近年來，隨著財政部門一系列綜合改革政策的施行，國家對單位使用財政資金的監(jiān)管越來越嚴格，出臺了許多對行政機關(guān)和事業(yè)單位約束的部門規(guī)章制度。高校作為公益二類事業(yè)單位（其部分資金來源為財政補助，屬于財政補助的非參照公務(wù)員法管理的事業(yè)單位），要參照這些規(guī)章制度執(zhí)行，差旅費管理規(guī)定也是如此。但高校有其自身業(yè)務(wù)特點，對于差旅費的管理，不能簡單套用和照搬行政機關(guān)的規(guī)定，而應(yīng)在遵守國家相關(guān)規(guī)定的前提下，結(jié)合實際擬定符合高校事業(yè)發(fā)展的管理辦法和具體的實施細則，同時可利用信息化手段優(yōu)化報銷單設(shè)計，實現(xiàn)對差旅費的精細化管理。
一、高校差旅費精細化管理的必要性
（一）高校的業(yè)務(wù)特點決定了差旅費管理的復(fù)雜性高校具有自身的業(yè)務(wù)特點：資金來源廣，項目種類多，零星支出多；教學、實驗、科研、行政管理等工作并存。差旅費預(yù)算常見于日常公用經(jīng)費、專項經(jīng)費和縱向、橫向科研經(jīng)費，特別是科研經(jīng)費中差旅費更為常見，導(dǎo)致了差旅費管理的復(fù)雜性。1.參與差旅活動的人員范圍廣，基數(shù)大，差旅費計算復(fù)雜高校有成千上萬的教職工和學生，有類目繁多的科研項目，教職工、學生和科研項目組成員的調(diào)研和交流等經(jīng)濟活動頻繁，除此之外，其他教職員工和非本單位人員也會參與差旅活動，產(chǎn)生的差旅費種類多樣。2.多種類型的差旅活動使支出的合理性和真實性難以判斷高校教學、科研人員的工作時間彈性大，除了教學、科研任務(wù)外，其他時間均可自主支配，出差和調(diào)研活動能自主安排，非工作時間（包括寒暑假）發(fā)生差旅費用的情況非常常見，能否列支相關(guān)差旅支出多憑項目負責人審批確定，至于發(fā)生的支出是否和教學、科研活動相關(guān)，財務(wù)人員難以判斷。
（二）經(jīng)費使用中存在的問題決定了差旅費精細化管理的必要性前已述及，高校的業(yè)務(wù)特點決定了差旅費管理的復(fù)雜性。該復(fù)雜性導(dǎo)致了目前差旅費使用過程中出現(xiàn)了一些問題，歸納起來，主要表現(xiàn)在兩個方面：
1.差旅費核算占用會計資源多，核算成本高高校頻繁的差旅活動導(dǎo)致大量的差旅費報銷業(yè)務(wù)，差旅費票據(jù)的審核計算及信息溝通需要耗費財務(wù)人員大量的時間和精力。具體表現(xiàn)在：差旅費涉及的原始憑證數(shù)量多，審核要點多。財務(wù)人員除了對各類車票、住宿費發(fā)票等的真實性、合法性和完整性進行審核外，還要根據(jù)出差人的職務(wù)職稱、出差事由、出差地點、出差時間等要素和相關(guān)規(guī)定判斷其可報銷金額。由于差旅費的報銷辦法是憑據(jù)報銷與定額包干相結(jié)合，特殊情況下的伙食補助費和公雜費又有不同的標準，因此出差人提供的票據(jù)金額、申請報銷的金額和財務(wù)審定的金額三者之間難免會存在差異。財務(wù)人員要根據(jù)相關(guān)規(guī)定計算出可報銷金額，一旦后二者之間出現(xiàn)差異，財務(wù)人員必須主動同出差人溝通，告之其計算依據(jù)和差異原因。高校差旅活動多，經(jīng)辦人填寫差旅費報銷單和粘貼原始憑證的標準不一致。許多人對差旅費報銷規(guī)定了解得不全面，對報銷單的填寫要求不重視，填寫內(nèi)容不完整，對原始憑證的粘貼欠規(guī)范。高校差旅費精細化管理的探索與實踐財務(wù)人員在審核過程中不得不反復(fù)就這些問題和經(jīng)辦人溝通、修改，導(dǎo)致工作效率低下，核算成本增加。
