全過程實(shí)施的監(jiān)督和評(píng)價(jià)，按照傳統(tǒng)的審計(jì)方法開展物資采購及管理審計(jì)，面對每年上萬份采購合同，幾十萬份物料憑證，審計(jì)項(xiàng)目開展難度大、時(shí)間長、效果不明顯，從而不能充分發(fā)揮審計(jì)在物資采購方面的預(yù)警和防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的作用。當(dāng)前，中原油田AIS審計(jì)查證系統(tǒng)的成功上線，為提高物資采購審計(jì)的成功開展創(chuàng)造了良好條件，本文就如何在ERP環(huán)境下搞好物資采購審計(jì)，從而提高審計(jì)效率、降低審計(jì)成本、提高審計(jì)質(zhì)量進(jìn)行探討。
1 依法審計(jì)
通過中國石化審計(jì)信息集成管理系統(tǒng)，學(xué)習(xí)掌握國家、集團(tuán)公司有關(guān)物資采購管理方面的法律法規(guī)、文件制度，做到依法依規(guī)審計(jì)。
中國石化審計(jì)信息集成管理系統(tǒng)是中國石化自行開發(fā)的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，該系統(tǒng)除對審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施全程線上操作和質(zhì)量控制外，同時(shí)也是審計(jì)人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)、信息交流的重要網(wǎng)上平臺(tái)，其法律法規(guī)庫和公司文件庫是審計(jì)人員獲取最新法律法規(guī)、公司文件的信息源。因此在開展物資審計(jì)項(xiàng)目前，審計(jì)組要通過集成管理系統(tǒng)深入學(xué)習(xí)掌握集團(tuán)公司制定的《物資資源市場管理辦法》《物資采購渠道管理規(guī)定》《物資招標(biāo)采購管理辦法》《合同管理辦法》《物資采購價(jià)格管理暫行規(guī)定》《物資供應(yīng)質(zhì)量管理規(guī)定》《重要設(shè)備材料監(jiān)造管理辦法》等，針對招標(biāo)和合同管理方面還要了解《合同法》《招標(biāo)法》等有關(guān)國家法規(guī)，對于采購價(jià)格、質(zhì)量、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等方面還要了解油田的具體規(guī)定，在此基礎(chǔ)上編制審計(jì)方案，才能合理確定審計(jì)內(nèi)容，把握重點(diǎn)，做到“有的放矢”。
2 抓住審計(jì)重點(diǎn)
通過了解物資供應(yīng)部門內(nèi)部控制制度健全及執(zhí)行情況，確定審計(jì)重點(diǎn)。
（1）審查各職能崗位設(shè)置是否遵從內(nèi)部牽制和不相容原則，ERP主數(shù)據(jù)維護(hù)人員權(quán)限設(shè)置是否符合中石化集團(tuán)（股份）公司內(nèi)控要求。重點(diǎn)關(guān)注：物資需求計(jì)劃是否真正由生產(chǎn)部門提出，由采購部門執(zhí)行；物資采購是否與物資驗(yàn)收實(shí)現(xiàn)崗位分離；物資的采購、存儲(chǔ)和領(lǐng)用與會(huì)計(jì)核算是否分離；付款與審核是否實(shí)現(xiàn)崗位分離；大數(shù)額采購業(yè)務(wù)審批人的審批金額是否與其審批權(quán)限相符合。
（2）物資采購管理部門內(nèi)部是否實(shí)行計(jì)劃、采購、質(zhì)檢、合同審核、申請付款等環(huán)節(jié)相互監(jiān)督的分段管理模式。物資供應(yīng)部門在ERP系統(tǒng)中設(shè)計(jì)計(jì)劃、采購等崗位的權(quán)限時(shí)，是否遵從內(nèi)部牽制和不相容原則。
（3）關(guān)注物資計(jì)劃編制與審核時(shí)的主數(shù)據(jù)維護(hù)，通過穿行測試了解主數(shù)據(jù)維護(hù)人員是否按規(guī)定程序?qū)徟蟮奈锪现鲾?shù)據(jù)及時(shí)維護(hù)到ERP系統(tǒng)，并做到一物一碼。
