【摘要】本文根據科研單位項目預算管理工作需要，在不影響現有會計業(yè)務處理方式方法的基礎上，利用會計核算軟件，增設項目預算管理會計科目，將項目預算批復、執(zhí)行和結題信息納入會計核算，實現對項目明細科目預算和已到經費的雙重指標控制。本文以用友U8財務軟件總賬系統(tǒng)和公益性行業(yè)科研專項為例，介紹具體方法。
【關鍵詞】項目 預算管理 總賬 會計核算 方法
一、科研單位加強項目預算管理的必要性
加強項目預算管理是國家規(guī)范事業(yè)單位財務行為和內部控制的要求：財政部（2012）修訂的《事業(yè)單位財務規(guī)則》增加了嚴格預算執(zhí)行的規(guī)定。財政部、科技部（2012）修訂的《科學事業(yè)單位財務制度》要求單位將批復的預算及時分解、落實，建立健全科研項目預算管理制度。財政部（2012）制定的《行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范（試行）》提出，單位應當充分運用現代科學技術手段加強內部控制。財政部、科技部制定的國家科技支撐計劃、公益性行業(yè)科研專項等經費管理辦法，均強調承擔單位應嚴格執(zhí)行批復的項目預算。
項目預算批復是預算執(zhí)行的法定依據，是會計信息使用者進行決策的基礎，將其與預算執(zhí)行及結題信息納入會計核算符合會計信息質量要求。
單位作為科研項目預算管理的責任主體，只有掌握全面準確的項目預算執(zhí)行數據，才能開展及時有效的項目組織和管理工作，降低項目執(zhí)行風險。分析總結項目預算執(zhí)行過程中存在的問題，可以強化項目預算編制質量，提高項目預算執(zhí)行效率。
二、利用總賬實現項目預算管理的可行性
用友U8財務軟件總賬系統(tǒng)是事業(yè)單位普遍采用的會計核算軟件，軟件支持用戶自主設置包括一級科目在內的會計科目，其憑證制單赤字控制、賬表查詢和年度結轉賬等功能也為本方法的實現提供了便捷的操作平臺。
在設置項目預算管理會計科目方面，財政部（1996）《會計基礎工作規(guī)范》規(guī)定，各單位根據國家統(tǒng)一會計制度的要求，在不影響會計核算要求、會計報表指標匯總和對外統(tǒng)一會計報表的前提下，可以根據實際情況自行設置和使用會計科目。事業(yè)行政單位會計科目的設置和使用，應當符合國家統(tǒng)一事業(yè)行政單位會計制度的規(guī)定。財政部（2012）《事業(yè)單位會計制度》明確，單位可以根據實際情況自行增設、減少或合并某些明細科目。為不影響現有會計核算和對外統(tǒng)一會計報表，本方法作為一種嘗試，增設科目編碼為“1901”、科目名稱為“預算”的資產類一級會計科目，并根據項目經費管理要求設置二至四級明細科目。通過合理定義明細科目間的借貸關系，使三級科目借方余額合計數與貸方余額合計數相等，一級和二級科目余額為零，實現增設的項目預算管理會計科目內部借貸平衡，不對其他會計科目產生影響。
三、利用總賬實現項目預算管理的具體方法
本方法的基本思路是在總賬系統(tǒng)中進行相關的初始設置，發(fā)生需要進行項目預算控制的會計業(yè)務時，先編制預算管理分錄，再按事業(yè)單位會計制度要求進行核算。
本方法的實施分初始設置、預算控制、年度結轉和結題處理四個步驟進行。第一步，初始設置。按照項目性質和管理要求，設置項目預算管理會計科目和項目輔助核算；設置制單赤字控制。第二步，預算控制。按照項目預算批復和調整文件，編制預算指標及其變動會計分錄，作為預算控制的依據。實際發(fā)生支付業(yè)務時，先編制預算管理會計分錄，若系統(tǒng)無赤字提示，則繼續(xù)按照事業(yè)會計制度要求編制事業(yè)會計分錄；若系統(tǒng)發(fā)出赤字提示，則退回相關業(yè)務。第三步，年度結轉。當年未結題項目，隨著新年度賬的建立和結轉，自動將項目相關的預算管理會計科目余額和項目輔助信息結轉至下年繼續(xù)使用。第四步，結題處理。對已完成結題驗收的項目，依據財務驗收文件，編制項目預算管理結題處理分錄，結清項目預算管理相關的全部會計科目余額。在下一會計年度初，清理結題項目相關的基礎信息。