2.差旅費和其他相關(guān)費用界限不清，核算欠規(guī)范高校的會計科目是參照政府收支經(jīng)濟分類科目設(shè)置的。從商品和服務(wù)支出所屬明細科目核算內(nèi)容來看，容易和差旅費混淆的一般有郵電費、因公出國（境）費用、公務(wù)接待費、其他交通費用等。根據(jù)《中央和國家機關(guān)差旅費管理辦法》，差旅費是指工作人員臨時到常駐地以外地區(qū)公務(wù)出差所發(fā)生的城市間交通費、住宿費、伙食補助費和市內(nèi)交通費。根據(jù)《浙江省機關(guān)工作人員差旅費管理規(guī)定》，差旅費是指工作人員臨時到常駐地（含市轄區(qū)）以外地區(qū)公務(wù)出差所發(fā)生的城市間交通費、住宿費、伙食補助費和公雜費。比較二者的差異，只有市內(nèi)交通費和公雜費范圍的區(qū)別，從浙江省的管理規(guī)定看，后者包括前者，是指工作人員因公出差期間發(fā)生的市內(nèi)交通費用和打印、復(fù)印、傳真、寄送等費用。從上述概念可以看出，差旅費中的住宿費肯定不會發(fā)生在出差人的工作常駐地，而市內(nèi)交通費的范圍卻包含出差期間在常駐地和出差目的地發(fā)生的，打印、復(fù)印、傳真、寄送等費用則只應(yīng)包括出差期間在出差目的地發(fā)生的。因此，非出差期間發(fā)生的市內(nèi)交通費應(yīng)在其他交通費用中核算，常駐地的住宿費應(yīng)根據(jù)用途明確是屬于公務(wù)接待費支出還是屬于會議費支出，出國（境）學術(shù)交流等差旅費支出是否應(yīng)歸類為因公出國（境）費用。在實務(wù)中，伙食補助費和公雜費實行憑據(jù)報銷與定額包干相結(jié)合的辦法，出差人大多會選擇使用定額包干的補助方式，部分人可能會將實際取得的票據(jù)以其他費用形式在其他項目中報銷。此外，由于會計科目設(shè)置欠合理以及出于對三公經(jīng)費總額控制的考慮，高校可能會將一般的市內(nèi)交通費和常駐地的住宿費、出國（境）學術(shù)交流等發(fā)生的支出統(tǒng)統(tǒng)納入差旅費核算范圍。因此，為了提高工作效率，降低差旅費會計核算成本，厘清差旅費和相關(guān)費用的界限，杜絕差旅費的重復(fù)領(lǐng)用，有必要對差旅費實行精細化管理，進一步規(guī)范和加強會計核算口徑，提高高校財務(wù)管理水平。
二、高校差旅費精細化管理的可行性
（一）國家相關(guān)規(guī)定的出臺為高校差旅費精細化管理提供了政策支撐2013 年12 月31 日，財政部印發(fā)了《中央和國家機關(guān)差旅費管理辦法》，自2014 年1 月1 日起施行；2014 年3 月4日，浙江省財政廳印發(fā)了《浙江省機關(guān)工作人員差旅費管理規(guī)定》（以下簡稱管理規(guī)定），自2014年4 月1 日起施行。管理規(guī)定明確要求各單位應(yīng)建立健全公務(wù)差旅審批制度，嚴禁無實質(zhì)內(nèi)容、無明確公務(wù)目的的差旅活動，強調(diào)出差審批單應(yīng)在出差前填寫并作為差旅費報銷的原始憑證；明確了差旅費的概念、范圍和標準，并對一些特殊情況下差旅費補貼的發(fā)放做了規(guī)定，同時也明確了像高校等財政補助的非參照公務(wù)員法管理的事業(yè)單位也要參照執(zhí)行。以此為契機，高校結(jié)合自身特點及時制定相應(yīng)的差旅費管理辦法和實施細則，同步推行差旅費支出的精細化管理，必然能起到事半功倍的作用。
（二）提高財務(wù)管理水平的內(nèi)在需求為高校差旅費精細化管理提供了動力由于差旅費核算占用大量的會計資源，差旅費和相關(guān)費用界限不清，不僅直接導(dǎo)致了會計核算成本高以及會計核算的不規(guī)范、不合規(guī)，而且還影響了高校的財務(wù)工作效率，影響了教職工和學校相關(guān)各方的利益，高校迫切需要通過對差旅費精細化管理來化解財務(wù)部門管理和師生需求之間存在的突出問題和矛盾，提高財務(wù)管理水平。
三、高校差旅費精細化管理的方案設(shè)計
（一）制定符合高校事業(yè)發(fā)展規(guī)律的差旅費管理辦法和實施細則，加強實務(wù)指導(dǎo)性1. 制定差旅費管理辦法高校相關(guān)人員要全面領(lǐng)會管理規(guī)定的精神，把握好政策的精髓。在管理規(guī)定實施日期之前，在遵守相關(guān)規(guī)定的前提下，結(jié)合學校實際，參照上級文件規(guī)范的內(nèi)容，制定并發(fā)布符合自身事業(yè)發(fā)展的差旅費管理辦法，作為學校差旅費管理的指導(dǎo)性文件。同時應(yīng)設(shè)計好符合實際的《出差審批單》可增加出差人“職務(wù)/職稱”一欄，方便差旅費報銷時財務(wù)審核人員核查出差人乘坐的交通工具是否符合規(guī)定，以及比對住宿費是否超限額標準。