山東建筑大學 高春艷 山東正源和信會計師事務所 朱玉峰
合同管理應是工程管理的核心，高校作為工程建設項目的投資方和使用方應該建立全過程的、系統(tǒng)的、動態(tài)的合同管理。全過程是指從投標、招標、洽談、草擬、簽訂、生效、履行直至到終止為止的整個過程。系統(tǒng)性是指凡涉及合同條款內(nèi)容的相關部門必須統(tǒng)一管理。動態(tài)性是指重視履約全過程的管理，及時對合同進行修改、更正、補充和終止。這就要求高校不僅要重視簽訂前的管理，更要重視簽訂后的管理；要求合同管理人員以及工程管理人員必須熟知合同的全部條款。
一、 工程建設項目中普遍存在的合同形式
按標的物的不同，一般可分為建筑安裝工程施工合同、材料供應合同和設備供應合同。按承包范圍不同，一般可分為總包合同、分包合同。一般工程項目建設規(guī)模大，工期要求比較嚴格，其中有許多復雜的專業(yè)項目時，應選擇總承包的形式，這樣雖然會提高總投資，但可以避免各專業(yè)之間協(xié)調(diào)配合不當而造成的返工浪費、工期延誤等事項的發(fā)生，相對節(jié)約了工程投資。此外，目前高校普遍存在工程管理人員不足，專業(yè)管理能力不強的現(xiàn)象，采用總包合同在一定程度上可以降低建設方的管理難度。如果工程投資項目各專業(yè)交叉施工相互影響較小，且專業(yè)性又比較強，則可采用分包的形式，即建設單位直接與各專業(yè)承包商簽訂分包合同，但在簽訂工程分包合同時，必須明確約定各分包承包商向總承包商交納的配合費和管理費的計取方式和數(shù)額，避免工程結算糾紛，建設方既可以有效地進行工程投資，又可以以費用補償?shù)男问綄f(xié)調(diào)配合的責任轉(zhuǎn)移總承包商。按合同價款形式不同可分為總價合同、單價合同及成本酬金合同?？們r合同對發(fā)包方最有利，而成本加酬金合同最利于承包方。高校工程建設項目一般是在新生入校時投入使用，因為工期的限制，前期工程的論證和準備工作都不是很充分，因此建設規(guī)模相對較大的項目大都采用費率招標，這樣確定的合同形式一般都是成本加酬金合同，這種合同形式會導致建設方承擔更多風險，而且無法主動地控制工程造價，而承包商也不可能積極地去控制成本。對于設計工作滯后的情況，建設方應根據(jù)項目的實際情況權衡利弊，做出最佳合同形式的決策，以利于工程管理，合理確定和控制工程造價。
二、高校合同管理現(xiàn)狀
建設工程合同涉及內(nèi)容多、專業(yè)面廣，合同管理人員需要具備一定的專業(yè)技術知識、法律知識和造價管理知識，很多建設項目管理機構中，沒有專業(yè)技術人員管理合同，或缺乏對合同管理人員的培訓。
第一，缺乏專業(yè)的合同管理人才。高校工程建設項目具有間斷性，學校對工程建設管理人員的素質(zhì)要求不高，很少培養(yǎng)和配備專業(yè)的技術管理人員。一旦進行工程建設，職能部門只能調(diào)配工作人員進行管理。大部分學校將合同管理簡單地視為一種事物性工作，甚至有領導直接指定由一般辦公人員管理合同，一旦發(fā)生糾紛，就會缺少必要的法律支援。
第二，不重視合同歸檔管理，管理信息化程度不高，合同管理手段落后。一些建設項目合同管理仍處于分散管理狀態(tài)，沒有明確規(guī)定合同的歸檔程序及要求，合同履行過程中沒有嚴格監(jiān)督控制，合同履行后沒有全面評估和總結。
第三，合同簽訂不嚴謹。在高校工程建設領域，承發(fā)包雙方普遍對合同不夠重視，在簽訂合同時根本就沒有考慮到把合同作為解決糾紛的依據(jù)，在這種情況下簽訂的合同就缺乏可操作性與完備性。