下面以公益性行業(yè)科研專項（A項目）管理為例，介紹如何利用用友U8財務軟件總賬系統(tǒng)實現項目預算管理。（一）初始設置
1. 設置項目預算管理會計科目。根據公益性行業(yè)科研專項經費管理辦法要求和單位預算管理的需要，增設四級項目預算管理會計科目。會計科目的相關說明和A項目的預算批復數見表1。設置項目預算管理會計科目為“項目”和“客戶往來”輔助核算，“項目”反映需要進行預算管理的最小核算單位，“客戶往來”反映項目經費來源單位信息。
2. 設置制單赤字控制。在用友U8財務軟件總賬系統(tǒng)中選擇“設置/選項/憑證”，進入憑證設置頁面，選擇“赤字控制”、“資金及往來科目”。根據單位對項目預算管理的嚴格程度，選擇赤字控制方式。赤字控制方式有“嚴格”和“提示”兩種。
若選擇“嚴格”，則不允許項目預算科目超支。當預算管理會計科目超支時，系統(tǒng)提示“赤字金額”，點擊“確定”后，返回金額輸入界面。此時，系統(tǒng)不支持錄入下一筆會計分錄，也不能保存當前憑證。
若選擇“提示”，則允許項目預算科目超支，超支時只作赤字提示。當項目預算管理會計科目超支時，系統(tǒng)提示“赤字金額，是否繼續(xù)”，點擊“否”，返回金額輸入界面。點擊“是”，可繼續(xù)錄入下一筆會計分錄。保存憑證時，系統(tǒng)提示當前憑證中全部赤字分錄信息，選擇“繼續(xù)”，憑證保存成功；選擇“取消”，返回金額輸入界面。
（二）預算控制
一般情況下，主管部門在批復項目總預算的同時下達第一年度經費，以后再分年下達項目經費?？紤]到項目不同預算科目的執(zhí)行進度與具體項目工作內容和實施進度密切相關，各預算科目在項目實施不同階段執(zhí)行進度不一定均衡，因此，本方法在項目第一筆經費到位時，按批復文件一次性下達全部明細科目預算指標，作為控制明細預算的依據。同時，將累計下達的項目年度經費作為控制項目總支出進度的依據。由此實現對項目明細科目預算和已到經費的雙重控制。
因篇幅所限，本文僅對預算批復與調整，請款、報銷、調賬等日常支出，以及項目結題處理等關鍵環(huán)節(jié)的預算管理和事業(yè)會計分錄的編制進行舉例說明，并利用賬表查詢功能獲取項目預算執(zhí)行信息。
1. 預算批復與調整。
（1）項目預算批復，年度經費到賬。假設A項目批復預算總額為129萬元（各明細科目預算批復數見表1），實施周期2年，其中第一年下達經費69萬元。項目首筆經費到賬的預算管理業(yè)務由下達總預算指標和收年度經費兩步組成。
預算管理分錄：
第一步：下達總預算指標。借：預算——行業(yè)——明細——設備費——A項目15萬元，材料費——A項目18.3萬元，測試化驗加工費——A項目16萬元，燃料動力費——A項目3萬元，差旅費——A項目18萬元，會議費——A項目2萬元，國際合作與交流費——A項目5萬元，出版文獻費——A項目16萬元，勞務費——A項目8萬元，專家咨詢費——A項目6萬元，其他費用——A項目2.7萬元，間接費用——A項目19萬元；貸：預算——行業(yè)——預算指標——A項目129萬元。
第二步：收年度經費。借：預算——行業(yè)——資金到賬——A項目69萬元；貸：預算——行業(yè)——項目執(zhí)行——A項目69萬元。
事業(yè)會計分錄：借：零余額賬戶用款額度——項目支出——類款項69萬元；貸：財政補助收入——項目支出——類款項——A項目69萬元。
（2）項目預算調整批復，調整明細或總預算指標。①假設經批準A項目總預算不變，減少國際合作與交流費5萬元、會議費1萬元，增加測試化驗加工費6萬元。借：預算——行業(yè)——明細——國際合作與交流費——A項目——5萬元，會議費——A項目——1萬元；貸：預算——行業(yè)——預算指標——A項目——6萬元。借：預算——行業(yè)——明細——測試化驗加工費——A項目6萬元；貸：預算——行業(yè)——預算指標——A項目6萬元。②假設經批準項目總預算增加8萬元，增加的明細科目為材料費。借：預算——行業(yè)——明細——材料費——A項目8萬元；貸：預算——行業(yè)——預算指標——A項目8萬元。
