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目前，事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)工作 已全面展開。其中，信息與溝通作為一 項(xiàng)重要內(nèi)控因素，對事業(yè)單位內(nèi)部控制體 系的建設(shè)和完善有著不可或缺的作用。 筆者結(jié)合事業(yè)單位當(dāng)前信息化程 度以及提高信息化水平對事業(yè)單位的 意義，探討如何在單位建立信息化體 系，并利用信息化系統(tǒng)輔助內(nèi)部控制體 系不斷完善。
事業(yè)單位信息化程度不高
2012年，財政部發(fā)布《行政事業(yè)單 位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（下稱《規(guī) 范》）。2015年，財政部再次發(fā)布《財政 部關(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控 制建設(shè)的指導(dǎo)意見》（下稱《指導(dǎo)意 見》），要求全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部 控制建設(shè)，并于2016年印發(fā)了《關(guān)于開 展行政事業(yè)單位內(nèi)部控制基礎(chǔ)性評價 工作的通知》，充分體現(xiàn)了我國對事業(yè) 單位建立內(nèi)部控制體系的重視。上述 文件的密集發(fā)布，也意味著建立和完善 內(nèi)部控制、促進(jìn)內(nèi)部控制的有效實(shí)施， 已成為事業(yè)單位的一項(xiàng)緊迫且重要的 工作。 根據(jù)《規(guī)范》要求，事業(yè)單位內(nèi)部控 制由內(nèi)部控制環(huán)境、風(fēng)險評估、內(nèi)部控 制活動、信息與溝通和內(nèi)部控制監(jiān)督等 要素組成。為建立事業(yè)單位的內(nèi)部控 制，需要識別日常管理和業(yè)務(wù)活動中的 風(fēng)險點(diǎn)、實(shí)現(xiàn)流程優(yōu)化再造，并將業(yè)務(wù) 與財務(wù)管理有機(jī)結(jié)合，這些都需要信息
系統(tǒng)的支持。 然而，由于其形成方式等歷史原 因，目前事業(yè)單位在信息化的建設(shè)和實(shí) 施上與國內(nèi)大型企業(yè)集團(tuán)和高新技術(shù) 企業(yè)還存在明顯的差距。除了財務(wù)工 作的信息化程度較為成熟外，大量業(yè)務(wù) 工作的信息化程度普遍偏低，部分業(yè)務(wù) 雖已進(jìn)行信息化嘗試，但存在信息系統(tǒng) 并不能充分發(fā)揮作用的情況。再加上 各環(huán)節(jié)的信息系統(tǒng)存在無法有效共聯(lián) 共享的問題，不僅耗費(fèi)了大量人力、物 力，極大地降低了工作效率，還使得工 作中出現(xiàn)錯誤的幾率大大增加。
信息化將提高各環(huán)節(jié)合作效率
利用信息系統(tǒng)厘清業(yè)務(wù)版塊和流 程，有助于事業(yè)單位的信息化建設(shè)，并 可促進(jìn)事業(yè)單位更好地形成內(nèi)部控制 環(huán)境，快速識別風(fēng)險，高效開展控制活 動，并實(shí)現(xiàn)有效的監(jiān)督管理。 具體來說，事業(yè)單位信息化建設(shè)將 提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性及效率，提高風(fēng)險識別 效率和各環(huán)節(jié)合作效率。 信息化實(shí)現(xiàn)了由計算機(jī)來完成數(shù) 據(jù)的處理工作，降低了人為因素引發(fā)的 內(nèi)控風(fēng)險，大大提高了數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。此 外，信息系統(tǒng)的使用還可以有效提高工 作效率，并有效解決手工模式下查詢效 率和分析效率低的問題。 同時，在傳統(tǒng)的事業(yè)單位管理模式 和監(jiān)督模式下，識別風(fēng)險主要依靠事后 問題的分析和處理，決策過程中所能獲 取和依靠的信息有限。而信息化工作 要求在系統(tǒng)設(shè)計環(huán)節(jié)預(yù)設(shè)可能存在的