（4）采購渠道的確定與控制是否符合中石化集團(tuán)公司要求。目前中國石化建立了統(tǒng)一的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。ERP供應(yīng)商準(zhǔn)入按規(guī)定審批后，物資部門是否通過供應(yīng)商電子檔案管理系統(tǒng)申請、錄入、修改供應(yīng)商主數(shù)據(jù)以及供應(yīng)商產(chǎn)品目錄，是否啟用供應(yīng)商產(chǎn)品目錄增強(qiáng)程序控制采購渠道。
（5）在ERP環(huán)境下采購訂單執(zhí)行完成的當(dāng)月，物資供應(yīng)部門在ERP系統(tǒng)中針對價(jià)格、質(zhì)量、供貨周期、服務(wù)供應(yīng)商是否按規(guī)定執(zhí)行進(jìn)行動(dòng)態(tài)量化考核，并及時(shí)上報(bào)考核結(jié)果，是否對考核結(jié)果不佳的供應(yīng)商進(jìn)行新的資質(zhì)認(rèn)定或取消入網(wǎng)資質(zhì)。
3 利用信息化手段成功開展物資采購審計(jì)
3.1 了解ERP環(huán)境下物資計(jì)劃編制與審核是否符合中石化規(guī)定，并及時(shí)實(shí)施
（1）對于采油廠、鉆井公司等生產(chǎn)單位上報(bào)的物資計(jì)劃，經(jīng) ERP系統(tǒng)審批后要及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地錄入（或批量導(dǎo)入）ERP系統(tǒng)，對于因系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護(hù)不及時(shí)，影響正常物資采購的要落實(shí)責(zé)任。對于超過需求日期3個(gè)月以上且未完成的采購計(jì)劃、未按規(guī)定核銷的，審計(jì)組要查明原因。
（2）通過物資采購計(jì)劃執(zhí)行情況表，審查采購計(jì)劃執(zhí)行情況。 根據(jù)公司代碼、物料、供應(yīng)商、訂單日期等信息查詢物資采購計(jì)劃的執(zhí)行情況，審查內(nèi)容包括：物料編碼、物料名稱、采購訂單類型、計(jì)劃采購數(shù)量、訂單數(shù)量、實(shí)際收貨數(shù)量、訂單數(shù)量-收貨數(shù)量、計(jì)劃數(shù)量-收貨數(shù)量、計(jì)劃執(zhí)行率等，以檢查配置采購是否按計(jì)劃完成；對于實(shí)際收貨數(shù)量遠(yuǎn)大于訂單數(shù)量的業(yè)務(wù)要重點(diǎn)審計(jì)，對于計(jì)劃執(zhí)行率很低的采購業(yè)務(wù)要查明原因，審查分析采購計(jì)劃上報(bào)是否與生產(chǎn)需要嚴(yán)重脫節(jié)。
3.2 審查批量物資采購招標(biāo)情況
審查批量物資采購的招標(biāo)情況是否符合股份公司和油田規(guī)定，審查物資供應(yīng)部門是否根據(jù)集中招標(biāo)結(jié)果，創(chuàng)建框架協(xié)議，并在ERP系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建采購訂單。
（1）審查大宗物資采購招標(biāo)過程是否符合“公開選購、公平競爭、公正交易”的原則，審查在招標(biāo)、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)和定標(biāo)過程中有無違反規(guī)定程序、私自與供貨商串通、泄露招標(biāo)信息等情況。審查有關(guān)招標(biāo)文書的內(nèi)容是否完整、嚴(yán)密，有關(guān)條款規(guī)定是否得到切實(shí)遵守。采用公開招標(biāo)方式的，審查對外發(fā)布的招標(biāo)信息是否全面、準(zhǔn)確，發(fā)布范圍是否具有廣泛性，參與招標(biāo)的投標(biāo)人是否合格；采用邀請招標(biāo)的，審查接受邀請的投標(biāo)單位是否具有良好信譽(yù)、資質(zhì)和財(cái)務(wù)狀況，是否邀請3個(gè)以上投標(biāo)人參加。