此外，由于建設工程涉及到的專業(yè)分工多，合同管理相關人員客觀能力與主觀疏忽等因素的影響，合同條款之間、不同協(xié)議之間以及圖紙與施工技術規(guī)范之間都可能出現(xiàn)矛盾，而現(xiàn)實中，熟悉工程實踐的專業(yè)人員不具備訂立合同的法律素質(zhì)，學校領導對工程合同給予足夠重視的也只能聘請律師來負責合同的審查，而熟悉法律知識的律師卻又不了解程建設的實際情況，這樣的合同很容易導致與現(xiàn)實情況的脫節(jié)，從而引發(fā)合同糾紛。因此為了保障工程建設項目的順利進行，建設單位必須做好各個階段的合同管理工作，有效規(guī)避合同風險。
第四，工作銜接程度重視不夠。根據(jù)國家有關規(guī)定，具有一定規(guī)模的建設項目和大宗物資材料必須進行招投標，而高校管理過程中參加招投標的一般是有關部門的主要領導，而真正的合同議定人和審核人往往沒有參與招投標過程。對工程的進程了解不夠全面，在簽訂合同時很容易使合同內(nèi)容與乙方的投標書脫節(jié)，而在合同的常規(guī)解釋順序中，“合同書”排在“投標書”之前，所以法律只會承認合同書中的條款。
三、 合同簽定的過程中應注意的問題
一要重視合同乙方的法律資格審查，既要審查參建單位的法人資格，更要重視委托代理人的合法性。因為目前代理機構和代理人繁多，經(jīng)常出現(xiàn)中標后，施工企業(yè)更名的現(xiàn)象，如果委托書不及時變更，極易形成合同糾紛。
二要盡量避免工程合同主體不當、文字不嚴謹規(guī)范，條款掛一漏萬、只有從合同沒有主合同、違反法律法規(guī)簽訂無效合同等情況
三要在簽訂的工程合同中明確工程審計單位和審計方式，確定審計費用的支付責任，明確審計費用的計算方法或有關文件編號，施工單位應支付的審計費用要明確支付方式（一般是甲方代扣）。
四要盡量避免邊施工邊簽合同或先施工后簽合同的情況。由于合同簽訂不及時，不利于建設單位對工程項目的監(jiān)督和管理。
五要重視材料供應合同的簽訂。材料供應合同中對于承包商自行采購的材料價格的約定必須合理、無歧義。建設單位可以通過對建筑行業(yè)一般慣例和有關規(guī)范的了解，掌握材料的市場行情，簽訂內(nèi)容縝密、措辭嚴謹?shù)暮贤瑮l款，避免糾紛?？刂屏瞬牧腺M的支出，很大程度上控制住工程造價。對于建設方采購供應的材料、設備，其采購合同要強調(diào)“貨到驗收”、“交貨地點”等條款，合同中更要注明材料設備的型號、品牌、數(shù)量、色調(diào)、單價等。
六要充分利用詢標階段解決問題。目前高校多采用招標形式擇優(yōu)選擇承包商或材料供應商，當評標委員會選出中標候選人后，學校的工程管理人員要善于利用詢標階段解決合同簽訂中的難題。實踐證明，在這一階段處理問題遠比確定中標人后簽訂合同時再進行談判輕松得多，達到的效果也較為理想。在詢標過程中，可以讓候選人明確并承諾在以后合同履行過程中遇到的一些問題如何處理，費用怎樣計算，避免以后產(chǎn)生一些不必要的糾紛和麻煩。如材料供應合同中材料質(zhì)量、供應時間、卸貨費用、驗貨交貨制度、獎罰措施等；工程承包施工合同中關于項目負責人、管理班子人員的配備及更換、施工單位如有嚴重質(zhì)量及偷工減料問題的處罰、文明施工的制定與實施、工程質(zhì)量、工期獎罰、甲供材料的結算；另行分包工程的管理費用等；對未列入報價的費用項目則應要求候選人明確承諾視為已含在總報價中，不再另行計取。
七要注意合同談判技巧。實踐證明，在談判中一味采取強硬態(tài)度或軟弱立場都是不可取的，都難以獲得滿意的效果，而采取剛柔結合的立場則容易收到理想效果，既有原則性又有靈活性才能應付談判的復雜局面；在談判中要隨時研究和掌握對方心理，了解對方的意圖；不要用尖刻的話語刺激對方，要以理服人，求得對方的理解；要善于利用機會，因勢利導，用長遠合作的利益來啟發(fā)和打動對方；巧妙把握退讓的尺度，使雙方都能有得有失，共同尋求雙方都能接受的折衷辦法；對談判要有堅持到底的精神，有經(jīng)受各種挫折的思想準備，對分歧意見應相互考慮對方的觀點，共同尋求妥善的解決辦法，在雙方僵持不下的情況下，應及時終止談判，尋求時機再次談判。
