一、健全管理機構(gòu)，完善管理制度
合同管理工作是企業(yè)管理的重要組成部分，我們一直給予高度地重視，并作為一項基礎(chǔ)管理工作常抓不懈。早在1985年，我公司就成立了經(jīng)濟合同管理機構(gòu)。94年又制定了 (經(jīng)濟合同管理規(guī)定》，在全公司范圍內(nèi)，建立了合同領(lǐng)導(dǎo)組、合同管理辦公室、業(yè)務(wù)處室合同管理員三級管理網(wǎng)絡(luò)，形成了一套較為完善的經(jīng)濟合同管理制度。96年，我公司開展 IS09002質(zhì)量管理體系貫標工作，合同管理巳全部納入該體系。2001年，為適應(yīng)新的《合同法》對合同管理的更高要求，我們又重新修訂了《合同管理規(guī)定9，在許多方面作了較大改進，使合同管理工作更加規(guī)范化、制度化。
1、明確了各級合同管理機構(gòu)的職責(zé)、權(quán)限。合同領(lǐng)導(dǎo)組是我公司合同管理工作的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，由分管經(jīng)營的副總經(jīng)理擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)組組長，負責(zé)公司重大合同的決策，處理合同簽訂、履行中的重大疑難問題；合同管理辦公室設(shè)在審計處，由審計處處長擔(dān)任辦公室主任，辦公室負責(zé)合同審查，監(jiān)督合同履行及其它合同日常管理工作；各業(yè)務(wù)處室合同管理員負責(zé)審查單位對外簽訂的常規(guī)合同，負責(zé)向合同管理辦公室報送合同及履約報表，并按要求對合同進行編號、登記、保管和存檔。
2、制定了合同簽訂程序。對于聯(lián)營合同、建設(shè)工程合同、承包經(jīng)營合同以及金額較大的購銷合同等重大合同，必須經(jīng)合同管理辦公室審查批準后方可加蓋合同專用章，如果合同條款存在問題，則由合同管理辦公室出具評審意見，合同簽訂單位按評審意見修改后，經(jīng)合同管理辦公室審簽、合同管理員加蓋合同專用章后，方能生效，這樣，確保了簽訂的合同合法、有效，避免了因合同簽訂不當(dāng)造成不必要的損失，起到了事前監(jiān)督、防患于未然的作用。對于常規(guī)合同，因其數(shù)量眾多、業(yè)務(wù)頻繁，則由各單位合同管理員負責(zé)審查，月末送合同管理辦公室備案。
3、實行簽訂合同的委托代理制度。依據(jù)《合同法》，企業(yè)法定代表人及其委托代理人對外簽訂的合同才具有法律效力，而我公司對外業(yè)務(wù)頻繁，大量的合同簽訂工作主要由各部
門的業(yè)務(wù)人員承擔(dān)，為此，我們每年舉辦合同業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)班，對成績合格的方給予辦理《企業(yè)法人授權(quán)委托書》，目前，已有45人取得這一資格，這樣，理順了法人及其內(nèi)部業(yè)務(wù)處室及分支機構(gòu)之間的法律關(guān)系，實現(xiàn)了合同的集權(quán)管理和統(tǒng)一制約。
4、監(jiān)督檢查合同的履行情況。對于合同履行的監(jiān)督，實行定期檢查與履行情況月報表制度相結(jié)合，要求業(yè)務(wù)處室月末將本單位合同履行情況以月報表的形式上報合同管理辦公室，以便掌握合同履行過程中發(fā)生的新情況、新問題。
5、按照ISO9002質(zhì)量管理體系的要求，實行銷售合同評審制、原料煤合格分承包方評審制度。
6、在公司內(nèi)部電腦網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)了合同臺帳聯(lián)網(wǎng)。
在合同管理的其它方面，我們?nèi)匀话础逗贤ā芳拔夜局贫ǖ摹逗贤芾硪?guī)定》為依據(jù)，實行審查合同條款與監(jiān)督合同履行相結(jié)合的辦法，堅持合同文本、授權(quán)委托書、合同專用章、合同臺帳四統(tǒng)一，這些制度措施的建立與完善，機構(gòu)、人員的設(shè)置與分工，使我公司合同管理水平上升到了一個新的高度，不僅提高了工作效率，增強了企業(yè)的自我約束能力，也為我公司開展“重合同、守信用”活動奠定了堅實的基礎(chǔ)。