風(fēng)險，并全盤考慮，分清權(quán)限，合理制定 各項(xiàng)功能，確保數(shù)據(jù)的可靠性和準(zhǔn)確 性，將事后彌補(bǔ)變?yōu)槭虑邦A(yù)防，可在一 定程度上有效防范舞弊和腐敗。 此外，為有效利用信息化手段，需 對各業(yè)務(wù)流程進(jìn)行充分了解，并梳理查 找可用信息化手段規(guī)避的內(nèi)控風(fēng)險。 此外，利用信息化手段，可將預(yù)算、收 支、資產(chǎn)、合同、采購、建設(shè)等各業(yè)務(wù)模 塊有機(jī)串聯(lián)，提高溝通效率和效果。
事業(yè)單位需制定信息化工作步驟
對于事業(yè)單位信息化建設(shè)的進(jìn)一 步推進(jìn)，筆者提出如下幾點(diǎn)建議。 一是增強(qiáng)內(nèi)部控制意識和理念。 全體員工特別是單位負(fù)責(zé)人，要從思想 上重視內(nèi)部控制，理解內(nèi)部控制，并了 解信息化對單位內(nèi)控工作的意義和作 用。通過在思想和行動上對內(nèi)部控制 信息化建設(shè)的支持，有效促進(jìn)單位整體 內(nèi)部控制制度的順利執(zhí)行。 二是制定信息化工作步驟。結(jié)合 事業(yè)單位當(dāng)前現(xiàn)狀，在現(xiàn)有事業(yè)單位 的內(nèi)控基礎(chǔ)較為薄弱、內(nèi)控建設(shè)尚在 起步階段、人員的整體能力還有待提 高的情況下，一次性完成整體信息化 建設(shè)可能存在較大困難。如果倉促引 入全套信息系統(tǒng)，可能會因缺乏環(huán)境 支持和運(yùn)作經(jīng)驗(yàn)不足導(dǎo)致管理效率降 低甚至經(jīng)濟(jì)損失，因此，要充分調(diào)研， 提前計劃，分階段、有步驟地實(shí)施信息 化工作。 比如，可先選取已具備一定信息化 基礎(chǔ)或較為重要的部門和業(yè)務(wù)模塊進(jìn)
行試點(diǎn)，通過實(shí)踐探索最適宜本單位的 信息管理模式，并通過信息系統(tǒng)加強(qiáng)信 息的溝通和使用，避免由于上下游軟件 無法銜接而導(dǎo)致信息孤島。 三是重視人才培養(yǎng)和儲備工作。 提升單位的內(nèi)部控制管理水平，內(nèi)控人 才是重要的基礎(chǔ)；要提高單位的信息化 水平，則需要內(nèi)部控制人員不僅要有扎 實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)，還要掌握一定的計算機(jī) 知識。為做好人才儲備，事業(yè)單位要建 立起針對內(nèi)控人員乃至所有人員的繼 續(xù)教育長效機(jī)制，不斷更新其知識體 系，加強(qiáng)職業(yè)道德教育。 四是加強(qiáng)監(jiān)督和管理。在使用軟 件或其他信息手段來存儲、處理和使用 財務(wù)及業(yè)務(wù)信息時，在提高工作效率和 管理效率的同時，也面臨著數(shù)據(jù)的安全 和保密風(fēng)險。因此，事業(yè)單位需要針對 信息系統(tǒng)的使用管理制定有針對性的 內(nèi)控制度，建立基于內(nèi)部互聯(lián)基礎(chǔ)的信 息系統(tǒng)，并做好與外部互聯(lián)網(wǎng)的安全對 接，在信息系統(tǒng)中做好人員授權(quán)和權(quán)限 控制，加強(qiáng)系統(tǒng)維護(hù)，并加強(qiáng)信息化內(nèi) 控風(fēng)險檢查和監(jiān)督管理。 總之，事業(yè)單位內(nèi)部控制的建設(shè)離 不開信息化的支持，要從思想上正確認(rèn) 識信息化手段，重視信息化建設(shè)，并合 理使用信息化，通過建立制度、梳理流 程、識別風(fēng)險等，結(jié)合信息化手段，最終 目的是不斷提高事業(yè)單位的管理水平， 既實(shí)現(xiàn)財務(wù)和業(yè)務(wù)信息的安全、準(zhǔn)確和 完整，也有效防范舞弊和預(yù)防腐敗，提 高事業(yè)單位服務(wù)的效率和效果。 （作者單位：外交部機(jī)關(guān)及駐外機(jī) 構(gòu)服務(wù)局） 安穎/