八要引入律師管理機制。簽訂工程有關合同必須遵循建筑業(yè)的法律法規(guī)，明確工程變更、索賠、合同價款的支付及調(diào)整方法，明確發(fā)承包雙方的權利與義務，使工程發(fā)承包雙方充分了解各自應承擔的義務及違約責任，并自覺履行義務。引入律師管理機制，不僅使合同簽訂更加規(guī)范化、標準化和嚴謹化，保證法律要求在合同條款中得以充分體現(xiàn)；同時，通過律師為建設方審查合同，避免了合同在簽訂過程中出現(xiàn)的各種漏洞，預防合同糾紛的發(fā)生。
四、 合同履行過程中的管理措施
一要充分認識和尊重合同的嚴肅性，按照約定全面履行合同義務，防止承擔違約責任；
二要重視合同變更管理。合同變更在工程實踐中是非常頻繁的，變更意味著索賠的機會，因此，在工程實踐中必須加強管理。合同管理人員應該記錄、收集、整理所涉及的文件，如圖紙、各種計劃、技術說明、規(guī)范和業(yè)主變更指令，并對變更部分的內(nèi)容進行審查和分析，對口頭變更或要求等，要及時進行書面確認。此外，必須嚴格發(fā)文、收文簽字程序，為今后解決爭議保留證據(jù)。
三要加強施工階段的合同管理，即合同的跟蹤。首先發(fā)生與約定不符的情況時，要及時協(xié)商，簽訂補充協(xié)議，并明確相應作廢的條款、協(xié)議；其次建設單位應把與工程有關的合同分門別類，統(tǒng)一存檔，便于查找。建設單位還應隨時檢查合同的執(zhí)行情況，一旦發(fā)現(xiàn)工程承包商或材料設備供應商沒有履行合同文件，根據(jù)合同規(guī)定，及時行使甲方的權利。此外，建設單位應建立自己的支付報表，指派專人管理工程費用的支付情況，及時扣回預付款或超額支付款。
四要根據(jù)合同約定及對方履行情況，正確行使抗辯權，保護自己的合法權益。比如施工質(zhì)量差，建設單位就可以拒絕支付工程款，并要求其承擔違約責任；反之，如果建設單位拖欠工程款，承包商就可以暫停施工，以防范風險擴大等。
五要高度重視經(jīng)濟合同中的約定的實效期間。我國建設工程施工合同示范文本《通用條款》規(guī)定，發(fā)包人收到承包人遞交的竣工結算報告及結算資料后28天內(nèi)進行核實，給予確認或者提出修改意見；發(fā)包人確認竣工結算報告通知經(jīng)辦銀行向承包人支付工程竣工結算價款；發(fā)包人收到竣工結算報告及結算資料后28天內(nèi)無正當理由不支付工程竣工結算價款，從第29天起按承包人同期向銀行貸款利率支付拖欠工程價款的利息，并承擔違約責任；發(fā)包人收到竣工結算報告及結算資料后28天內(nèi)不支付工程竣工結算價款，承包人可以催告發(fā)包人支付結算價款；發(fā)包人在收到竣工結算報告及結算資料后56天內(nèi)仍不支付的，承包人可以與發(fā)包人協(xié)議將該工程折價，也可以由承包人申請人民法院將該工程依法拍賣，承包人就該工程折價或者拍賣的價款優(yōu)先受償。 建設單位人員或建設單位委托的審計人員，如果對此時間期限沒有高度重視，或不能證明在實效期間給予了承包人有力的答復，承包人就有權力拒絕審計而直接追討工程款，從而引起法律糾紛，造成直接的經(jīng)濟損失。
六要規(guī)范合同管理程序。首先要增強法律意識，加強法律知識的學習。例如，《最高人民法院關于審理建設工程施工合同糾紛案件適用法律問題的解釋》中明確規(guī)定，當事人就同一建設工程另行訂立的建設工程施工合同與經(jīng)過備案的中標合同實質(zhì)性內(nèi)容不一致的，應當以備案的中標合同作為結算工程價款的根據(jù)。所以當發(fā)生合同糾紛時，拿出補充合同時才發(fā)現(xiàn)未經(jīng)備案，其損失將無法彌補。
此外，還要建立健全合同管理體系和提高合同管理人員素質(zhì)，加強合同管理人員的風險意識培訓與教育，使風險管理貫穿經(jīng)營管理與合同索賠管理以及施工管理之中。
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