文 王愛花
《會計法》規(guī)定，各單位應(yīng)當(dāng)保證會計賬簿之間相對應(yīng)的記錄相符;財政部制定的《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》(財會字[1996]19號)也規(guī)定，各單位應(yīng)定期對會計賬簿進(jìn)行檢查核對，包括對不同會計賬薄之間的賬簿記錄進(jìn)行核對，以保證賬賬相符。
本文討論的賬賬不符，主要指總賬與明細(xì)賬、總賬與日記賬不相符的情況。而按賬簿提供指標(biāo)的詳細(xì)程度分類，日記賬又歸類于明細(xì)賬范疇。因此，以下所述賬賬不符，是指期末對賬時總賬具體科目的余額與其所屬明細(xì)賬(含日記賬，下同)余額合計數(shù)不相等的情況。
總賬與明細(xì)賬不符的原因分析
導(dǎo)致總賬與明細(xì)賬不符的原因，大致包括如下幾個方面：
(一)記賬誤漏
記賬誤漏的情況主要包括：(1)記錯數(shù)字。如記倒數(shù)字組合、記錯數(shù)字位置、以及其他記錯數(shù)字的情況。(2)記反方向。指將應(yīng)記錄在借方的發(fā)生額誤記在貸方，或者相反。(3)記錯總賬科目或明細(xì)賬科目，即串戶。除對同一總賬科目所屬明細(xì)科目之間的串戶外，總賬科目串戶或者不同總賬科目所屬明細(xì)科目之間串戶，也將導(dǎo)致賬賬不符。(4)記重、漏記。記重，是指對總賬或明細(xì)重復(fù)記錄;漏記，是指應(yīng)記而未記。
(二)記賬憑證或匯總憑證編錯
記賬憑證或匯總憑證編錯的情況主要包括：(1)用錯科目。記賬憑證上填寫的科目錯誤，而憑以登記明細(xì)賬的記賬憑證附件應(yīng)記明細(xì)科目無誤，導(dǎo)致總賬結(jié)出的余額與明細(xì)賬余額合計數(shù)不符。(2)填錯數(shù)字。當(dāng)明細(xì)科目根據(jù)記賬憑證附件或根據(jù)同一科目多個明細(xì)賬戶金額的同一記賬憑證記賬時，記賬憑證填寫作為多個附件或明細(xì)科目合計數(shù)的總賬科目金額如果填錯，也將導(dǎo)致總賬與明細(xì)賬不符。(3)填反方向。當(dāng)明細(xì)科目按照記賬憑證的附件應(yīng)記科目登記時，記賬憑證填反方向?qū)?dǎo)致總賬與明細(xì)賬不符。(4)匯總錯誤。憑匯總憑證登記總賬的單位，如果將某一號或某幾號記賬憑證的發(fā)生額匯錯、匯漏、匯重數(shù)字，或匯錯科目、匯錯方向，也將使憑以登記的總賬隨之記錯發(fā)生額和結(jié)錯余額，從而導(dǎo)致總賬與明細(xì)賬不符。
(三)賬戶余額結(jié)錯
正常情況下，在進(jìn)行總賬與明細(xì)賬核對時，總賬科目余額試算平衡工作已經(jīng)完成。因此，除損益類科目外，賬戶余額結(jié)錯而導(dǎo)致總賬與明細(xì)賬不符的，主要指的是明細(xì)賬戶結(jié)錯余額。結(jié)錯余額的具體原因也較多，如應(yīng)加反減、應(yīng)減反加、記錯位、記倒數(shù)字，以及其他原因?qū)е掠囝~結(jié)錯、記錯等。
總賬與明細(xì)賬不符原因的查找步驟和方法
(一)賬賬不符的查找程序