2. 日常支出核算。項目日常支出業(yè)務主要有請款和報銷兩類，為實現對明細科目預算的有效控制，項目請款須按用途占用對應的明細預算指標。報銷時，根據資金實際支付情況增加或減少明細預算指標占用。當預算管理會計分錄出現赤字提示時，暫停后續(xù)業(yè)務處理，退回項目經辦人員。
（1）A項目購置服務器5臺，每臺價值2萬元，驗收后付款。
預算管理分錄：借：預算——行業(yè)——項目執(zhí)行——A項目10萬元；貸：預算——行業(yè)——明細——設備費——A項目10萬元。
事業(yè)會計分錄：借：事業(yè)支出——財政——項目支出——辦公設備購置——A項目10萬元；貸：零余額賬戶用款額度——項目支出——類款項10萬元。借：固定資產10萬元；貸：非流動資產基金——固定資產10萬元。
（2）A項目參加人甲申請差旅費現金5萬元。報銷時，經審核確認差旅費支出5.2萬元，需補付現金0.2萬元。
請款業(yè)務：①預算管理分錄：借：預算——行業(yè)——項目借款——A項目5萬元；貸：預算——行業(yè)——明細——差旅費——A項目5萬元。②事業(yè)會計分錄：借：其他應收款——A項目——甲5萬元；貸：庫存現金——項目支出——類款項5萬元。
報銷業(yè)務：①預算管理分錄：借：預算——行業(yè)——項目執(zhí)行——A項目5.2萬元；貸：預算——行業(yè)——項目借款——A項目5萬元，預算——行業(yè)——明細——差旅費——A項目0.2萬元。②事業(yè)會計分錄：借：事業(yè)支出——財政——項目支出——差旅費——A項目5.2萬元；貸：其他應收款——A項目——甲5萬元，庫存現金——項目支出——類款項0.2萬元。
（3）A項目參加人乙辦理與丁公司項目測試合同（合同總額12萬元，預付3萬元，測試完成后付9萬元，開全額發(fā)票）的預付款和結算業(yè)務。
預付款業(yè)務：①預算管理分錄：借：預算——行業(yè)——項目借款——A項目3萬元；貸：預算——行業(yè)——明細——測試化驗加工費——A項目3萬元。②事業(yè)會計分錄：借：預付賬款——A項目——丁公司3萬元；貸：零余額賬戶用款額度——項目支出——類款項3萬元。
測試完成后結算業(yè)務：①預算管理分錄：借：預算——行業(yè)——項目執(zhí)行——A項目12萬元；貸：預算——行業(yè)——項目借款——A項目3萬元，預算——行業(yè)——明細——測試化驗加工費——A項目9萬元。②事業(yè)會計分錄：借：事業(yè)支出——財政——項目支出——委托業(yè)務費——A項目12萬元；貸：預付賬款——A項目——丁公司3萬元，零余額賬戶用款額度——項目支出——類款項9萬元。
（4）A項目召開咨詢會議，參加人甲預借專家咨詢費現金0.5萬元。報銷時，確認專家咨詢費支出0.4萬元，退回現金0.1萬元；會議費支出0.7萬元，需向甲公務卡還款。
請款業(yè)務：①預算管理分錄：借：預算——行業(yè)——項目借款——A項目0.5萬元；貸：預算——行業(yè)——明細——專家咨詢費——A項目0.5萬元。②事業(yè)會計分錄：借：其他應收款——A項目——甲0.5萬元；貸：庫存現金——項目支出——類款項0.5萬元。報銷業(yè)務：①預算管理分錄：借：預算——行業(yè)——項目執(zhí)行——A項目1.1萬元；貸：預算——行業(yè)——項目借款——A項目0.5萬元，預算——行業(yè)——明細——專家咨詢費——A項目——0.1萬元，會議費——A項目0.7萬元。②事業(yè)會計分錄：借：事業(yè)支出——財政——項目支出——專家咨詢費——A項目0.4萬元，會議費——A項目0.7萬元，庫存現金——項目支出——類款項0.1萬元；貸：其他應收款——A項目——甲0.5萬元，零余額賬戶用款額度——項目支出——類款項0.7萬元。