2. 編制差異對比表在制定管理辦法的過程中，高校要將擬實施的管理辦法和原規(guī)定進行對比，整理形成《差旅費開支新老規(guī)定主要差異對比表》，以利于在內(nèi)部培訓和對外政策宣傳時加強各方對新政策的理解。3. 制定實施細則高校要根據(jù)自身的業(yè)務(wù)特點和以往差旅費使用中出現(xiàn)的常見問題，制定具體的實施細則，盡可能地列舉出各種可能發(fā)生的情況并提供解決方案。如：學生因何種目的出差，出差之前如何審批，乘坐交通工具的等級如何確定，住宿費限額標準是多少，是否能享受伙食補助費和公雜費，相關(guān)標準如何確定等等；教職員工在科研經(jīng)費中列支的差旅費是否要履行審批前置手續(xù)，誰來審批；課題組的非本校在職人員是否享受出差補貼，項目組聘用的臨時人員為課題服務(wù)發(fā)生的差旅費是否可以列支等等。
（二）在優(yōu)化報銷單的填制上輔之以信息化管理手段，增強操作便捷性優(yōu)化差旅費報銷單的填制，既要方便經(jīng)辦人的填寫和批準人的審批，也要方便財務(wù)人員的審核。申報———批準———審定的流程應(yīng)留下痕跡，便于明確各方責任。《差旅費報銷單》要求經(jīng)辦人將除財務(wù)審定金額的各欄外，其他項目欄據(jù)實填寫完整后提交批準人審批；《差旅費報銷單》的說明中還強調(diào)了單次出差相關(guān)費用應(yīng)一次報銷完畢的規(guī)定；報銷項目欄橫向按差旅費的四項組成內(nèi)容加上其他及合計分欄列示，縱向按單據(jù)張數(shù)、單據(jù)金額、申請報銷金額、財務(wù)審定金額分項列示，簡單明了。實現(xiàn)信息化管理的高校還可利用網(wǎng)上預(yù)約報銷平臺，通過信息化手段來管理差旅費報銷單的填制，用計算機固定審核公式來自動審定經(jīng)辦人填寫的正確與否。如，伙食補助費和公雜費的報銷限額由系統(tǒng)根據(jù)相關(guān)設(shè)定條件自動生成、住宿費標準根據(jù)地區(qū)核定的標準不同設(shè)置報銷限額、各類欄目填寫內(nèi)容出錯時系統(tǒng)自動提示，等等，以減少經(jīng)辦人的填寫差錯率，增強操作便捷性。
（三）修改相關(guān)費用報銷規(guī)定，防止差旅費重復(fù)領(lǐng)用如前所述，由于新政策對伙食補助費和公雜費實行憑據(jù)報銷與定額包干相結(jié)合的辦法，出差人可能會出于自身利益最大化的考慮，選擇使用定額包干的補助方式，而將實際取得票據(jù)以其他費用形式在其他項目中報銷，直接影響到費用的真實性和會計核算的準確性。為杜絕此類事情的發(fā)生，高校應(yīng)修改原有的相關(guān)費用報銷規(guī)定，原則上禁止報銷常駐地以外的餐費、食品費、打印復(fù)印費、市內(nèi)交通費、傳真及寄送費。特殊情況須加詳細說明方可報銷。
（四）加強對財務(wù)人員的內(nèi)部培訓和學校教職工的政策宣傳首先，高校應(yīng)組織財務(wù)人員學習上級管理規(guī)定、學校管理辦法、實施細則和新老規(guī)定差異對比表，使其熟練掌握相關(guān)規(guī)定內(nèi)容和審核要點，便于自身開展會計核算工作和對外解讀有關(guān)政策。其次，高校應(yīng)通過OA 系統(tǒng)、內(nèi)部網(wǎng)站、學院宣講等形式，廣泛宣傳管理辦法和實施細則，讓教職工明白新老規(guī)定的差異，清楚出差審批和報銷的程序，以及一般和例外情況出現(xiàn)時的差旅費報銷審核手續(xù)，盡量減少差錯，避免數(shù)據(jù)不一致而造成的雙方反復(fù)溝通，提高工作效率。
（五）嚴格執(zhí)行新政策的各項規(guī)定，增強政策的剛性高校在出臺新政策后，應(yīng)嚴格按照規(guī)定執(zhí)行，確保政策的剛性。由于費用報銷存在滯后性，財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)不同時期發(fā)生的費用，確定新舊規(guī)定的過渡期，保證新舊政策的有效銜接。財務(wù)人員應(yīng)嚴格把握政策新老交替的時點，具體業(yè)務(wù)處理中做到充分溝通和解釋，不能盲目地選擇性執(zhí)行有利的政策。
作者：王雄美 單位：浙江理工大學