第一步，再次核對，重算余額，確定差異額：(1)明細(xì)科目余額重新加總與總賬核對。如果一個總賬科目有兩個以上明細(xì)科目且期末有余額時，如對賬時發(fā)現(xiàn)不符，應(yīng)將明細(xì)科目余額再次進(jìn)行加總，至少要求達(dá)到兩次加總的合計數(shù)一致，才能確認(rèn)總賬與明細(xì)賬是否真的不相符。(2)核對發(fā)生額。損益類科目，期末均應(yīng)無余額，但由于結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤的認(rèn)定數(shù)字有錯等原因，有時會造成總賬或明細(xì)賬一方無余額而另一方有余額，核對時則應(yīng)以加總明細(xì)科目發(fā)生額為主。
對于再次核對后總賬與明細(xì)賬仍不相符的科目，則可將本期有發(fā)生額的每個明細(xì)科目余額重新計算一遍，測試是否因結(jié)錯明細(xì)科目余額而導(dǎo)致總賬與明細(xì)賬不符。
通過再次核對和重算余額，確認(rèn)余額并沒有結(jié)錯但總賬與明細(xì)賬仍然不一致時，就應(yīng)計算出總賬與明細(xì)賬的差異額，以便進(jìn)一步選擇適當(dāng)?shù)牟檎曳椒ā?br />
第二步，選擇適當(dāng)?shù)牟檎曳椒ú⑦M(jìn)行查找。當(dāng)總賬與明細(xì)賬差異額確定后，應(yīng)視不同情況選擇使用不同方法進(jìn)行查找：首先可用本數(shù)法，看有無漏記、重記、漏匯、重匯相當(dāng)于差異額數(shù)字的情況;如無，再采用除二法，查找有無記反、匯反相當(dāng)于差異額一半的情況;如果再無效果或者不能采用除二法，則再采用除九法，查找有無誤將發(fā)生額記錯位、將數(shù)字組合位置記倒等情況;如果還無效果或不能采用除二法、除九法，則可采用勾兌法，以查找記賬過程中的其他誤漏。
當(dāng)然，實際操作中，并非一定要機(jī)械地套用上述步驟和方法，會計人員也可以根據(jù)自己的經(jīng)驗或?qū)I(yè)判斷，直接選用其中一種或幾種以及本文沒有介紹的方法進(jìn)行查找。
(二)編錯記賬憑證或匯總憑證導(dǎo)致總賬與明細(xì)賬不符的檢查
在編制記賬憑證時填錯科目、填錯金額、寫反方向，或者在編制登記總賬的匯總憑證時匯錯科目、匯錯金額、匯反方向等，導(dǎo)致總賬與明細(xì)賬不符的，可采用加計復(fù)核法檢查。具體做法是：(1)如果懷疑記賬憑證有錯，則將記賬憑證的用于登記明細(xì)賬的同科目附件進(jìn)行同方向金額加總，或者將同一記賬憑證的同一科目多個明細(xì)賬戶金額相加，檢驗其加總數(shù)是否與記賬憑證相應(yīng)科目發(fā)生額相等。如果不等，就證明記賬憑證編制可能有錯，再進(jìn)行追蹤檢查，找出具體誤漏所在。(2)如果懷疑匯總憑證有錯，則將列入?yún)R總的記賬憑證的相同科目的同方向發(fā)生額進(jìn)行加總，檢驗其加總數(shù)是否與匯總憑證的同科目發(fā)生額相等。如果不等，就說明匯總憑證可能有錯，再進(jìn)行追蹤檢查，找出具體誤漏所在。
(三)記賬誤漏導(dǎo)致總賬與明細(xì)賬不符的檢查方法
確認(rèn)總賬與明細(xì)賬的差異額后，可根據(jù)差異額和賬簿記錄的具體情況選擇下列檢查方法查找不符的具體原因：
1.本數(shù)法，又稱除一法。是直接查找與差異額相等的總賬科目或明細(xì)科目發(fā)生額，與據(jù)以記賬的憑證相核對，就可能找出因漏記、重記或記賬串戶而發(fā)生的總賬與明細(xì)賬不符的原因。也可以先查找與差異額相等的記賬憑證，與賬簿記錄核對。
2.除二法。主要用于總賬或明細(xì)賬登記時發(fā)生額記反方向。因為記反方向的差異額為本數(shù)的二倍，所以具體操作時，應(yīng)先將總賬與明細(xì)賬差異額除以2，如果該差異額分位為奇數(shù)時，則不能適用除二法;差異額分位及以上為偶數(shù)或0時，則以差異額除以2得出的商，去查找記賬憑證的總賬科目或明細(xì)科目中與此相等的發(fā)生額，這個發(fā)生額就可能是記反方向的金額，再以此去追蹤查找該發(fā)生額賬簿記錄，就可能查清總賬與明細(xì)賬差異的原因。