（5）經復核發(fā)現應由A項目負擔的勞務費0.5萬元，誤記入同類別的B項目，需進行賬務調整。①預算管理分錄：借：預算——行業(yè)——項目執(zhí)行——A項目0.5萬元；貸：預算——行業(yè)——明細——勞務費——A項目0.5萬元。借：預算——行業(yè)——項目執(zhí)行——B項目——0.5萬元；貸：預算——行業(yè)——明細——勞務費——B項目——0.5萬元。②事業(yè)會計分錄：借：事業(yè)支出——財政——項目支出——勞務費——A項目0.5萬元；貸：事業(yè)支出——財政——項目支出——勞務費——B項目0.5萬元。
3. 結題處理。對當年未結題項目，隨著新年度賬的建立和結轉，系統(tǒng)自動將相應科目余額和項目輔助信息結轉至下年，繼續(xù)使用。對已結題項目按照驗收文件清理預算指標，結清項目相關的各預算科目余額。其中“預算指標”與“資金到賬”科目余額對沖，結清項目總預算指標和全部到賬資金；全部“明細預算”與“項目執(zhí)行”科目余額對沖，結清各明細預算科目結余指標和項目結余資金。
假設經驗收，主管部門批復A項目結余3萬元（分別為設備費1萬元、材料費2萬元）。①預算管理分錄：借：預算——行業(yè)——預算指標——A項目137萬元（129+8）；貸：預算——行業(yè)——資金到賬——A項目137萬元。借：預算——行業(yè)——項目執(zhí)行——A項目3萬元，預算——行業(yè)——項目執(zhí)行——A項目3萬元；預算——行業(yè)——明細——設備費——A項目1萬元，材料費——A項目2萬元。②事業(yè)會計分錄：借：財政補助結轉——A項目3萬元；貸：財政補助結余——A項目3萬元。
4. 項目預算執(zhí)行信息查詢。完成上述預算批復調整和日常業(yè)務后（不包括結題處理業(yè)務），A項目各明細預算科目指標、借款、項目總指標、已到賬資金和可用資金等情況見表2。利用總賬的賬表查詢功能，還可根據需要生成多種形式的項目預算執(zhí)行統(tǒng)計表。
本文提出的項目預算管理方法是將項目預算批復、執(zhí)行和結題信息全部納入會計核算，優(yōu)點為：①將預算批復和執(zhí)行信息納入會計核算，實現項目明細科目預算和已到資金雙重控制，提高預算控制的時效性。②項目預算和結題批復法定文件作為預算管理會計核算的原始憑證，納入會計檔案管理，避免預算批復、執(zhí)行和結題資料保管脫節(jié)現象，使會計檔案更加完整。③按照本方法進行預算信息會計處理，能夠隨時獲得項目批復總指標、各明細科目預算指標及其變動，明細科目預算執(zhí)行及結余，年度到賬資金、累計到賬資金及其執(zhí)行，結余資金處理等情況，可為會計信息使用者提供更為全面有用的信息。④項目預算批復、執(zhí)行和結題處理信息全部在一個系統(tǒng)中記錄和反映，便于實現會計信息的公開和共享，有利于財務監(jiān)督和績效評價。⑤增設的項目預算管理會計科目獨立于事業(yè)單位會計制度規(guī)定的科目，項目預算管理分錄和事業(yè)會計分錄同步記錄、互不干擾，不影響國家統(tǒng)一會計制度對會計核算和報表的要求。⑥本方法不需進行專門的軟件研發(fā)，也不需要增加硬件配置，無需資金投入。
四、結語
本文提出了利用現有會計核算軟件實現科研單位項目預算管理的方法，該方法也適用于對基本支出的預算管理。若同時加以利用，可為單位實現全預算管理創(chuàng)造條件。本方法的缺點是按現有事業(yè)單位會計制度要求編制事業(yè)會計分錄的同時，需要額外編制項目預算管理會計分錄，增加會計人員的業(yè)務工作量。
主要參考文獻
1. 財政部.事業(yè)單位財務規(guī)則.財政部令第68號，2012-02-07
2. 財政部，科技部.科學事業(yè)單位財務制度.財教［2012］502號，2012-12-28
3. 財政部.行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范（試行）.財會［2012］21號，2012-11-29
【作 者】
閆秀杰（高級會計師）
【作者單位】
（中國地震局地球物理研究所 北京 100081）