（2）審查電子商務(wù)和ERP系統(tǒng)內(nèi)的采購訂單是否及時(shí)錄入。目前ERP上網(wǎng)采購物資通過接口下載詢比價(jià)信息和上傳采購訂單；非上網(wǎng)采購物資依據(jù)詢價(jià)單、框架協(xié)議創(chuàng)建采購訂單（獨(dú)家采購、寄售采購和委托加工采購除外），完善采購訂單條款后，按規(guī)定權(quán)限審批。電子商務(wù)和ERP系統(tǒng)內(nèi)的同一采購訂單必須保持一致。
3.3 審查采購計(jì)劃完成情況
通過AIS采購訂單清單查詢審計(jì)程序和物資采購清單，檢查配置采購是否按計(jì)劃完成，并審查具體采購業(yè)務(wù)是否真實(shí)、完整，采購價(jià)格及額外損耗是否合理。
（1）通過線上系統(tǒng)提供的自動(dòng)補(bǔ)庫采購訂單清單，與線下補(bǔ)充庫存的采購申請、運(yùn)輸計(jì)劃相核對。
（2）通過線上取得的采購訂單清單，與線下的物資采購計(jì)劃、供應(yīng)商清單、采購合同、招投標(biāo)文件、詢比價(jià)記錄資料相核對。
（3）審查物資采購清單中顯示的物資名稱、數(shù)量、單價(jià)、金額、供應(yīng)商、采購日期等信息，是否與事實(shí)相符，審查采購價(jià)格與中石化指導(dǎo)價(jià)、油田內(nèi)部指導(dǎo)價(jià)相比是否明顯偏高，并審查落實(shí)原因。 （4）通過AIS線上查詢列出定損/超損清單以及財(cái)務(wù)處理情況 ，結(jié)合線下調(diào)查落實(shí)定額外損耗及成因。
3.4 對存貨收、發(fā)、存管理及核算業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)
（1）對入庫存貨的審計(jì)。對于已入庫存貨，要審查入庫到貨清單、產(chǎn)品交付清單及剩余存貨的退料清單，以及倉儲(chǔ)部門的入庫驗(yàn)收單，需要質(zhì)檢部門檢驗(yàn)的還要審查質(zhì)檢證明；對于直接運(yùn)抵生產(chǎn)現(xiàn)場的“直達(dá)料”，要審查相應(yīng)的運(yùn)輸記錄資料和生產(chǎn)單位的接收驗(yàn)收簽字。
（2）通過存貨收發(fā)存報(bào)表審查物資領(lǐng)用、結(jié)存與報(bào)廢、盈虧及處理情況。通過查看存貨收、發(fā)、結(jié)存的數(shù)量、金額，及時(shí)掌握油田及各下屬單位存貨管理的整體情況，通過與實(shí)際庫存數(shù)核對，查看賬實(shí)是否相符；了解油田存貨報(bào)廢、盤盈盤虧、損益處理等特殊業(yè)務(wù)的發(fā)生情況，以便核實(shí)特殊業(yè)務(wù)的合理性、真實(shí)性，以及損益處理的及時(shí)性，檢查是否存在通過存貨人為調(diào)節(jié)利潤的現(xiàn)象。
（3）通過物資動(dòng)態(tài)分析表，按1年以內(nèi)、1～2年、2～3年、3年以上分段查詢物料的數(shù)量和金額，檢查被審計(jì)單位是否存在長期無動(dòng)態(tài)物資形成潛虧的問題，通過穿透查詢相關(guān)的采購訂單、收貨憑證、物料憑證和會(huì)計(jì)憑證，掌握較為完整的物資動(dòng)態(tài)管理信息。
3.5 應(yīng)付款項(xiàng)審計(jì)
通過對應(yīng)付款項(xiàng)實(shí)施審計(jì)，審查是否存在虛列費(fèi)用或收入掛賬等問題。
對于因物資采購形成的應(yīng)付款項(xiàng)，主要包括：應(yīng)付賬款、應(yīng)付內(nèi)部單位款、應(yīng)付票據(jù)、其他應(yīng)付款、預(yù)付賬款等，通過總賬科目→供應(yīng)商統(tǒng)馭明細(xì)賬→憑證的穿透查詢，能夠查詢到發(fā)生額、發(fā)生時(shí)間、余額及供應(yīng)商名稱，集成業(yè)務(wù)產(chǎn)生的應(yīng)付憑證可以查詢到采購訂單等原始憑證單據(jù)流；通過線下追查采購申請單、合同、入庫單、發(fā)票等原始資料，審查是否存在虛列費(fèi)用或收入掛賬等問題，對大額應(yīng)付款項(xiàng)的掛賬供應(yīng)商應(yīng)還應(yīng)進(jìn)行函證或?qū)嵉夭樽C。
利用信息化手段開展物資采購審計(jì)必將取得令人矚目的審計(jì)成果，必將有效促進(jìn)油田物資精細(xì)化管理水平的提高和經(jīng)營效益的提升。
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