3.除九法。除九法主要用于查找記賬時誤將發(fā)生額記錯位，將數(shù)字組合位置記倒等。這些差錯的共同特點(diǎn)是導(dǎo)致總賬與明細(xì)賬的差異額能被9除盡，如果不能除盡則不適用此法。查找的具體做法有：(1)懷疑是數(shù)字記錯位的，可用差異額除以9的商去查找記賬憑證上的相同或相似數(shù)字，這個數(shù)字的記錯位就可能是差異的原因。例如，登記銀行存款日記賬時，將記賬憑證中支票存根875.50誤記成8 755.00，將導(dǎo)致明細(xì)賬余額比總賬少7 879.50，用這差異額除以9，其商為875.50，正是日記賬應(yīng)記數(shù)字即記賬憑證的數(shù)字;(2)懷疑是記倒數(shù)字組合位置的，查找方法要復(fù)雜一些?？傎~與明細(xì)賬的差異額(以下簡稱差異額)如果能被9除盡，則可按以上規(guī)律查找可能被記倒的數(shù)字，然后再將相關(guān)的記賬憑證與賬簿記錄核對，以確認(rèn)是否因記倒數(shù)字而導(dǎo)致的總賬與明細(xì)賬不符。
4.勾對法。本處所謂的勾對法，是指將記賬憑證及其附件與賬簿記錄(主要是明細(xì)賬的記錄) 相核對，以查找記賬過程中的誤漏。勾對法一般是在正確的賬薄記錄及會計憑證相應(yīng)處劃 “√”。具體勾對時應(yīng)注意：(1)勾對時應(yīng)將記賬憑證及其附件與賬簿記錄同時勾對，完畢后凡憑證或賬簿有一方?jīng)]有勾到，就可能是漏填憑證(指未將部分附件計入記賬憑證相應(yīng)科目)、漏登賬簿、記賬串戶或重復(fù)記賬。(2)勾對時，對賬人員應(yīng)集中注意力，充分關(guān)注賬簿有無記倒數(shù)字、記錯金額位數(shù)、記反方向以及其他記錯數(shù)字的情況，一有疑點(diǎn)，即應(yīng)實施追蹤檢查。
值得說明的是，勾對工作量較大，有時也難于查出，但如果采用本數(shù)法、除二法、除九法等，有時則容易得多。
(四)結(jié)錯余額導(dǎo)致總賬與明細(xì)賬不符的檢查
結(jié)錯余額導(dǎo)致總賬與明細(xì)賬不符，包括總賬余額結(jié)錯或明細(xì)賬余額結(jié)錯，或者總賬和明細(xì)賬余額結(jié)記均有錯的情況，但不包括因記賬憑證或匯總憑證編制錯誤而導(dǎo)致總賬余額隨之結(jié)錯的情況。因余額結(jié)錯導(dǎo)致總賬與明細(xì)賬不符的，主要應(yīng)檢查明細(xì)賬余額的結(jié)記。結(jié)錯余額導(dǎo)致賬賬不符的，一般采用重計法查找。所謂重計法，又稱重算法。具體操作時還分兩種做法：
1.憑證檢查法。是按各明細(xì)科目期初余額(期，一般指月，下同)加上本期記賬憑證上該明細(xì)科目的增加發(fā)生額，再減去本期記賬憑證上該明細(xì)科目的減少發(fā)生額，得出該明細(xì)科目期末應(yīng)有余額，再與實際已結(jié)記的余額對照，檢驗其余額是否結(jié)錯，這對明細(xì)科目數(shù)目較少的科目比較適用。
2.賬簿檢查法。是按各明細(xì)科目期初余額加上和減去本期該明細(xì)科目已登記入賬的各筆增減發(fā)生額，得出其期末應(yīng)有余額，檢驗該明細(xì)科目余額結(jié)記是否有錯，這對明細(xì)科目數(shù)目較多的科目比較適用。
